Sistema de control horario digital | Optimiza los horarios de trabajo

Cada vez más empresas adoptan un sistema de control horario digital. Los métodos tradicionales, como las hojas de horas (ya no es válido) o las plantillas de excel, comienzan a quedarse obsoletos. El desarrollo tecnológico provee de mejores alternativas de control horario para simplificar y agilizar estas tareas de gestión.

Al dar el paso a un sistema de control horario, se obtienen unas funcionalidades y beneficios que afectan a toda la empresa. Se mejora la supervisión de las horas trabajadas y extras, el teletrabajo o la gestión de vacaciones y turnos en una plantilla amplia. Sin embargo, aún pueden existir dudas a la hora de pasar a un software de control horario.

¿Qué ventajas ofrece un sistema de gestión de horarios laborales? ¿Merece realmente la pena apostar por un control horario digital? A continuación, se resuelven estas y otras dudas, lo que ayuda a comprender el alcance de una buena solución digital.

¿Por qué pasar a un sistema de control horario digital?

Llevar un control horario digital es muy necesario, ya que está relacionado con la productividad. Cada proyecto o tarea requiere de una cantidad de tiempo para completarse. Además, es preciso llevar a cabo una supervisión continua para evitar retrasos de cualquier tipo o errores.

Un sistema de control horario automatiza toda la gestión del tiempo

Con un sistema de control horario todo este proceso (control de horas trabajadas, supervisión, aprobación de horarios, fichaje, prevención de fraudes…) se agiliza gracias a la automatización. Asimismo, facilita la vida a los managers y especialistas en Recursos humanos.

Disponen de un cuadro de mando de cada equipo, pueden verificar fichajes, planificar descansos en la jornada laboral con antelación o crear informes con base en diferentes parámetros.

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Un sistema de control horario digital se integra con multitud de dispositivos

Toda la información se encuentra almacenada en el mismo sistema y está disponible a través de cualquier dispositivo. Esto es posible gracias a una base de datos centralizada, la cual recoge la información generada por la plantilla y la almacena en la nube. Quedan registrados los fichajes, permite la monitorización en tiempo real y evita que se cometan fraudes.

Un buen sistema de control horario cuenta con integraciones con diferentes métodos de control de acceso y sistemas de presencia (incluido por acceso biométrico), los cuales mejoran el fichaje. A su vez, posibilita que todas sus funcionalidades se ejecuten desde una app de control horario.

Su funcionamiento se basa en rasgos únicos de cada persona, como las huellas dactilares. La posibilidad de incurrir en un fraude se reduce a cero. Además, es posible supervisar la posición geolocalizada de los empleados, lo que ayuda a saber si están en su puesto mientras teletrabajan.

Las características mencionadas facilitan a las empresas más exigentes una supervisión completa, pero pueden adaptarse a las necesidades de cualquier organización. Al final, la adaptabilidad y la flexibilidad son dos claves que hacen que un sistema de control horario digital sea la mejor solución de control horario. Pero ¿qué ventajas ofrece exactamente respecto a los métodos tradicionales?

Ventajas decisivas de un sistema de control horario digital

Cada vez más empresa dan el salto y apuestan por un sistema de control horario digital. En un primer momento, pueden existir dudas. Al fin y al cabo, se trata de pasar de un método ya conocido a uno nuevo. Sin embargo, dejarlo de lado significaría perder las siguientes ventajas.

Control horario digital que da un plus en organización y planificación del tiempo

La automatización de tareas, en especial las tediosas y repetitivas, permite optimizar el tiempo. Por ejemplo, comprobar de manera manual las cargas de trabajo por empleado podía llevar varias horas. Con un sistema de gestión de horarios laborales se acelera el progreso. Al tener opciones para filtrar entre equipos y disponer de la información en un único lugar, la actividad se completa con rapidez.

El sistema de control horario permite visualizar un cuadrante de los turnos por cada semana o incluso día. La organización está garantizada.

Una gestión optimizada contribuye, además, a agilizar la toma de decisiones, ya que el conocimiento está disponible en el sistema de control horario. Desde un mismo panel podrá visualizarse cada turno diario para evitar solapamientos y equivocaciones.

Se podrá comprobar qué trabajador ha estado en el punto de mayor productividad. Solo hay que seleccionar los datos que interesen y analizarlos. Así, el equipo de Recursos Humanos puede destinar sus esfuerzos a tareas más valiosas.

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Un sistema de control horario digital facilita las decisiones estratégicas

Adoptar una nueva estrategia requiere de un conocimiento profundo del estado de la compañía. Al conocer el uso del tiempo por parte de los empleados, es posible optimizar los procesos y flujos de trabajo. Revisar estos aspectos ayuda a que la empresa pueda seguir prosperando. También se pueden reconocer problemas de clima laboral que afecten a su rendimiento. Quizás exista un clima laboral negativo o la compañía no disponga de los conocimientos necesarios.

Contando con toda esta información, las decisiones estratégicas se ven mejoradas y la empresa puede adaptarse a la demanda del mercado. Asimismo, los datos que se empleen estarán basados en la realidad de la organización, un detalle muy a tener en cuenta.

Aunque parezca que no… un sistema de control horario digital favorece la motivación para la plantilla

El control horario digital ayuda a aumentar la motivación de la plantilla. Pueden comprobar el tiempo de trabajo, lo que falta para finalizar un proyecto o las horas extra efectuadas. Esto les da una mayor comprensión sobre su impacto en la empresas, al mismo tiempo que facilita recompensar el trabajo bien hecho.

Tampoco hay que olvidar que el fichaje deja de ser un problema, ya que se agiliza gracias al uso del propio software de registro de jornada. Tienen la posibilidad de efectuarlo a través de su teléfono móvil o una tableta, lo que les hace más conscientes de sus responsabilidades.

Un sistema de control horario fomenta la flexibilidad horaria

La flexibilidad horaria es una necesidad creciente, la cual está relacionada con la búsqueda de la conciliación familiar. Un sistema de control horario digital ayuda a gestionar con mayor precisión los turnos de trabajo y los horarios. De esta manera, es posible conjugar las responsabilidades familiares con las laborales sin que unas se impongan a las otras.

Una funcionalidad que permite esta flexibilidad es la creación de bolsas de horas extra o de trabajo. Estas se reparten de manera irregular, lo que hace que la empresa se adapte a los momentos de mayor actividad. Por el lado de los empleados, se les facilita organizar su vida privada y disponen de tiempo que dedicar al ocio.

Transparencia, la clave de un sistema de control horario digital

La transparencia es otra ventaja importante. Toda la información relacionada con el control horario está a la vista de los miembros de la organización. Los empleados pueden consultar cuántas horas han trabajado, si se les está remunerando de manera adecuada o si se ha producido algún cambio. Así, la confianza aumenta dentro de la organización.

El control horario digital ahorra tiempo y dinero

No solo se ahorra tiempo, sino que los costes humanos y materiales se ven reducidos. Una vez más, la automatización de tareas está detrás de esta ventaja. Ya no es necesario destinar tanto personal a una tarea repetitiva que antes consumía varias hora.

Además, la implementación y mantenimiento del sistema no es demasiado costoso. Y lo que da aún más valor es que desde una misma plataforma se gestionan horarios, turnos rotativos y vacaciones.

Eso sí, hay que escoger el programa de control horario adecuado, el cual debe poder adaptarse a las necesidades particulares de la empresa. Así, no se paga por funcionalidades que no son necesarias.

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Cumplimiento legal gracias a un sistema de control horario

Por último, cumplir con determinadas leyes, como la de control horario, se complica al disponer solo de medios tradicionales. La norma obliga a conservar durante cuatro años los registros de horas trabajadas, los cuales deben estar disponibles en caso de inspección laboral. Si estos se almacenan en formato físico o excel, las probabilidades de perder información relevante aumentan.

Además, un sistema de control horario digital de calidad también cumple con la RGPD a la hora de proteger los datos personales. La privacidad de los empleados debe salvaguardarse en todo momento, lo que se simplifica y refuerza.

Al final, cambiar hacia un sistema de control horario digital es una decisión acertada. No solo se ahorran costes operativos y tiempo, sino que se gana en seguridad, tranquilidad y flexibilidad. La empresa notará el cambio en poco tiempo, el cual será a mejor.