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Formación de equipos de trabajo | Etapas y Claves

formación de equipos de trabajo

La formación de equipos permite a las empresas combinar las habilidades y conocimientos de sus trabajadores en un grupo y así facilitar la consecución de objetivos.

La formación de equipos de trabajo permite integrar empleados con distintas aptitudes profesionales para lograr una organización diversa y con mayores cualidades para alcanzar el desarrollo organizacional.

¿Qué es la formación de equipos de trabajo?

La formación de equipos de trabajo consiste en reunir a profesionales con distintas habilidades con el objetivo de cumplir con los objetivos empresariales. Los equipos de trabajo suelen estar conformados entre 2 y hasta 10 personas.

Un grupo de trabajo tiene una meta común y para cumplirla comparten percepciones, ideas y opiniones, un trabajo colaborativo donde cooperan y se ayudan entre sí, resuelven desacuerdos y, lo más importante, es que esto no sucede de la nada, sino que debe construirse poco a poco.

La formación de equipos de trabajo busca agilizar, completar y perfeccionar este proceso. Aunque sean grupos pequeños, se procura que en él se encuentren personas con diversas competencias profesionales y cualidades personales para que se complementen y puedan lograr sus tareas.

Si quieres conocer cuáles son las aptitudes profesionales más destacadas en la actualidad, te recomendamos este artículo: ¿Cuáles son las diferencias entre competencias, capacidades y habilidades?

Seis tipos de grupos de trabajo

La formación de equipos de trabajo se elabora siempre en base a cumplir con las necesidades de la organización:

Formación de equipos informales

Se crean de forma natural y con un fin social. A los miembros de este grupo los conecta el interés común por temas como las condiciones de trabajo. El liderazgo y la formación de estos equipos suele ser de forma orgánica, nadie de la organización coordina su creación.

Grupos de trabajo tradicionales

La formación de estos equipos de trabajo se basa en funciones y tareas vinculadas. Hablamos de departamentos o áreas de la empresa que trabajan con un fin común. Su conformación y la definición de liderazgos suele estar controlado por la organización, a partir de la evaluación de objetivos e intereses que la compañía tenga planeados.

Formación de equipos de trabajo para resolver problemas

Estos equipos de trabajo surgen a partir de inconvenientes que no pueden ser resueltos de forma tradicional o dentro de las escalas de la organización. Debido a su origen, estos grupos suelen estar conformados por trabajadores provenientes de distintos sectores que se integran para dar con soluciones concretas.

Equipos de liderazgo

Estos equipos de trabajo están conformados por un management que es responsable de un grupo de trabajo. Se basa en la gestión por objetivos.

Involucra y lidera a un equipo de trabajo para lograr sacar adelante un proyecto, desarrollo de productos, estrategias, comercialización o enfoque de marca.

Grupos de trabajo auto dirigidos

Estos equipos de trabajo reciben un objetivo de la organización o diferentes tareas que, de forma autónoma, desarrollarán. No hay una estructura jerárquica dentro de estos y, en muchos casos, tampoco hay liderazgos preestablecidos. Su conformación es flexible.

Formación de equipos de trabajo virtuales

Los equipos de trabajo virtuales se han desarrollado a medida que la tecnología ha permitido nuevas opciones de empleo. A través de diversas plataformas, las compañías componen grupos que se comunican y practican dinámicas laborales a través de Internet.

A partir de la aparición del coronavirus, muchas compañías comenzaron a implementar el teletrabajo.

Guía Teletrabajo

Etapas de la formación de equipos de trabajo

Para la formación de equipos es necesario tener en cuenta los siguientes pasos:

Formación del equipo

En un principio, en el desarrollo de equipos es esencial fomentar la diversidad, la integración y que las personas seleccionadas tengan claras cuáles son las metas y los objetivos en el corto, mediano y largo plazo.

Al momento de desarrollar el equipo pueden presentarse dudas sobre las necesidades y la estructura organizacional que debe tener.

Para organizar correctamente cada equipo de trabajo, los miembros que lo forman, sus funciones y tareas las empresas se pueden apoyar en un software de organigramas, en el que delimitar correctamente la estructura de la organización.

Organigrama empresarial

Tormenta o conflictos

Mientras los grupos de trabajo avanzan en su formación, surgirán diversas preguntas en relación con las dinámicas de trabajo, el sistema de jerarquía, la distribución de responsabilidades y los liderazgos.

Esta etapa es clave para la organización, hay que fortalecer el equipo de trabajo para evitar conflictos laborales y luchas de poder. Para detectar cómo es el ambiente en cada equipo de trabajo la organización puede apoyarse en un software de encuestas a empleados.

Así, fácilmente podrá consultar cómo se encuentra cada trabajador y sus necesidades. Además, podrá captar con las opiniones los puntos fuertes y débiles del grupo: qué miembro es vital para el grupo, qué cambiaría del equipo de trabajo, si el liderazgo es adecuado, si cree que otro miembro del equipo desempeñaría mejor alguna tarea.

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Regularización

A partir del paso anterior, se establecen los códigos, las reglas, la estructura laboral con la que se regirá el equipo de trabajo. De esta manera el equipo de trabajo podrá comenzar a avanzar en las tareas y objetivos propuestos.

Rendimiento

Establecida la hoja de ruta, designadas las funciones y tareas que hay que cumplir por cada componente del equipo de trabajo, comienza la dinámica de trabajo. Cuando el desarrollo de los grupos de trabajo se ha logrado de buena manera, los objetivos se irán alcanzando de forma progresiva y, en el mejor de los casos, en tiempos de entrega menores a los estimados.

Si la compañía desea explorar el rendimiento y desempeño de sus empleados, se recomienda el uso de un software de evaluación de desempeño con el que podrán analizar el rendimiento de cada equipo de trabajo y si no se cumplen los objetivos saber con precisión los motivos.

Software de evaluación del desempeño

Incentivar nuevas ideas

Una vez que la dinámica de trabajo comienza a desarrollarse, es conveniente buscar estrategias para que los empleados se sientan motivados a compartir ideas propias y buscar nuevos enfoques. A su vez, la organización se beneficia al contar con perspectivas que, en muchos casos, pueden ser innovadores.

Colaboración

Como parte de las apuestas en clave de integración, se recomienda incentivar la colaboración entre los miembros del grupo. De esa forma no solo se consigue un mejor rendimiento, se fomenta la construcción de un clima laboral favorable, así como también se pueden alcanzar ideas y propuestas de trabajo llamativas.

Fomente el desarrollo

La capacitación de los empleados es clave para que aprendan nuevas nuevas técnicas y procesos que ayuden a mejorar el equipo de trabajo. Cuantos más conocimientos tengan más posibilidades habrá de alcanzar los objetivos y rendir al máximo.

Para ello, es fundamental contar con un gestor de formación que cuente con un plan de carrera que garantice el aprendizaje continuo de los trabajadores.

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Flexibilización y retroalimentación

Al ser un grupo de trabajo nuevo, es probable que haya una serie de dudas e inquietudes que, a través de la flexibilización de distintos aspectos y la feedback, se pueden mitigar. Se trata de generar confianza y seguridad en los empleados.

Desintegración del equipo de trabajo

Es uno de los riesgos que se corre, en especial cuando el equipo de trabajo está cerca de alcanzar sus objetivos. Se pierde concentración, foco, y se ve afectado el rendimiento. Reconocer esto y saber prevenirlo es clave para que el grupo de profesionales alcance todas las metas planteadas.

Claves para la formación de equipos de trabajo

Para que la formación de equipos de trabajo tenga mayor éxito, es conveniente seguir las siguientes sugerencias:

Reconocimiento y aceptación de la meta en común

Los grupos de trabajo también funcionan a partir de la motivación. Para fomentarla se recomienda evaluar que los miembros del equipo tengan claros los objetivos planteados, que comprendan su valor y se comprometan con ellos.

GUÍA SOBRE OKR's (objetivos y resultados clave de una empresa)Cómo establecer metas medibles que involucren a toda la plantilla.

Toma de decisiones

Durante la formación de equipos de trabajo se suelen mezclar las jerarquías. Dependiendo del tipo de grupo, puede haber más o menos responsables. Lo importante, en cualquier caso, es que el grupo sea capaz de tomar decisiones a través del consenso, alcanzando acuerdos a través del diálogo.

Cuidado al trabajo en equipo

Para conocer cómo funciona el equipo, se recomienda hacer evaluaciones de desempeño para estar al día en cuanto a si los componentes del equipo están rindiendo de la mejor manera posible.

Clima organizacional

Cuando el grupo de trabajo se siente cómodo en la organización y esta fomenta su participación, se generan dinámicas positivas para el crecimiento empresarial.

Cuidar las relaciones de trabajo, conseguir empleados felices, vigilar la carga de tareas o evitar el aburrimiento en el trabajo son factores que contribuyen a generar un clima organizacional adecuado.

En caso de que la compañía tenga dudas en relación a cómo puede funcionar el grupo de trabajo, es recomendable conocer la opinión de los empleados apoyándose en un sistema de encuestas y que cuida la privacidad de la información recibida.

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Condiciones adecuadas para el trabajo

Si bien es cierto que cada organización tiene normas y métodos específicos de trabajo, al momento de la formación de equipos de trabajo es conveniente ser flexibles, ofrecer una serie de beneficios o condiciones favorables de trabajo para que las personas se motiven y esfuercen para la consecución de objetivos.

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La importancia del liderazgo en la formación de equipos de trabajo eficaces

La formación de equipos repercute de forma individual y grupal en la organización. Los empleados que se integran a estos procesos, cuando se les desarrolla adecuadamente y se fijan en el liderazgo de sus responsables, registran mejoras en sus competencias, pueden exponer sus habilidades profesionales y fomentarlas en un entorno que se apoya en ellas para avanzar.

El líder de un equipo de trabajo sirve de guía, de faro ante los escenarios más complicados o cuando la toma de decisiones requiera de una figura con experiencia y de autoridad para actuar adecuadamente.

La gestión del desarrollo individual enriquece la dinámica grupal, con personas que se complementan unas a otras, que se comprometen en la búsqueda de tareas y metas concretas en el corto, mediano y largo plazo. Esa integración y aprendizaje continuo entre los miembros del equipo y la dirección del líder repercute positivamente en su rendimiento laboral y en los beneficios que la organización extrae de ello.

Así, la compañía propiciará un clima laboral en el que unos y otros se ayudan y se forman; un equipo en el que puedan expresar sus ideas e incluso aprender a través del liderazgo de alguna figura o el que emerja en momentos específicos. La productividad de la empresa se beneficia de esto, alcanzando mejores resultados y fortaleciendo relaciones con miras hacia el futuro.

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