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Gestión del talento

Videoconferencias y reuniones virtuales: claves para perfeccionarlas

Reunión virtual

Las reuniones virtuales facilitan la productividad y la interacción entre los empleados al trabajar desde casa.

Durante los últimos meses, debido a las medidas para prevenir la propagación del covid-19, uno de métodos más usados para cumplir con los encuentros laborales es el de las reuniones virtuales y las videoconferencias.

Sin embargo, las reuniones online son un método de comunicación corporativa reciente y que necesita asesoramiento para fortalecer y asegurar su funcionamiento.

¿Qué es una reunión virtual?

La reunión virtual es un encuentro digital en el que dos o más personas se encuentran a través de alguna plataforma online para abordar y tratar temas profesionales.

Esta reunión online suele desarrollarse a través de videoconferencias o videollamadas, mediante servicios como Skype, Zoom e incluso por WhatsApp.

Recientemente, debido a los cambios derivados por la aparición del covid-19, muchas organizaciones trasladaron muchos de sus encuentros, si no todos, a estos formatos online.

Una reunión virtual se enfoca en:

  • Atender problemas del día a día
  • Organizar tareas y proyectos
  • Definir estrategias
  • Tomar decisiones
  • Intercambiar información y conocimiento
  • Coordinar diversas cuestiones que influyen en el crecimiento del desarrollo organizacional.
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Reuniones virtuales: ventajas y desventajas

Como toda herramienta o método de trabajo, las reuniones virtuales tienen aspectos positivos y negativos.

Beneficios de las reuniones virtuales

Reducción de tiempo de desplazamiento y costes

Al no ser necesario desplazarse hasta el lugar de trabajo, a través de videoconferencias y reuniones virtuales se elimina el tiempo de desplazamiento y el coste económico que cuestan los traslados y servicios.

Esto influye de forma positiva en la productividad y contribuye al cuidado del ambiente al demandar menos el uso del transporte público o del coche.

Facilita y potencia la reuniones virtuales de los equipos de trabajo

Al apoyarse en videollamadas y reuniones online es mucho más sencillo integrar a los diversos grupos de trabajo que trabajan a distancia.

De esa manera se fomenta que los distintos componentes de la organización se sientan parte del todo, aunque por una u otra razón no estén presentes físicamente al tratarse de una reunión virtual.

Incremento en la productividad y efectividad

Al no estar sujeto a un espacio específico ni a tiempos rígidos, las reuniones virtuales facilitan la toma de decisiones. De esa manera es mucho más simple avanzar en las diversas cuestiones de trabajo.

El teletrabajo como oportunidad

El teletabajo, apoyado en las videoconferencias y las reuniones virtuales, facilita el desarrollo de la dinámica de trabajo. La rutina del día a día no se ve afectada y se trabaja con normalidad.

La combinación del home office y las reuniones online garantiza que la empresa cuente con las herramientas y soluciones tecnológicas para que la organización trabaje de la misma manera que en la oficina e incluso pueda aumentar el rendimiento al sumar todos los beneficios de estos métodos.

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Flexibilidad y adaptabilidad

Hasta hace no mucho, los desplazamientos tenían aún más peso en la valoración de los candidatos durante un proceso de reclutamiento y selección. En la actualidad, a través de las reuniones online, se puede contar con empleados ubicados en distintas partes del país y del mundo.

Se prima sus aptitudes profesionales antes que el trabajador esté cerca del espacio de trabajo. Se valora el talento.

Enfoque

La reunión virtual permite comprobar de primera mano cómo van los distintos asuntos laborales, objetivos, proyectos o tareas y presentar rápidamente los métodos para resolver cada problema o complicación.

Cuando se necesite puntualizar algún aspecto importante de la organización, formar en alguna materia en concreta o potenciar las habilidades se puede facilitar el proceso con un programa de gestión de formación. Combinar la agilidad de las reuniones online y las videollamadas con la velocidad de la formación continua en las plataformas online.

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Inconvenientes de las reuniones online

Dentro de las contras de la reunión virtual se encuentran las siguientes:

Falta de interacción social

Al ser a distancia, muchas veces es complejo establecer relaciones interpersonales más allá de las reuniones virtuales o videollamadas. Eso puede influir en la construcción del sentido de pertenencia y compromiso.

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Distracciones

Al no estar dentro de un contexto laboral, sino en casa o espacios de cowork, es probable que los empleados sean vulnerables a distracciones que influyan en su concentración y rendimiento laboral.

También influye si la persona se encuentra en un entorno inadecuado para cumplir con sus funciones.

Inconvenientes tecnológicos

La señal de internet, el ordenador o la calidad del móvil pueden perjudicar la calidad de los encuentros y la eficiencia al trabajar a distancia. Si el teletrabajo no se venía implementando, es posible que los empleados no cuenten con los recursos necesarios para abordar sus tareas o realizar las videoconferencias de la mejor manera.

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Falta de capacitación

Aunque en la actualidad muchas herramientas son de fácil manejo, no todos los empleados cuentan con el conocimiento y las capacidades para usarlas.

Este inconveniente puede tratarse mediante un programa formativo, con evaluaciones concretas y ajustadas a las necesidades de cada empleado.

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¿Cómo organizar reuniones virtuales?

Para alcanzar éxito en las reuniones virtuales (llamadas también reunión online) se recomienda tener en cuenta lo siguiente:

Prueba previa al encuentro

La tecnología puede fallar o el manejo de la herramienta puede no ser el mejor. Así que, antes de la reunión virtual se sugiere hacer una prueba para evaluar si funciona de buena manera y sirve para los objetivos de la organización. Esta evaluación debe incluir tanto imagen, conectividad como sonido.

Coordinar una agenda de trabajo

En ella se deben especificar los temas a tratar y, dentro de lo posible, el tiempo estimado de duración entorno a la búsqueda de soluciones y el abordaje de lo que se considere necesario.

Esto facilitará la productividad. Para que cada participante sea consciente de sus funciones y sepa actuar correctamente en las reuniones virtuales según las jerarquías es conveniente apoyarse en un organigrama en el que se especifiquen los puestos y responsabilidades.

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Atención al entorno

Influye mucho en el desarrollo de las videoconferencias y reuniones virtuales y en la efectividad de los mensajes que se transmiten.

Se recomienda cuidar el fondo, la iluminación, el orden en el escritorio, la ropa que se usa y los potenciales factores de distracción, como sonidos o ruidos.

Dejar registro de lo ocurrido

Es muy común que se compartan documentos e información durante los encuentros. Esta no es la mejor práctica.

Lo más recomendable es enviarlos después de la reunión online, incluyendo un registro pormenorizado de lo acordado y las tareas pendientes. Eso ayudará a que no queden cabos sueltos. Además de esto, se puede fomentar en los participantes la importancia de tomar notas.

Reuniones presenciales vs reuniones online

Antes que pensar en si es mejor la reunión presencial o si es mejor apostar por las reuniones virtuales, es conveniente tener en cuenta las circunstancias y las necesidades de la organización. A partir de ahí, la organización puede evaluar cuál es el mejor método de reunión.

Reuniones presenciales

La reunión presencial ofrece el plus del contacto personal, contribuye al clima laboral, facilitando la lectura del lenguaje corporal, el feedback y la evaluación de diversos aspectos, tanto profesionales (capacidades y habilidades comunicativas) como personales en la actitud de los empleados.

  • Ideal para muchos trabajadores
  • Mejor la comunicación (sin cortes e interrupciones)
  • Trato más personal
  • Mayor concentración y menos distracciones
  • Permite el off the record

Su principal inconveniente es que requiere de un espacio de reunión o encuentro, algo que implica inversión económica en traslado, infraestructura y de tiempo de traslado.

Reuniones online

En ese sentido, la reunión virtual ofrece una alternativa mucho más económica, sin necesidad de requerir una infraestructura específica ni invertir tiempo y dinero en traslado.

  • Ideal para pequeños grupos (hasta 10-15)
  • Mejora los tiempos de reacción
  • Otorga flexibilidad a los proyectos
  • Facilitan la reunión de equipos en cualquier momento y lugar
  • Reducen el gasto de la organización

Si no se sabe desarrollar o los empleados no manejan las herramientas estos encuentros pueden no ser tan productivos. Además, analizar la actuación de cada empleado puede ser más complejo ya que no es sencillo tener impresiones directas de los participantes.

Hay que tener en cuenta que este tipo de reuniones virtuales, de actualidad por la situación del coronavirus, también se están utilizando como parte del reclutamiento y la selección de personal al momento de realizar las entrevistas de trabajo.

¿Cómo es el reclutamiento y la selección tras el covid-19?
La contratación después del coronavirus

Es posible que, al trabajar desde casa e implantar las reuniones virtuales como método de trabajo, se produzcan dudas en relación a cómo evaluar el desempeño laboral.

Un software de evaluación del desempeño permite valorar el funcionamiento de los departamentos a distancia y controlar la evolución y rendimiento de cada trabajador. A su vez, se analizan y siguen las metas y objetivos de la organización.

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Herramientas para reuniones virtuales

A través de diversas plataformas es mucho más sencillo desarrollar las videoconferencias y reuniones por videollamada y apoyarse en las herramientas que estas disponen para compartir y gestionar información.

Skype

Es una de las aplicaciones de referencia para organizar reuniones online. Sus años de servicio son una garantía para su uso. A través de ella se pueden organizar conversaciones y reuniones virtuales con varios integrantes, enviar mensajes, compartir pantalla, entre otros beneficios.

Es necesario tener una cuenta Outlook, lo que puede reconocerse como un inconveniente; sin embargo, a través del número del móvil también es posible avanzar en el registro.

Zoom

Es una de las plataformas que más crecimiento registró a partir del aislamiento social producto del coronavirus. Esta plataforma también permite reuniones online con varias personas, hasta mil participantes por videollamada en su servicio pago, ofrece chat, pantalla compartida y envío de documentos. Se suele usar para dictar clases y videoconferencias, en el plano empresarial.

Hangout

Es el servicio de reuniones virtuales que ofrece Gmail. Se puede sincronizar con Google Calendar y así poder llevar un mejor registro y orden en cuanto encuentros y reuniones online. El servicio ofrece alertas y permite poder subir las conferencia en directo a YouTube.

Esta factor es clave si la conferencia tiene un enfoque didáctico o académico, entre otros fines. Es exclusiva para los usuarios de Gmail.

GoToMeeting

Esta plataforma de videoconferencias destaca por su fácil uso y, dentro de sus guiños, ofrece notificaciones minutos antes de que empiece la reunión virtual. A través de este servicio se pueden conectar hasta 250 personas. El cómodo tanto para móviles como para ordenadores.

Jitsi Meet

Para aquellas personas que busquen plataformas más estrictas en cuanto a seguridad y confidencialidad en reuniones virtuales, a través de este servicio se pueden establecer videoconferencias en las que se protege el nombre del usuario y la privacidad de la conexión. Se puede descargar como una aplicación o usarse online.

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