Si tuviéramos que dibujar una pirámide con los elementos más relevantes para el éxito de cualquier empresa, nos sorprendería la cantidad de pequeñas cuestiones que, sin embargo, tienen un peso decisivo en la buena marcha del negocio. Una de ellas es la comunicación corporativa.
Hablamos de la estrategia que sigue la empresa para hacer llegar sus mensajes a todos los agentes, internos y externos, que intervienen en el negocio.
Tabla de contenidos
- 1 Qué es la comunicación corporativa
- 2 Tipos de comunicación en la empresa
- 3 Ventajas de un plan de comunicación corporativa
- 4 El reto de la comunicación online
- 5 Regla de las 7C para una comunicación corporativa efectiva
- 6 Cómo mejorar la comunicación en la empresa
- 7 Comunicación corporativa para gestionar crisis
- 8 Tendencias en comunicación corporativa
Qué es la comunicación corporativa
La comunicación en la empresa o comunicación corporativa es el conjunto de criterios y canales que una compañía utiliza para enviar sus mensajes a cualquier público objetivo.
Esto incluye tanto a los clientes y proveedores como a sus propios empleados. La idea central es que cada comunicación de la compañía transmita los valores que esta considera propios y refuerza su imagen corporativa.
Es por ello que aspectos como el tono del mensaje, las palabras utilizadas, la extensión de las comunicaciones o, incluso, aspectos tipográficos (colores, formas, tipo de fuente…), son tenidos en cuenta para construir una estrategia de comunicación empresarial coherente.
No en vano, esta política debe ser sostenida en el tiempo para que los mensajes de la empresa resulten fácilmente reconocibles por el público.
Hemos elaborado un contenido descargable sobre la importancia del feedback y las comunicaciones de las evaluaciones de desempeño. Y es que es un aspecto igual o más importante que el propio sistema en sí.
La manera en la que se transmiten los puntos fuertes o debilidades del trabajador es clave para ayudarle a desarrollar todo su talento.
Tipos de comunicación en la empresa
Como no podría ser de otro modo, existen múltiples tipos de comunicación estratégica que las empresas pueden adoptar en función de sus intereses estratégicos y de la naturaleza del negocio.
Además, una misma compañía puede –y debe- hacer uso de varios canales de comunicación simultáneamente. Estos serían los principales tipos de comunicación en una empresa:
Publicidad convencional
Es una de las parcelas más relevantes por ser la que está estrechamente vinculada con la actividad comercial propiamente dicha. Que los mensajes lleguen correctamente al mercado es conditio sine qua non para el éxito de cualquier proyecto.
Página web corporativa
Aunque presenta un carácter algo más estático que otras áreas de comunicación, la página web de la empresa es su principal carta de presentación. Más allá de los mensajes que se envíen desde este espacio, cualquier usuario debe ver representados los valores de la empresa al echar un vistazo a su página web.
Mailing
Se trata de un canal bastante más específico y cuyo grado de uso difiere mucho según la naturaleza de las empresas. No obstante, es importante que cada correo que llega a los potenciales consumidores refuerce las ideas más positivas que estos tengan de la empresa.
Comunicación interna
Es un elemento que suele dejarse de lado pero lo cierto es que aprovechar cada comunicación con la plantilla para afianzar los valores corporativos es una buena forma de reforzar el compromiso y la motivación de los empleados. Además, los trabajadores también pueden contribuir a difundir una imagen atractiva de la empresa en otros entornos.
Estrategia esencial para mejorar los resultados de la organización
Es el canal más reciente pero, al mismo tiempo, uno de los que cuenta con mayor implantación en las empresas. Pocas firmas discuten todavía la conveniencia de estar presente en las principales plataformas sociales aunque para sacarles el máximo partido conviene mantenerse fieles a la identidad de la empresa y perseverar en una estrategia comunicativa estable.
Ventajas de un plan de comunicación corporativa
Como en tantas otras áreas del negocio, crear un plan específico para promover una buena comunicación en la empresa puede facilitar notablemente las cosas.
Este documento contempla todos los canales de difusión que se manejan en la empresa, así como las ideas que conviene transmitir y un pequeño manual de estilo para cada uno de ellos. Si se elabora e implementa correctamente, la compañía se beneficiará de ventajas como:
- Fomento de los valores corporativos entre la plantilla: al seguir una hoja de ruta coherente, lógica y pública, los empleados saben qué esperar de la empresa y qué es lo que esta representa.
- Definir objetivos: crear un plan de comunicación es una buena forma de marcarse objetivos a medio y largo plazo, así como de evaluar si las acciones llevadas a cabo van en la buena dirección.
- Evitar la precipitación: al reflejar por escrito el sentido y la necesidad de todas las comunicaciones que van a salir de la empresa, se evitan errores de forma, fondo o momento.
- Seleccionar prioridades y concretar inversiones: a nivel económico, una estrategia comunicativa sólida y coherente ayuda a identificar cuáles son las acciones más interesantes para ganar cuota de mercado o mejorar los niveles de retención de consumidores.
El reto de la comunicación online
Hablar de la comunicación online no es precisamente una novedad. Hace ya muchos años que las empresas canalizan la mayor parte de sus comunicaciones a través de plataformas digitales.
Muchas firmas, de hecho, gestionan todos sus mensajes mediante recursos online. Ello no resulta óbice para dejar de observar las particularidades de las comunicaciones en la red, que deben seguir ciertas pautas para encontrar la resonancia deseada.
El primer requisito es que cada mensaje que se lance tenga un sentido y una necesidad. Las redes sociales, por ejemplo, parecen invitar a una comunicación algo más banal y sin un objetivo claro, simplemente por el hecho de aparentar que la empresa es muy activa. Este último aspecto no tiene por qué ser negativo pero no puede llevarse a cabo de cualquier manera.
Otra especificidad de las comunicaciones online es la posibilidad de combinar conversaciones sincrónicas (responder a las consultas de clientes y/o cualquier otro agente casi en tiempo real, como en chat) y asincrónicas (atender comentarios en redes sociales, por ejemplo).
Ambas variantes tienen su utilidad pero se rigen por criterios distintos, ya que en un caso se prioriza la inmediatez y en otro la capacidad para resolver dudas en profundidad.
Regla de las 7C para una comunicación corporativa efectiva
Finalmente, muchos expertos en comunicación digital invitan a los community managers y demás responsables de los canales virtuales a seguir la regla de las “7 C”.
Estas serían:
- Claridad (nada debe resultar ambiguo)
- Completo (deben resolverse las dudas planteadas)
- Conciso (no hay que extenderse en el mensaje)
- Concreto (la respuesta no aborda cuestiones no planteadas en la pregunta),
- Cortés (nunca se abandona un estilo conciliador y positivo)
- Correcto (se respetan las normas lingüísticas)
- Considerado (se causa una buena impresión en el interesado).
A nivel de empresa, para facilitar la comunicación entre responsables, trabajadores y compañeros es útil contar con un portal de RR. HH.
Un software de RR. HH. permite a los responsables de los equipos fomentar esa comunicación tan deseable, dejando, a su vez, un registro de mensajes y asegurando la confidencialidad de cada conversación.
Cómo mejorar la comunicación en la empresa
Como hemos visto, la comunicación interna es fundamental para que la plantilla y la dirección mantengan los niveles de cohesión necesarios para afrontar cualquier proyecto con mayores garantías de éxito.
Conseguir ese nivel de confianza y sinceridad tan deseable es el resultado de la creación de un clima que favorezca una comunicación activa dentro de la empresa. ¿Cómo podemos conseguirlo?
Reuniones individuales y grupales
Mantener una política de reuniones regulares entre directivos, managers y empleados es una buena forma de promover una comunicación fluida en la empresa.
Ahora bien, no hay que caer en el error de limitar estos encuentros a grandes grupos de personas, dado que entonces es posible que no todos los empleados se sientan a gusto para expresar libremente sus opiniones.
Quizá sea incluso más interesante dar prioridad a las reuniones individuales (podemos llamarlas reuniones o podemos llamarlas conversaciones) antes de pasar a las reuniones en grupo.
De este modo, los trabajadores ya han podido expresarse con libertad y privacidad, saben que la empresa les escucha y están más receptivos a la hora de recibir nuevas instrucciones sobre comunicación estratégica.
Recursos digitales para una comunicación regular
La comunicación con los empleados no puede quedar fuera de ningún plan de transformación digital. Los recursos virtuales pueden ayudar a mantener canales permanentes de comunicación que, a su vez, sirvan para reforzar los valores corporativos y conseguir que todas las áreas de la empresa se impliquen en la consecución de los objetivos previstos.
Este es el sentido de un portal de Recursos Humanos, un paquete de programas que permiten mantener una comunicación muy fluida con todos los agentes de la empresa.
Permite que el empleado esté completamente informado de sus proyectos, formación o evaluaciones. A su vez, puede acceder a una plataforma en la que actualizar sus datos, solicitar vacaciones o ausencias o hacerse escuchar con encuestas de clima laboral.
Simplicidad y hábito
Las cosas importantes no tienen por qué ser necesariamente complicadas; la comunicación en la empresa ha de surgir de manera natural y simple, sin necesidad de tener que cumplir engorrosos trámites para plantear consultas o quejas a los superiores.
El portal de Recursos Humanos es una interesante ayuda en este sentido, dado que también permite crear buenos hábitos de comunicación dentro de la compañía. De nada sirve hablar durante horas un día concreto si hay que esperar otras dos semanas para volver a mantener una conversación productiva.
Comunicación corporativa para gestionar crisis
Las semanas en que duró el confinamiento domiciliario con motivo de la pandemia de COVID-19, aunque de dispar intensidad y duración alrededor del mundo, colocó a millones de empresas en una situación totalmente insospechada.
Casi de la noche a la mañana, muchas compañías se vieron obligadas a implementar de manera improvisada planes de teletrabajo para mantener su actividad.
Descubre cómo será el mercado laboral tras la pandemia de Covid-19.
Esta situación, extrema pero probable (como ya hemos visto), puso de manifiesto la importancia de mantener una buena comunicación corporativa para superar escenarios de crisis.
Aquellas firmas que ya se habían preocupado con anterioridad por disponer de planes de comunicación corporativa partían con una ventaja considerable sobre el resto. Y es que, si la comunicación interna es siempre importante, mantenerla en momentos de crisis es, sencillamente, vital.
Informar debidamente de los cambios que se van a implementar, mantener actualizados los datos que más interesan a los trabajadores, aportar claridad sobre el impacto en los resultados de la empresa o interesarse por la situación personal de los empleados ayuda a mantener elevados los niveles de compromiso y productividad a pesar de las dificultades del momento.
La comunicación con los clientes es igualmente clave en estas situaciones. Muchas empresas hicieron un esfuerzo muy considerable en materia de publicidad para seguir en contacto con su mercado.
En realidad, la comunicación estratégica más efectiva es la de mantener la relación con los consumidores a través de canales algo más específicos y selectivos, aprovechando la coyuntura para demostrar cómo los valores de la empresa están por encima de cualquier circunstancia.
Tendencias en comunicación corporativa
Como sucede en cualquier otro aspecto de la actividad productiva, la comunicación empresarial también cuenta con diferentes tendencias que no pueden dejar de observarse para mantener a la compañía en la vanguardia del sector.
Comunicaciones móviles
El porcentaje de trabajadores que son nativos digitales aumenta a marchas forzadas a medida que la generación millennial e incluso la post millennial ingresan en el mercado laboral. Las empresas no pueden pasar por alto esta circunstancia a la hora de comunicarse con sus empleados. Otro tanto puede decirse de los clientes.
Más allá de los textos escritos
Audios, imágenes, vídeos… La comunicación profesional no tiene que encauzarse forzosamente a través de textos escritos. Lo importante es transmitir un mensaje de manera clara, concisa y completa. En ocasiones, un recurso multimedia será más útil que una larga parrafada.
Contenidos auténticos y originales
El mercado espera ser positivamente sorprendido por las empresas, lo cual constituye un verdadero reto para estas. En realidad, no se trata tanto de impactar por lo novedoso o creativo de una comunicación; sino por el hecho de que esta rezume autenticidad y, si es posible, originalidad.
