En bref
- Une matrice de compétences compare, pour chaque salarié ou équipe, le niveau de maîtrise requis par le poste au niveau réellement acquis.
- Prérequis : un référentiel de compétences par métier.
- Construction : une grille avec les compétences, les collaborateurs et une échelle de niveaux de maîtrise (par exemple de 1 à 5).
- Usages principaux : plan de formation, mobilité interne, recrutement et détection des compétences critiques.
La matrice de compétences révèle en un coup d’œil l’écart entre les compétences dont une équipe a besoin et celles qu’elle possède réellement. Elle sert au recrutement, à la formation et à l’évaluation des performances.
Avec la spécialisation croissante des métiers, un manager ne peut plus suivre les compétences de son équipe de mémoire. La matrice donne un aperçu graphique immédiat, compétence par compétence et collaborateur par collaborateur.
Cet article détaille les étapes de construction d’une matrice de compétences, avec un exemple de tableau et un modèle de matrice 9 box à télécharger gratuitement. Nous montrons aussi comment Bizneo HR automatise cette comparaison via notre logiciel de gestion des compétences pour les équipes plus larges.
Qu’est-ce qu’une matrice de compétences ?
Une matrice des compétences est une représentation visuelle des talents de votre entreprise. Elle tient compte à la fois des objectifs de l’entreprise et des besoins réels des équipes.
Sous la forme d’un tableau ou d’une grille, elle met en exergue :
- les compétences professionnelles spécifiques à mesurer ou à observer,
- les objectifs attendus,
- le niveau de performance des employés dans chacune des compétences,
- les compétences nécessaires mais non encore acquises,
- des commentaires pertinents des managers.
La matrice des compétences n’est pas un outil statique. Au contraire, elle permet un suivi sur le long terme de l’acquisition des compétences souhaitées.
Notre équipe de consultants a mis au point un modèle de matrice 9 box qui vous permet de comparer les performances actuelles avec le potentiel futur. Il peut être téléchargé gratuitement à partir du lien suivant.
Ce modèle est facile à utiliser, mais reste adapté à un petit nombre d’employés suivis manuellement. Pour un effectif plus large, Bizneo HR automatise cette comparaison via son module d’évaluation : chaque compétence évaluée s’affiche en rouge en cas de lacune ou en vert en cas de point fort, sans ressaisie manuelle du tableau.
Le référentiel de compétences : le préalable indispensable
Avant de construire une matrice, il faut disposer d’un référentiel de compétences : la liste des savoir-faire et savoir-être attendus pour chaque poste. Sans ce référentiel, la matrice compare des niveaux sans base de comparaison fiable.
Le référentiel s’appuie généralement sur les fiches de poste existantes. Pour chaque poste, il identifie les compétences techniques et comportementales réellement nécessaires, pas une liste théorique copiée d’un poste à l’autre.
Bizneo HR centralise ce référentiel via l’architecture des postes et les grilles d’évaluation : chaque compétence est rattachée à un poste une seule fois, puis réutilisée automatiquement dans toutes les campagnes d’évaluation suivantes.
Les différents types de matrice de compétences
Il existe plusieurs formats de matrice de compétences, selon l’objectif recherché :
- Matrice individuelle : compare les compétences d’un seul collaborateur à celles requises pour son poste. Elle sert de base à l’entretien annuel et au plan de formation individuel.
- Matrice d’équipe : regroupe les compétences de plusieurs collaborateurs sur un même tableau, pour repérer les points forts et les manques collectifs d’un service.
- Matrice de projet : confronte les compétences requises par une mission ponctuelle aux compétences disponibles dans l’équipe, pour constituer la meilleure combinaison possible.
- Matrice de polyvalence : mesure la capacité des collaborateurs à occuper plusieurs postes. Cette variante est détaillée plus loin dans l’article.
Quelle est la véritable utilité d’une matrice de compétences ?
À première vue, la création d’une matrice des compétences professionnelles peut paraître une tâche trop exigeante pour un simple diagnostic. Mais son domaine d’application est vaste et cet outil est bien plus dynamique qu’il ne le paraît.
- Elle explicite les attentes de l’entreprise. Les employés ont tendance à être plus performants s’ils savent exactement ce que l’on attend d’eux.
- Conscience de soi : elle permet de savoir à chacun quelles sont ses principales compétences et ce qu’il faut améliorer, selon les critères de l’entreprise.
- Constitution d’une équipe : les managers peuvent créer des équipes plus cohérentes avec les compétences qu’il faut pour chaque projet.
- Identification des aspects à améliorer : la création d’une matrice des compétences en ressources humaines est un moyen de discerner ce qui manque à une entreprise.
- Aide au recrutement : les processus de recrutement deviennent plus précis quand on sait ce que l’on cherche.
Qu’est-ce que la matrice de compétences mesure ?
Avant tout, il faut être très clair sur les compétences professionnelles que vous voulez évaluer et pourquoi. Cela dit, dans une matrice 9 box, on peut en intégrer plusieurs :
- Leadership
- Capacité à travailler sous pression
- Travail d’équipe (collaboration, coopération…)
- Compétences en matière de nouvelles technologies
- Résilience
- Organisation personnelle
- Productivité
- Créativité et innovation
- Engagement
Comment faire une matrice de compétences ?
Voici les aspects à prendre en compte pour obtenir les meilleurs résultats. Le processus est assez simple et nous l’avons structuré en quatre étapes.
1. Créer un tableau
D’abord, il faut créer une grille avec trois sections en plusieurs colonnes. Sur la première section, incluez les compétences à évaluer et ce qu’elles sont censées apporter au projet ou à l’équipe.
La deuxième partie fait la liste des membres de l’équipe (une personne par colonne).
Enfin, la dernière section de la matrice de compétences correspond aux actions jugées nécessaires pour renforcer certaines compétences de vos ressources humaines. Pour plus de clarté, chacune de ces sections aura une couleur spécifique. Voici à quoi ressemblera le tableau après cette première étape :
2. Informations sur les compétences
La deuxième étape de la réalisation de la matrice de compétences d’une entreprise consiste à saisir les informations nécessaires sur chaque compétence : les éléments à observer, leur utilité pour le projet, la date d’utilisation…
Pour comparer les collaborateurs de façon homogène, associez à chaque compétence une échelle de niveaux de maîtrise — par exemple de 1 (novice) à 5 (expert), ou une échelle descriptive (débutant, autonome, confirmé, expert). Sans cette échelle commune, deux évaluateurs peuvent noter la même compétence différemment.
3. Performance des employés
La troisième étape nous permet de noter le niveau des employés dans chacune des compétences saisies dans le tableau.
Ainsi, vous pourrez mieux voir les besoins de formation du personnel pour chaque personne et créer un plan de formation pertinent.
La combinaison de la matrice des compétences avec un logiciel de gestion de la formation peut être très productive.
4. Actions à mettre en œuvre
La dernière étape consiste à évaluer les forces et les faiblesses de chaque employé et de l’équipe dans son ensemble. Vous pourrez mieux décider alors : faut-il former ses employés ou recruter de nouveaux profils qui s’ajouteront à vos équipes ?
La question de la formation des équipes est tout à fait pertinente. Mais il peut aussi être nécessaire de recruter de nouveaux talents qui viendront s’ajouter à vos équipes.
Avantages de la mise en œuvre d’une matrice de compétences
Grâce à une matrice de compétences, la gestion des RH est beaucoup plus simple et objective. Voici tous les avantages de cet outil :
- Avoir une vue d’ensemble des équipes et de l’entreprise.
- Mener des processus de sélection plus efficaces, surtout si vous utilisez un logiciel de recrutement.
- Distribution stratégique des talents en interne.
- Les managers peuvent mieux attribuer des rôles au sein de chaque équipe.
- Amélioration du service client car vous saurez qui a les meilleures aptitudes sociales.
- Mieux élaborer des plans de carrière et de formation des employés.
Exemple d’une matrice des compétences
Voici un exemple simplifié pour une équipe de trois collaborateurs, avec une échelle de 1 (novice) à 5 (expert) :
| Compétence | Niveau requis | Collaborateur A | Collaborateur B | Collaborateur C |
|---|---|---|---|---|
| Gestion de projet | 4 | 3 | 4 | 2 |
| Prise de parole en public | 3 | 4 | 2 | 3 |
| Maîtrise Excel avancée | 3 | 2 | 3 | 4 |
Cette lecture rapide fait apparaître les écarts par compétence et par collaborateur. Ici, le Collaborateur C a besoin d’un accompagnement prioritaire sur la gestion de projet, tandis que le Collaborateur A dépasse déjà le niveau requis en prise de parole en public.
Qu’est-ce qu’une matrice de polyvalence ?
La matrice de polyvalence est un autre outil conçu pour mesurer, évaluer et prendre des décisions relatives à la polyvalence d’une équipe. Elle aide à établir le niveau de performance de chaque travailleur dans différents postes.
Après une évaluation des performances, on utilise les résultats pour créer une matrice de polyvalence. Elle compare les exigences d’un poste et les compétences actuelles de vos équipes. On sait ainsi qui serait prêt à occuper un autre poste en cas de besoin, et qui aurait besoin d’une formation.
Cela vous aide à ne pas perdre en productivité lorsque quelqu’un part en congés ou est en arrêt maladie, par exemple. La matrice de polyvalence est intégrée dans les outils d’évaluation des performances.
Sachez tout de même que faire peser trop de responsabilités sur un travailleur est contre-productif.
Automatiser le suivi des compétences avec Bizneo HR
Tenir une matrice de compétences à jour dans un tableur devient vite lourd dès que l’effectif grandit : chaque évaluation, chaque formation suivie ou chaque changement de poste oblige à ressaisir les niveaux manuellement.
Bizneo HR automatise cette mise à jour via son module d’évaluation GPEC. Le référentiel de compétences se construit une fois, poste par poste, puis chaque campagne d’évaluation alimente automatiquement la matrice : les compétences en écart s’affichent en rouge, les points forts en vert.
Le module Analyse de l’écart (GAP) compare directement le niveau requis et le niveau obtenu, par collaborateur ou par équipe, sans reconstruire le tableau à chaque campagne. Les résultats alimentent ensuite le plan de formation directement depuis l’écart détecté.