Les 7 outils indispensables d’un logiciel de gestion du personnel

Lorsqu’une entreprise atteint une taille relativement importante (et nous ne parlons pas seulement grandes multinationales, mais à la plupart des PME), la gestion du personnel devient considérablement complexe, rendant nécessaire d’y allouer plus de ressources économiques et humaines. Notemment, un logiciel de gestion du personnel. Heureusement, il y a des différents outils de gestion du personnel qui permettent de gérer tous les aspects liés aux employés et de créer de meilleurs environnements de travail.

7 outils de gestion du personnel

L’administration des employés fait nécessaire de considérer de différents aspects, qui vont de leur formation à l’évaluation des performances des employés. Aspects qui peuvent être digitalisés, comme nous l’avons dit précédemment. Voici quelques outils spécifiques.

Gestion du personnel et organisation

La base de la digitalisation des Ressources humaines est d’avoir des logiciels de gestion du personnel et leurs dossiers personnel avec bases de données . Ces outils centralisent les informations nécessaires pour prendre les bonnes décisions, automatiser les tâches répétitives, générer un historique complet des interactions avec les employés, et maintenir à jour les variables les plus importantes (dossiers des employés, horaires, etc.).

Il est également possible de créer un canal de communication plus fluide entre les employés et les managers, simplifiant ainsi l’administration des équipes. Les départements RH en sortent directement bénéficiés, car cela leur permet de rester en conformité aux exigences légales en matière de sécurité et de protection des données.

Logiciels de gestion du personnel comme le portail de l’employé

Comme nous l’avons vu dans des articles précédents, le portail des employés est un espace privé où chaque employé peut gérer de manière autonome une série de données professionnelles et personnelles.

L’application est chargée d’harmoniser la gestion de l’ensemble du personnel, un élément crucial pour la concession de congés ou la planification des vacances.

La gestion d’employés depuis le portail des managers

Le portail des managers est le complément idéal du site web des employés. Les responsables d’équipe peuvent examiner l’évolution de différentes métriques pour vérifier le degré de réalisation des objectifs prévus ou le progrès de chaque projet.

Il rend également plus facile de suivre le temps de travail, de distribuer les tâches et de détecter les carences en matière de formation, pour citer quelques exemples de gestion des employés sur ce site web ou de cet espace sur le cloud.

Outils de gestion du personnel comme l’organigramme de l’entreprise

Une autre tâche de la gestion des employés est la création d’organigrammes internes des entreprises. Il y a plusieurs critères et systèmes, ainsi que plusieurs formules de réussite également valables. Ce qui est vraiment important est que chaque domaine ou niveau de l’échelle de prise de décisions ait un cadre d’action clairement défini qui évite la duplicité ou la contradiction des décisions.

Un logiciel d’organigramme pour entreprises tel que Bizneo HR permet de visualiser graphiquement la structure interne de l’entreprise et rend la prise de décisions plus dynamique.

Dans un sens plus large, cette ressource permet de clarifier la situation de chaque employé, et d’établir des voies de mobilité professionnelle au sein de l’entreprise, améliorant ainsi la motivation et la satisfaction des employés.

Logiciel de gestion des employés pour la formation

Avoir des bons logiciels de gestion de la formation est un autre aspect très important d’un logiciel de gestion administrative du personnel d’une entreprise. Ce type d’application est généralement des plateformes d’e-learning ou des plateformes LMS permettant de rationaliser toutes les procédures liées à cette question.

Cela va du stockage et de la mise à disposition des ressources de formation du personnel nécessaires, à la gestion de l’accès aux activités, leur planification, le suivi de la formation, l’envoi de rappels et d’alertes, etc.

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Logiciels de gestion du personnel pour mesurer la performance

Les outils d’évaluation des performances (GPEC) sont essentiels pour comprendre les besoins des employés concernant leur formation et les objectifs de l’entreprise.

En outre, ces outils sont essentiels pour identifier les talents internes, réduire l’incertitude, améliorer la motivation, et accélérer la prise de décisions.

Outils de gestion du personnel pour suivi du temps de travail

Le temps est une ressource fondamentale de toute entreprise, spécialement dans l’aspect légal. Et pour mieux le gérer, il existe des logiciels de gestion du temps de travail.

Bizneo HR a aussi un logiciel de gestion de congés et absences. En bref, un outil qui vous permet de centraliser toutes les informations, d’éviter les chevauchements, de générer des rapports et beaucoup plus.

Qu’espèrent les employés d’un logiciel de gestion du personnel?

Un logiciel de gestion des employés n’a de sens que s’il simplifie le travail quotidien des professionnels. C’est pourquoi les applications doivent être, surtout, accessibles et faciles à utiliser.

À leur fois, les employés apprécient que leur talent et leurs efforts soient visibles pour les managers. Aspects liés à l’évaluation des performances (GPEC) et à la reconnaissance de la formation.

Avant de donner des conseils, il est important de garder à l’esprit que chaque rôle dans une entreprise a ses propres préoccupations, tâches et obligations. Dans notre guide, nous expliquons comment notre logiciel RH résout les principaux problèmes quotidiens et comment il vous aide à être plus performant dans votre profil professionnel.

Quelques conseils pour améliorer la gestion du personnel

Disposer des meilleures ressources digitalisées pour la gestion des employés ne garantit pas une transition réussie vers un modèle administratif plus efficace si elle n’est pas effectuée correctement. C’est pourquoi il est conseillé de suivre une série de recommandations de base pour leur implémentation.

Renforcer l’engagement corporatif de la gestion du personnel

Si l’automatisation de la gestion du personnel est implémentée sans considérer l’opinion des employés ou de façon verticale, les employés peuvent se sentir moins engagés envers l’entreprise. Pour éviter ce risque de dépersonnalisation des relations de travail, les outils doivent mettre l’accent sur le retour d’information et ne jamais remplacer complètement le contact humain.

Avoir la confiance des employés

Un grand avantage d’un logiciel de gestion des employés est qu’ils traitent d’aspects qui ne doivent plus être constamment contrôlés par le département des Ressources Humaines. Toutefois, ces progrès ne servent pas à grand-chose sans la confiance dans la capacité des employés à utiliser correctement chaque logiciel et à conserver leur professionnalisme. Il est important de montrer les employés que l’entreprise fait confiance à et leurs compétences organisationnelles.

Valoriser la diversité

Le talent se manifeste par des profils très divers, enterrant définitivement l’idée que tous les travailleurs doivent répondre aux mêmes préoccupations ou à la même façon de travailler. Les entreprises qui savent comment intégrer la diversité dans leur organisation interne auront l’avantage dans le marché. Et les outils de gestion des employés aident à atteindre cet objectif.

Favoriser l’initiative individuelle dans le travail en équipe

Les équipes poursuivent un objectif spécifique, et tous leurs membres doivent coopérer pour l’atteindre. Mais pour maintenir la motivation et obtenir de meilleurs résultats, il faut laisser une certaine liberté pour que l’initiative individuelle puisse briller.

3 grands avantages de digitaliser la gestion du personnel

Les logiciels de gestion du personnel introduits avec succès dans les entreprises présentent de grands avantages, qui sont rapidement visibles. Par exemple:

Optimisation du temps

Est-ce qu’un employé fait la même tâche qu’un autre à cause d’un manque de communication entre les deux, ou pire, de la part du manager? Ce ne sera guère le cas s’il existe une base de données RH centralisée et mise à jour automatiquement qui permet à chaque employé de savoir exactement quel est son rôle dans son équipe ou dans l’entreprise.

Une meilleure ambiance de travail

L’automatisation des processus administratifs aide aussi à réduire les frictions entre collègues, car les rôles de chacun sont clairement définis. De même, en gérant un plus grand nombre de procédures, les soupçons de favoritisme ou de discrimination entre les travailleurs perdent leur base.

Plus de créativité et de productivité

Finalement, en disposant de ressources informatiques qui s’occupent des aspects qui ont la plus faible valeur ajoutée, les chefs d’entreprise et les employés peuvent se centrer sur des domaines plus stratégiques. La créativité du personnel et la productivité de l’entreprise en seront bénéficiées à moyen terme.