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10 funciones clave de un ATS

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Los ATS son cada vez más habituales en los procesos de reclutamiento y selección de personal. Las empresas valoran especialmente la agilización de las diferentes fases del proceso. Pero no son sus únicas funciones.

De acuerdo con una encuesta elaborada dentro la lista Fortune 500, el 95% de las grandes empresas ya utilizan un ATS para desarrollar sus procesos de reclutamiento y selección. ¿El motivo? la necesidad de automatizar el proceso para atender miles de candidaturas en muy poco tiempo. 

Sin embargo, no son las únicas que apuestan por los ATS, sino que estos se han colado en los planes de transformación digital de muchas pymes, tradicionalmente más reticentes a implementar este tipo de programas.

Y es que las funciones que ofrecen los estos Applicant Tracking Systems benefician a cualquier compañía, independientemente de su tamaño, acortando plazos, posibilitando mejores decisiones y reduciendo costes operativos.

Cómo funcionan los ATS (Applicant Tracking System)

Un ATS o Applicant Tracking System es un gran apoyo para los equipos encargados de la contratación de personal porque automatiza la mayor parte del proceso de reclutamiento y agiliza notablemente la fase de selección. 

Esta herramienta se sirve de una serie de algoritmos para encontrar coincidencias entre los mejores perfiles disponibles y las especificidades de los puestos de trabajo a cubrir.

La carga de trabajo de los reclutadores desciende considerablemente y estos pueden dedicar más tiempo y recursos a las tareas de mayor valor agregado, como las entrevistas de trabajo personales con los mejores candidatos.

 Ventajas de los ATS

Una de las mayores ventajas de los sistemas ATS es que evitan los sesgos que suelen salir a relucir en los procesos de selección convencionales, puesto que se limita a buscar coincidencias entre los currículums de los candidatos y los requisitos de la empresa, sin entrar en otro tipo de valoraciones. 

Esto también evita el “ruido” al que se enfrentan las empresas de mayor tamaño, cuando son los pequeños detalles los que hacen incompatible a un candidato con el empleo ofertado. En los procesos de contratación convencionales, habría que esperar a una fase muy avanzada del procedimiento para detectar esta carencia (o, incluso, esta podría pasar desapercibida). 

De cara a la evaluación de los candidatos, el programa garantiza la confidencialidad de la información generada, al tiempo que facilita el intercambio de la misma entre los miembros del equipo. Finalmente, el sistema también simplifica la valoración de los resultados y la elaboración de informes. Todo ello sin olvidarse de conservar la documentación creada durante el proceso.

10 funciones fundamentales de un ATS

A la hora de implementar un sistema ATS en cualquier empresa, conviene confirmar que este cubre las necesidades reales de la compañía y que reúne, al menos, las funciones básicas que detallamos a continuación.

1. Automatización de las fuentes de reclutamiento

Es una de las posibilidades más ventajosas de los sistemas ATS. Recopilar las mejores candidaturas exige rastrear entre numerosas y muy variadas fuentes de reclutamiento. Portales de empleo temáticos y generales, agencias privadas o bolsas de empleo de universidades y otras instituciones formativas son algunas de las fuentes más comunes. 

Un buen sistema ATS será capaz de trabajar con un gran número de fuentes al mismo tiempo y lo hará de manera automática. Así, se acorta una de las fases más largas del proceso.

El software de reclutamiento y selección (ATS) de Bizneo HR permite trabajar con más de 80 fuentes de reclutamiento distintas al mismo tiempo, aumentando las posibilidades de encontrar más candidatos compatibles con las vacantes ofertadas.

El sistema habilita igualmente un canal de comunicación directo entre los solicitantes y el equipo de selección, lo cual permite el envío de notificaciones y recordatorios sobre las diferentes fases del proceso.

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2. Difusión masiva de las ofertas de empleo

No todos los candidatos potenciales están disponibles en las principales fuentes de reclutamiento. Por ejemplo, un profesional que está trabajando en otra empresa, podría estar tentado de unirse a nuestro proyecto (al tiempo que su perfil resulta muy idóneo para la empresa). 

Por consiguiente, ninguna estrategia de reclutamiento puede olvidarse de la difusión de las ofertas empleo a través de los principales canales de comunicación. Como no podría ser de otro modo en 2020, esta difusión incluye las redes sociales y otras plataformas online.

 En el caso de Bizneo HR podemos publicar automáticamente en LinkedIn y Facebook, y adaptar la oferta a nuestras necesidades y a estos canales.

3. Detección de las competencias de los candidatos

Una de las tendencias más innovadoras en el ámbito de la administración el personal es la gestión del talento por competencias. Esta visión de los Recursos Humanos pone el acento en la clasificación de los empleados –y de los puestos de trabajo- por habilidades, destrezas y conocimientos. Así, se favorece la movilidad dentro de la empresa, se crean planes de carrera más efectivos y atractivos para la plantilla y se mejora la productividad en el trabajo.

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Si se va a implementar este modelo en la empresa, es necesario que los procesos de reclutamiento y selección lo tengan muy presente. El sistema ATS debería ser capaz, por tanto, de segmentar los currículums por competencias, a fin de que los reclutadores puedan encontrar exactamente los perfiles que mejor se adaptarán al esquema organizativo de la empresa.

Esto también resulta de utilidad para dar continuidad a los proyectos que tiene en marcha la empresa y garantizar relevos generacionales sin largos periodos de transición.

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4. Cribado de currículums en los procesos de selección

En las dos primeras funciones hacíamos referencia al interés de recabar el mayor número posible de candidaturas y de maximizar la difusión de las convocatorias de empleo. 

Obviamente, estas medidas solo podrán llevarse a cabo con éxito si el sistema ATS puede cribar y preseleccionar los currículums que irán llegando durante la fase de recepción de candidaturas.

La herramienta de Bizneo HR, por ejemplo, permite realizar esta exigente tarea en muy poco tiempo y con criterios altamente personalizables. También incluye un buscador interno, la posibilidad de incluir killer questions con sistemas de puntuaciones, etcétera.

Si quieres saber más sobre cómo hacer una buena criba curricular, no te pierdas ESTE ARTÍCULO.

5. Comunicación directa y fluida con los aspirantes

Cuando un candidato se halla inmerso en un proceso de selección, es lógico que tenga muchas dudas sobre el estado del procedimiento y los pasos que debe ir dando.

Si el sistema ATS dispone de un canal de comunicación entre el equipo de trabajo y los aspirantes, estos podrán plantear sus dudas y comentarios para que los responsables del proceso las respondan de manera individual o general. 

El equipo de reclutadores puede utilizar esta función para enviar notificaciones o mensajes específicos en cualquier momento del proceso. Esto siempre mejora la experiencia de los solicitantes. Hablamos de candidate experience, de acompañar al candidato durante todo el proceso de selección. 

El software de Bizneo HR permite automatizar estas comunicaciones. En concreto, envía correos prediseñados por nosotros mismos cuando el aspirante pasa de una fase a otra del proceso. Esto aligera la carga de trabajo del departamento y mejora el employer branding.

6. Colaboración más estrecha y efectiva entre los miembros del equipo

Si la incertidumbre es la nota predominante entre los aspirantes a un puesto de trabajo, la coordinación es la necesidad básica en el equipo de selección. Es común que los reclutadores se repartan las responsabilidades durante el proceso y, posteriormente, tomen las decisiones más importantes de manera colegiada. 

Para llegar a este momento con mayores garantías de acierto, habrán tenido que compartir información de los principales candidatos, así como fijar y respetar los criterios de selección. El sistema ATS debe facilitar este trabajo con diferentes opciones para repartir tareas y favorecer el seguimiento del proceso

El ATS de Bizneo HR permite incluso mencionar a distintos miembros del equipo para que reciban la notificación del comentario. Estos, además, quedan almacenados. La plataforma también genera un historial de interacciones con el currículum de la persona.

7. Generación de una base de datos propia

¿Por qué empezar cada proceso de reclutamiento y selección desde cero? Esta es la pregunta que deberían hacerse los reclutadores nada más concluir uno de estos procesos. Seguramente, muchos buenos candidatos habrán sido descartados porque no había puestos vacantes para todos, lo cual no implica que la empresa no pueda necesitarlos en el futuro. 

Un ATS puede facilitar la creación de una base de datos de candidaturas específica para la compañía. De este modo, ante cualquier contingencia, la empresa podrá echar mano en primer lugar de los aspirantes que ya han sido debidamente valorados.

No obstante, no es una funcionalidad común. Por fortuna, Bizneo HR sí la ofrece. Es decir, sí permite generar una base de datos de talento propia.

8. Análisis de la rentabilidad de las inversiones

La rentabilidad es una de las cuestiones que más preocupan a las empresas cuando se va a poner en marcha un proceso de reclutamiento y selección; ¿cuánto va a costar todo el proceso y qué plazos cabe esperar para recuperar la inversión realizada? 

Esto es lo que se conoce como ROI (return on investment o retorno de la inversión) y el sistema ATS debería ofrecer información los indicadores más relevantes para su cálculo. Entre las principales variables que conviene tener en cuenta destacan el tiempo dedicado al proceso y el coste de cada contratación.

También puede valorarse la tasa de rotación de personal de la empresa, puesto que si esta es muy elevada quizá se estén cometiendo errores en la contratación.

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9. Gestión centralizada de todo el proceso de reclutamiento y selección

Más que una función concreta, es una filosofía de trabajo. El sistema ATS favorece la gestión centralizada de todos los aspectos del proceso de contratación. Cualquier miembro del equipo de trabajo puede acceder a los datos generados hasta la fecha de manera remota y en cualquier momento. 

Se reduce el riesgo de pérdida de información; se dispone de un registro de las principales actuaciones permanentemente actualizado y se accede con facilidad al calendario o la agenda de trabajo más inmediata.

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10. Elaboración de informes y gestión de la información

El proceso de reclutamiento y selección concluye, claro está, con la contratación de los aspirantes seleccionados. Para ello, es necesaria la elaboración de informes con los resultados más significativos de la evaluación de cada una de las candidaturas.

Estos documentos servirán para tomar la decisión definitiva, examinando las fortalezas y debilidades de cada aspirante. El ATS de Bizneo HR simplifica la elaboración de informes y la gestión de la información en general

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