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Controle de frequência: como fazer e qual a sua importância?

Controle de frequência

O controle de frequência é exigido por lei, além de ser essencial para um bom desempenho dos funcionários; mas como fazer isso?

Ao contratar funcionários e formar uma equipe de profissionais em seu negócio, você espera que eles cumpram com as horas de trabalho estabelecidas no contrato. Por isso, fazer um controle de frequência é essencial para que seus colaboradores não só mantenham a assiduidade, mas também fiquem motivados e tragam bons resultados.

Registrar a saída e entrada de funcionários com o auxílio de um sistema de frequência é a melhor maneira para manter a organização em seu departamento de RH. No entanto, você talvez ainda tenha dúvidas de como aplicar isso em sua empresa. Veja neste artigo como um software de controle de ponto online facilita esse trabalho e traz vantagens.

É importante perceber por que razão está a ser aplicado e com que finalidade, a fim de colher os benefícios e alcançar resultados consistentes. Descubra como o software de controle de ponto automatiza e aperfeiçoa cada fase do processo

O que é o controle de frequência

O registro de frequência consiste no registro da entrada e saída de pessoal e sua posterior análise. A intenção é saber exatamente como cada trabalhador se desempenha em seu trabalho.

Registro de ponto online

É uma prática que envolve diferentes processos-chave na relação empresa-empregado, tais como: férias, faltas, horas não trabalhadas…

O registro de frequência dos funcionários oferece uma perspectiva orgânica de como os ritmos da empresa respiram e onde mais tempo é gasto. Isto permite que você ajuste melhor e programe as tarefas executadas por sua equipe; onde dedicar mais tempo e esforço ou, inversamente, onde cortar as horas mal investidas. 

Além disso permite também analisar quem são os funcionários que mais faltam, que mais se atrasam e também quais os que fazem hora extra.

planejamento avançado de turnos

Na maioria dos casos, nem todos os funcionários têm exatamente o mesmo horário de trabalho. O tempo de coordenação e planejamento em uma empresa torna-se um verdadeiro desafio. Sem uma boa gestão de tempo, atingir metas de produtividade é uma tarefa complexa e demorada.

Entretanto, um bom planejamento através de um sistema de frequência de funcionários facilitará a produtividade e o compromisso dos trabalhadores em uma empresa.

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5 erros cometidos pelas empresas

7 principais vantagens do controle de frequência

O controle de freqüência cumpre a lei

Muitos se preocupam em saber a partir de quantos funcionários é preciso fazer um controle de frequência mensal. 

O artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho no Brasil determina que as empresas que possuem mais de 20 trabalhadores contratados pela CLT são obrigadas a controlar a frequência de seus empregados.

Produtividade da equipe: Otimização de RH graças ao controle de frequência dos funcionários

Uma das funções dos Recursos Humanos é o controle de ponto e do horário de trabalho dos trabalhadores. Atender às necessidades de cada funcionário, coordenar toda uma equipe de trabalho, suas habilidades e ritmo de trabalho é um grande desafio. 

Controle de Ponto Online

Devido a esta situação, ao automatizarmos certas tarefas com um sistema de tempo e atendimento, obtemos um desempenho superior e, consequentemente, um melhor ambiente de trabalho e mais tempo para a realização de processos mais complicados.

Software de controle de ponto: Saiba como escolher

Boa comunicação e acompanhamento dentro da empresa

O sistema de frequência facilita a redistribuição das cargas de trabalho por parte dos gerentes. Eles podem ver onde há ausências em seu departamento e agir a tempo de reestruturar sua dinâmica.

Sistema de controle de férias

O controle garante a transparência e a comunicação entre cada membro da equipe. É uma maneira objetiva de declarar as horas trabalhadas e monitorar como elas estão se desempenhando e se estão sendo remuneradas corretamente. Todos ganham. 

Embora seja uma regulamentação obrigatória, é melhor se referir a ela como uma forma de proteger seus direitos trabalhistas e enfatizar as vantagens que eles obterão (aumento de produtividade, flexibilidade, organização) que farão a empresa trabalhar melhor e aumentar as chances de seu sucesso dentro dela.

Software de Controle de Ponto

Aumentar a eficiência e o bom funcionamento da equipa

Graças ao registro de frequência baseado na atividade de um funcionário, é possível ter uma ideia da sua assiduidade, de como ele está organizado e de quão produtivo ele é. Isto pode facilitar o papel do gerente e também encorajar o foco e a transparência dentro da equipe. Além disso, ajuda o funcionário a ter uma visão geral e controle de sua própria atividade.

O controle de frequência simplifica o teletrabalho

Os tempos mudaram e as empresas tiveram que se adaptar ao teletrabalho. Os funcionários podem trabalhar de casa e a empresa pode ter controle sobre quantas horas foram trabalhadas ou quantas horas extras foram necessárias para completar um projeto. 

Nosso software possui uma versão app para celulares, tablets e acesso web à plataforma, com geolocalização, o que permite ao gerente supervisionar os horários e horários de sua equipe de qualquer lugar e no mesmo dispositivo.  

app de ponto eletrônico

Registro de frequência para evitar absenteísmo no trabalho

O absenteísmo é um KPI de RH de grande preocupação para as empresas. É uma perda de investimento para eles. Trabalhadores que não vão trabalhar por um motivo ou outro, acabam por prejudicar o desempenho das próprias empresas, gerando prejuízo.

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Otimização dos relatórios de controle de frequência

Um sistema de controle de funcionários assegura a exportação de dados e relatórios para analisar e interpretar com precisão o tempo de trabalho: horas extra, faltas, picos e troughs de produtividade. 

Estas estatísticas podem ser exportadas para qualquer formato: excel, doc, pdf. A proteção de dados é garantida durante todo o processo, acessível apenas à gama de responsabilidades que foi configurada.

relatórios de registro de ponto

Seja uma obrigação legal ou uma necessidade de organização empresarial, não há dúvida de que o controle de jornada dos colaboradores pode se tornar um dos pilares fundamentais do bem-estar de uma empresa. Ele transmite informações sobre como cada equipe está trabalhando, como são produtivas e onde é necessário prestar atenção para equilibrar os ritmos de trabalho.

Controle de jornada| O que é
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Como fazer controle de frequência

Antes de se usar a software RH a favor dos RH, o registro de ponto e de frequência era feito manualmente.

Com o advento da mecanização no mundo do trabalho, as horas de trabalho dos trabalhadores, feriados e horários começaram a ser registrados em documentos Excel.

Hoje, felizmente, vivemos uma era em que o ter um software que tenha um sistema de freqüência é uma prática bastante comum.

Sistemas tradicionais de controle de frequência de funcionarios

Folhas de papel

Como acabamos de mencionar, o controle foi realizado, na maioria das vezes, manualmente (relógio de ponto em folhas de papel). Quanto maior o número de trabalhadores, mais incômodo se torna este método. Seria difícil e impraticável manter as folhas durante um período exigido por lei, pois seria necessário um espaço de armazenamento dedicado.

Excel

Nos últimos anos, também tem sido comum que o registro seja feito com a ajuda de um programa de escritório como o Excel. Neste caso, o perigo é o erro humano devido à entrada de dados um a um ou ao uso de fórmulas incorretas, resultando em dados errôneos ou perda de informações. 

Os arquivos Excel podem ser facilmente excluídos ou perdidos, e é mais difícil coletar, organizar e analisar os dados inseridos. Também não tem conexão entre diferentes dispositivos.

software gestão de férias e ausencias

Controle de tempo com dispositivos biométricos

Finalmente, a tecnologia mais avançada. O registro de ponto dos funcionários é controlado por leitura de impressões digitais ou palmas das mãos e, nos sistemas mais modernos, por reconhecimento facial, íris ou mesmo de voz

ponto eletrônico digital

Eles permitem tanto o acesso às instalações e escritórios quanto o registro das horas de trabalho e turnos quando vinculados a outros dispositivos – software. São tão sofisticados que tornam quase impossível a existência de fraudes ou erros. Eles verificam completamente a identidade do trabalhador. 

Muito popular em empresas que exigem um nível de segurança mais elevado, no entanto, seu principal obstáculo é frequentemente o custo, já que o controle rigoroso geralmente envolve ferramentas mais modernas e valiosas.

Recomendamos ler também: Controle de entrada e saída de pessoas: sistema de registro simples

Software de controle de ponto

A solução mais recomendada. Software de controle de ponto para trabalhadores a partir de uma única plataforma que é gerenciada 100% na nuvem, ou seja, com acesso total em qualquer lugar e a qualquer momento. Sua principal vantagem é que pode ser integrada com outros métodos, sejam dispositivos de entrada física, controle de acesso, biometria ou aplicações. 

sistemas de controle de acesso

Eles não requerem instalação, são acessíveis via web, escaláveis, flexíveis, de fácil manutenção e amigáveis, e é o método que garante todos os benefícios que detalhamos no artigo (simplicidade, análise, comunicação, coordenação, flexibilidade, relatórios…).

É o único método com regras totalmente flexíveis e personalizáveis para o controle de frequência o dia de trabalho de acordo com suas necessidades. Desde métodos para empresas com políticas flexíveis (teletrabalho, relógio esperado, relógio de massa) até ferramentas para o monitoramento exaustivo do desempenho (restrições de IP, contador de horas, geolocalização).

Em conclusão, há várias opções e sistemas controle de frequência dos funcionários. Obviamente, a escolha da mais adequada requer conhecimento prévio das necessidades de sua empresa: número de funcionários, condições de trabalho (teletrabalho ou no local), orçamento… Não hesite em solicitar uma demonstração para descobrir todas as suas funcionalidades a nível empresarial.

Sistema Controle de ponto

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