Organizar la jornada laboral de nuestros empleados puede convertirse en un auténtico quebradero de cabeza cuando contamos con un amplio número de empleados, distintos horarios de trabajo, turnos rotativos… Una gestión que muchas empresas deciden llevar a cabo de la mano de plantillas de Horarios de Trabajo.
Sin embargo, hacerlo no es buena idea: una plantilla Excel para el horario laboral puede desembocar en una serie de errores graves. La solución es un software de control horario.
Tabla de contenidos
- 1 ¿Plantilla de control horario para cumplir con la ley?
- 2 11 razones para dejar las plantillas de horarios de trabajo
- 2.1 Mala gestión del tiempo
- 2.2 Analizar y manejar datos con plantillas de horarios de trabajo es complicado
- 2.3 Una plantilla de registro de jornada de trabajo en Excel no detecta anomalías
- 2.4 Una plantilla de horario semanal no puede automatizarse
- 2.5 Gestionar vacaciones y ausencias con las plantillas de horarios de trabajo se vuelve un reto
- 2.6 Una plantilla de control horario a trabajadores en excel no favorece la comunicación
- 2.7 Las plantillas de horario de trabajo en Excel no son escalables
- 2.8 La plantilla Excel de horario laboral incrementa el riesgo de errores
- 2.9 Las plantillas de control horario a empleados no se integran
- 2.10 Las plantillas de horario de trabajo no garantizan la privacidad
- 3 La mejor alternativa a las plantillas de horarios de trabajo
¿Plantilla de control horario para cumplir con la ley?
La legislación nos exige un control horario a nuestros empleados, pero ¿qué herramienta es la más adecuada para garantizar la eficacia y seguridad de la misma?
El Decreto-Ley de Control Horario del pasado 12 de mayo, obliga a las empresas a implementar un sistema de control de horario. Algo que muchas han decidido hacer optando por una tradicional plantilla para el control horario de los trabajadores en Excel.
La plantilla para el control horario de los empleados permite cumplir con la legislación de la manera más básica y sencilla a las pequeñas empresas y las organizaciones que aún no cuentan con un software de control horario de trabajadores.
Su beneficio para la entidad no se queda ahí, ya que estas plantillas de control horario a los trabajadores permiten comprobar las virtudes del registro horario, sin embargo, verán que a nivel de funcionalidades es un procedimiento limitado. Es decir, una plantilla de registro de jornada de trabajo ayuda a vislumbrar todo lo que pueden lograr con un sistema de control horario automatizado.
Por ese motivo os facilitamos una plantilla para el control horario en vuestra empresa. Cumpliréis la ley, registraréis la jornada y comprobaréis lo que os permite hacer y gestionar y lo que no.
Todo lo que no os permite lograr una plantilla de horas trabajadas mensuales en excel —especialmente cuando la plantilla ya empieza a ser más extensa y se dificulta la gestión del registro del horario de los trabajadores— lo conseguís con un software y os lo mostraremos en este artículo.
Por qué implementar un software de control horario en tu empresa
11 razones para dejar las plantillas de horarios de trabajo
Mala gestión del tiempo
Con una tabla de control de horarios los responsables del área de Recursos Humanos suelen ocupar un promedio de 8 horas semanales en la creación y gestión de horarios del personal… y eso sin tener en cuenta las horas gastadas para hacer frente a circunstancias excepcionales (como los períodos punta de producción) y al surgimiento de cambios imprevistos (p.ej. bajas médicas inesperadas, huelgas, etc.).
Por fortuna existen alternativas: si dejas atrás las plantillas de horarios de trabajo y contratas en cambio un software de control horario de última generación, puedes reducir el tiempo que dedicas a los horarios de tu plantilla en casi un 70%.
Analizar y manejar datos con plantillas de horarios de trabajo es complicado
Es prácticamente imposible poder gestionar una empresa de medianas o grandes dimensiones a través de una tabla de control de horas trabajadas en Excel. El porqué es fácil de imaginar: cuantos más datos introduzcas en tus plantillas de horarios de trabajo en Excel, tanto más lentas y difíciles de manipular se volverán tus hojas de cálculo.
Si además tu empresa cuenta con diferentes departamentos, tendrás que generar una hoja de control horario de trabajo diferente para cada departamento, con lo cual terminarás duplicando innecesariamente el número de documentos a gestionar.
Otra razón para dejar de usar una hoja de horario, es que una planilla de control horario no te permite sacar estadísticas tan fácilmente como lo haría un buen software de control horario de empleados.
Una hoja de control horario de trabajo te obligará a crear distintos documentos para cada tarea relacionada con la gestión de la jornada laboral de tus empleados (una para fijar horarios y turnos de trabajo, otra para el registro de jornada, otra para el calendario de vacaciones, y así sucesivamente). Al tener tantas fuentes, te resultará más difícil elaborar un análisis de conjunto.
Una plantilla de registro de jornada de trabajo en Excel no detecta anomalías
Llegar tarde reiteradamente puede constituir un motivo de despido si se cumplen determinados requisitos. Sin embargo, para ser conocedores de esta situación y poder advertir al trabajador en cuestión necesitaremos revisar manualmente la planilla de control horario en cuestión.
Y es que una plantilla de registro de jornada en Excel no incluye alertas, notificaciones ni, en definitiva, permite detectar anomalías.
Una plantilla de horario semanal no puede automatizarse
Una plantilla de horario semanal hecha con Excel no puede automatizarse, así que deberás añadir toda la información y comunicarte con cada uno de tus empleados de forma manual. Esto aumentará la probabilidad de cometer errores y te hará perder mucho tiempo valioso.
Gestionar vacaciones y ausencias con las plantillas de horarios de trabajo se vuelve un reto
Gestionar la planificación de horarios implica recibir numerosas solicitudes de vacaciones, bajas, cambios de turnos y días de asuntos propios. Sin embargo, ninguna plantilla Excel de horario laboral o plantilla de registro de jornada de trabajo te permitirá recibir o gestionar solicitudes de forma automatizada.
Al recibir tus solicitudes por otro canal (por email, de forma oral, por vía telefónica o a través del chat de empresa) deberás estar muy atento para evitar olvidos y errores.
Una plantilla de control horario a trabajadores en excel no favorece la comunicación
Según la legislación española, los trabajadores tienen derecho a conocer la distribución y duración de su jornada laboral ordinaria. Sin embargo, las plantillas de horarios de trabajo no permiten la comunicación directa de los horarios laborales.
Una plantilla de registro de jornada de trabajo en Excel no está pensada específicamente para este fin, no genera informes. Para comunicar con el personal de tu empresa deberás buscar alternativas como:
- Imprimir la plantilla del fichaje de los trabajadores de horario semanal y entregar una copia a cada empleado.
- Enviar una copia del horario por email.
- Compartir el documento en la nube, con el riesgo de que el documento sea manipulado de forma inapropiada por algún usuario.
- Contratar un software de control horario para empleados y su gestión de turnos.
Las plantillas de horario de trabajo en Excel no son escalables
Es prácticamente imposible poder gestionar una empresa de medianas o grandes dimensiones a través de una plantilla Excel de horario laboral. El porqué es fácil de imaginar: cuantos más datos introduzcas en tu Excel, tanto más lentas y difíciles de manipular se volverán tus hojas de cálculo.
Si además tu empresa cuenta con diferentes departamentos, tendrás que generar una diferente plantilla para cada departamento, con lo cual terminarás duplicando innecesariamente el número de documentos a gestionar.
Seamos sinceros: una plantilla de control horario en excel no tiene la capacidad para manejar grandes volúmenes de datos ni cuadrantes rotativos particularmente complejos. A medida que tu organización irá creciendo, el volumen de tus hojas de cálculo también lo hará.
El control horario de empleados en excel no es uniforme
Cuando usamos una plantilla control horario a trabajadores tendemos a adaptarla a nuestras necesidades. Esto puede parecer una ventaja, pero lo cierto es que terminará por hacer que el registro sea aún más confuso ya que cada responsable lo ajustará a sus preferencias. ¿El riesgo? Que solo lo entienda esta persona. Con el consiguiente riesgo que eso implica
La plantilla Excel de horario laboral incrementa el riesgo de errores
Al tratarse de ingentes cantidades de datos, es complicado garantizar que todos los datos son correctos. Para detectar posibles errores deberíamos revisar una a una las columnas, filas, celdas… convirtiéndose así en una tarea inabarcable.
Si quieres introducir un cambio en tu plantilla control horario a empleados, debes hacerlo de forma manual. Esto tiene dos consecuencias principales:
- Aumenta exponencialmente el riesgo de que cometas errores y tomes malas decisiones.
- Localizar errores dentro de una hoja de control horario de trabajo extensa será mucho más difícil y lento de lo que piensas.
Las plantillas de control horario a empleados no se integran
Al contrario de un buen software de control horario de empleados, tu plantilla de horario semanal no se integra fácilmente con el resto de programas que usas en tu negocio. Sin embargo organizar las jornadas laborales de los empleados es una tarea que requiere tener en cuenta factores tan importantes (y variables) como:
- El organigrama de tu empresa.
- La disponibilidad de tus trabajadores.
- La diferencia entre tiempos teóricos (horas de trabajo a realizarse) y reales (horas de trabajo efectivamente realizadas).
- Los tipos de horas extra que se realizan en tu empresa, con sus reglas de compensación.
- El tipo de jornada establecida en los convenios colectivos y contratos individuales de todos tus trabajadores
- Los tipos de bajas y turnos que se realizan en tu empresa.
- El calendario de vacaciones y cómo se calculan las vacaciones.
Las plantillas de horario de trabajo no garantizan la privacidad
La privacidad, el secreto de las comunicaciones y la protección de datos son derechos irrenunciables de todo trabajador. Por tanto, es imprescindible que optes por una herramienta de control horario capaz de garantizar la privacidad de tus empleados… Algo que las plantillas de horarios de trabajo en Excel desafortunadamente no puede hacer. De hecho es posible que se produzcan fallos con los accesos y permisos.
Análisis y comparativa de las 7 mejores soluciones
La mejor alternativa a las plantillas de horarios de trabajo
Si bien la hoja de control horario de trabajo y las plantillas de horarios de trabajo (también los típicos cuadrantes de trabajo) han sido durante muchos años nuestras mejores aliadas a la hora de gestionar la jornada laboral de los trabajadores de nuestras empresas, el mercado actual nos ofrece soluciones mucho más rentables y eficientes.
Nos referimos en particular a los llamados software de control horario, la mejor alternativa a descargar plantillas en excel de control horario.
Una herramienta de control horario interesante para facilitar al máximo la gestión y el control de horario dentro de nuestra empresa, sustituyendo así a la comentada plantilla de control horario de trabajadores en Excel.
Con este programa informático podrás tener un registrar las horas trabajadas al día, vacaciones y bajas de toda la plantilla en un mismo lugar. Además, podrás generar informes con validez jurídica para certificar esta información.
También brinda la oportunidad de generar flujos de aprobaciones (el registro ha de confirmarlo el trabajador y la empresa), configurar alertas y recordatorios que nos permitirán detectar anomalías, y colgar documentos fácilmente mediante un sistema de arrastre.
Si todavía no has apostado por una plataforma de este tipo, aquí te dejamos sus 7 ventajas principales:
7 ventajas de sustituir una plantilla de horario laboral con un software
Minimiza las tareas manuales
Nos da la posibilidad de desvincular el fichar en el trabajo desde la oficina o un lugar físico, favoreciendo así disciplinas de conciliación en alza como el teletrabajo.
En el caso de las plantillas de horarios de trabajo se necesita que el trabajador acuda presencialmente a registrar su jornada laboral.
Por lo tanto, un software de estas características permitirá que los trabajadores puedan desempeñar su labor de forma más flexible y desde cualquier lugar, favoreciendo también la autogestión del tiempo.
Ofrece información para tomar decisiones estratégicas
Al tener toda la información disponible y reducida a datos sencillos de entender, podremos tomar decisiones estratégicas que no podemos permitirnos al controlar la jornada con una plantilla para el control horario de los trabajadores.
Es decir, esta herramienta nos aporta un mejor conocimiento del flujo de trabajo, del rendimiento del empleado según las horas que trabaja, que nos ayudará a hacer cambios que nos hagan más competitivos.
Garantiza la transparencia y la privacidad
Como acabamos de ver, ambas partes se beneficiarán de tener a su alcance toda la información relacionada con el horario de trabajo, ya que el software pone al alcance del trabajador y de la empresa las horas que se realizan y cómo se remuneran. Algo imposible con las plantillas de horarios de trabajo.
Además cuenta con sistemas informáticos de seguridad para garantizar el acceso y registro de la información para cumplir con la legislación.
Optimiza el tiempo
Mientras que una plantilla para el control horario de los trabajadores dificulta el acceso a los datos, un software digitaliza toda la información, de forma que todos los responsables puedan conocer los datos a tiempo real. Así resultará más sencillo solucionar cualquier incidencia.
Permite una redistribución de la carga más equitativa
Gracias a la posibilidad de obtener informes sobre largos periodos de tiempo, nos permite obtener datos concretos sobre los que reorganizar la distribución de trabajo de nuestra plantilla, analizar su productividad y así equilibrar el volumen de tareas que cada empleado debe llevar a cabo.
