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Por qué implementar un software de control horario en tu empresa

Software control horario

Un software de control horario o software de control de presencia te permitirá cumplir con las nuevas obligaciones del registro de jornada laboral

El pasado 12 de mayo 2019 entró en vigor el Real Decreto-Ley 8/2019 de medidas contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. La medida obliga a las empresas a registrar la jornada de trabajo y a implantar mecanismos (manuales, analógicos o digitales) para controlar los horarios de entrada y salida. Un punto en el que contar con un software de control horario o software de control de presencia resulta de gran ayuda.

¿En qué consiste la nueva ley de control horario?

En concreto, el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo obliga a las empresas a establecer un mecanismo que permita:

  • Registrar el horario de inicio y fin de la jornada laboral de todos los trabajadores.
  • Guardar este registro durante cuatro años.
  • Poner estos datos a disposición de los trabajadores, sus representantes e inspectores laborales.
  • Registrar y pagar las horas extra realizadas por los trabajadores.

Qué es un software de control horario y cómo te ayuda

Un software de control horario es un programa informático  que precisamente facilita todas las obligaciones referidas al control horario de los empleados. Un sistema que sustituye a las antiguas tarjetas y Excel para fichar en el trabajo e incrementa la flexibilidad en la gestión de tiempos.

En concreto, permite controlar los horarios de entrada y salida de nuestros empleados, así como sus vacaciones y ausencias.

Tipos de software para control de presencia

Existen dos tipos de software para llevar a cabo el registro de jornada laboral o control horario a empleados:

  • Sistemas integrados con terminales de fichaje (relojes para fichar con tarjeta o pin, lectores de huella digital, reconocimiento facial, etc.): estos sistemas destacan por su alto nivel de seguridad, ya que evitan que unos empleados fichen por otros. Sin embargo, estos sistemas pueden generar cierto rechazo entre los trabajadores.
  • Sistemas de fichaje 100% digitales, accesibles a través de la web: estos sistemas destacan por la facilidad de uso que ofrecen al empleado. Su implantación es rápida y no requieren de mucho mantenimiento. Facilitan la implementación de formas de trabajo innovadoras (horario flexible y teletrabajo).

Hemos elaborado una guía muy completa sobre la transformación del modelo laboral que ha provocado el home office, un sistema que bien implementado ayuda a mejorar la productividad.

Te animamos a descargarla para que puedas comprobar todas sus ventajas y las herramientas necesarias para medir el rendimiento de la plantilla:

Guía Teletrabajo

8 ventajas de implementar un software de control de presencia

Teletrabajar varios días a la semana es una opción que ofrecen cada vez más empresas. Esta tendencia hace que la oficina no sea el único lugar en el que los empleados desempeñen su actividad y, por lo tanto, que sea necesario un software de control horario.

Software control horario

Este tipo de programa no sirve, únicamente, para controlar el cumplimiento de los horarios, sino que sus ventajas son notables:

1. Optimiza el tiempo y mejora la toma de decisiones

Puesto que un software de control horario de trabajadores digitaliza todos los datos, hace posible que podamos conocer en tiempo real qué trabajadores están de vacaciones, cuáles tienen menos carga de trabajo, qué horario tiene cada uno y muchos otros asuntos de interés que permiten gestionar de una manera más rápida cualquier incidencia.

Y, consecuentemente, tomar mejores decisiones y más rápido, con conocimiento de causa. Lo que supone un ahorro en costes operativos significativo. Es decir, permite al departamento de RR. HH. dedicarse a acciones más complejas.

2. Acaba con las obligaciones físicas

Otra de las ventajas que ofrece este tipo de herramienta es que acaba con la obligación de acudir a la empresa físicamente para fichar. Con ella basta con conectarse desde un dispositivo electrónico para hacerlo.

Algo que permite a los empleados trabajar de una manera más flexible y tener acceso a la información en todo momento. Esto, a su vez, favorece la autogestión del tiempo.

3. Permite cumplir con la legislación sobre el registro de jornada laboral

Desde la implantación de la nueva ley de control de horarios, del pasado 12 de marzo de 2019, contar con un software de gestión de tiempo es fundamental. ¿Por qué? Porque facilita muchos procesos que con los métodos tradicionales de fichaje no es posible realizar. 

Además, desde su entrada en vigor es obligatorio presentar el registro de horas trabajadas diariamente por cada empleado, conservarlo durante 4 años y que sea accesible para trabajadores y sindicatos. El incumplimiento de esta ley es una infracción grave. La empresa puede recibir una multa que va desde los 600 a los 6.250 euros. 

4. Permite adoptar estrategias específicas

Si somos conscientes de en qué emplean los trabajadores su tiempo y cómo llevan a cabo sus tareas podremos mejorar los procesos y flujos de trabajo interno, cambiar aquellos que sean inapropiados o no se ajusten a nuestras necesidades para ser más eficaces y alcanzar los objetivos.

5. Un software de control horario sale a cuenta

Más allá del ahorro en costes operativos que permite un software de control horario, hay que tener en cuenta que implementación no requiere de un proceso largo ni de cambios estructurales. Simplemente es necesario escoger el software del mercado que reúna los requisitos que buscamos e instalarlo en los dispositivos de los trabajadores.

Además, algunos software como el de Bizneo HR son muy flexibles y pueden integrarse fácilmente con otros sistemas informáticos presentes ya en la compañía, personalizarse según las necesidades del cliente, etcétera.

Gestion de turnos

6. Un software de control horario a empleados favorece la flexibilidad

Implementar un software de control horario a empleados repercute positivamente en la flexibilidad horaria. El registro de jornada laboral garantiza el cumplimiento de la misma independientemente del horario. Esto repercute directamente en el clima laboral de la empresa porque el empleado se siente feliz, motivado y es más productivo.

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Además, esta facilidad de organización permite la conciliación de la vida profesional y familiar e, indirectamente, aumenta el grado de compromiso de los trabajadores.

7. Permite un mejor reparto de la carga de trabajo

La asignación de tareas de se realiza en base a datos concretos como los que permite recabar un software de control horario –este tipo de herramientas incluso generan informes–. De esta manera, el jefe de equipo sabe a ciencia cierta el volumen de trabajo que tiene cada persona y puede gestionar mejor los proyectos entrantes. Esto favorece el buen clima entre los empleados y la equidad.

8. Un software de control horario garantiza la transparencia

Para acabar, implementar un software de control horario aumenta la transparencia. Tanto la del trabajador con la compañía como a la inversa. Es decir, es una manera de poner de forma clara el trabajo, las horas que se están realizando, y de controlar que eso se está gestionando y remunerando correctamente.

Se trata de "dejar de dar por hecho" todas estas cuestiones. Algo que, por cierto, repercute directamente en el clima laboral de la entidad y en cómo el empleado percibe a la organización.

7 características de un buen software de control horario

Permite gestionar horarios, vacaciones y ausencias desde un único lugar

Un software de control de presencia debería ir mucho más allá del simple control de los horarios de entrada y salida de los trabajadores de una empresa. Una plataforma realmente completa debería posibilitar una gestión integral de control horario, turnos, permisos y vacaciones.

También es importante que resulte visualmente intuitivo. Es decir, que de un solo vistazo observemos los horarios, las asignaciones de tareas, el estado de cada una de ellas y todos aquellos datos de interés de los empleados.

Es precisamente lo que ofrece el software de control horario, una de las mejores opciones de gestión de tiempo del mercado. La plataforma permite:

  • Acceder a toda la información en un mismo lugar de forma organizada.
  • Conocer a diario las horas realizadas por cada trabajador, las vacaciones disfrutadas y pendientes y las ausencias o bajas en cada área de la empresa.
  • Visualizar y descargar informes de control de presencia con tiempos teóricos, ausencias y tiempos reales en distintos formatos.
  • Volcar los datos de manera clara y rápida para elaborar estadísticas o para presentarlas en una posible inspección de trabajo.
software control horario

Un buen software de control de presencia se instala rápidamente

Un buen software de control de presencia como el de Bizneo HR no requiere de costosas inversiones en infraestructuras y se configura en cuestión de minutos. Para que tus empleados empiecen a fichar solo necesitarás contar con un dispositivo conectado a Internet que tenga la capacidad para acceder a un navegador web.

Bizneo HR, además, permite la automatización en la interfaz de turnos rotativos según roles o contrato. Todo de manera sencilla. Con el consiguiente ahorro en costes operativos que eso implica.

Un buen software de control de presencia es accesible

Un buen software de control de presencia debe ser accesible para todos los empleados. Además, si nos decantamos por una herramienta en la nube, deberá contar con una interfaz responsive, es decir, que se visualice correctamente en cualquier dispositivo.

El software de control horario de Bizneo HR, por ejemplo, es una plataforma alojada en la nube que garantiza el registro de jornada 100% online y que ofrece la posibilidad de fichar en el trabajo desde cualquier dispositivo: móvil, ordenador o tablet.

No obstante, también debe garantizar la protección de los datos de los empleados (un punto en el que incidimos más abajo) y, como el software de control de presencia de Bizneo HR, permitir fijar permisos de accesos según el rango del responsable.

Un buen software de registro de jornada laboral se adapta a tus exigencias

Un buen software para el control de personal como el de Bizneo HR debe adaptarse a las políticas de tu empresa y permitirte configurar:

  • Distintos tipos de horas extra (comunes, por fuerza mayor, en día laboral o festivo, etc.), con sus reglas de compensación.
  • Turnos rotativos automatizados, según roles o tipos de contrato.
  • Festivos locales, nacionales y días relevantes para el equipo o la compañía.
  • Distintos días de vacaciones en función del contrato.

Un software de control de presencia genera informes

El software de control horario de Bizneo HR también permite generar informes. Algo que nos ofrece la posibilidad de mantener bajo control tanto la productividad como los índices de absentismo de tus empleados. Podrás así potenciar al máximo el rendimiento de tu fuerza laboral, repartir equitativamente la carga laboral y reducir los tiempos de inactividad.

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Un buen software de control horario cumple la ley

La nueva Ley de Control horario obliga las empresas a guardar el registro de horario de los empleados durante cuatro años. Por tanto, un buen software de control de personal debería contar con un sistema de almacenamiento de datos potente y fácil de usar.

Asimismo, es imprescindible que una buena herramienta para el control horario cumpla con el RGPD y garantice la privacidad de los empleados, pues se trata de un derecho fundamental.

Un buen software de control horario ahorra tiempo

No solo nos estamos refiriendo a la revisión de los fichajes y al correcto almacenaje, dos cualidades muy valoradas por los departamentos de Recursos Humanos. Estamos hablando de que Bizneo HR permite realizar búsquedas rápidas de los registros por empleado o por rango de fechas. Es decir, cuenta con su propio buscador interno.

Otra de las grandes virtudes de la plataforma, es que permite subir justificantes médicos rápidamente, certificados y otra información. También dejar comentarios que justifiquen el rechazo de peticiones de días, por ejemplo.

Cómo lograr una transición exitosa hacia un software de control horario

Con todo y las ventajas que reporta para todos los involucrados, algunos trabajadores podrían ser reticentes a la hora adoptar el software de control horario de trabajadores. Para evitar problemas podemos poner en marcha estas recomendaciones.

  • Ponte en el lugar de los empleados. Si algunos se muestran reticentes a aceptar el nuevo registro de la jornada laboral, no asumas inmediatamente que se trata de rebeldes u holgazanes. Tal vez les preocupe que las condiciones de trabajo se vuelvan demasiado severas o sientan que la empresa desconfía de ellos. Escucha la opinión de todos.
  • Mantén una comunicación positiva. Cuando informes al personal sobre la necesidad de fichar en el trabajo a partir de cierta fecha, evita describirlo como un reglamento, aunque ciertamente lo es. Menciona, más bien, que el control de presencia laboral busca proteger sus derechos.
  • También resulta muy útil destacar los beneficios del nuevo plan. De la manera más sencilla posible, explica que el control de presencia contribuirá a aumentar la productividad de la empresa, lo que se traducirá en un mayor aumento de sueldo y reparto de utilidades y en una mejor distribución de las cargas de trabajo.
  • Dedica tiempo a la capacitación. Los cambios bruscos tienden a generar confusión e inconformidades. Por eso, la transición debe ser gradual. Los supervisores de cada área deben ser los primeros en aprender a utilizar el método de control horario de trabajadores. De esta manera, podrán encargarse de capacitar al resto. Comienza con una semana de prueba para ayudar a todos a superar el nerviosismo inicial. Los primeros días o semanas, Recursos Humanos deberá seguir de cerca el nivel de asimilación del nuevo sistema de registro del horario laboral.
  • Recompensa al personal por su apoyo. No dejes de motivar a los empleados por fichar en el trabajo con diligencia. Para ello, te sugerimos recurrir al refuerzo positivo, es decir, a la práctica de retribuir el buen comportamiento para que se siga repitiendo en el futuro. Las recompensas por un buen registro del horario laboral pueden incluir bonificaciones, días libres, premios, etc.
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