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Actualidad laboral / Tendencias

8 ventajas de implementar un software de control horario en tu empresa

Software control horario

El control horario de los empleados es obligatorio desde marzo de 2019. Es cierto que la ley no impone ning√ļn sistema espec√≠fico, pero utilizar un software de control horario para gestionar el tiempo es cada vez m√°s √ļtil para las empresas.

Utilizar papel y boli para apuntar, de forma manual, la entrada y salida del trabajo es algo del pasado. No solo porque vivimos en la era de la tecnolog√≠a sino porque al informatizar todos estos datos aumentamos la productividad de la empresa en muchos aspectos. Un punto en el que contar con un software de control horario puede resultar de gran ayuda. Pero, ¬ŅQu√© requisitos debe reunir uno  bueno? ¬ŅEs rentable ponerlo en funcionamiento?

Qué es un software de control horario

Un software de control horario es un programa inform√°tico  que facilita la tarea de la empresa en lo que se refiere al control horario de los empleados. Un sistema que sustituye a las antiguas tarjetas y Excel para fichar e incrementa la flexibilidad en la gesti√≥n de tiempos.

En concreto, garantiza que se cumplan los horarios y los requisitos legales respecto de la jornada laboral; y evita la desorganización. Gracias a un programa de control horario el empresario puede estar al día de las  horas extraordinarias realizadas por el trabajador y planificar el gasto extra, por ejemplo. Pero vayamos con sus ventajas concretas.

Ventajas de implementar un software de control horario

Teletrabajar varios d√≠as a la semana es una opci√≥n que ofrecen cada vez m√°s empresas. Esta tendencia hace que la oficina no sea el √ļnico lugar en el que los empleados desempe√Īen su actividad y, por lo tanto, que sea necesario un software de control horario. Este tipo de programa no sirve, √ļnicamente, para controlar el cumplimiento de los horarios, sino que sus ventajas son notables:

Optimiza el tiempo y mejora la toma de decisiones

Puesto que un software de control horario digitaliza todos los datos, hace posible que podamos conocer en tiempo real qué trabajadores están de vacaciones, cuáles tienen menos carga de trabajo, qué horario tiene cada uno y muchos otros asuntos de interés que permiten gestionar de una manera más rápida cualquier incidencia.

Y, consecuentemente, tomar mejores decisiones y m√°s r√°pido, con conocimiento de causa. Lo que supone un ahorro en costes operativos significativo. Es decir, permite al departamento de RR.HH dedicarse a acciones m√°s complejas.

Acaba con las obligaciones físicas

Otra de las ventajas que ofrece este tipo de herramienta es que acaba con la obligación de acudir a la empresa físicamente para fichar. Con ella basta con conectarse desde un dispositivo electrónico para hacerlo. Algo que permite a los empleados trabajar de una manera más flexible y tener acceso a la información en todo momento. Esto, a su vez, favorece la autogestión del tiempo.

Permite cumplir con la legislación fácilmente

Desde la implantaci√≥n de la nueva ley de control de horarios, del pasado 12 de marzo de 2019, contar con un software de gesti√≥n de tiempo es fundamental. ¬ŅPor qu√©? Porque facilita muchos procesos que con los m√©todos tradicionales de fichaje no es posible realizar. 

Adem√°s, desde su entrada en vigor es obligatorio presentar el registro de horas trabajadas diariamente por cada empleado, conservarlo durante 4 a√Īos y que sea accesible para trabajadores y sindicatos. El incumplimiento de esta ley es una infracci√≥n grave. La empresa puede recibir una multa que va desde los 600 a los 6.250 euros. 

Permite adoptar estrategias específicas

Si somos conscientes de en qué emplean los trabajadores su tiempo y cómo llevan a cabo sus tareas podremos mejorar los procesos y flujos de trabajo interno, cambiar aquellos que sean inapropiados o no se ajusten a nuestras necesidades para ser más eficaces y alcanzar los objetivos.

Un software de control horario sale a cuenta

M√°s all√° del ahorro en costes operativos que permite un software de control horario, hay que tener en cuenta que implementaci√≥n no requiere de un proceso largo ni de cambios estructurales. Simplemente es necesario escoger el software del mercado que re√ļna los requisitos que buscamos e instalarlo en los dispositivos de los trabajadores.

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Adem√°s, algunos software como el de Bizneo HR son muy flexibles y pueden integrarse f√°cilmente con otros sistemas inform√°ticos presentes ya en la compa√Ī√≠a, personalizarse seg√ļn las necesidades del cliente, etc√©tera.

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Favorece la flexibilidad horaria

Implementar un software de control horario repercute positivamente en la fexibilidad horaria. Garantiza el cumplimiento de la jornada independientemente del horario. Esto repercute directamente en el clima laboral de la empresa porque el empleado se siente feliz, motivado y es m√°s productivo.

Además, esta facilidad de organización permite la conciliación de la vida profesional y familiar e, indirectamente, aumenta el grado de compromiso de los trabajadores.

Permite un mejor reparto de la carga de trabajo

La asignaci√≥n de tareas de se realiza en base a datos concretos como los que permite recabar un software de control horario ‚Äďeste tipo de herramientas incluso generan informes‚Äď. De esta manera, el jefe de equipo sabe a ciencia cierta el volumen de trabajo que tiene cada persona y puede gestionar mejor los proyectos entrantes. Esto favorece el buen clima entre los empleados y la equidad.

Garantiza la transparencia

Para acabar, implementar un software de control horario aumenta la transparencia. Tanto la del trabajador con la compa√Ī√≠a como a la inversa. Es decir, es una manera de poner de forma clara el trabajo, las horas que se est√°n realizando, y de controlar que eso se est√° gestionando y remunerando correctamente.

Se trata de "dejar de dar por hecho" todas estas cuestiones. Algo que, por cierto, repercute directamente en el clima laboral de la entidad y en cómo el empleado percibe a la organización.

6 características de un buen software de control horario

Existen algunos requisitos o caracter√≠sticas que todo buen software de este tipo ‚Äďde gesti√≥n de turnos y control horario‚Äď deber√≠a tener:

  • Ser visualmente intuitivo: que de un solo vistazo observemos los horarios, las asignaciones de tareas, el estado de cada una de ellas y todos aquellos datos de inter√©s de los empleados.
  • Permitir el registro de datos de inter√©s para la organizaci√≥n: el horario de entrada y salida es importante pero tambi√©n las fechas de vacaciones aprobadas, las ausencias, etc√©tera. Conoceremos las horas que ha trabajado ese d√≠a o esa semana y, por tanto, las que le quedan por realizar. De esta manera se asignan funciones teniendo en cuenta todos estos datos y finalmente se valora la consecuci√≥n de los objetivos. No se fomenta el cumplir horas por cumplir sin rentabilizar al empleado.
  • Permite exportar los datos instant√°neamente en formato digital: un software de control de presencia adecuado debe permitir volcar la informaci√≥n en plantillas o informes que muestren estad√≠sticas y sean comprensibles. ¬ŅEl objetivo? Analizarlo para hacer m√°s rentable y eficaz tanto a la empresa como al trabajador.
  • Diferenciaci√≥n por sedes: las compa√Ī√≠as que tienen varias sedes podr√°n gestionarlas individualmente de manera r√°pida y sencilla pero tambi√©n compararlas. Aqu√≠ la escalabilidad y adaptaci√≥n del sistema es importante.
  • Versatilidad y fiabilidad: es decir, que garantice la protecci√≥n de los datos de los empleados y que permita fijar permisos de accesos seg√ļn el rango del responsable. Entre otros 
  • Ser responsive y accesible: el software de control horario debe ser accesible para todos los empleados. Adem√°s, si nos decantamos por una herramienta en la nube, deber√° contar con una interfaz responsive, es decir, que se visualice correctamente en cualquier dispositivo.

El software de control horario de Bizneo

El software de control horario de Bizneo HR es una de las mejores opciones de gestión de tiempo del mercado.  Entre otras opciones, permite la personalización de diversas opciones y cuenta con un uso intuitivo. Todo para facilitar  la actividad del departamento de RR.HH y aumentar su eficacia. Con este programa podrás:  

  • Conocer a diario las horas realizadas por cada trabajador, las vacaciones disfrutadas y pendientes y las ausencias o bajas en cada √°rea de la empresa.
  • Volcar los datos de manera organizada y r√°pida para elaborar estad√≠sticas o para presentarlas en una posible inspecci√≥n de trabajo.
  • Optimizar el tiempo tanto en la resoluci√≥n de solicitudes por parte del empleado como en la asignaci√≥n correcta de funciones en funci√≥n del flujo de trabajo y de la carga del trabajador.
  • Mejorar la productividad del trabajador y evitar el presentismo laboral. La utilizaci√≥n de este software da m√°s flexibilidad al trabajador y genera en √©l una mayor motivaci√≥n e implicaci√≥n. 
  • Acceder desde cualquier lugar a datos de inter√©s y trabajar sin tener que estar obligatoriamente en la oficina. Todo ello, garantizando la privacidad de la informaci√≥n vertida en la plataforma de control horario.
  • Creaci√≥n de alertas que permiten controlar las tareas realizadas, las pendientes, los cambios de horario, de vacaciones, etc√©tera.
  • Adjuntar de manera instant√°nea cualquier documento solicitado por RR.HH o justificantes m√©dicos, por ejemplo.

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