Software de fichaje y control horario

Registramos la jornada de tu plantilla y todo lo que viene después: incidencias, horas extra, bolsa de horas e informes con validez legal. Puedes contratarlo solo, o junto con vacaciones, turnos y control de presencia como parte de la gestión del tiempo completa.

La diferencia frente a fichar por fichar está en lo que ocurre entre el registro y la nómina: detectar quién no ha fichado, resolver la incidencia antes de que llegue al cierre de mes y tener el histórico listo cuando lo pidan.

Sí. Cumplimos el RD-ley 8/2019 y generamos los informes y listados que pide la Inspección de Trabajo, con los resúmenes mensuales conservados durante los cuatro años que exige la ley y el informe mensual de horas extraordinarias disponible para la representación de los trabajadores.

Cada modificación de un registro queda trazada: quién la hizo, cuándo y por qué. Es lo que sostiene el sistema si alguna vez tienes que defenderlo ante una inspección o una discrepancia interna.

Y estamos preparados para los requisitos que se anticipan en la reforma del registro de jornada actualmente en tramitación (registro digital obligatorio, cumplimentación personal por el propio trabajador, acceso remoto para Inspección y para la representación legal), así como para los cambios que traiga la nueva ley de reducción de jornada laboral en cuanto se apruebe.

Con más de diez métodos de fichaje, combinables según el puesto: web, app móvil con geolocalización para quien trabaja fuera de un centro fijo, kiosko con tablet, fichaje esperado en un clic, fichaje masivo semanal, entrada y salida flexible o cronómetro con inicio, bloqueo y cierre programados.

Para control de presencia física: reconocimiento facial, tarjeta NFC, código QR o PIN. El QR se regenera cada pocos segundos y caduca si no se ficha al momento, así que obliga a fichar desde donde está. Y si ya tienes instalado un sistema de acceso, no hace falta tirarlo: nos integramos con ZKTeco, Suprema e Hikvision vía nuestro partner Tecnitrán en España, Control iD, DIMEP y SECULLUM para el informe AFD en Brasil, e Idonic como socio oficial vía conector ConnectX en Portugal.

El fichaje funciona sin conexión (la app guarda los registros y sincroniza al recuperar la red), y desde el cronómetro se indica si la jornada es presencial o en teletrabajo, para que quede diferenciado en los informes. La app es nativa para iOS y Android y tiene una valoración de 4,7 en App Store y Google Play.

Sí, es uno de los escenarios para los que está pensado. El kiosko con tablet, el PIN, el QR, la tarjeta NFC y el reconocimiento facial permiten fichar sin dispositivo propio, y también puedes integrar el control de acceso que ya tengas. Es lo que usan nuestros clientes de retail, restauración y logística en tienda, almacén u obra.

Quien no tiene correo corporativo accede con un identificador personal (DNI o número de empleado) y un código de acceso, que se generan de forma masiva y se cambian en el primer acceso. Con él puede fichar, consultar documentos y responder encuestas. Por ahora funciona en la versión web y se activa con tu CSM.

El móvil personal puede ser una vía más, nunca la única: la AEPD ha sancionado con hasta 80.000 euros a empresas que obligaron a instalar apps de fichaje en móviles personales. Si optas por BYOD, la base jurídica es el interés legítimo, no el consentimiento.

No hay rastreo continuo. La geolocalización se aplica en el momento del fichaje, vinculando cada centro de trabajo a una ubicación GPS o una IP autorizada, para verificar el lugar de prestación, y no genera un historial de posición del empleado durante la jornada.

Puedes elegir entre dos modos según cuánto control necesites. El modo permisivo deja fichar siempre, y si el empleado está fuera del perímetro autorizado genera una incidencia para que la revises después; es la opción que recomendamos, porque nunca bloquea el cumplimiento de la obligación de registro diario. El modo estricto bloquea el fichaje si no se está en el punto exacto, y solo tiene sentido cuando la presencia física es un requisito ineludible del puesto.

Cuando se usa, la base jurídica es el interés legítimo del empleador previsto en la normativa laboral, no el consentimiento del trabajador, precisamente porque en una relación laboral el consentimiento no se considera libre. Es tu responsabilidad informar previamente a la plantilla y documentar el tratamiento; nosotros te damos la herramienta configurada para que ese uso sea proporcionado.

Sí. El sistema se apoya en tres piezas: el turno (entrada, salida y descansos), el horario (la combinación de turnos que cubre la semana o el ciclo) y la asignación a cada empleado. Si alguien no tiene horario asignado, todo lo que registre cuenta como extraordinario, así que conviene revisarlo antes de validar horas extra.

Los límites por ausencia y las reglas de devengo, incluida la antigüedad, se adaptan al convenio, con saldos prorrateados que se recalculan solos si el convenio cambia. Para operativas complejas tienes multiturnos por localización, patrones rotativos y cobertura por puesto; en los rotativos, el ciclo avanza desde la fecha de inicio que definas, que es el dato clave a configurar.

Los calendarios no dependen del centro ni del convenio: dos empleados con el mismo convenio pueden tener el calendario de Barcelona y el de Madrid, y los festivos de cada país y región se cargan de forma masiva. Para los casos más frecuentes partes de modelos de convenio ya configurados: hostelería y comercio con recargos en fines de semana y festivos, industria y logística con horas distribuidas a lo largo del año, o sanidad y seguridad con turnos rotativos y nocturnidad. Y una consultora con horario flexible y bolsa de horas sale de la misma configuración.

El sistema avisa antes de que se convierta en un problema. Un primer recordatorio al empleado a los pocos minutos, un segundo si sigue sin fichar y, si no responde, un aviso al manager.

El empleado puede solicitar la corrección de un fichaje desde su perfil, y el responsable la aprueba o la rechaza. Para diagnosticar la incidencia, la clave es distinguir la causa: si el horario es correcto pero no fichó bien, es error de fichaje y se arregla con esa solicitud; si fichó bien pero el horario asignado no coincide con su jornada real, es error de asignación y lo que hay que corregir es eso.

Si queda un registro abierto, se aplican cierres automáticos marcados como «pendientes de confirmación», y el empleado los valida o corrige en su siguiente acceso, además de autoajustes para ausencias parciales, como una salida médica, que se ajustan al fichaje real en lugar de descontar la ausencia completa. Las correcciones no sobrescriben el original: cada cambio queda registrado con autor, fecha y motivo, y puedes ver quién falla más.

Es un margen configurable de minutos antes y después del horario teórico que no computa como tiempo de trabajo efectivo, pensado para el acceso a las instalaciones o la espera voluntaria previa al inicio de jornada.

El registro conserva siempre el fichaje real: la cortesía afecta al cómputo retributivo, no al dato registrado, que es lo que exige la Inspección. La doctrina unificada del Tribunal Supremo respalda que el tiempo de desplazamiento interno o de preparación no constituye tiempo de trabajo efectivo salvo que durante ese margen se realice trabajo real y la empresa lo tolere (STS 784/2019 de 19 de noviembre, STS 1012/2020 de 18 de noviembre y STS 88/2021 de 26 de enero).

Cuántos minutos aplicar y en qué casos desactivarlo lo configura cada empresa en su política interna, que conviene negociar o consultar con la representación legal de los trabajadores.

Cada manager ve el cuadro de mando de su equipo: quién ha fichado, quién tiene incidencias abiertas y cómo va el balance de horas. Aprueba solicitudes de fichaje, correcciones y horas extra desde la app o el escritorio, con alertas en tiempo real.

Tú decides quién gestiona los turnos: una sola persona para todo, cada responsable de forma autónoma en su equipo, o un modelo mixto en el que RR.HH. define la estructura base y cada manager ajusta el día a día. Este último es el más habitual. Los permisos se configuran por equipo, así que un responsable de área no accede a los datos de plantilla que no gestiona.

Registro de entradas y salidas con incidencias, diferencias entre jornada esperada y real, informes por persona y departamento, control de puntualidad, balance de horas y un informe de teletrabajo que separa horas presenciales de remotas. Todo exportable en PDF, y puedes enviar los resúmenes mensuales al empleado para que los firme digitalmente.

Sobre el cómputo: defines los tipos de hora extra y el límite a partir del cual se remuneran, y decides si se reconocen automáticamente al fichar sin turno asignado o se programan de antemano marcando un tipo de hora adicional en el cuadrante, para anticiparlas antes de que se produzcan. Configuras recargos por exceso de jornada, nocturnidad y festivos, y el sistema los aplica solo.

Las horas acumuladas se compensan en tiempo, sumándolas a la bolsa de horas del empleado, o en nómina, como concepto retributivo del mes.

Analiza los datos de fichaje que ya tienes por obligación legal y detecta lo que a simple vista no se ve: patrones de impuntualidad por día, franja horaria o tipo de jornada, comparativas entre departamentos y el impacto real de los retrasos en la operativa.

No introduce vigilancia nueva. Lee más rápido registros que ya existen, y quien interpreta y decide sigue siendo el responsable. Está respaldada por nuestra certificación ISO/IEC 42001 de gestión de inteligencia artificial.

Para equipos pequeños trabajamos con packs cerrados de hasta 20 empleados, desde 399 € al año para 5 empleados, que equivalen a 6,65 € por empleado y mes. El pack incluye el módulo completo sin funcionalidades limitadas.

En plantillas más grandes, el precio se calcula por empleado y mes y mejora a medida que crece el equipo, y también si lo combinas con otras herramientas de la suite.

La puesta en marcha es gratuita en configuraciones estándar. Escríbenos y preparamos contigo un presupuesto concreto.