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Gesti贸n del talento

10 elementos clave de un buen plan de transformaci贸n digital en RR. HH.

transformaci贸n digital

La transformaci贸n digital ha dejado de ser una opci贸n para convertirse en una necesidad ineludible para cualquier empresa. Es un proceso complejo y no exento de obst谩culos que obliga a cambiar la mentalidad de la plantilla y la direcci贸n.

Seguro que si te gusta estar al d铆a en Recursos Humanos te has encontrado con art铆culos m谩s o menos extensos y rigurosos, que ponen en valor la transformaci贸n digital de las empresas. Entre otras ventajas, se habla del incremento en competitividad, de una mayor eficiencia en los procesos internos y de una capacidad de generar valor para el cliente superior. Unos beneficios y digitalizaci贸n que tambi茅n puede aplicarse a RR. HH.

Qu茅 es la transformaci贸n digital

Para comprender qu茅 es la transformaci贸n digital conviene dejar a un lado muchos de los prejuicios o planteamientos incorrectos que se hayan ido afianzando con el paso del tiempo. La transformaci贸n digital de la empresa no implica la digitalizaci贸n de todos los procesos productivos. Sencillamente, se trata de aprovechar las posibilidades de las nuevas tecnolog铆as para agilizar y mejorar el funcionamiento de la empresa.

Es por ello que no basta con instalar una serie de programas o aplicaciones inform谩ticas, ni con dar un mayor protagonismo a servicios como las plataformas Cloud. Para que la transformaci贸n digital sea efectiva, debe ser integral. No solo las cuestiones operativas pueden verse afectadas. La mentalidad y la filosof铆a de trabajo que se viven a diario en la oficina tambi茅n est谩n obligadas a adaptarse a un nuevo paradigma laboral y productivo.

La importancia de la transformaci贸n digital en las empresas

La consultora IDC ha publicado recientemente un amplio estudio que recoge que el 66% de los CEOs consultados consideran la transformaci贸n digital como una 鈥減ieza clave鈥 en los planes de negocio de sus empresas. Lo contundente del dato da buena muestra de la creciente importancia de la introducci贸n de las nuevas tecnolog铆as en los procesos operativos y productivos. Nadie quiere quedarse atr谩s.

驴Qu茅 dicen los datos sobre la transformaci贸n digital?

A comienzos de la presente d茅cada, apenas un tercio de las empresas reconoc铆a estar implementando alg煤n plan de transformaci贸n digital (datos del prestigioso MIT Center for Digital Business). La misma instituci贸n concluy贸, cuatro a帽os m谩s tarde, que, si bien este porcentaje se estaba incrementando significativamente, el grado de digitalizaci贸n era mayor en los negocios maduros que en los que acababan de ver la luz.

驴C贸mo es esto posible si las empresas de reciente creaci贸n son las m谩s proclives a la utilizaci贸n de las nuevas tecnolog铆as? El MIT recuerda que la transformaci贸n digital no implica solamente el uso de herramientas innovadoras en procesos individuales, sino una revisi贸n en profundidad del modelo de negocio. As铆, las empresas m谩s asentadas estar铆an demostrando un mayor inter茅s en modificar su estructura operativa.

Por supuesto, algunas direcciones podr铆an tener dudas sobre cu谩nto mejorar铆an los resultados si se redoblara la apuesta por la transformaci贸n digital. La consultora McKinsey cifra en una horquilla de entre el 20% y el 30% el incremento de la productividad derivado de la digititalizaci贸n.

Ventajas de la transformaci贸n digital

La mejora de diferentes par谩metros cuantificables de la actividad empresarial no es el 煤nico aliciente para apostar por la digitalizaci贸n del negocio. Los cambios que esto supone alcanzan cualquier aspecto del d铆a a d铆a de los empleados y refuerzan la competitividad de la compa帽铆a.

  • Nuevas oportunidades de negocio: la apertura al entorno digital puede hacer aflorar nuevas posibilidades de negocio, tanto por el aumento del mercado potencial como por la mayor conexi贸n con el mismo.
  • Fomento del trabajo colaborativo: las nuevas tecnolog铆as facilitan la comunicaci贸n entre empleados (y, en general, la comunicaci贸n interna), independientemente de si est谩n f铆sicamente cerca. Esto abre un amplio abanico de posibilidades para trabajar de manera cooperativa.
  • Eficiencia: la digitalizaci贸n de los procesos empresariales suele ir aparejada de una reducci贸n de los costes operativos y de una mayor rapidez en la transmisi贸n de informaci贸n.
  • Cultura de la innovaci贸n: las empresas m谩s abiertas a las posibilidades de los nuevos entornos digitales son tambi茅n m谩s flexibles a la hora de implementar ideas innovadoras. Se afianza as铆 una visi贸n empresarial que valora especialmente la capacidad de ofrecer nuevas soluciones a los mismos procesos.
  • Mejora de la experiencia del cliente: no todos los beneficios se observan en el seno de la empresa. Los clientes tambi茅n pueden mejorar su experiencia con la marca, bien por la mejor comunicaci贸n, bien por las mayores facilidades para informarse o contratar un servicio.

La importancia de la transformaci贸n digital en Recursos Humanos: 10 elementos clave

Para construir un buen plan de transformaci贸n digital, la empresa debe tener claro qu茅 desea conseguir y c贸mo lo va a llevar a cabo. La manera en que se d茅 respuesta a esta segunda cuesti贸n determinar谩 si el proceso se lleva a cabo con 茅xito o no. Bizneo HR cuenta con diferentes herramientas para conseguir la plena transformaci贸n digital de las empresas.

1. LMS

Dentro de los programas disponibles para la gesti贸n del talento, el software de formaci贸n empresarial (LMS) da respuesta a una necesidad de las empresas estrechamente vinculada con su capacidad para adaptarse a los nuevos escenarios. La formaci贸n es imprescindible para actualizar los conocimientos ya existentes en la plantilla y ampliarlos. Solo as铆 es posible ganar en competitividad o, como m铆nimo, seguir siendo tan competitivos como en la actualidad.

El software LMS Learning de Bizneo HR facilita el seguimiento de los planes formativos, ayuda a detectar las carencias de la plantilla, simplifica la supervisi贸n de los diferentes cursos activos y posibilita la evaluaci贸n de los mismos. Todo ello con un dise帽o simplificado y que permite buscar y comparar las mejores opciones de formaci贸n disponibles en el mercado.

Los beneficios de la introducci贸n de un sistema como este son evidentes, puesto que la empresa se anticipa a los problemas derivados de la falta de habilidades o conocimientos de sus trabajadores. Esto resulta particularmente 煤til cuando se va a implementar un nuevo programa o se va a modificar el funcionamiento de un proceso operativo concreto.

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2. ATS

Cualquier profesional de Recursos Humanos puede confirmar que poner en marcha un proceso de selecci贸n y contrataci贸n no es en absoluto una tarea sencilla, debido a los numerosos aspectos que deben contemplarse. 驴Qu茅 perfil deber铆a incorporarse? 驴Qu茅 funciones concretas debe cubrir el nuevo empleado? 驴C贸mo promocionamos la oferta de trabajo? 驴Qu茅 condiciones salariales pueden ofrecerse? 驴C贸mo podemos saber si el candidato encajar谩 con la filosof铆a de la empresa?

El software de reclutamiento y selecci贸n (ATS) de Bizneo HR permite afrontar tan complejo proceso de una manera mucho m谩s eficiente, comenzando por la propia difusi贸n de la oferta. El sistema trabaja con m谩s de ochenta fuentes de reclutamiento y permite centralizar la gesti贸n de todos los canales de difusi贸n, incluyendo las redes sociales.

Esta herramienta construye una base de datos de candidatos tan amplia como 谩gil, reduciendo el riesgo de p茅rdida de informaci贸n. Tambi茅n facilita el intercambio de informaci贸n entre los responsables del proceso y permite crear alertas para cumplir los plazos previstos. Adem谩s, mejora notablemente la experiencia del candidato.

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3. Evaluaci贸n del desempe帽o

Evaluar a los trabajadores es una tarea dif铆cil por varios motivos. En primer lugar, los empleados no suelen mostrarse especialmente entusiasmados ante la idea de estar siendo examinados, con las l贸gicas consecuencias que ello puede tener en funci贸n de los resultados. Por otro lado, los supervisores corren el riesgo de no haber valorado un aspecto muy sensible del desempe帽o o de haber dado excesiva importancia a otros.

El software de evaluaci贸n del desempe帽o de Bizneo HR simplifica el trabajo de los managers y responsables de los departamentos al utilizar diferentes sistemas de evaluaci贸n, permitir la segmentaci贸n de resultados y crear evaluaciones personalizadas para cada trabajador. Otra posibilidad es la de ofrecer diferentes tipos de respuestas, en funci贸n de las variables que se desee evaluar.

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Este sistema genera datos muy importantes para tomar decisiones en materia de Recursos Humanos, reduciendo el riesgo de incurrir en sesgos a la hora de evaluar. La informaci贸n es confidencial y solo resulta accesible para las personas autorizadas. En cualquier caso, su principal utilidad es, quiz谩, el feedback que los supervisores pueden hacer llegar a los empleados.

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4. Encuesta de clima laboral

Disfrutar de un buen ambiente de trabajo es necesario para que los empleados se sientan satisfechos y motivados. M谩s all谩 de establecer normas b谩sicas de funcionamiento, la empresa tambi茅n debe observar que el clima laboral no empeore y, cuando as铆 suceda, conviene reaccionar con la mayor rapidez posible.

Bizneo HR ha dise帽ado una herramienta muy funcional para realizar encuestas entre los empleados y constatar, entre otros indicadores, cu谩l es el clima de trabajo en la oficina. Los datos se recopilan de manera an贸nima y los responsables de esta tarea pueden segregarlos y clasificarlos c贸modamente a trav茅s de la aplicaci贸n. Pueden crearse encuestas a medida y convertir los datos en informes para presentarlos a la direcci贸n.

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Los mapas de calor son otra interesante funci贸n de este software, puesto que permiten comprobar qu茅 departamentos o secciones de la empresa se desv铆an m谩s de la media general (para bien o para mal). En suma, esta herramienta contribuye a crear una din谩mica muy positiva por la cual los empleados pueden transmitir sus opiniones a la empresa sin ning煤n tipo de miedo.

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5. Software de gesti贸n del tiempo

La aprobaci贸n, el a帽o pasado, de una exigente normativa en materia de control de horarios en entornos laborales, pill贸 a muchas empresas con el pie cambiado. Paralelamente, un estudio realizado por la consultora laboral Adecco constat贸 que en 2018 se perdieron cerca de 100.000 horas de trabajo en Espa帽a a causa del fen贸meno conocido como absentismo laboral.

Ambos problemas pueden solucionarse con el software de gesti贸n del tiempo de Bizneo HR, especialmente dise帽ado para responder a las necesidades de las medianas y grandes empresas. Entre otras funciones, este programa permite controlar los horarios de todos los empleados de manera sencilla y comprobar que todos ellos han cumplido la jornada estipulada. Tambi茅n es posible introducir los d铆as de baja, permiso o vacaciones para cuadrar mejor los horarios del resto de trabajadores y evitar que se resienta la actividad de la empresa.

Por lo que respecta a la sensible cuesti贸n del registro de la jornada laboral, la aplicaci贸n permite a los trabajadores 鈥渇ichar鈥 desde su PC corporativo, as铆 como recibir un registro mensual de las horas trabajadas y del grado de cumplimiento de los horarios. Todo ello se lleva a cabo respetando la privacidad de los empleados, tanto en la gesti贸n de los d铆as de permiso como en la detecci贸n de horas no trabajadas.

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6. Organigrama para la transformaci贸n digital de Recursos Humanos

Clarificar la estructura organizacional de una empresa es indispensable para que todos los departamentos y, por supuesto, la plantilla, puedan realizar sus tareas en la direcci贸n deseable y sin fricciones. El software para dise帽ar y gestionar el organigrama de la empresa de Bizneo HR ayuda a delimitar clara y estrat茅gicamente las funciones y las responsabilidades de cada miembro de la empresa.

La herramienta da respuesta a las necesidades de las compa帽铆as de mayor tama帽o, ayudando a la direcci贸n a dimensionar mucho mejor la organizaci贸n de la empresa. No obstante, tambi茅n es un recurso 煤til para las empresas medianas o que funcionen de manera relativamente descentralizada. Su sistema de clasificaci贸n y distribuci贸n de funciones evita duplicidades y concede una mayor eficiencia a la gesti贸n interna.

Tambi茅n se agiliza la toma de decisiones, con la posibilidad de crear mapas desplegables con todos los empleados de la empresa (sin importar el n煤mero). Todo ello tiene un impacto muy positivo en el d铆a a d铆a de los directivos y managers pero tambi茅n de los empleados, que saben a qui茅n dirigirse en todo momento.

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7. Gesti贸n documental

Una de las ventajas m谩s notables del proceso de digitalizaci贸n empresarial es que puede ahorrarse mucho espacio simplemente por dejar de almacenar tantos documentos f铆sicos. No obstante, esto no implica que se deje de generar informaci贸n. De hecho, las compa帽铆as manejan un volumen de documentaci贸n que tiende a incrementarse a帽o tras a帽o.

El software de gesti贸n documental de Bizneo HR permite disponer de un repositorio de documentos de f谩cil acceso y con muchas funciones totalmente automatizadas. As铆, tanto la clasificaci贸n de los archivos como su almacenamiento y recuperaci贸n resultan mucho m谩s 谩giles. De igual modo, cuando sea necesario hacer llegar documentos sensibles a cualquier secci贸n o persona de la empresa, el programa garantiza que el env铆o se realizar谩 con la m谩xima seguridad.

El recurso de Bizneo HR est谩 adaptado a las exigencias del Reglamento General de Protecci贸n de Datos aprobado por la UE en 2018. El riesgo de p茅rdida de informaci贸n se reduce al m铆nimo gracias a los sistemas de protecci贸n, lo mismo que sucede con la posible dispersi贸n de los documentos. Todo ello sin necesidad de dedicar m谩s recursos humanos y econ贸micos.

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8. People Analytics

Cuando se trata de tomar decisiones, resulta fundamental disponer de toda la informaci贸n que puede condicionarlas. Ocurre que estos datos no siempre son f谩ciles de recabar y las empresas se ven obligadas a elegir entre la funcionalidad y la exhaustividad. El software de People analytics de Bizneo HR forma parte de los programas de Workfoce Planning permite convertir cualquier din谩mica interna de la empresa en datos cuantificables.

Entre las variables que se pueden analizar y comparar con esta herramienta destaca el n煤mero de trabajadores, su distribuci贸n entre los departamentos, el rango de edad, el n煤mero de operaciones cerradas (o en curso), la evoluci贸n salarial, la tasa de conversi贸n de los principales servicios online o el impacto de las acciones de los managers o la direcci贸n sobre la plantilla.

Gracias a toda esta informaci贸n, es posible tomar decisiones con mayor rapidez y precisi贸n, anticip谩ndose a cualquier problema y aprovechando las oportunidades que puedan surgir. Tambi茅n es posible identificar los puntos fuertes y d茅biles de la compa帽铆a y comprobar si las medidas adoptadas est谩n surtiendo el efecto deseado. Todo ello pr谩cticamente en tiempo real.

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9. Personas y organizaci贸n

Relacionada con la herramienta para la gesti贸n del organigrama interno de la empresa, el software de personas y organizaci贸n de Bizneo HR ayuda a los responsables del negocio a controlar todo lo relacionado con la plantilla. Es uno de los programas m谩s 煤tiles para los departamentos de Recursos Humanos por cuanto centraliza buena parte de los 铆tems que deben supervisar.

El sistema genera una amplia base de datos con toda la informaci贸n disponible sobre los empleados. Cada uno de ellos dispone de una ficha muy completa que puede consultarse con facilidad y que se actualiza a medida que el trabajador modifica alg煤n apartado de su perfil. Tambi茅n se conserva un registro con todas las interacciones con los trabajadores.

Otra de las ventajas de este recurso es que puede integrarse con cualquier programa de n贸minas ya instalado en la empresa. Tambi茅n pueden exportarse datos desde hojas de Excel, lo que facilita la transici贸n desde el modelo tradicional de gesti贸n del personal hasta un entorno digitalizado y eficiente.

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10. Portal del empleado y del m谩nager

El portal del empleado y el del m谩nager son dos herramientas complementarias que facilitan la gesti贸n de las tareas diarias. Las aplicaciones de Bizneo HR para empleados y m谩nagers refuerzan la comunicaci贸n en los equipos de trabajo, permiten recopilar informaci贸n con mayor facilidad y conservan el historial de conversaciones para no perder datos importantes.

Los empleados pueden gestionar aspectos como su formaci贸n, su direcci贸n o sus datos de contacto, que autom谩ticamente se actualizan en su ficha de trabajadores. Tambi茅n pueden utilizar esta herramienta para solicitar d铆as de permiso, comunicar una ausencia justificada o comprobar qu茅 tareas tienen pendientes en el marco de su equipo de trabajo.

Para los managers, el portal individual les facilita la administraci贸n de sus equipos, incluyendo la realizaci贸n de encuestas, evaluaciones o consultas a cualquier trabajador. Cabe destacar que ambas herramientas pueden implementarse con facilidad y resultan perfectamente compatibles con la mayor铆a de programas con los que trabajan habitualmente las empresas en general y los departamentos de RRHH en particular.

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Nuevas competencias para la transformaci贸n digital en Recursos Humanos

Cualquier plan de transformaci贸n digital est谩 condenado al fracaso si no se implementa en paralelo con la introducci贸n de una serie de competencias profesionales en la plantilla. Es posible que algunas de ellas ya est茅n presentes entre los trabajadores pero otras requerir谩n de formaci贸n previa. Los departamentos de RR. HH. deben requieren de cinco competencias digitales muy espec铆ficas.

  • Dominio de las redes sociales: una s贸lida presencia en las principales redes sociales se traduce en un mayor grado de conocimiento de la empresa y una mayor capacidad para captar y retener el mejor talento. Tambi茅n es una poderosa herramienta de comunicaci贸n para llegar un p煤blico amplio y que valora especialmente la posibilidad de interactuar con las marcas.
  • Manejo de software de RRHH: en la lista anterior, hemos incluido algunos de los principales tipos de software con los que deben trabajar los departamentos de RRHH en las empresas m谩s digitalizadas. Conocer su funcionamiento y aprovechar su potencial es b谩sico para que la transformaci贸n digital de la empresa se traduzca en una mayor eficiencia. Por fortuna, los recursos de Bizneo HR destacan por su dise帽o altamente intuitivo.
  • Conocimiento de Big Data: disponer de datos concretos y actualizados sobre cualquier aspecto relacionado con la actividad comercial o los procesos operativos de la empresa resulta de gran valor para tomar las mejores decisiones. Pero de poco sirve generar tan ingente volumen de informaci贸n si no se es capaz de gestionarla, procesarla, almacenarla y, finalmente, utilizarla de manera apropiada. Es la competencia en Big Data.
  • Comunicaci贸n digital: la comunicaci贸n en entornos digitales no sigue exactamente los mismos patrones que las interacciones a trav茅s de canales m谩s tradicionales. Los profesionales de RRHH deben dominar los principales sistemas de comunicaci贸n tanto internos (con el resto de la plantilla y con la direcci贸n) como externos (con otras empresas o con profesionales ajenos a la compa帽铆a).
  • SEO: todas las empresas desean estar lo m谩s arriba posible cuando un usuario realiza una b煤squeda general en Internet. Esto incluye tanto a los potenciales clientes que buscan a un proveedor de servicios como los que ofrece nuestra empresa como a los profesionales m谩s valiosos y que quieren informarse sobre nuestra actividad antes de aceptar una oferta de trabajo. En ambos casos, la marca saldr谩 fortalecida si los responsables de RRHH han conseguido una mejor posici贸n en los buscadores a trav茅s del SEO.

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