El refranero es particularmente amplio en lo que respecta a dichos sobre la importancia de aprovechar correctamente el tiempo. Esta necesidad resulta todavía más imperiosa para las empresas, en cuyo caso la administración de las horas trabajadas está directamente relacionada con la productividad y la competitividad. Así, es lógico que muchas firmas apuesten ya por un software de gestión del tiempo.
Claro que, aun reconociendo el interés para los negocios de un óptimo software de control horario, no siempre se da con la tecla para que este sensible trámite se lleve a cabo con plenas garantías legales y sin afectar negativamente al clima laboral. El software de gestión de tiempos da las herramientas necesarias para conseguirlo pero, ¿qué aplicaciones concretas ofrece a las empresas?
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¿Qué es un software de gestión del tiempo?
El software de gestión del tiempo es un conjunto de programas que automatizan la mayoría de tareas relacionadas con la administración horaria de la plantilla. Ello incluye, por ejemplo, el registro de las horas de entrada y salida, el cómputo global de horas trabajadas, el reparto de turnos de trabajo o la solicitud de vacaciones y/o días libres, entre otras operaciones.
En un sentido más amplio, la gestión del tiempo incluiría todas las medidas encaminadas a planificar, supervisar y analizar el horario de trabajo de los empleados y la administración del calendario laboral en general. Es por ello que uno de los principales cometidos del software de control de tiempo laboral es alcanzar los mayores niveles de eficiencia y productividad.
¿Qué programas forman un software de gestión del tiempo?
Cuando hablamos de un software de gestión del tiempo, estamos haciendo referencia a tres programas distintos que permiten administrar las principales áreas de la administración horaria.
Control horario
Es el programa más completo, por cuanto permite desde el registro de las horas de inicio y finalización de la jornada laboral hasta la contabilización de todo el tiempo efectivamente trabajado. Además, Bizneo HR ha conseguido imprimir un carácter completamente abierto a este recurso, por lo que las empresas pueden personalizar al máximo sus funciones.
El sistema encaja tanto en las grandes organizaciones como en las pymes, puesto que automatiza las tareas más habituales de la gestión horaria y suministra la información pertinente a los departamentos y/o responsables correspondientes. Entre otras posibilidades, el programa puede rastrear la dirección IP desde la que se produce la conexión del empleado o geolocalizar la ubicación de este.
Ambas opciones, necesarias, por ejemplo, para la gestión de medidas de flexibilidad horaria, teletrabajo y/o conciliación laboral, se ejecutan en estricto cumplimiento de lo dispuesto por el Reglamento General de Protección de Datos y su activación es siempre conocida por parte del trabajador. En este sentido, el sistema garantiza la integridad y seguridad de la información generada.
Una ventaja adicional de este software de control horario de trabajadores es que permite elaborar informes con plena validez jurídica. Estos documentos incluyen todos los datos relacionados con el tiempo trabajado, así como las horas exactas de entrada y salida, durante un espacio temporal acotado. Llegado el caso, la empresa podría hacer uso de esta función para probar una mala praxis o validar un despido procedente.
Gestión de vacaciones
El software de control de vacaciones permite administrar los periodos de descanso y días libres de toda la plantilla. Con ello se previenen los trastornos operativos derivados del solapamiento de ausencias entre la plantilla y se aporta transparencia a la distribución de las vacaciones. Y es que, cualquier empleado puede comprobar rápidamente de qué días libres puede disponer y cómo se distribuyen los de sus compañeros.
El sistema es particularmente útil para los managers y responsables de equipos de trabajo, dado que pueden planificar mucho mejor los descansos de la jornada laboral de sus subordinados y asegurarse el cumplimiento de los plazos de entrega de los proyectos. Y para las empresas que ofrezcan mayores niveles de autonomía a los empleados, estos pueden asumir directamente la gestión de sus días de descanso (previa introducción de los criterios correspondientes).
Esta herramienta de control horario permite distinguir entre diferentes tipos de ausencias, una posibilidad que da entrada, por ejemplo, a reconocimientos en forma de día de descanso, vacaciones pendientes o días libres sobrevenidos. Los responsables de RR. HH. pueden generar, asimismo, informes de absentismo laboral o comprobar estadísticas históricas.
Gestión de turnos y horarios de trabajo
Muchas empresas siguen operando con turnos de trabajo que exigen la disponibilidad de efectivos laborales en cada uno de ellos, más allá de las preferencias que estos expresen. Dado que esto puede generar conflictos en la plantilla, el software de gestión de turnos aporta claridad y eficiencia al proceso de asignación de horarios.
Los turnos se asignan de manera automática, con la posibilidad de introducir los criterios que la empresa considere oportunos o de excluir a determinados profesionales (porque ocupan puestos de dirección, tienen condiciones contractuales específicas, etc.). Otra función especialmente utilizada es la rotación sistemática de los turnos de trabajo, con la que se evita cualquier sensación de agravio.
El programa de control de tiempo laboral por turnos también puede servir para dotar de mayor autonomía a los empleados, en tanto que estos pueden intercambiarse sus turnos de trabajo sin destrozar el cuadrante de trabajo.
La ventaja para el departamento de RR. HH. es que el sistema registra todos los cambios, previniendo confusiones y/o malas prácticas, y contabiliza las horas efectivamente trabajadas por cada empleado.
¿Cómo mejora un departamento de RR. HH. con un software de gestión del tiempo?
Como ya hemos visto, la administración de los tiempos de trabajo es un capítulo del departamento de Recursos Humanos que puede generar mayores complicaciones. No en vano, algunas de las tareas preceptivas implican monitorizar el trabajo de los empleados, lo que siempre puede dar lugar a fricciones.
Gracias a los programas comentados, el control del tiempo en una empresa gana en transparencia y objetividad. Los trabajadores saben en todo momento cuál es el alcance del sistema de control horario y este nunca resulta invasivo. De este modo, las compañías cubren su obligación de control sin comprometer lo dispuesto por la legislación vigente en materia de protección de datos y privacidad del empleado.
El software de control de tiempos de trabajo centraliza toda la información relacionada con la gestión horaria, independientemente del programa que la haya recabado. De este modo, las empresas ganan en eficiencia gracias a la transferencia de datos dentro de sus propios sistemas. Todo ello con la ventaja añadida de no requerir acciones complejas por parte de los empleados o de los supervisores.
Y es que, uno de los beneficios más destacados del software de gestión del tiempo de Bizneo HR es su sencillez de manejo, hasta el punto de que no resulta preceptiva formación previa para manejar todas las opciones de los programas. A este diseño intuitivo se le suma la facilidad para automatizar los diferentes procedimientos que comprende la gestión horaria, liberando recursos para afrontar otras tareas y la integración con cualquier programa.
La App de gestión del tiempo de Bizneo HR
Todas las ventajas anteriormente reseñadas están presentes en la App de control horario, que además añade una serie de interesantes funcionalidades. Esta aplicación para controlar el tiempo de trabajo posibilita un acceso remoto a todas las funciones de los programas relacionados con la gestión del tiempo y presenta un diseño sencillo y ágil.
La app de control de tiempo es una solución versátil que puede adaptarse a diferentes modelos de gestión laboral, incluyendo desde la asistencia a las instalaciones físicas de la empresa en un horario predeterminado hasta el teletrabajo integral. La aplicación, de hecho, facilita la adaptación del empleado a nuevos entornos de trabajo, como cuando accede a medidas de flexibilidad horaria.
No hay que olvidar que la App de gestión del tiempo está alojada en la nube, por lo que los datos almacenados pueden recuperarse desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar o momento. Paralelamente, la aplicación puede integrarse con el resto de sistemas con los que trabaja habitualmente el departamento de RR. HH.
