De nombreux proverbes nous rappellent l’importance d’utiliser sagement son temps. Et ce besoin devient plus important pour les entreprises, pour qui la gestion des heures travaillées est directement liée à la productivité et la compétitivité. Il est donc logique que beaucoup de compagnies utilisent un logiciel de gestion de temps de travail.
Bien qu’en reconnaisse leur intérêt à avoir une solution de gestion du temps optimal, il n’est pas facile de faire le bon choix pour que cette sensible procédure soit faite avec toutes les garanties légales et sans affecter négativement le climat au travail. Un logiciel de gestion de temps de travail donne les outils nécessaires pour avoir ce contrôle, mais quelles applications spécifiques offrent-elles aux entreprises ?
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Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de temps de travail?
Un logiciel de gestion de temps de travail est un ensemble d’outils qui automatisent la plupart des tâches liées à l’administration horaire du personnel. Cela inclut un registre des heures d’entrée et sortie, le calcul des heures travaillées, la distribution des tours de travail et la gestion des congés et vacances, entre d’autres opérations.
Dans un sens plus large, la gestion du temps inclurait toute mesure dirigée à planifier, superviser et analyser l’horaire de travail des employés et l’administration du calendrier. Et l’un des propos principaux d’un logiciel qui calcule les heures de travail est d’atteindre les plus hauts niveaux d’efficience et de productivité.
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Quels sont les outils qui composent un logiciel de gestion de temps de travail?
Quand on parle d’un logiciel de time tracking on fait référence à trois logiciels SIRH différents qui permettent de gérer les domaines principaux de l’administration horaire.
Gestion des temps de travail
C’est l’outil le plus complet: il permet d’enregistrer les heures de début et fin de journée de travail, et le comptage du temps effectivement travaillé. En plus, Bizneo HR a réussi à y imprimer un caractère complètement ouvert à cette ressource pour que les entreprises puissent mieux personnaliser ses fonctions.
Le système convient aussi bien aux grandes organisations qu’aux PME. Il automatise les tâches plus habituelles de la gestion horaire, et fourni l’information pertinente pour les départements et leurs responsables. Entre d’autres possibilités, le logiciel permet de tracer l’adresse IP d’où se connecte un employé, ou même le géolocaliser.
Les deux options, nécessaires pour gérer les mesures de flexibilité horaire, télétravail et conciliation du travail, sont exécutées en stricte conformité des dispositions du Règlement Général de Protection de Données, et leur activation est toujours communiquée à l’employé. Le système donc garantit l’intégrité et la sécurité des données générées.
Un avantage supplémentaire de ce logiciel de gestion du temps de travail est qu’il permet d’élaborer des rapports avec une pleine validité juridique. Ces documents incluent toutes les données qui ont à voir avec le temps travaillé et les heures d’entrée et de sortie dans une période définie. Le cas échéant, une compagnie pourrait prouver une faute professionnelle ou valider un licenciement équitable.
Gestion de congés
Le logiciel de contrôle de congés permet de gérer les périodes de repos et les congés de tout le personnel. Cela aide à prévenir les perturbations opérationnelles dérivées du chevauchement d’absences, et rend totalement transparente la distribution des vacances. Chaque employé peut ainsi vérifier rapidement ses jours de congé et comment ceux de ses collègues sont distribués.
Le système est particulièrement utile pour les managers et responsables d’équipe, qui peuvent planifier beaucoup mieux les pauses et assurer le respect des délais de livraison de leurs projets. Et pour les entreprises qui offrent des niveaux d’autonomie élevés, les employés peuvent assumer directement la gestion de leurs jours de congés (selon des critères préalablement définis).
Cet outil de contrôle du temps de repos permet de distinguer les types d’absence, ce qui ouvre la possibilité d’accorder des reconnaissances sous forme de jours de congé, de vacances en attente, ou de congés imprévus. Les responsables RH peuvent aussi générer des rapports d’absentéisme ou réviser des statistiques historiques.
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Gestion des plannings
Beaucoup d’entreprises continuent à opérer avec des heures de travail exigeant une disponibilité des employés qui va au-delà de leur préférence. Ceci peut être la cause de conflits de personnel, et un logiciel de planning de travail apporte clarté et efficacité à l’assignation horaire.
Les quarts de travail sont assignés automatiquement, mais il est possible d’introduire des critères considérés pertinents, ou d’exclure de personnes (en poste de direction, avec des conditions contractuelles spécifiques,…). Une autre fonction spécialement utilisée est la rotation systématique des heures de travail, qui évite toute sensation de grief.
L’outil gestion temps travail sert aussi à donner plus d’autonomie aux employés, les permettant d’échanger leurs quarts sans détruire le planning de travail. Un avantage pour les Ressources Humaines, car le système enregistre tous les changements, prévient la confusion et les fautes professionnelles, et compte automatiquement les heures travaillées par chaque employé.
Comment un logiciel de gestion de temps peut améliorer les RH ?
Comme nous l’avons vu, l’administration des temps de travail est un chapitre du département de Ressources Humaines qui peut générer pas mal de complications. Pas pour rien, certaines des tâches obligatoires comportent la surveillance du travail des employés, ce qui peut aussi créer des frictions.
Grâce à ces logiciels, le contrôle du temps dans une entreprise gagne en transparence et en objectivité. Les employés savent à tout moment quelle est la portée du système de contrôle horaire, et celui-ci n’est jamais envahissant. Les compagnies peuvent ainsi couvrir leur obligation de contrôle sans mettre en risque les dispositions légales en matière de protection de données et de privacité de l’employé.
Le logiciel de gestion des temps centralise toute l’information liée avec la gestion horaire, n’importe avec quel outil elle a été collectée. Cela permet les entreprises de gagner en efficience grâce au transfert de donnés dans ses propres systèmes. Et tout ça sans avoir besoin d’actions complexes par part des employés ou leurs responsables, ce qui représente un avantage ajouté.
L’un des points forts du logiciel de gestion des temps de Bizneo HR est sa simplicité: aucune formation préalable est nécessaire pour l’utiliser. Son design intuitif intègre la facilité d’automatiser les différentes procédures comprises dans la gestion horaire, ce qui libère des ressources pour affronter d’autres tâches et l’intégration avec n’importe quel autre logiciel.
Quels sont les atouts d’un SIRH ?
L’appli de gestion du temps
Tous les avantages mentionnés sont aussi présents dans l’application de contrôle horaire, qui inclut aussi des fonctionnalités très intéressantes. Cette application pour contrôler les horaires de travail fait possible un accès à distance à toutes les fonctions des logiciels RH liés à la gestion de temps, et présente un design simple et souple.
L’appli de contrôle de temps est une solution versatile qui peut s’adapter à des différents modèles de gestion professionnelle, qui vont de l’assistance aux installations du lieu de travail à des heures préétablies, jusqu’au télétravail intégral. L’application, en fait, rend plus simple l’adaptation de l’employé à des nouveaux environnements de travail. Par exemple, quand il accède à des schémas de flexibilité horaire.
Il ne faut pas oublier que l’application de gestion de temps de travail est hébergée dans le cloud, et que toutes les données peuvent être récupérées à tout moment et depuis n’importe quel dispositif. Et parallèlement, l’application peut être intégrée avec le reste de systèmes utilisés habituellement para le département de Ressources Humaines.
