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Qué es un sistema de evaluación de desempeño y cómo implementarlo

sistema de evaluación de desempeño

La evaluación del desempeño laboral resulta indispensable para medir con precisión el rendimiento de una empresa. Existen múltiples formas de realizar este análisis como, por ejemplo, mediante la implementación de un sistema de evaluación del desempeño.

Medir el rendimiento de los trabajadores se ha convertido en una tarea clave de los Recursos Humanos y la gestión de personal. Y es que hacerlo permite conocer no solo las debilidades y fortalezas del trabajador, sino sus necesidades y cómo influyen en la organización. Para conseguirlo con éxito podemos valernos de un sistema de evaluación de desempeño.

Se trata de un software específico que se ocupa de analizar los principales parámetros que afectan a la productividad de los empleados y que, al mismo, tiempo, ofrece la posibilidad de tomar medidas al respecto. Pero vayamos con algunas aclaraciones antes de entrar en más detalles.

Qué es el desempeño laboral

El desempeño laboral es el conjunto de variables que permiten evaluar el rendimiento de un empleado. Se trata de un concepto bastante amplio y, en consecuencia, difícil de mesurar. Engloba aspectos relacionados con las habilidades profesionales, las competencias personales, el impacto del trabajador en los resultados de la empresa o el comportamiento y la actitud del empleado.

Por qué medir el desempeño laboral

No resulta difícil comprender por qué la medición del desempeño laboral preocupa tanto a los departamentos de RR.HH y a las empresas en general. Cuando la plantilla no rinde al nivel esperado, la actividad de la compañía no tardará en resentirse.

De igual modo, si los empleados incrementan significativamente su rendimiento, la empresa se beneficiará de esta mejora de la productividad. En cualquiera de los dos casos, los responsables de RR.HH deben disponer de herramientas para medir el desempeño para tomar las decisiones pertinentes.

Así, de la correcta medición del desempeño laboral se extraen ventajas como las siguientes:

  • Detección rápida de carencias: cuando se constata un descenso en el rendimiento laboral, este puede deberse a carencias formativas o de personal. Una acción rápida puede evitar problemas mayores.
  • Programas de incentivos: el refuerzo positivo contribuye a mejorar la motivación de la plantilla. Un buen sistema de evaluación del desempeño permite a las empresas detectar su mejor talento y recompensarlo.
  • Información más precisa para la resolución de problemas: cuando las empresas atraviesan ciertas turbulencias, resulta prioritario examinar todos los parámetros que intervienen en su actividad. Tal vez la raíz del problema no esté en el rendimiento laboral sino en otras cuestiones. De ahí el interés de disponer de datos más precisos sobre este apartado.
  • Seguimiento más exhaustivo de la plantilla: ¿Están incorrectamente definidas las funciones de cada puesto? ¿Se está transmitiendo la información a los empleados de manera deficiente? ¿Existen problemas personales que afectan al rendimiento? ¿La caída de la productividad se debe a un empeoramiento de la motivación? El software de evaluación del desempeño debería dar respuesta a estas cuestiones.

Qué es un sistema de evaluación del desempeño

Un sistema de evaluación de desempeño es una herramienta que permite obtener datos muy fiables y permanentemente actualizados sobre el rendimiento laboral en cualquier empresa. El programa se sirve de diferentes indicadores para ofrecer una fotografía exacta del desempeño de la plantilla en general o de cualquier empleado en particular.

El software de evaluación de desempeño genera, además, ventajas tanto para la compañía como para los empleados, pues incentiva las buenas prácticas y permite reconocer el esfuerzo de la plantilla. En concreto, ofrece multitud de datos sobre el desempeño de cada trabajador y reduce los sesgos inconscientes a la hora de medir su rendimiento.

Un buen programa de esta clase, además, podrá ejecutarse en combinación con otros tipos de software de RR.HH para simplificar el trabajo del departamento y conseguir información más exacta sobre la situación del personal.

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Cómo funciona un sistema de evaluación del desempeño

Un sistema de evaluación de desempeño compila los principales métodos para el análisis del rendimiento laboral, y permite a las empresas escoger el que mejor se adapte a su situación. La información generada se muestra de manera concisa y clara, de manera que resulta fácil generar métricas y estadísticas.

El sistema permite la asignación de evaluaciones específicas para cada perfil profesional, y adapta igualmente las respuestas posibles o los criterios de calificación. También pueden planificarse fases como la elección de los responsables de la evaluación, la regularidad de la misma, la modificación de los criterios, la segmentación de los resultados y, finalmente, su difusión entre los responsables competentes.

Ventajas de utilizar un sistema de evaluación de desempeño

La implementación de un sistema de evaluación de desempeño agiliza notablemente el trabajo del departamento de RR.HH. De hecho es este el principal aliciente de su uso en las empresas. En cualquier caso, las ventajas para la compañía, los responsables de la evaluación y, cómo no, los propios empleados evaluados, van mucho más allá.

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1. Feedback más completo con un sistema de evaluación de desempeño

Un sistema de evaluación de desempeño arroja resultados muy amplios sobre el rendimiento de cada empleado. Estos pueden compilarse en un único documento para disponer de un feedback más completo y que ayude a los trabajadores a comprender dónde están fallando y cómo pueden mejorar ese apartado.

2. Mejora de la organización interna con un sistema de evaluación de desempeño

La detección de carencias y fortalezas a las que ya se ha aludido facilita la reorganización interna de las empresas. De esta manera se distribuye el talento de manera más lógica para aprovechar al máximo las capacidades de cada empleado.

3. Ahorro de tiempo y mejora de la eficiencia

Existen muchas metodologías válidas para medir el desempeño pero implementarlas todas requiere de una gran cantidad de tiempo y recursos humanos. El sistema de evaluación agiliza el trabajo con los principales métodos analíticos y garantiza resultados fiables en todos los casos.

4. Definición de trayectorias profesionales

¿Qué empresa no querría retener el talento? ¿Qué empleado no desearía ver recompensada su dedicación a una compañía durante mucho tiempo? Un sistema de evaluación de desempeño ayuda a definir mejor las trayectorias profesionales, y genera métricas sobre la evolución del rendimiento laboral de un trabajador en la empresa.

Así, es más fácil incentivar a los mejores profesionales. Es una ventaja tanto para las empresas como para los empleados.

Qué pedirle a un sistema de evaluación del desempeño

Dadas las características de la evaluación del desempeño y la trascendencia de los resultados generados por la misma, la principal exigencia que cabe hacer a un sistema digital es que sea fiable. Así, los sistemas de evaluación deberían ser capaces de:

Garantizar la confidencialidad de los datos

Se trata de información muy sensible tanto para la empresa como, especialmente, para los empleados. El software debe ser 100% seguro, evitar las filtraciones, asegurar la integridad de la información generada y definir claramente quiénes pueden acceder a los datos y cómo pueden hacerlo.

Un punto todavía más importante con la reciente entrada en vigor de la nueva Ley de Protección de Datos. Además, es la única manera de conseguir que el trabajador lleve a cabo determinadas pruebas y cuestiones sin que intervengan sesgos.

Permitir la inclusión de técnicas cualitativas y cuantitativas

Ya hemos aludido a la importancia de combinar diferentes métodos para la evaluación. Un buen sistema debería ser capaz de incluir técnicas cualitativas y cuantitativas para dibujar una imagen lo más cercana posible al rendimiento real del trabajador. Las técnicas cualitativas favorecen la interacción entre los empleados y los evaluadores, permitiendo la obtención de información más detallada sobre la situación del empleado en la empresa.

Los métodos cuantitativos se ocupan, fundamentalmente, de obtener respuestas estandarizadas para diferentes modelos de encuestas. Evidentemente, ambas metodologías resultan complementarias y conviene hacer uso de las dos para disponer de todos los datos relevantes.

Un buen sistema de evaluación de desempeño ha de cumplir la ley

El tratamiento de datos personales y/o profesionales está contemplado por diferentes normativas, siendo el Reglamento General de Protección de Datos (UE) el más amplio y exigente al respecto. El sistema de evaluación debe facilitar el cumplimiento de la legislación pertinente, razón por la cual conviene servirse únicamente de programas que permitan su actualización periódica.

Evitar sesgos en la evaluación en el propio sistema de evaluación del desempeño

La menor participación del factor humano en la evaluación puede reducir las subjetividades en el proceso pero los sistemas deben estar a salvo de otros tipos de sesgos. Para ello, el programa debe estar abierto a la introducción de criterios distintos en función de los trabajadores que se vaya a evaluar. Al mismo tiempo, los resultados deben ser lo suficientemente claros como para reducir todavía más el riesgo de ponderar erróneamente el desempeño.

Cómo implementar un sistema de evaluación de desempeño con éxito

La implementación del sistema de evaluación de desempeño comprende dos grandes fases: la activación del programa propiamente dicho y la comunicación preceptiva a los “interesados”.

En el primer caso, conviene seguir las instrucciones del desarrollador del programa y asegurarse previamente de su compatibilidad con el resto de sistemas de gestión de RRHH. Por lo que respecta a la segunda cuestión, para ahorrarse tensiones y confusiones siempre resulta útil seguir los siguientes pasos:

  • Presentación positiva y transparente: si el sistema mejora la manera en que se venía realizando la evaluación del desempeño en la empresa, conviene poner en valor este aspecto. Al mismo tiempo, los trabajadores deben ser informados sobre cómo funciona el software y cómo se desarrollará en adelante su evaluación.
  • Coherencia y ejemplo: una técnica útil para neutralizar los posibles rumores negativos es la de implementar el sistema en las capas superiores de la empresa en primer lugar. También es importante que los criterios de evaluación encajen con los valores y la filosofía que la empresa abandera.

Sea como fuere, desde Bizneo HR se presta el mejor asesoramiento a los usuarios a través de su servicio de atención al cliente. Este canal de comunicación acompaña a los departamentos de RR.HH durante la implementación del sistema de evaluación, evitando o reduciendo considerablemente los periodos de inoperancia y los errores en la puesta en marcha.

El sistema de evaluación de desempeño de Bizneo HR

Bizneo HR dispone de un sistema de evaluación del desempeño que reúne todos los requisitos anteriormente expuestos y que destaca por su alta compatibilidad con el resto de software utilizados por el departamento de RRHH.

Este sistema se caracteriza por un diseño dinámico que facilita la navegación por las diferentes secciones de la evaluación, incluyendo las fichas de los trabajadores y de los evaluadores, los comentarios realizados por estos o la clasificación de las respuestas en grupos temáticos.

La consecuencia de todo ello es un seguimiento más exhaustivo de los objetivos corporativos sin que esto suponga un incremento significativo de la carga de trabajo del departamento de RR.HH o de los managers. Además, el sistema de alertas garantiza que todas las partes implicadas cumplan los plazos previstos.

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