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Así afecta la Ley de Protección de Datos a Recursos Humanos

ley de protección de datos

La Ley de Protección de Datos afecta al departamento de Recursos Humanos en gran medida porque gestiona muchos datos de carácter personal plasmados en contratos, currículums utilizados en procesos de selección y en la gestión de nóminas, entre otros.

La protección de los datos personales es un derecho fundamental de todo individuo. Anteriormente cada país tenía su propia normativa y esto hacía muy difícil garantizar el correcto uso de esta información. La nueva Ley de Protección de Datos estandariza los procesos y permite que todas las empresas y sus Recursos Humanos trabajen en la misma dirección con el fin de certificar la limpieza del proceso y el conocimiento real del uso que hacen las entidades de los datos de clientes, empleados, proveedores, etcétera.

La nueva Ley de Protección de Datos

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) entró en vigor el 25 de mayo de 2018 y el 6 de diciembre pasó a tener validez plena al publicarse en el Boletín Oficial del Estado.  

El RGPD es una regulación europea que establece los derechos y obligaciones de todos los ciudadanos europeos en materia de protección de datos. La nueva ley de protección de datos española (LOPD) tiene como objetivo principal adaptar esa normativa europea al ámbito nacional sin modificar ninguno de sus principios.

De hecho, solo podrá regular ítems concretos en los que los países tienen más libertad como, por ejemplo, la edad considerada mayoría de edad para el consentimiento de la protección de datos.

La aplicación de esta nueva ley de protección de datos es de obligado cumplimiento para todas las empresas que trabajen con datos personales de ciudadanos europeos, sean multinacionales o pymes, públicas o privadas, ya que si no cumplen con la normativa se enfrentarán a multas elevadas.

No hay excepciones. Las ONG´s, los autónomos y las compañías ubicadas fuera de los países miembros pero que traten datos de ciudadanos europeos también se rigen por esta RGPD.

Así afecta la LOPD a Recursos Humanos

La implementación de esta nueva LOPD afecta a los departamentos de Recursos Humanos ya que trabajan con un gran flujo de información personal. Es obligatorio recoger documentos de consentimientos verificables de todos los individuos sobre los que manejen datos personales. Los principales cambios afectan a distintas fases del trabajo de RR. HH:

La Ley de Protección de Datos y los procesos de selección

La nueva ley de protección de datos exige que el candidato conozca cuál será el uso exacto de los datos personales recogidos en los procesos de selección. Por ejemplo, el aspirante al puesto de trabajo debe conocer si sus datos serán transferidos a terceros, por qué necesitan esa información en concreto, corroborar si son correctos o no y obtener una copia de esos datos que quedarán almacenados en la empresa reclutadora.

Toda la información que la compañía le facilite al candidato sobre la utilización de sus datos personales debe ser transmitida de forma clara y sencilla.

Currículums y la protección de datos

Conforme a la nueva ley, un currículum puede ser conservado por la empresa que lo solicitó durante dos años como máximo. Transcurrido ese tiempo la compañía necesitará solicitar de nuevo el consentimiento firmado por parte del interesado.

Digitalizar los currículums es indispensable para optimizar el trabajo del personal de Recursos Humanos puesto que podrán conocer cuándo cumple ese plazo, solicitar a tiempo el nuevo consentimiento o eliminarlo de la base de datos para no caer en infracciones y, consecuentemente, en multas.

Medidas de seguridad

Es imprescindible que el departamento de Recursos Humanos solicite las herramientas necesarias para reforzar los niveles de seguridad a la hora de guardar la información de candidatos y empleados. Si se produjera un ataque para obtener información y la empresa no hubiera puesto los medios adecuados para evitar el traspaso a terceros la sanción puede ser demoledora.

¿Por qué? Las multas son proporcionales a la facturación anual de la entidad.

Es necesario controlar también que no existan fallos o errores de los sistemas informáticos que permitan el acceso a ese contenido por parte de cualquier hacker o que supongan la pérdida o la modificación de los datos personales que se almacenan.

Si se produjese una violación de este tipo de información, la RGPD establece que el responsable de seguridad o el encargado de la protección de esos datos debe comunicarlo ante la Agencia Española de Protección de Datos en un plazo máximo de 72 horas desde que se tiene conocimiento del ataque.

Principios básicos del personal de RR. HH.

El personal de RR. HH. además tiene que cumplir tres principios básicos:

  • El principio de transparencia: la información facilitada por los empleados, candidatos, clientes y proveedores debe redactarse de una manera legible, clara y entendible con el objetivo de garantizar la máxima transparencia en el proceso.
  • Principio de responsabilidad: la consulta de los datos recogidos por la empresa debe ser posible en todo momento para comprobar que se cumple con las normas y las políticas internas establecidas respecto a la protección de datos.
  • El principio de protección: las medidas para proteger los datos personales deben quedar plasmadas por escrito desde la creación de la compañía o desde el comienzo de la actividad empresarial.

5 claves de la protección de datos en Recursos Humanos

El departamento de RR. HH. debe velar por garantizar la protección de los datos de carácter personal de empleados y candidatos en todas las etapas en las que participa dentro de la empresa.

Proceso de reclutamiento

Tienen que poner a disposición de los aspirantes al puesto de trabajo los impresos oficiales para informar correctamente de cómo se utilizarán sus datos, explicar qué medidas de seguridad destinan a protegerlos y toda aquella información que pueda resultar relevante para que el candidato sea consciente y autorice el uso de esos datos personales.

Si es el aspirante el que se acerca a la entidad a dejar el currículum también tendrá que ser informado por escrito de todo el tratamiento que se realizará con la información que plasma en el currículum.

Contrato de trabajo

Debe reflejar por escrito el tratamiento que se hará de los datos personales del trabajador para que sea consciente en todo momento y la compañía no caiga en ninguna conducta ilegal respecto a la ley de protección de datos teniendo que asumir la consecuente sanción.

Si las condiciones sobre la guarda y custodia de esos datos cambiasen durante la relación contractual, el empleado también debe ser informado correctamente.

Contratación de beneficios sociales

La empresa puede contratar en beneficio de sus trabajadores seguros de vida o planes de pensiones. En este caso para realizar las pólizas necesitan tratar información personal de los empleados por lo que es fundamental definir previamente el procedimiento para no incurrir en ningún error.

Lo más sencillo es comunicarle al personal la existencia de estos seguros o beneficios sociales y que sean ellos los que realicen las pertinentes gestiones de la cesión de datos a las empresas aseguradoras.

Gestión de las nóminas

Cada vez es más habitual que las compañías externalicen la gestión de las nóminas de sus empleados. Para hacerlo tienen que facilitar sus datos a una gestoría con la cual se debe firmar un contrato denominado de “encargado de tratamiento” que permite este intercambio de información con este fin concreto.

Finalmente es necesario que las entidades conozcan cuáles son los datos especialmente protegidos por la nueva ley de protección de datos. El artículo 7 establece que son todos aquellos relativos a la salud, la ideología, la religión y, en definitiva, todos aquellos que atenten contra las propias libertades y derechos de la persona.

Gestion documental

Herramientas que te ayudarán a cumplir la Ley de Protección de Datos en Recursos Humanos

Existen algunos softwares de Recursos Humanos que, además de agilizar las diferentes gestiones de departamento, permiten cumplir con la Ley de Protección de Datos actual.

ATS para cumplir la Ley de Protección de Datos

El ATS de Bizneo HR, por ejemplo, acata la normativa de conservación de currículums. No obstante, permite almacenar durante esos dos años los cv de los candidatos en una base de talento propia correctamente etiquetada y ordenada –con filtros y opciones de búsqueda avanzada para localizar determinados perfiles–, a la que podremos recurrir cuando lo necesitemos.

Otras de las ventajas del ATS de Bizneo HR son que guarda aquellos candidatos descartados en otros procesos y nos evita tener que volver a colgar la oferta de nuevo en posteriores ocasiones. No obstante, hacerlo también resulta muy ágil si así lo deseamos. La plataforma incluye hasta 80 fuentes de reclutamiento distintas automatizadas.

software de seleccion de personal con multiposting

Software para Base de datos de empleados

Por supuesto, una vez que el candidato pasa a convertirse en un empleado de nuestra compañía, también debemos garantizar que su información se recoge y se guarda correctamente. Es justo lo que garantiza el software de base de datos para empleados de Bizneo HR. La aplicación permite:

  • Centralizar la información importante para mejorar la toma de decisiones y agilizar todo tipo de gestiones relacionadas con el personal.
  • Automatizar tareas de gestión de personal.
  • Consultar datos actualizados.
  • Mantener el historial de interacciones.
  • Se integra con tu software de nóminas (también muy importante con la nueva LOPD)
  • Y, por supuesto, cumplir con los requisitos legales de seguridad y protección de datos.
Bases de datos de empleados

Gestión documental

En cuanto al almacenamiento de documentación sensible, el software de Gestión Documental de Bizneo HR también te lo pone fácil, pues no solo garantiza los correctos accesos, sino que permite configurar permisos en función del rango, acceder a los documentos desde cualquier dispositivo, agilizar la búsqueda de documentación…

También reduce los errores humanos y los riesgos de dispersión y pérdida de la información.

Software de Gestión Documental

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