A terceirização de Recursos Humanos (ou outsourcing de RH) é a contratação de uma empresa especializada para gerenciar parte ou a totalidade das rotinas de gestão de pessoas e departamento pessoal de um negócio.
São muitas as áreas dos Recursos Humanos que precisam de atenção constante, e o outsourcing de RH se destaca como uma das principais alternativas para atender a essas demandas.
Além de aumentar a eficiência, uma visão externa mais especializada ajuda a resolver desafios e tarefas complexas, trazendo valor estratégico à organização.
O que é a terceirização de Recursos Humanos
A terceirização de Recursos Humanos é a contratação de uma empresa externa especializada para assumir parte ou a totalidade dos processos de gestão de pessoas de uma organização.
Em vez de manter uma equipe interna grande para cuidar de rotinas trabalhistas, a empresa contratante repassa essas funções a um parceiro estratégico.
Vantagens da terceirização de Recursos Humanos
A terceirização de Recursos Humanos reduz custos operacionais e permite que a empresa foque em suas atividades principais.
Principais Vantagens:
- Foco no Core Business: A empresa direciona seus esforços para o objetivo principal do negócio, deixando a burocracia de RH com especialistas.
- Redução de Custos: Elimina gastos com recrutamento, encargos trabalhistas, infraestrutura e treinamentos de uma equipe interna de RH.
- Acesso a Especialistas: Garante suporte técnico qualificado e atualizado com as tendências de mercado e leis trabalhistas.
- Otimização de Processos: Melhora a eficiência operacional e agiliza rotinas como folha de pagamento e seleção de talentos.
- Mitigação de Riscos: Diminui passivos trabalhistas e assegura o cumprimento correto das normas legais e de proteção de dados.
71% das empresas que optam por terceirizar alguns processos o fazem para reduzir custos, de acordo com a Findstack.
O Bizneo HR automatiza tarefas repetitivas do RH, como geração de relatórios e atualização cadastral dos colaboradores. Isso libera a equipe de RH para funções mais estratégicas e reduz o custo operacional do departamento.
Desvantagens da terceirização do RH
A principal desvantagem da terceirização de RH é a perda de controle direto e a distância da empresa em relação aos processos internos de gestão de pessoas.
Principais Desvantagens:
- Controle reduzido: A gestão de rotinas e métodos sai parcialmente do escopo interno, limitando a autonomia sobre decisões rápidas do setor.
- Risco com dados confidenciais: Informações sensíveis de funcionários e estratégias da empresa são repassadas a prestadores externos.
- Distância da cultura organizacional: Equipes terceirizadas podem não refletir com precisão os valores, o DNA e o clima da empresa contratante.
- Falta de integração: Pode ocorrer um distanciamento entre os colaboradores contratados e a agência terceirizada, enfraquecendo o suporte humano interno.
- Dependência do fornecedor: O excesso de confiança na empresa prestadora dificulta a retomada rápida das funções internamente caso o contrato seja rompido.
Tipos de outsourcing nos RH
Existem atualmente três tipos principais de terceirização de Recursos Humanos.
Terceirização total ou parcial para um fornecedor tradicional
As empresas de gestão ou empresas externas/prestadores de serviços tradicionais de RH têm sido uma das principais alternativas até à data.
Essas empresas assumem as tarefas de RH que o cliente não tem know-how ou recursos para executar, sempre a partir de fora da organização contratante. Dentro desta modalidade, existem diferentes formas de efetuar a terceirização do RH:
- Off-shoring: Uma empresa subcontratada presta um serviço específico a outra empresa em nível internacional, de forma remota.
- In-house: O serviço é contratado a uma empresa externa, mas executado dentro das instalações da empresa contratante.
- Off-site: Exatamente o contrário do anterior, os serviços contratados são realizados dentro das instalações da empresa que presta os serviços/tarefas.
- Co-Sourcing: As responsabilidades e os riscos são partilhados entre diferentes empresas. A localização pode variar.
Nessa modalidade, os principais riscos do outsourcing tradicional, como custo fixo com uma empresa externa dedicada, dificuldade de acesso a informações internas e perda de controle da gestão, tendem a se intensificar.
Análise e comparação das 10 melhores soluções
ASP para terceirizar os RH
A nível digital, existe também o ASP (application service provider). Nesse caso, uma empresa é contratada para configurar ou desenvolver um software do zero, cobrindo as necessidades específicas de outra empresa.
Este tipo de serviço tende a ser muito dispendioso, uma vez que é necessário muito tempo, pessoal e dedicação para criar um software específico para uma única empresa.
Atualmente, existem alternativas muito melhores e mais acessíveis, como os SAAS, que estão ganhando cada vez mais importância na gestão dos recursos humanos.
Nesse modelo, os usuários não precisam instalar nada, e o fornecedor não precisa criar um programa específico para uma única empresa. É uma versão padronizada que atende a uma ampla gama de clientes, digitalizando funções de Recursos Humanos que todas as empresas precisam
SAAS como outsourcing de RH
O SAAS, ou Software As A Service, é uma das opções mais escolhidas pelas empresas para a externalização dos Recursos Humanos.
Mais de 80% das PME’s e grandes empresas contam com um SAAS. Mas, por quê?
Embora não exista um desenvolvimento para uma única empresa, os SAAS permitem sempre um pequeno grau de personalização (especialmente ao nível da marca).
Em relação às funcionalidades, a vantagem é que todos os usuários têm acesso às mesmas atualizações, o que reduz o custo por cliente e mantém o software sempre atualizado.
Estas ferramentas digitais resolvem muito bem as desvantagens que destacámos anteriormente, como a transferência de informação para terceiros, o custo elevado ou a perda de controle interno.
Todas as tarefas que podem ser externalizadas, como a gestão dos salários, os processos de recrutamento ou a formação dos trabalhadores, podem ser geridas de forma digitalizada, automatizada e a partir de um único ponto, através de um software de recursos humanos, como é o caso do Bizneo HR.
A maior vantagem do software é que também as próprias empresas de gestão ou consultoria podem integrá-la. Isto permite adquirir valor acrescentado na prestação dos seus serviços, tornando-a mais eficiente, ágil e com maior qualidade.
O que pode ser terceirizado no RH?
Quase todas as rotinas operacionais e burocráticas de Recursos Humanos podem ser terceirizadas. Veja as principais:
Recrutamento e seleção de pessoal
A atração de talentos é uma tarefa vital para todas as empresas. Nos processos de recrutamento, é importante realizar entrevistas aprofundadas ou testes de recrutamento para conhecer melhor o candidato, o que implica investir muito tempo e recursos em cada uma delas.
Isto significa que os recursos disponíveis internamente não são suficientes para conseguir cobrir todas estas tarefas com uma qualidade razoável, pelo que as empresas optam por pedir ajuda a uma empresa externa.
Parte desta terceirização de todo o processo de recrutamento para os RH pode ser conseguida através da contratação de software de recrutamento e seleção.
Esta ferramenta tem como objetivo ajudar os recrutadores ou os departamentos de RH a optimizarem o seu recrutamento. Para as empresas que procuram talentos, não é a mesma coisa poder realizar os seus próprios processos de seleção com pessoal interno, que tem um vasto conhecimento das necessidades da empresa, do que deixar tudo nas mãos de pessoas externas.
Graças ao ATS, todas as tarefas necessárias de um processo de seleção podem ser realizadas internamente de forma ágil e automatizada. Como testes aos candidatos, uma correcta triagem curricular, entrevistas em vídeo, scorecards para saber a adequação do candidato ao cargo, entre outras tarefas essenciais.
Gestão dos salários e folha de pagamento
O outsourcing da folha de pagamento, é outra das tarefas mais subcontratadas pelas empresas. Consiste em delegar a um prestador de serviços externo os cálculos, a folha de pagamento, o pagamento de salários, a representação perante ao INSS para o pagamento de contribuições e retenções, entre outras acções e procedimentos.
Além disso, este prestador é responsável por todas as questões legais e fiscais decorrentes da gestão dos salários. Deste modo, a própria empresa fica livre de tarefas complexas que, se não forem corretamente executadas, podem dar origem a sanções graves.
O software de gestão da folha de pagamento é um elo comum entre a agência de pagamentos e a empresa. Facilita o armazenamento e a distribuição de toda a documentação relativa ao cálculo das folhas de pagamento a cada empregado, e até recolhe automaticamente quaisquer incidentes de cálculo das folhas de pagamento que possam existir para facilitar o trabalho de ambas as partes.
Serviços de auditoria especializados
Embora exista um departamento de Recursos Humanos, as empresas nem sempre têm um nível de especialização que lhes permita analisar, detetar ou interpretar corretamente todos os processos e problemas internos da gestão do capital humano.
Isto deve-se ao fato do pessoal responsável pelos Recursos Humanos ter normalmente uma especialização mais generalista.
Uma auditoria de RH subcontratada permite-lhes receber uma análise do que está a ser feito na empresa ou departamento. Desta forma, os problemas podem ser corretamente detectados e os conselhos podem ser dados por especialistas na matéria.
Formação e desenvolvimento profissional
Um estudo da Gallup revelou que 71% dos trabalhadores sentem que precisam de reforçar as suas competências para desempenharem as suas tarefas no trabalho.
Diante dessa demanda, as organizações estão recorrendo a outras empresas especializadas em formação e desenvolvimento profissional para formar os seus empregados com novos conhecimentos e competências profissionais.
Não é necessário terceirizar todo o processo de formação. Graças à ajuda de ferramentas como o software de gestão da formação, é possível criar internamente planos de desenvolvimento profissional para os empregados, gerir e administrar todo o catálogo de cursos ou mesmo detetar as necessidades de formação da força de trabalho através de inquéritos automatizados.
Esta solução torna-se uma ferramenta complementar a quaisquer serviços de formação externos que possam ser contratados.
Para identificar as necessidades de formação, muitas empresas recorrem à avaliação de desempenho dos colaboradores. Através deste modelo, podem ser identificados os pontos fracos dos colaboradores em termos de conhecimentos, competências e desempenho.
É importante efetuar estas avaliações dos trabalhadores internamente, utilizando um software de avaliação de desempenho que permita agilizar e aperfeiçoar o processo, sem necessidade de o subcontratar a uma empresa ou consultoria externa.
Se for feito por uma empresa externa, perde-se a proximidade, o que faz com que não seja um processo objetivo, pois quem o analisa não faz parte da organização, podendo focar em aspectos superficiais ou vazios para as reais necessidades ou objectivos da empresa.
Muitas vezes um colaborador vale ou contribui com muito mais valor do que o desempenho líquido das suas tarefas, como é o caso daqueles que ajudam a unir a equipe e a motivar os outros colaboradores. Avaliações que só podem ser feitas com exatidão pela própria empresa.
Sem dúvida, as empresas necessitam muitas vezes de apoio externo, mas não é necessário que seja outra empresa a realizar estas tarefas ou funções, mas sim que estas possam ser realizadas a partir de dentro da empresa graças ao apoio e à terceirização ou, melhor dizendo, à otimização a partir de dentro que o software de Recursos Humanos proporciona.
