Un software de supervisión de empleados es una herramienta muy útil para controlar la productividad y el rendimiento de los equipos y departamentos. Ante una realidad en la que el teletrabajo se ha popularizado, es importante mantener un seguimiento del personal. No se trata de inmiscuirse en la vida privada del trabajador, sino de evaluar si su desempeño es el esperado y, en caso de no serlo, comprender el porqué de tal situación.
Gracias a las soluciones digitales, las empresas cuentan con una herramienta que permite una supervisión efectiva. Además, consigue que los empleados sean partícipes, potencia su responsabilidad y motivación. Comprenderán el alcance de su labor en la empresa, lo que aumentará su satisfacción.
Sin embargo, ¿en qué consiste la supervisión de empleados? ¿Es realmente intrusiva? ¿Cómo ayuda un software de Recursos Humanos? Estas y otras preguntas se resuelven a continuación.
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Qué es la supervisión de empleados
La supervisión de empleados consiste en el control de su actividad durante la jornada laboral. Es un error común creer que se trata de una intromisión en su privacidad, en especial tras la popularización del teletrabajo. Sin embargo, no es más que una mera cuestión de evaluación del desempeño, el cumplimiento de las horas de trabajo pactadas y de la productividad.
Este último es un factor fundamental en toda empresa, ya que afectará al funcionamiento de esta. Si la productividad baja, la ejecución de los proyectos o la fabricación de productos se ralentizará y la capacidad de generar ingresos también lo hará. Al final, se pierde eficiencia, lo que no pasará desapercibido para los clientes.
Es por esto que se utilizan herramientas como un software de supervisión de empleados. Permite certificar que, efectivamente, el trabajador acude a su puesto y cumple con su labor, la cual se cimienta en el tipo de contrato de trabajo suscrito con la empresa. En ningún momento se busca entrometerse en su vida privada o juzgar sus decisiones en el ámbito personal.
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El registro de las entradas y salidas, de presencia o el registro del horario trabajado poco tienen que ver con una vigilancia estricta. Siempre que cumpla con sus obligaciones, el trabajador es libre de abordarlas como estime oportuno.
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Para qué sirve un software de supervisión de empleados
El funcionamiento de un programa para control de empleados es sencillo. Este se fundamenta en un sistema de captura y registro de información. El empleado participa activamente en todo el proceso y recibe feedbacks continuos sobre su desempeño. De esta forma, puede evolucionar y mejorar como profesional, algo que se notará a lo largo de su carrera laboral.
Este tipo de software de supervisión de empleados sirve para dos propósitos principales. Uno de ellos es el control de las horas trabajadas y el otro es la gestión del rendimiento.
Ambos contribuyen no solo a conocer el desempeño del empleado, sino que permiten reducir las tasas de absentismo.
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Supervisión de las horas trabajadas
En este grupo se realiza un control del tiempo, es decir, de las horas trabajadas, y el control de la presencia del trabajador. Durante las entradas y salidas, el empleado ficha demostrando cuándo empieza y termina su jornada laboral. De esta forma, demuestra que acude a su puesto para cumplir con su horario. Además, existen diferentes maneras de controlar el fichaje:
- Sistema de presencia tradicional, el cual consistía en hojas de papel que se firmaban.
- Sistema de control de presencia vía Excel.
- Máquina de fichaje.
- Lector biométrico.
- Lector de tarjetas.
- Clave de acceso.
- Sistema de presencia alojado en la nube, sería la versión más moderna y que incluiría varías de las otras maneras, como el control biométrico.
Por otro lado, el control de las horas trabajadas registra el tiempo dedicado al trabajo. Estas se pactan durante la negociación y firma del contrato. El empleado se compromete a cumplir una jornada determinada, por regla general de ocho horas, las cuales permanecerá en su puesto. Al realizar esta supervisión, también se determinan las horas extra y de descanso que se efectúan.
Un control de este tipo es especialmente útil en empresas que apuestan por el teletrabajo. Un buen software de control del tiempo garantiza, por ejemplo, que cualquier empleado pueda fichar a través de varios dispositivos. Ya sea un smartphone o en la propia página web, se le facilitan diversos métodos no intrusivos.
Supervisión del rendimiento
Otro aspecto de un software de control de empleados es la supervisión del rendimiento. Recabar este tipo de datos permite evaluar la productividad en el trabajo. También contribuye a arrojar luz sobre el estado del absentismo y en particular del presentismo, en el cual el empleado acude a su puesto, pero no cumple con sus responsabilidades.
Además, al supervisar el rendimiento, se pueden detectar problemas latentes en la plantilla. De manera natural, unos empleados destacarán más que otros, pero es común que el desempeño baje por diversas razones. Llegar a la raíz de las dificultades y comprender el estado de trabajadores particulares es posible. Quizás el clima laboral no sea positivo o se atraviese una mala situación personal, factores que merece la pena entender y atajar.
Al utilizar el software de evaluación de desempeño adecuado, se obtienen mayores ventajas. Es posible crear modelos personalizados para la empresa, evaluar con todo tipo de criterios (objetivos, competencias, OKR…), permite encontrar brechas de competencias o la confección de matrices de talento para analizar rendimiento actual con potencial futuro.
Modos en los que utilizar un software de supervisión de empleados
El software de supervisión de empleados puede actuar en dos modos: silencioso y transparente. El primero actúa sin que los trabajadores sean conscientes; en el segundo se les avisa de la presencia del programa informático. Emplear uno u otro corre a cargo de la empresa, pero existen algunos matices.
La legislación española pone en manos del empresario la selección del método que estime oportuno para supervisar a los trabajadores. Esto se aplica sobre los dispositivos que se les entregue. En caso de que sean personales, como un teléfono móvil propio, es preciso notificar, informar y que el empleado acepte voluntariamente.
El mecanismo de supervisión elegido, además, tiene que estar justificado por el trabajo que efectúa el empleado. También será la alternativa menos intrusiva disponible, el beneficio que obtenga la compañía no superará el posible perjuicio del trabajador y debe reinar la transparencia, es decir, se informará de las características de la solución utilizada.
En el caso del software de control horario de Bizneo HR, el empresario tiene varias opciones a su alcance, siempre amparadas por la legislación vigente. Cuenta con herramientas de control exhaustivas, como la restricción de horarios para fichar, la posibilidad de geolocalizar el empleado o imputar horas a la realización de un proyecto, que pueden usarse de manera opcional.
Y, a su vez, diversas opciones que garantizan la flexibilidad y la autogestión del empleado (fichaje esperado, registro de horas one – clic, fichajes masivos).
Para sacar todo el partido a las herramientas de supervisión, es importante usarlas con honestidad y en función de las necesidades de la empresa. No contar con la opinión de los trabajadores será contraproducente, lo que hará que el control de su jornada sea el menor de los problemas.
