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Seguimiento de personal en una empresa | Guía completa

Seguimiento de personal en una empresa

El seguimiento de los empleados está directamente relacionado con un aumento de la productividad. Las evaluaciones del desempeño ayudan a organizar mejor el trabajo, a valorar el talento y a identificar los puntos débiles de la plantilla.

El seguimiento de personal en una empresa es una tarea importante para el departamento de Recursos Humanos. Un control permanente que consiste en monitorizar las actividades y el rendimiento de los trabajadores. Gracias a él, es posible medir de forma objetiva la conducta profesional, las competencias y la productividad.

Una labor así necesita el apoyo de una herramienta a la altura, porque son muchos los datos a tener en cuenta. Tantos, que resulta imposible que un puñado de personas los recoja, ordene y analice en tiempo real. Los softwares de evaluación del desempeño sí son capaces, y abren una puerta hacia la evolución de los modelos de gestión de la empresa.

Áreas de evaluación para el seguimiento de personal en una empresa

Las empresas funcionan a partir del trabajo por objetivos. Cumplir y sobrepasar esas metas importa mucho más que las horas que se pasen los empleados tratando de conseguirlo. Cada vez son más las compañías que comparten esta visión. Naturalmente, hace falta medir los logros alcanzados objetivamente.

¿Pero qué aspectos se deben observar? Hay una serie de áreas de evaluación para el seguimiento de personal en una empresa. Puntos que sirven para cualquier organización y que no varían, sea cual sea su actividad.

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Evaluación de la productividad

La productividad es un cálculo simple de cuántos bienes y servicios se han producido por cada factor utilizado (trabajador, capital, superficie de tierra, máquina, etc) y durante un periodo de tiempo determinado.

Evaluando todos los factores determinantes para la productividad en el trabajo se pueden apreciar los puntos fuertes y débiles del proceso productivo. Cuando el foco se centra en el trabajador, es posible hacer un seguimiento de las tareas que este realiza: mayor o menor éxito y en cuánto tiempo.

Evaluación de la eficiencia

Cuantificar la eficiencia es tan importante como hacerlo con la productividad en el trabajo . El objetivo es conocer el tiempo que los empleados tardan en hacer una tarea. Cuanto menor sea, más eficientes serán. Sin embargo, no hay que olvidar que sus resultados sean de una calidad suficiente. De nada sirve una plantilla ágil que hace mal su trabajo.

Por regla general, siempre hay espacio para optimizar el desempeño de los empleados, sea en equipo o a título personal. Además, es recomendable realizar un seguimiento de personal en una empresa frecuente en este aspecto. Así, se sabrá si están mejorando su eficiencia o si es necesario pulir las técnicas de trabajo.

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Conocimiento de los objetivos

Asegurarse de que los empleados conocen los objetivos que persigue la empresa es otro área a medir. Deben estar al corriente de ellos, ya que se esforzarán más en conseguirlos, aumentará su fidelidad y sentirán que se aprecia su labor. 

Este aspecto del seguimiento de personal en una empresa puede realizarse con preguntas directas o encuestas. Además, en caso de que se detecte que los objetivos no se conocen, habrá que comunicarlos.

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Satisfacción y actitud del trabajador

La satisfacción afecta a cómo responde el trabajador, a su estado de ánimo y al desempeño. Determinar si se encuentra contento o no se puede realizar de varias maneras. Por un lado, consultar directamente y de forma informal suele dar buenos resultados. La retroalimentación llega a ser más honesta.

Por otro lado, es posible tener en cuenta otros factores, como el clima laboral o el grado de compromiso con la empresa. En caso de que la satisfacción no sea adecuada, habrá que tomar decisiones encaminadas a corregirlo.

Formación del trabajador, esencial en el seguimiento de personal en una empresa

En este área del seguimiento de personal en una empresa se valora si el empleado tiene los conocimientos y habilidades suficientes para desarrollar su actividad. Su productividad dependerá de su formación, experiencia y otros aspectos como el estado de ánimo.

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Si se detecta una falta de conocimiento o competencias, se diseñará un plan de formación para suplirlas. Acción de desarrollo de talento interno que podrás optimizar con nuestro programa de RR. HH.

Control de un plan de capacitación de personal

Se trata de evaluar que la plantilla permanece actualizada. Los diferentes sectores de la producción cambian con frecuencia, ya que deben adaptarse a las necesidades del mercado y los avances tecnológicos.

Hay que evitar quedarse atrás en cuanto a formación para no perder competitividad. Nuestro software incluye un control de itinerarios para seguimiento de los empleados y su progreso formativo.

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Asistencia al trabajo, clave en el seguimiento de los empleados

El control de la asistencia al trabajo no suele tenerse en cuenta en el seguimiento de personal en una empresa. Sin embargo, puede ofrecer información útil sobre el rendimiento de la plantilla o su estado de ánimo, entre otros.

Sistema de control de presencia

Además, en momentos como el actual, en el que el teletrabajo va ganando peso, se hace más necesario prestar atención a este área.

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Por qué realizar el seguimiento de personal en una empresa con un software de evaluaciones

Un softtware de evaluación del desempeño adecuado otorga gran número de ventajas:

  • Ayuda a clarificar las metas y centrar el foco en los objetivos
  • Posibilita identificar tareas en las que se desperdicia tiempo
  • Hace que las estimaciones de rendimiento futuras sean más realistas
  • Establece hábitos encaminados a mejorar la eficiencia
  • Permite optimizar las tarifas que se abonan a los trabajadores por horas
Matriz de talento

Pero hay algunas virtudes propias de los sistemas de seguimiento de personal en una empresa digitales. El ejemplo más claro de ello es la ausencia de sesgos que manipulen las evaluaciones. Las características personales del evaluado o evaluador (raza, género, edad…) quedan al margen.

También se evitan problemas con los evaluadores como consecuencia del desconocimiento del evaluado o falta de las medidas necesarias para evaluar un cierto puesto de trabajo. Desaparecen los conflictos internos provenientes de la confrontación de fines que persiguen las evaluaciones del desempeño del personal, al menos en su mayoría.

Criterios de evaluación de desempeño

Métodos para el seguimiento de personal en una empresa

Existe una amplia variedad de métodos para realizar el seguimiento del personal en una empresa. Los miembros del departamento de Recursos Humanos se encargan de llevarlos a cabo. Elegir entre uno y otro dependerá de las necesidades, características propias y circunstancias de la organización.

Autoevaluación

Es el propio trabajador el encargado de avaluarse a sí mismo. Para obtener unos mejores resultados de la autoevaluación, es recomendable ofrecérsela a los empleados más comprometidos. Tenderán a contestar con mayor honestidad, ya que creen en la visión y objetivos de la empresa.

Modelo de evaluación 360º

En este método se busca una evaluación de amplio espectro. Se tiene en cuenta la percepción del desempeño del empleado por parte de los compañeros, los subordinados, los directivos, los clientes y jefes de sección. El objetivo se centra en conseguir una perspectiva completa para conocer a fondo la situación del trabajador.

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Seguimiento de los empleados informático

Es uno de los métodos más utilizados para realizar el seguimiento de personal en una empresa. Su punto positivo es que lo simplifica y automatiza. La información de los empleados se concentra en una sola base de datos, en la que es posible llevar a cabo diversos análisis que dispondrán de datos actualizados. 

Reunión de seguimiento de personal

Deben realizarse en entornos tranquilos para favorecer la comunicación. Con ellas se informa al empleado de su rendimiento y se obtiene su propio punto de vista. Hay que preparar una serie de preguntas adecuadas para la ocasión. La cercanía es de gran utilidad para transmitir los mensajes pertinentes.

Modelo de seguimiento de personal por competencias

Mide el desempeño de la plantilla teniendo en cuenta las competencias necesarias para cada cargo. Trata de averiguar los fallos de formación o de capacitación de los trabajadores respecto de su puesto. Así, es posible trazar acciones formativas u otras soluciones con el fin de paliar los déficits que se encuentren.

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Seguimiento de los empleados según su satisfacción

La base que fundamenta este modelo parte de que los trabajadores satisfechos son más productivos. Por tanto, se prima conocer cómo de satisfechos están con su puesto, el ambiente en la empresa o el trato que imparte la dirección que el rendimiento en sí. A fin de cuentas, este se maximizará gracias al estado de ánimo del empleado.

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¿Cómo dar un feedback adecuado tras el seguimiento de los empleados?

Cuando las diferentes acciones para el seguimiento de personal en una empresa han concluido y se conocen los resultados, llega el momento de entregar el correspondiente feedback.

Para evitar errores, en Bizneo HR hemos desarrollado una guía en la que encontrarás consejos y recomendaciones para confeccionar un feedback efectivo. Conocerás los diferentes tipos, cómo redactar una evaluación del desempeño o cuándo es el momento apropiado para transmitir la información.

Si quieres mejorar el seguimiento de personal en una empresa y fomentar el compromiso de la plantilla, ¡no dudes en descargar la guía!

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