Relación de puestos de trabajo (RPT). ¿Qué es y cómo crearla?

Muchas empresas definen sus puestos de trabajo de forma informal: funciones repartidas de palabra, requisitos que solo conoce el mánager directo y retribuciones asignadas sin un criterio documentado.

Sin un documento que recoja la estructura de puestos de la organización, el departamento de RR. HH. carece de criterios objetivos para justificar diferencias salariales, evaluar el desempeño o definir el perfil exacto que necesita cubrir cada vez que abre una vacante.

Qué es una relación de puestos de trabajo (RPT)

Una relación de puestos de trabajo (RPT) es el documento que recoge todos los puestos de una organización con la información esencial de cada uno: denominación, funciones, requisitos, nivel jerárquico, grupo profesional y retribución. La RPT describe puestos, no personas. Un puesto se define igual esté cubierto, vacante o compartido.

La RPT nace como instrumento de ordenación en la administración pública, regulada por el artículo 74 del Estatuto Básico del Empleado Público (EBEP). Sin embargo, cada vez más empresas privadas adoptan este modelo para estructurar su plantilla con criterios objetivos y documentados.

La diferencia entre tener una RPT y no tenerla es la diferencia entre gestionar personas con un marco de referencia común o hacerlo por criterio individual en cada decisión. Con una RPT actualizada, el departamento de RR. HH. sabe exactamente qué perfil buscar para cada vacante, qué competencias evaluar y qué retribución corresponde a cada nivel.

La RPT funciona como punto de partida para otros procesos clave de gestión del talento: selección de personal, evaluación por competencias, valoración de puestos y diseño de planes de carrera. Sin ella, cada uno de esos procesos se construye sobre una base improvisada.

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RPT vs. descripción de puestos vs. organigrama: en qué se diferencian

RPT, descripción de puestos y organigrama forman parte de la gestión organizativa de una empresa, pero cada uno cumple una función distinta. Confundirlos lleva a duplicar trabajo o a dejar huecos que ninguno cubre.

	RPT	Descripción de puestos (DPT)	Organigrama
Qué es	Documento que recoge todos los puestos de la organización con sus características esenciales	Ficha detallada de un puesto concreto con tareas, responsabilidades y competencias	Representación gráfica de la estructura jerárquica y las relaciones entre áreas
Alcance	Toda la organización	Un puesto individual	Toda la organización
Nivel de detalle	Medio: funciones, requisitos, grupo, retribución	Alto: tareas específicas, competencias, indicadores de desempeño, condiciones laborales	Bajo: nombres de puestos y líneas de dependencia
Para qué sirve	Planificar plantilla, definir política retributiva, identificar vacantes	Reclutar, evaluar desempeño, diseñar planes de formación	Visualizar la estructura, identificar dependencias jerárquicas
Quién lo usa	RR. HH., dirección, comité de retribuciones	RR. HH., mánagers, candidatos	Toda la organización

Los tres documentos son complementarios. La descripción de puestos aporta el detalle que la RPT resume, y el organigrama aporta la visión gráfica que ninguno de los dos ofrece.

Qué información incluye una RPT

Cada puesto recogido en una RPT se documenta con un conjunto de campos que permiten entender qué es el puesto, qué hace, qué requiere y cómo se retribuye. La profundidad del detalle varía según la organización, pero estos son los campos habituales en una empresa privada:

• Denominación. Nombre que identifica el puesto dentro de la organización de forma inequívoca.
• Departamento. Área o unidad a la que pertenece el puesto.
• Dependencia jerárquica. De quién depende el puesto y, si procede, qué puestos tiene a su cargo.
• Funciones principales. Tareas y responsabilidades asociadas al puesto, descritas con el detalle suficiente para diferenciarlo de otros puestos similares.
• Requisitos. Formación académica, experiencia profesional y certificaciones necesarias para desempeñar el puesto.
• Competencias. Habilidades técnicas y transversales que requiere el puesto para cumplir sus funciones.
• Grupo profesional. Categoría según el convenio colectivo aplicable o la clasificación interna de la empresa.
• Retribución. Banda salarial o rango retributivo asignado al puesto.

En la administración pública se añaden campos específicos como el sistema de provisión (concurso o libre designación), el complemento de destino y el cuerpo o escala de adscripción.

La ficha de cada puesto debe ser lo suficientemente concreta para que cualquier persona de RR. HH. pueda usarla como referencia al abrir una vacante, preparar una evaluación del desempeño o justificar una decisión retributiva sin tener que consultar al mánager del área.

¿Es obligatorio disponer de un catálogo de puestos de trabajo?

En la administración pública, sí. El Estatuto Básico del Empleado Público (EBEP) establece que las administraciones deben estructurar su organización mediante relaciones de puestos de trabajo que incluyan denominación, grupo profesional, sistema de provisión y retribuciones complementarias.

En la empresa privada la RPT es voluntaria. Sin embargo, el Real Decreto 902/2020 de igualdad retributiva exige que las empresas elaboren un catálogo de puestos de trabajo (CPT) que permita garantizar que hombres y mujeres reciben la misma retribución por trabajos de igual valor.

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RPT y CPT no son lo mismo. La RPT es un instrumento organizativo completo que recoge funciones, requisitos, jerarquía y retribución de todos los puestos. El CPT es un documento más específico, orientado a demostrar la igualdad retributiva mediante la descripción detallada de la naturaleza de cada puesto.

Una empresa privada que no dispone de ninguno de los dos documentos se expone a un riesgo, ante una inspección de trabajo o una reclamación salarial, carece de base objetiva para justificar las diferencias retributivas entre puestos. La consecuencia puede ser una sanción por discriminación retributiva.

Cómo elaborar una relación de puestos de trabajo paso a paso

Construir una RPT desde cero es un proyecto abordable si se divide en fases bien delimitadas. El resultado depende menos del tamaño de la empresa que de la rigurosidad con la que se recoge y se valida la información de cada puesto.

1. Analizar la estructura organizativa

El primer paso es entender cómo funciona realmente la empresa antes de documentar sus puestos. Eso implica identificar áreas, departamentos, niveles de responsabilidad y relaciones de dependencia entre equipos.

Si la empresa ya tiene un organigrama actualizado, es el mejor punto de partida. Si no lo tiene, elaborarlo antes de la RPT ahorra trabajo posterior, porque muchas de las relaciones jerárquicas que necesita la RPT ya quedan reflejadas en el organigrama.

El análisis debe reflejar cómo opera la organización en la práctica. En muchas empresas, la estructura real difiere de la oficial porque se han creado puestos, se han fusionado funciones o se han añadido niveles intermedios sin actualizar la documentación.

Bizneo HR permite crear el organigrama de la empresa y mantenerlo sincronizado con la estructura real. Cuando se incorpora un empleado, cambia de departamento o se modifica una jerarquía, el organigrama se actualiza solo y arrastra los permisos y flujos de aprobación asociados a cada puesto.

2. Identificar y listar los puestos

Elaborar una RPT requiere un inventario completo de todos los puestos que existen en la organización. El objetivo es listar puestos, no personas. Un puesto puede estar ocupado por varias personas (tres técnicos de selección), estar vacante o estar compartido entre departamentos.

El error más frecuente al elaborar el inventario de puestos es confundir puesto con persona. Si un empleado asume funciones que no corresponden a su puesto original, hay que decidir si esas funciones se formalizan en un puesto nuevo o se reasignan. Documentar la situación real evita que la RPT nazca desactualizada.

Cada puesto identificado debe tener una denominación única que lo diferencie del resto dentro de la organización. Denominaciones genéricas como «técnico» o «responsable» sin más contexto generan confusión cuando la empresa crece y aparecen puestos similares en distintos departamentos.

3. Describir cada puesto

Describir un puesto de trabajo significa documentar qué hace, qué requisitos exige y cómo encaja en la organización. Cada ficha debe recoger las funciones principales, las competencias necesarias (técnicas y transversales), la formación y experiencia requeridas y la dependencia jerárquica.

La información más valiosa sale de las personas que ocupan el puesto y sus responsables directos. Son quienes mejor conocen las tareas reales, los conocimientos imprescindibles y las competencias que marcan la diferencia entre un desempeño aceptable y uno sobresaliente. Cuestionarios y entrevistas breves con ambos perfiles son la forma más eficaz de recoger esa información.

La descripción debe reflejar lo que el puesto necesita con independencia de quién lo ocupe en cada momento. Un empleado con mucha antigüedad puede haber asumido funciones adicionales que distorsionan el perfil real del puesto y generarían expectativas irreales para futuros ocupantes.

4. Clasificar y valorar los puestos de trabajo

Cada puesto descrito en la RPT debe asignarse a un grupo o categoría profesional según el convenio colectivo aplicable o la clasificación interna de la empresa. La clasificación establece el marco retributivo: a cada grupo le corresponde una banda salarial y unas condiciones determinadas.

La valoración de puestos de trabajo consiste en comparar el peso relativo de cada puesto dentro de la organización en función de factores como la complejidad de las funciones, el nivel de responsabilidad, la autonomía para tomar decisiones y el impacto en los resultados del negocio.

El resultado de la valoración es una jerarquía interna que permite justificar las diferencias retributivas con criterios objetivos. Desde la entrada en vigor del RD 902/2020, las empresas necesitan esta base documental para demostrar que puestos de igual valor reciben la misma retribución con independencia del género.

Bizneo HR permite construir un árbol de puestos con bandas salariales por nivel y hacer seguimiento continuo del compa-ratio por empleado, de forma que RR. HH. detecta al instante qué personas están por debajo o por encima de la banda de su categoría y puede actuar antes de que la desviación se convierta en un riesgo legal.

5. Validar y mantener actualizada

Una RPT solo tiene valor si refleja la realidad de la organización en el momento en que se consulta. Antes de darla por terminada, RR. HH. debe contrastar cada ficha con el responsable del área correspondiente para verificar que las funciones, los requisitos y la dependencia jerárquica coinciden con lo que ocurre en el día a día.

La validación también sirve para detectar solapamientos entre puestos, funciones que ningún puesto recoge formalmente y niveles jerárquicos que existen en la práctica pero no en el documento. Corregir estas inconsistencias antes de publicar la RPT evita que pierda credibilidad a las pocas semanas.

El mayor riesgo de una RPT es que se elabore una vez y se abandone. Cada nueva incorporación, cada cambio de funciones, cada reestructuración debería reflejarse en el documento. Una RPT desactualizada genera más problemas que no tener ninguna, porque las decisiones se toman sobre información que ya no es válida.

Bizneo HR mantiene la RPT viva al gestionar la estructura de puestos directamente desde la ficha de cada empleado. Cuando alguien cambia de departamento, asume nuevas funciones o se crea un puesto, el organigrama y las descripciones se actualizan en tiempo real sin depender de que alguien abra un Excel y recuerde modificarlo.

Herramientas para elaborar y mantener una RPT

La herramienta condiciona la calidad de la RPT tanto como la metodología. Una RPT elaborada con rigor pero almacenada en un archivo que nadie actualiza pierde su valor en cuestión de meses. La mejor opción para evitarlo es una suite integral de RR. HH. donde la estructura de puestos forme parte de la misma plataforma que gestiona a las personas.

Con una suite integral, la RPT deja de ser un documento independiente que hay que mantener por separado. Los puestos se definen una vez y esa información alimenta directamente los procesos que dependen de ella: publicar una oferta con los requisitos ya definidos, lanzar una evaluación con las competencias ya asignadas o revisar la retribución con las bandas salariales ya configuradas.

Bizneo HR cubre todo el ciclo que nace de la RPT. Desde la elaboración inicial (organigrama, descripción de puestos, competencias por perfil) hasta los procesos que se apoyan en ella: reclutamiento y selección, evaluación del desempeño, formación, valoración de puestos y diseño de planes de carrera. Gestionar todo el ciclo en una sola plataforma hace que la RPT se mantenga actualizada como consecuencia de la operativa diaria del departamento de RR. HH., sin trabajo adicional de mantenimiento.