Disponer de una buena RPT o relación de puestos de trabajo es clave para cualquier empresa que desee estructurarse y tener una visión de futuro. Se trata de una herramienta muy útil para el departamento de Recursos Humanos, ya que ofrece información objetiva sobre la estructura organizativa de una organización.
Partiendo de la relación de puestos de trabajo, es posible mejorar la selección de personal, la gestión de talento o la mejora de las competencias. Se trata, por lo tanto, de un instrumento de organización empresarial sobre el que un departamento de RR. HH. puede pivotar para cumplir adecuadamente sus funciones.
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¿Qué es la relación de puestos de trabajo (RPT)?
La relación de puestos de trabajo (RPT) de una empresa es, por lo tanto, el documento en el que se recoge la estructura organizativa de una compañía y todos los puestos de trabajo que en ella existen. No solo se trata de un listado, sino que cada uno de los puestos viene descrito en profundidad. Se especifican las tareas y responsabilidades de cada uno, así como las competencias y habilidades necesarias para desempeñarlos correctamente.
Su principal uso lo encontramos en la administración pública, empleos públicos o funcionarios. Sin embargo, se trata de una herramienta organizativa fundamental que también se emplea en empresa privada. La RPT suele concentrarse en un documento, físico o digital, que recoge la descripción de puestos de trabajo de una empresa.
Desarrollar y mantener este documento actualizado puede ser de gran utilidad para las empresas. Esta herramienta puede facilitar desde el reclutamiento de personal hasta la mejora de la evaluación de las competencias de la plantilla actual.
El objetivo es describir detalladamente los requisitos de cada puesto de trabajo, tanto a nivel de competencias profesionales como experiencia o habilidades. De esta forma, cada vez que sea necesario cubrir un puesto, tendremos una referencia clara de los requisitos que debe reunir la persona que ocupe el puesto.
Y, de la misma manera, podremos realizar la evaluación del desempeño con sentido al saber lo que tenemos que analizar y observar si cumple con las expectativas o no.
Descubre cómo debería ser la descripción de los puestos de trabajo.
¿Es obligatorio disponer de un catálogo de puestos de trabajo?
Por otro lado, un documento de relación de puestos de trabajo no tan solo es de gran utilidad, sino que también nos ayuda a cumplir con la legislación actual. Según el Real Decreto 902/2020, dirigida a alcanzar la igualdad laboral efectiva de mujeres y hombres:
Las empresas elaborarán un inventario o catálogo de todos los puestos de trabajo.
El objetivo del CPT (Catálogo de puestos de trabajo) es disminuir la brecha salarial dentro de una empresa. Este documento deberá describir detalladamente la naturaleza de cada uno de los puestos de trabajo, de modo que permita garantizar la igualdad retributiva entre ambos géneros.
Cada uno de los cargos descritos en el catálogo de puestos de trabajo debe incluir los siguientes apartados:
- ID de Identificación único por cada uno de los puestos de trabajo
- Datos organizativos
- Funciones y principales tareas
- Misión
- Herramientas
- Perfil ideal
- Resolución de problemas
- Impacto en la organización
- Alcanza y responsabilidad
- Relaciones del puesto (internas y externas)
- Competencias y habilidades requeridas
- Jornada laboral
- Formación requerida
- Salario
¿Cómo hacer una relación de puestos de trabajo (RPT)? 5 fases
Como puedes observar, elaborar un RPT o catálogo de puestos de trabajo, puede ser una tarea compleja. No solo es importante hacer un buen trabajo inicial, sino que también es necesario actualizarlo constantemente. No obstante, existen herramientas especializadas que nos ayudan a llevarlo a cabo con éxito.
Antes de hablar de estas, vamos a identificar las diferentes fases por las que se debe transitar antes de disponer de un documento válido y útil.
- Planificación: la primera fase consiste en recopilar toda la información que se tiene sobre la organización, con el objetivo de comprender cómo funciona y qué necesitamos averiguar. Si ya tenemos un organigrama, puede ser de gran utilidad.
- Cuestionarios: la elaboración de catálogo de puestos de trabajo y la definición de funciones no es una tarea solamente de RR. HH., sino que implica a toda la empresa. Para ello, se pueden diseñar cuestionarios de cara a obtener información por parte de los empleados.
- Entrevistas: asimismo, también se pueden obtener más información a través de entrevistas personales o a través de Focus Group. El objetivo es recopilar la experiencia y conocimiento de los empleados en su puesto de trabajo.
- Elaboración: una vez se cuenta con toda la información relevante, es el momento de ponerse manos a la obra y elaborar el RPT. Se trata de describir cada uno de los puestos de trabajo por separado e incluyendo toda la información del apartado anterior.
- Validación: antes de finalizar, es fundamental validar que el RPT cumple con los objetivos planteados y es útil para la organización. Para ello, se puede hacer una revisión interna o externa.
Una vez superadas estas cinco fases, llegará el momento de incorporar al trabajador o de evaluar si algún departamento necesita refuerzo o formación para cumplir con el RPT propuesto.
Elaborar una RPT con Excel
En cuanto a las herramientas, existen diferentes soluciones que pueden simplificar el proceso de la relación de los puestos de trabajo. La primera opción, y probablemente más utilizada, es utilizar Excel para hacer la RPT. Una hoja de cálculo es sin duda una buena opción para este fin, aunque también puede complicarnos la tarea en lugar de facilitarla.
Inicialmente, puede parecer una herramienta más que suficiente. Muchas empresas emplean este tipo de aplicaciones para la gestión y control de la RPT. No solo disponemos de un casillero ideal para la finalidad de este documento, sino que también ofrece herramientas funcionales y visuales que nos facilitan la tarea. Sin embargo, cuando una plantilla supera los 15/20 puestos de trabajo, esta herramienta se vuelve ineficiente e incluso puede ocasionar problemas.
Como vimos anteriormente, la relación de puestos de trabajo es un documento en constante evolución, un instrumento dinámico. El catálogo de puestos de trabajo cambia con el tiempo, por lo que es necesario disponer de una herramienta que nos permita hacer estos ajustes fácil y rápidamente.
En este sentido, un Excel para hacer un RPT no es la mejor opción, ya que requiere un gran esfuerzo por parte del empleado, que debe introducir datos en un gran listado, que aunque ordenado, contiene mucha información. Esto puede provocar no solo una pérdida de la productividad, sino que también errores en el mantenimiento y actualización de los datos.
Tecnología de Recursos Humanos: la mejor opción para hacer un RPT
La mejor forma de mantener la información de una RPT ordenada y actualizada pasa por utilizar un software de Recursos Humanos. Hasta hace unos años, el coste de estas soluciones era prohibitivo para muchas pymes y autónomos. Sin embargo, actualmente hay numerosas aplicaciones en el mercado que se adaptan a cualquier presupuesto. Algunas de las ventajas que ofrece el uso de este tipo de soluciones son:
- Facilidad para hacer cambios y actualizaciones.
- El RPT está al alcance de todos los empleados, lo que facilita la consulta y el uso de la información.
- Posibilidad de acceder la relación de puestos de trabajo desde cualquier sitio o dispositivo.
- Rápida elaboración.
- Mantener segura la información y cumplir con el RGPD
- Generación de informes y estadísticas.
- Mayor control del perfil que se quiere reclutar (se podrá precisar las competencias que buscamos con el ATS y cribar si las candidaturas que entran encajan con la RPT)
Este software permite elaborar la relación de puestos de trabajo y completar cada perfil profesional de manera detallada, incluyendo la jerarquía, la importancia de los puestos, tareas, responsabilidades, etc. Todo ello de forma organizada y fácil de actualizar, con un margen de error mucho menor que el de una Excel RPT. Así, una vez incorporado el puesto que requeríamos, será muy sencillo evaluar su evolución en la empresa:
Además de todas estas ventajas, la RPT se convierte en el punto de partida para mejorar otros puntos importantes, como pueden ser el reclutamiento y selección de personal, la evaluación y valoración de puestos de trabajo, la definición de sueldos igualitarios o la formación de los empleados. Un software de RR. HH. permite gestionar todas estas áreas desde un mismo lugar, lo que provocará una mejora global en la empresa.
