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Multitasking | Cómo afectan los trabajadores multitarea a la productividad

Los empleados multitasking y su productividad

¿Merece la pena contratar a trabajadores multitasking? Descubre las ventajas e inconvenientes de la multitarea.

La capacidad de realizar varios trabajos a la vez (multitasking) se ha convertido en un requisito obligatorio que las organizaciones solicitan a los candidatos en los procesos de selección.

Para hacer frente a un mercado cada vez más competitivo, las empresas están obligadas a optimizar al máximo sus recursos, y la contratación de empleados multitarea supone contar con activos muy valiosos para el incremento de la productividad; por lo tanto, la transición de perfiles de especialización tradicional hacia profesionales de perfil multitasking ya es una realidad.

¿Qué significa multitarea? Un enfoque científico

La definición más evidente de multitasking es “la capacidad de realizar varias tareas simultáneamente”. Pero ¿qué significa simultáneamente? La ciencia ha dejado constancia de que la simultaneidad no existe como tal, o al menos, como se entiende coloquialmente:

Multitasking | Teoría de Paul E. Dulz

Paul E. Dulz, investigador de la Universidad de Vanderbilt (Nashville, Tennesse) llevó a cabo una serie de estudios utilizando imágenes de la corteza prefrontal mediante resonancia magnética, y consiguió demostrar que el cerebro humano no puede acometer más de una tarea al mismo tiempo, salvo en el caso de las tareas automáticas (que no son ejemplos de multitasking).

Dulz citó "un cuello de botella cerebral" para definir la multitarea como una ilusión que se crea mediante la costumbre y el entrenamiento en el cambio rápido entre tareas.

Multitasking | Teoría de Shalena Srna

En la misma línea, un estudio de Shalena Srna, profesora de Marketing en una escuela de negocios adscrita a la Universidad de Michigan, sugiere que el multitasking es más una ilusión que una realidad, pero, aunque sea un mito, es beneficioso para el rendimiento laboral, debido a que se fortalece la capacidad de atención e incluso la presión por cumplir con los objetivos.

Otro estudio de la revista Psychological Science reforzó la misma idea.

Multitasking | Teoría de David Strayer

David Strayer, profesor de psicología en la Universidad de Utah, realizó una prueba en la que varios sujetos se enfrentaban a tareas relacionadas con la memoria y las matemáticas al mismo tiempo que conducían un vehículo en una simulación:

Solo dos de cada cien sujetos pasaron la prueba o mejoraron los resultados esperados, lo cual indicó que la mayoría de la población no reacciona bien frente a la multitarea o los trabajos multitasking.

Escribir un correo electrónico mientras se habla por teléfono, o leer un informe mientras se ordena la correspondencia son algunos ejemplos de multitarea, entendiéndose como tal la alternancia rápida y eficaz entre tareas, y no una mera realización en paralelo, siendo esta la mejor respuesta a la pregunta “qué es el multitasking”. 

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Ventajas del multitasking

Un estudio de la consultora Accenture reveló que el 98 % de los profesionales de todo el mundo destinaban alguna parte de su tiempo al multitasking, señalando que la multitarea es una competencia que tiende a extenderse en el mercado laboral, y cuyas ventajas son realmente significativas:

  1. Rapidez a la hora de sacar adelante las tareas.
  2. Productividad mejorada en el puesto de trabajo.
  3. Reacción óptima al enfrentarse a tareas complejas.
  4. Capacidad de asunción de responsabilidades.
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Inconvenientes del multitasking

Sin embargo, un estudio de la Universidad de Stanford asegura que las "personas multitarea" (aquel 2 % del experimento de Strayer) son peores al realizar varias tareas, puesto que no son capaces de omitir información irrelevante, lo cual se explica analizando los siguientes inconvenientes:

  1. Pérdida de eficacia, por no saber priorizar.
  2. Deterioro de la memoria, por no poder concentrarse en las tareas.
  3. Riesgo de cometer errores, por no prestar toda la atención necesaria.
  4. Mayor nivel de estrés, por la presión de finalizar todas las tareas a tiempo.
  5. Déficit de atención, por saltar constantemente entre tareas.
  6. Menor calidad del trabajo, por no profundizar individualmente en cada uno.
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Si bien un perfil multitarea es el más deseable para una organización, Andy Kerns, director creativo en Digital Third Coast, sostiene que el multitasking es improductivo en sí mismo, y que la multitarea inherentemente implica no prestar atención y concentración a todas las tareas por igual:

Los resultados son muy malos a todos los niveles: trabajo descuidado, precariedad en la toma de decisiones, incremento del estrés, falta de creatividad…”.

En su lugar, señala que es más conveniente concentrarse en completar las tareas más cruciales secuencialmente, y que las tareas sujetas a mayor alternancia sean las menos críticas o más livianas. Todo esto lleva a plantear la multitarea (o la "ilusión" de la misma) como una competencia no innata, sino aprendida y desarrollada.

Si tienes dudas en relación con las diferencias entre competencias, habilidades y capacidades Aquí puedes conocer las claves para valorar cada una de ellas.

Reclutamiento y selección de perfiles multitarea

Los perfiles multitasking se pueden encontrar tanto dentro como fuera de la organización, lo que obliga a los responsables de selección a realizar una investigación eficiente en la identificación de perfiles con esa competencia y así aprovechar sus capacidades al máximo.

Las empresas pueden usar un ATS para garantizar la captación de un talento multitasking. Estos sistemas cuentan con herramientas de criba curricular y killer questions que permiten fijar justo las habilidades que se exigen al aspirante y excluir a los que no encajan en el proceso.

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  • Será necesaria una correcta inclusión de estos trabajadores en el organigrama empresarial, para así coordinar a los equipos según los distintos perfiles.
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Consecuencias del multitasking

Si bien la inclusión de trabajadores multitarea es potencialmente positiva para la empresa, la mayoría de los perfiles no son multitarea en sí mismos, y no han de ser forzados a serlo, puesto que se corren varios riesgos derivados del gasto de energía en el intercambio entre tareas:

  • Aumento del estrés del empleado.
  • Mayor frecuencia de aparición de errores.
  • Carencia de ideas creativas.
  • Dificultad para asimilar nuevos conceptos.

La innovación empresarial también potencia el multitasking, ya que los trabajadores pueden realizar funciones diferentes desde una misma posición, y esto redunda en el menor coste estructural de este tipo de perfiles porque aprovechan mejor la tecnología que está a su disposición.

Gestión de los empleados multitarea

Por sus características inherentes, los empleados multitarea requieren de menos tiempo para su "on-boarding"; por otro lado, la capacidad multitasking de un empleado es un indicador de que posee otras habilidades muy deseables para, por ejemplo, puestos de atención comercial o venta consultiva.

Como señaló Kerns, la multitarea no es eficaz sin una concentración selectiva en las tareas, y no todos los perfiles multitasking tienen esta competencia al mismo nivel de desarrollo.

Dado que un perfil multitarea puede reportar grandes beneficios a una organización, será deseable que la empresa realice un seguimiento de sus empleados enfocado a incentivar estas competencias.

Por tanto, cobrará especial relevancia identificar el talento clave dentro de la organización; valiéndose de un software de evaluación del desempeño que, en base al seguimiento de objetivos, permita evaluar a los empleados según métricas como su capacidad de trabajo en equipo, comunicación, escucha activa, gestión de la diversidad, flexibilidad y polivalencia.

Gracias a este sistema automatizado analizarás con datos objetivos si los trabajadores multitasking son más efectivos que los empleados tradicional o no.

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Como hemos visto, es recomendable que las organizaciones no lleven al límite a sus empleados multitasking; sino que promuevan una política de gestión efectiva del tiempo con un software de control horario, donde haya momentos de descanso y desconexión que aporten el descanso necesario para rendir más y mejor.

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