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Innovación empresarial: cómo automatizar los procesos de tu organización

Innovación empresarial

La innovación empresarial ha dejado de ser una mera opción para convertirse en una obligación para todas las empresas que deseen mantenerse en la vanguardia de su sector.

La innovación empresarial se centra en dar respuestas creativas y eficientes a las necesidades operativas de las organizaciones.

El alto grado de consenso en torno a la conveniencia de profundizar en la innovación empresarial y la automatización de sus procesos se observa de manera especial en países como España.

Un estudio elaborado por Kyocera del año 2019 situó a las empresas españolas a la cabeza de la automatización empresarial, hasta el punto de que el 70,4% de las compañías han automatizado la totalidad o parte de sus procesos internos.

Solamente los Países Bajos superan a España en tan honrosa clasificación. Con todo, muchas empresas aún no han puesto en marcha una estrategia sólida para automatizar procesos operativos.

Qué es la innovación empresarial y por qué es tan importante

Por innovación empresarial se entiende cualquier mejora de los procesos internos de una empresa que se apoya en las nuevas tecnologías y que aporta mayores niveles de eficiencia en la gestión.

Dependiendo del punto de partida, las actuaciones pertinentes se aplicarán a modo de revisiones o actualizaciones de los sistemas ya disponibles o bien se abogará por la transformación integral de la empresa desde cero.

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La automatización empresarial es uno de los pilares de cualquier hoja de ruta innovadora porque ayuda a crear valor y a evitar que la empresa pierda competitividad.

Nunca antes había sido tan necesaria la revisión y mejora constante de los procesos de una empresa para evitar que esta se descuelgue de la dinámica general de su sector. De hecho, las compañías que se actualizan con mayor rapidez obtienen interesantes ventajas sobre sus principales competidores.

Tipos de innovación empresarial

El concepto de innovación empresarial es, como ya hemos visto, extraordinariamente amplio. Aunque suela asociarse con conceptos como el de transformación digital o mejora de los procesos internos, lo cierto es que conviene distinguir entre diferentes modelos innovadores, que pueden ser complementarios o excluyentes entre sí, según el caso.

Innovación continua

Es un término en auge en estos momentos porque es el que mejor resume la necesidad que tienen las empresas de revisar periódicamente sus procesos para introducir de inmediato cualquier mejora que se estime oportuna.

También se integra dentro de este concepto la puesta en marcha de nuevas líneas de negocio, algunas de las cuales pueden acabar reemplazando a la actividad originariamente principal.

Iniciativas individuales

Suele pensarse que la innovación empresarial es eminentemente vertical y que todas las acciones deben estar debidamente dirigidas por la “cúspide” de la compañía.

Sin embargo, cuando una empresa ha fomentado debidamente la creatividad de sus empleados y ha construido una cultura colaborativa y participativa, las opiniones individuales pueden ser muy valiosas.

Mejora de procesos

Este tipo de innovación pone el acento no tanto en la introducción de nuevas ideas de negocio o modelos de gestión sino en la actualización de los procesos existentes. La automatización empresarial es, en sí misma, una de las principales actuaciones que pueden llevarse a cabo en este tipo de innovación.

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Innovación disruptiva

Es la innovación empresarial llevada a su máxima expresión. Más allá de los cambios introducidos en los procesos internos o de las mejoras que se acometen en las diferentes áreas del negocio, la innovación disruptiva implica la creación de un sistema o producto que actualmente no puede encontrarse en el mercado.

Beneficios de la automatización empresarial en RR. HH.

Independientemente del modelo implementado, las empresas innovadoras pueden extraer notables ventajas de su apuesta por la introducción de nuevas soluciones para sus procesos.

Reducción de costes operativos

Automatizar procesos permite a la empresa mantener todas las funciones que venía desempeñando hasta ahora pero con una menor necesidad de destinar recursos humanos a tal fin. Esto puede tener una doble lectura.

Por un lado, permite dedicar una mayor parte del horario de los trabajadores a tareas de mayor valor agregado. Por otro, puede permitir reducir la fuerza laboral y, con ella, los costes operativos.

Gestión más eficiente de los recursos humanos

Ahondando en el punto anterior, la automatización empresarial “libera” recursos humanos para que estos puedan destinarse a otras funciones. Esto puede ser una buena alternativa a la contratación o al aumento de plantilla, al tiempo que, bien gestionado, puede ser un estímulo para los trabajadores.

Trabajo en equipo más efectivo

La digitalización y automatización de los procesos permite a los empleados disponer de más información sobre las diferentes tareas o funciones.

La centralización de las bases de datos contribuye a los roles de un equipo, por ejemplo, puedan acceder a los documentos pertinentes o cuenten con datos actualizados para cumplir su parte del trabajo.

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Minimización de errores humanos

Es otro de los beneficios más interesantes aunque conviene entender correctamente a qué nos estamos refiriendo.

No damos por sentado que los empleados pueden equivocarse y que las máquinas son infalibles. Sencillamente, los habituales errores fruto de la descoordinación, falta de comunicación, solapamiento de tareas, confusiones o incorrecta gestión del tiempo, son mucho menos frecuentes cuando los procesos han sido automatizados.

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Comunicación más fluida y regular

Los problemas relacionados con la comunicación corporativa están detrás de algunas de las disfunciones más habituales en las empresas.

Gracias a las herramientas digitales, básicas en cualquier estrategia de innovación empresarial, tanto los empleados como los mánagers pueden servirse de canales de comunicación seguros, fluidos y confidenciales para mantener un contacto regular y constructivo.

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¿Cómo automatizar procesos en Recursos Humanos?

Llegados a este punto, el proceso de automatización empresarial discurre de la mano de la puesta en marcha de un plan de transformación digital.

Y es que, prácticamente todas las funciones relacionadas con la gestión de los RR. HH. son susceptibles de ser automatizadas. Para ello, resulta imprescindible disponer de programas que se adapten a la realidad de la empresa y sean de fácil manejo.

Reclutamiento y selección

Los procesos de contratación pasan por ser una de las tareas más exigentes para los responsables de RR. HH. Un software de reclutamiento y selección ayuda a automatizar parte de las tareas del equipo evaluador, reduce el riesgo de incurrir en sesgos, la criba curricular de las candidaturas se realiza en base a criterios previamente definidos y agiliza los trámites tanto para los candidatos como para los evaluadores.

software de seleccion de personal

Formación

En buena medida, la innovación resulta inseparable de la formación continua de la plantilla. Al fin y al cabo, las empresas innovadoras requieren de empleados que estén capacitados para manejar las nuevas herramientas digitales y aprovechen todo su potencial.

Un software de formación contribuye a dar respuesta a esta necesidad al facilitar la detección de carencias formativas en la plantilla, la selección de los cursos y actividades más recomendables y la autogestión por parte del empleado.

Portal del empleado y del mánager

Mantener un contacto regular entre empleados y managers es, como ya hemos apuntado, una necesidad básica en las empresas. El portal del empleado y del mánager no solo facilita la comunicación entre ambas partes, sino que también sirve como plataforma de referencia para la gestión de todo tipo de trámites y consultas relacionadas con la situación de los profesionales dentro de la empresa. Y deja un registro de conversaciones de fácil acceso.

Portal de recursos humanos

Base de datos de empleados y gestión documental

La toma de decisiones requiere de la consulta de diferentes datos sobre los empleados, así como del acceso a documentos sensibles. Un programa de base de datos de empleados centraliza toda la información relevante sobre la plantilla para que esta pueda consultarse en cualquier momento y circunstancia.

Otro tanto sucede con el software de gestión documental, una necesidad operativa ineludible en los tiempos actuales.

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Control horario

Corren tiempos favorables para la aplicación de medidas de flexibilidad laboral, entre las cuales sobresale el teletrabajo. Sin embargo, esta posibilidad plantea importantes retos en materia de gestión de la actividad diaria, obligando a la empresa a medir con exactitud el grado de cumplimiento del horario o el calendario previsto.

El software de control horario es un recurso muy útil tanto para los responsables de RR. HH. como para los propios empleados. Todas las horas de trabajo quedan debidamente registradas y pueden emitirse documentos registrales con validez jurídica.

Evaluación

Es otra de las cuestiones más relevantes para el funcionamiento de la empresa y, en caso de no encauzarse correctamente, puede ser un foco constante de tensiones y problemas. El software de evaluación del desempeño aporta un plus de transparencia y objetividad a la tarea de medir el rendimiento laboral de la plantilla.

El programa aplica los criterios predefinidos y aporta información objetiva sobre cómo trabaja cada empleado. Todo ello con la posibilidad de aportar un feedback final.

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Clima laboral

Podría pensarse que la automatización empresarial redundará en una mayor sensación de impersonalidad y que los empleados se sentirán menos comprometidos con la empresa. La realidad es bien distinta.

Todas las herramientas anteriormente reseñadas pueden reforzar la vinculación de los trabajadores con la marca porque les permite interactuar con ella de manera mucho más intensa y positiva.

Y para comprobar el grado de satisfacción laboral, nada mejor que hacer uso de un software de encuestas de clima laboral para constatar si, efectivamente, las medidas introducidas están surtiendo los efectos deseados y qué demandas de los trabajadores siguen estando pendientes.

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Las empresas más innovadoras

Las empresas innovadoras que destacan en los diferentes sectores productivos hace ya mucho tiempo que apostar por automatizar procesos para ganar en eficiencia y competitividad. Los resultados son muy elocuentes.

The Washington Post

Para la prensa escrita, reinventarse no era una mera posibilidad, sino una cuestión de supervivencia. La mítica cabecera norteamericana se encontraba en una situación límite hace algunos años y optó por automatizar buena parte de sus procesos internos.

A resultas de estos cambios, sus empleados pudieron dedicarse a tareas más interesantes, como la mejora de los servicios online y la captación de suscriptores. Entre 2016 y 2017, las suscripciones aumentaron en un 300%.

Apple

De acuerdo con la filosofía de la compañía dirigida por Tim Cook, la automatización de casi todos sus procesos era imprescindible para poder dedicar todas las energías de la plantilla a la innovación tecnológica y la atención al cliente. Para Apple, dedicar más tiempo de lo estrictamente necesario a los asuntos administrativos tendría un coste elevadísimo.

Leads Origins

De acuerdo, mencionar a una empresa especializada en la inteligencia artificial y las soluciones tecnológicas resulta un tanto ventajista.

En cualquier caso, el ejemplo de Leads Origins resulta muy interesante por los resultados tan positivos que la automatización de los procesos ha tenido no ya en su facturación sino en la satisfacción de los empleados. La apuesta por el análisis de datos se ha traducido en una alta tasa de fidelización de clientes y en un mayor compromiso de su plantilla.

Badi

Algo menos conocida que las firmas anteriores, Badi es una startup que apostó muy tempranamente por descentralizar la gestión de RR. HH. y permitir un alto grado de autonomía por parte de sus empleados. Para ello, automatizó todos los procesos internos de la compañía sirviéndose de las mejores herramientas digitales.

Cinesa

En el caso de la cadena de cines, la innovación empresarial llegó de la mano de la mejora de la experiencia de los empleados. Para ello, el pilar de la estrategia corporativa fueron las encuestas de clima laboral, cuyos datos, debidamente analizados, permitieron detectar parcelas de mejora y actuar con rapidez ante los problemas.

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