11 tipi di software per le Risorse Umane e come implementarli

Le funzioni di un dipartimento HR sono molte e differenti tra loro. Possono andare dal reclutamento alla progettazione di piani di formazione aziendale. Un software di gestione delle Risorse Umane può semplificare una vasta gamma di compiti. Ma quale scegliere? E quanti tipi di software per la gestione del personale esistono?

Cos’è un software per le Risorse Umane?

Un software di gestione delle risorse umane non è altro che un programma progettato per ottimizzare la gestione del personale di un’azienda. Facilita notevolmente il monitoraggio delle differenti componenti che entrano a far parte della gestione HR permettendo di risparmiare tempo e risorse economiche.

C’è una grande varietà di tipi di software HR che permettono agli addetti alle risorse umane di affrontare più efficacemente ciascuno dei diversi compiti previsti dal proprio lavoro.

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I vantaggi di usare un software HR

Implementando uno o più software HR potrai avere più risorse da dedicare ad altri importanti processi aziendali, generando maggior valore.

Utilizzando un software per la gestione del personale dipendente potrai anche ridurre i costi operativi e rendere la tua azienda più competitiva, senza lasciare nulla al caso quando si tratta di gestire le risorse umane nel modo migliore. Ma oltre a questi vantaggi c’è di più! Diversi tipi di software per le risorse umane offrono una numerosa gamma di vantaggi:

• Miglioramento della produttività: come ovvio, quando un’azienda dispone di più risorse, sia finanziarie che umane, per intraprendere i propri compiti si registra solitamente un aumento della produttività. I dipendenti possono dedicare più tempo agli aspetti più importanti del loro lavoro e migliorare il loro rendimento lavorativo.
• Maggiore sicurezza dei dati aziendali: l’entrata in vigore del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) obbliga le aziende ad essere molto più attente nel trattamento e nella protezione dei dati personali. Un software per le risorse umane all’avanguardia facilita il rispetto di tutte le normative vigenti.
• Miglioramento nei processi decisionali: i responsabili HR devono prendere molte decisioni quotidianamente, le possono influenzare direttamente sia il futuro dei dipendenti che dei candidati, così come quello dell’azienda stessa. Avendo più informazioni a disposizione quando arriva il momento di prendere decisioni, potrai assicurarti di prendere decisioni più accurate.
• Panoramica completa: quali dipendenti hanno maggior bisogno di formazione, quali hanno generato più vendite per l’azienda, quali hanno aumentato o diminuito il loro rendimento nell’ultimo periodo? Tutte queste domande trovano risposta facile quando i dati possono essere analizzati attraverso un programma per la gestione del personale.
• Comunicazione più efficiente: le informazioni generate dai diversi software per le Risorse Umane possono essere condivise con tutti i dipendenti e i dipartimenti all’interno di un’azienda. In questo modo, lo scambio di dati è più preciso e veloce e facilita anche una migliore comunicazione all’interno dell’azienda.

11 tipi di software per le Risorse Umane

I vantaggi di cui abbiamo appena parlato sono il risultato diretto dell’implementazione del software HR più appropriato per le specifiche esigenze di ogni azienda. Ed è proprio perché queste esigenze cambiano continuamente, esistono moltissimi tipi software per le risorse umane. Di seguito, abbiamo messo insieme una lista dei più importanti.

Software per la gestione delle Risorse Umane | Ricerca e selezione del personale

I processi di reclutamento del personale sono quelli che, solitamente, richiedono più tempo all’interno dei dipartimenti HR. La valutazione dei potenziali candidati non può essere basata sulla mera intuizione o sulle sensazioni del recruiter, ma è necessario prendere in considerazione diversi elementi.

Un buon software di ricerca e selezione del personale è in grado di elaborare informazioni provenienti da un gran numero di database, aumentando considerevolmente la diffusione delle offerte di lavoro e, allo stesso tempo, creando un proprio database con i migliori candidati. Allo stesso tempo, questi per software la gestione del personale possono generare notifiche o promemoria per aiutarti a rispettare le scadenze previste per ciascuno dei processi HR in atto.

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Software per le Risorse Umane | Valutazione del personale

Una delle questioni più delicate in qualsiasi dipartimento HR è rappresentata dalla valutazione delle prestazioni dei dipendenti. I risultati di questa analisi del rendimento dei dipendenti condizionano un numero elevato di decisioni aziendali. Un dipendente viene prima assunto, poi valutato nello svolgimento del proprio lavoro (verificando che esegua quanto richiesto dalla sua mansione) e, in caso di problematiche, dev’essere formato.

Un software per la valutazione del personale ti aiuterà ad identificare quali sono i migliori talenti in azienda e quali aspetti o competenze devono essere rafforzate o implementate.

In senso più ampio, le aziende possono prepararsi alle loro future sfide sviluppando piani di formazione o un sistema di bonus per i migliori dipendenti. Naturalmente, queste attività mandano un messaggio chiaro a tutto il personale nel suo complesso. I top performer vengono premiati. I dipendenti che non dimostrino delle performance sufficiente non potranno fare altro che dare il proprio meglio.

Potrai registrare sia gli incrementi che le diminuzioni nelle prestazioni attraverso il software. Questo aumenterà il senso di motivazione dei dipendenti, che sanno che i loro sforzi verranno tenuti in considerazione da dirigenti e manager.

Software per la gestione delle Risorse Umane | Gestione della formazione del personale

La formazione costante dei dipendenti non è mai stata così importante come nel contesto attuale. La crescente digitalizzazione del lavoro e dei rapporti commerciali costringe i lavoratori a mantenere le proprie competenze in costante aggiornamento per poter rispondere prontamente alle nuove richieste del mercato. Di conseguenza, le aziende non possono trascurare questo aspetto il quale, tuttavia, non è sempre facile da gestire.

Un software per la gestione della formazione del personale permette di monitorare la formazione di ogni dipendente e di identificare le principali lacune e punti di forza, così come quelli di tutto il personale nel suo complesso.

Un software HR di questo tipo permette ai responsabili delle risorse umane di raccomandare l’attuazione di piani di formazione specifici, così come di suggerire possibili cambiamenti di ruolo all’interno del personale. Allo stesso modo, è molto più facile decidere quali profili dovranno essere assunti nei futuri processi di selezione dell’azienda.

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Software per la gestione del personale | Questionari aziendali

E se le migliori opinioni su come dirigere un progetto arrivassero internamente dall’azienda stessa? I sondaggi aziendali permettono di ottenere un quadro molto accurato delle opinioni dei dipendenti su una vasta gamma di questioni.

Un software per questionari sulla soddisfazione lavorativa ha molteplici applicazioni, tante quante il numero di domande che possono essere poste ai tuoi dipendenti. Ad esempio, puoi misurare l’impatto di una determinata decisione aziendale, per approfondirne i risvolti o decidere di cambiare rotta.

Naturalmente, le opinioni dei dipendenti non devono necessariamente essere vincolanti, ma è sempre interessante poterle analizzare per orientare meglio le decisioni in azienda. Un software per le risorse umane che permette di inviare questionari online è particolarmente importante nelle aziende più grandi o con diverse filiali, nei casi in cui non è così facile scambiare opinioni personalmente con ogni dipendente.

I questionari aziendali forniscono anche una visione del clima aziendale, che è fondamentale per la produttività dell’azienda e la soddisfazione lavorativa dei dipendenti.

Software HR | Gestione del tempo

Nelle grandi aziende, la gestione degli orari lavorativi e delle presenze è spesso una fonte costante di difficoltà e battute d’arresto per i responsabili delle delle risorse umane.

Come si fa a sapere esattamente se un dipendente ha rispettato i suoi orari? Cosa è meglio fare quando si nota un calo della produttività dovuto a un mancato rispetto dell’orario di lavoro? Come si affrontano le lamentele dei dipendenti sui propri colleghi che non sempre rispettano il loro orario?

Monitorare (senza controlli eccessivi o forzature) gli orari di lavoro dei tuoi dipendenti è importante per mantenere alta la motivazione e la crescita professionale. Potrai aiutare il tuo personale a ottimizzare l’utilizzo del proprio tempo e l’azienda a far rispettare le regole.

L’aspetto migliore di un software di gestione delle risorse umane di questo tipo è la facilità di registrazione delle presenze attraverso un metodo completamente flessibile per ogni tipo di azienda. Sia attraverso un’app per dipendenti che via web, sia attraverso un caricamento di massa settimanale o con un sistema di timbratura anche per gli straordinari nei casi più rigidi.

Un software di gestione delle risorse umane che si integra completamente con tutti i metodi di accesso e controllo del personale può permettere la rilevazione delle presenze attraverso impronte digitali, carte, postazioni con tablet o riconoscimento biometrico.

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Software per le Risorse Umane | Gestione dei turni

Oltre a registrare presenze, orari e monitorare le prestazioni dei dipendenti, un’azienda potrebbe aver bisogno anche di pianificare i turni del personale.

Distribuire in maniera organizzata gli orari di lavoro di ogni dipendente, i turni di riposo e rispettare le normative vigenti e organizzare il tutto con facilità è estremamente importante (soprattutto se il numero di dipendenti inizia ad aumentare).

Il modo più semplice per facilitare la pianificazione dei turni aziendali è affidarsi alla tecnologia. Un sistema di gestione dei turni può permetterti di gestire il tuo team completamente online, verificando le ore lavorate, controllando se i turni vengono rispettati e creando notifiche in caso di cambiamenti e nuove assegnazioni.

Puoi generare automaticamente anche turni a rotazione senza farti perdere tempo e rendere più facile la gestione degli orari della tua azienda. Ogni dipendente può controllare il suo orario di lavoro sul proprio smartphone tramite l’app per dipendenti e i manager non devono perdere tempo a creare i turni di lavoro manualmente. In questo modo, potrai assicurare il rispetto della normativa sul lavoro mantere dei registri orari legalmente validi.

Software HR | Gestione ferie e permessi

Nel paragrafo precedente abbiamo parlato dell’importanza di essere sicuri di rispettare gli orari e le normative previste in materia di assenze e il orari lavorativi. Questo tipo di human resources software semplifica la gestione del calendario lavorativo, permettendo alla tua azienda di distribuire in maniera organizzata e strategica le ferie e giorni di permesso dei tuoi dipendenti.

Quando un dipendente comunica il suo desiderio di prendere un giorno di riposo per motivi giustificati, questo software di gestione delle risorse umane facilita la riorganizzazione dei diversi orari di lavoro in modo che questa assenza non influisca sulla produttività della tua azienda.

In base al ruolo del dipendente, al dipartimento e al periodo anche una singola assenza può creare problemi a livello organizzativo, soprattutto se non si dispone di un software per la gestione di ferie e permessi. Ad ogni modo, spetta principalmente ai manager monitorare questo aspetto per ognuno dei membri del proprio team così da assicurare il raggiugimento degli obiettivi previsti.

Software per le Risorse Umane | HR Analytics

Ogni giorno vengono generati sempre più dati e le aziende sono tenute a garantire che questi dati vengano gestiti correttamente. Oltre alle sanzioni più severe (come quelle riguardanti la violazione della GDPR) una cattiva gestione dei dati può portare a problemi anche dal punto di vista operativo.

Ci sono molteplici possibilità di classificare, segmentare e visualizzare i dati, generando importanti database sia per l’archiviazione che per la consultazione. Con queste informazioni, la tua azienda sarà in grado di prendere decisioni più efficienti senza dover dedicare troppo tempo a questo compito.

Un software di HR Analytics ottimizza al posto tuo questo compito e ti permette di raccogliere ed analizzare i tuoi dati in maniera più veloce e mirata.

Quando viene generata una grande quantità di documentazione, immagazzinarla e recuperarla può richiedere tempo prezioso che potrebbe essere speso per altri compiti. Ogni dipendente o dipartimento affronta questo problema in modo diverso, il che può rendere difficile la futura gestione dei documenti.

Software per la gestione del personale | Gestione documentale

Quando viene generata una grande quantità di documennti, archiviarli e recuperarli velocemente può richiedere più di tempo di quanto si creda, il quale potrebbe essere speso per altri compiti. Ogni dipendente o dipartimento affronta questo problema in modo diverso, il che può rendere la gestione dei documenti più complessa di quanto dovrebbe essere.

Un software per la gestione documentale rende più agile la ricerca dei documenti, riduce i costi di gestione (grazie al tempo risparmiato) e permette di consultare i file di qualsiasi tipo, in qualsiasi momento, ovunque ci si trovi.

Grazie alle possibilità di archiviazione remota tramite sistemi di hr in cloud, i dipartimenti delle risorse umane avranno accesso 24 ore su 24 a tutti i documenti conservati online in un sistema di hr in cloud. Questo tipo di software HR si adatta alle dimensioni di ogni azienda.

Altri tipi di software per la gestione delle Risorse Umane | Organigramma e database dei dipendenti

Altri tipi di software HR utili sono quelli che permettono di creare e definire un database dei dipendenti e la struttura organizzativa di un’azienda. Entrambi sono molto utili sia per centralizzare le informazioni sul personale che per semplificare i processi decisionali.

L’organigramma aziendale aiuta a gestire la struttura operativa e gerarchica di un azienda registrare i permessi, definire chi è responsabile di cosa, verificare le persone che compongono ogni dipartimento o progetto e assicurare il buon funzionamento di ogni team e dipartimento.

Con un database dei dipendenti, la tua azienda avrà accesso ad un registro automatizzato e facilmente accessibile nel quale conservare tutti i dati necessari relativi ai dipendenti per assicurare uno svolgimento fluido dei processi aziendali. Inoltre, sarà possibile creare report sia per la selezione del personale che compone l’azienda o per questioni legali.

Software per la gestione del personale | Portale HR

Come avviene spesso in ambito universitario, anche a livello aziendale è possible creare aree riservate dedicate ai responsabili delle risorse umane e ai dipendenti. Un portale HR serve proprio a questo: dare ad ognuno accesso al software HR in base alle proprie esigenze.

Un programma automatizzato che riduce le task più ripetitive legate alla gestione del personale totalmente online. Ogni dipendente potrà accedere direttamente ai contenuti, alle risorse e agli strumenti più utili per il svolgere il proprio lavoro, mentre i responsabili HR potranno coordinare tutto in modo molto più efficiente.

Un software di questo tipo semplifica anche i processi aziendali più comuni, come la gestione delle assenze o dei permessi, con l’aiuto di notifiche e sistemi di richiesta intuitivi.

Completando le possibilità offerte da altri tipi di software per le risorse umane, i dipendenti possono, ad esempio, aggiornare la loro informazioni personali, controllare il completamento dei propri compiti, seguire i corsi di formazione, registrare le proprie presenze o rivedere la valutazione delle loro performance.

D’altra parte, i team leader saranno in grado di automatizzare i compiti più amministrativi, i permessi, l’accesso a diversi tipi di task e documenti: in poche parole, potranno sempllificare tutti i processi legati alla supervisione dei membri del team per dedicare più tempo alle attività più importanti per l’azienda.

Software per le Risorse Umane: come implementarli

Le analisi più recenti su questo argomento mostrano che una gran parte delle aziende italiane non ha ancora optato per l’implementazione di nessuno di questi tipi di software HR. Nonostante questo, a tendenza sta gradualmente cambiando.

Negli ultimi anni, infatti, il settore ha visto una crescita notevole, e sempre più aziende di medie e grandi dimensioni stanno cominciando a sfruttare questa tecnologia.

Le ragioni principali sono da ricecare nel vantaggio competitivo che fornisce, permettendo alle aziende di semplificare (e perfezionare) i loro processi.

Per implementare correttamente un software HR, è consigliabile esaminare nel dettaglio le caratteristiche della propria azienda per trovare le soluzioni che meglio si adattano al modello organizzativo e di business specifico. Una volta effettuata questa analisi, esistono diversi modi per introdurre un software in un dipartimento HR.

• Installare ogni programma su dispositivi fisici. Opzione in disuso (e inefficace): questa opzione sta cominciando a cadere in disuso in quanto costringe all’utilizzo di un dispositivo fisico specifico per gestire il software HR. Tutto ciò rende anche più difficile l’interazione tra i dipartimenti e i dipendenti, così come il passaggio delle informazioni.
• Attraverso un cloud hr system (opzione più efficiente): abbiamo già analizzato alcuni dei principali vantaggi dell’utilizzo di un sistema in cloud. Questa è l’opzione più utilizzata dalle aziende in quanto garantisce una maggiore flessibilità, l’aggiornamento automatico dei sistemi e facilita l’accesso da remoto a tutte le informazioni necessarie. Una soluzione TUTTO IN UNO. Esattamente come quella offerta dal nostro software per le risorse umane.

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Oltre i diversi tipi di software HR

Dopo aver descritto tutti i vari tipi di software di gestione delle risorse umane presenti sul mercato, vale la pena ricordare che l’applicazione della tecnologia nel campo delle risorse umane è relativamente recente.

Ci riferiamo, per esempio, alla nascita di strumenti di gamification, all’implementazione di sistemi di realtà virtuale e anche alle più innovative neurotecnologie applicate al campo della ricerca e selezione.
Queste sfide nella gestione delle risorse umane continueranno sicuramente a semplificare i processi e a migliorare l’esperienza di recruiter e dipendenti. Inoltre, non possiamo perdere di vista il risvolto legato alla nascita di nuovi profili professionali come gli esperti in Big Data.