Software per rilevazione presenze e timbratura

Registriamo l'orario di lavoro del tuo personale e tutto ciò che viene dopo: anomalie, straordinari, banca ore e report pronti per i controlli. Puoi attivarla da sola o insieme a ferie e permessi, turni e controllo accessi, come parte della gestione del tempo completa.

La differenza rispetto a una semplice timbratura sta in ciò che succede tra la registrazione e le paghe: individuare chi non ha timbrato, risolvere l'anomalia prima della chiusura del mese e avere lo storico pronto quando te lo chiedono.

Sì. In Italia il Libro Unico del Lavoro deve contenere un calendario delle presenze con, per ogni giorno, le ore lavorate da ciascun dipendente, gli straordinari e le assenze; va compilato entro il giorno 16 del mese successivo e conservato per cinque anni dall'ultima registrazione (art. 39 del D.L. 112/2008). Bizneo registra queste informazioni giorno per giorno e le prepara per chi elabora il LUL.

Ogni modifica a una timbratura resta tracciata: chi l'ha fatta, quando e perché. È ciò che rende il sistema difendibile in un'ispezione o in una contestazione sugli straordinari.

Tieni presenti anche i limiti del D.Lgs. 66/2003: l'orario normale è di 40 ore settimanali e, salvo diversa previsione del CCNL, lo straordinario non può superare le 250 ore annue. Con la rilevazione presenze puoi monitorarli in tempo reale invece di scoprirli a fine anno.

Con una decina di modalità di timbratura, combinabili in base al ruolo: web, app con geolocalizzazione per chi lavora fuori da una sede fissa, totem su tablet, timbratura prevista in un clic, timbratura massiva settimanale, entrata e uscita flessibili o cronometro con avvio, blocco e chiusura programmati.

Per la presenza fisica: badge NFC, codice QR o PIN. Il codice QR si rigenera ogni pochi secondi e scade se non viene usato subito, quindi obbliga a timbrare dal punto in cui è esposto. E se hai già un sistema di controllo accessi, non devi sostituirlo: in Europa ci colleghiamo a ZKTeco, Suprema e Hikvision tramite il nostro partner Tecnitrán, e puoi sempre verificare con noi le opzioni disponibili per il tuo fornitore locale.

In Italia sconsigliamo il riconoscimento facciale per la rilevazione presenze: il Garante privacy ha chiarito che non esiste una norma che consenta di usare i dati biometrici per questa finalità e che nemmeno il consenso del dipendente lo rende lecito, e nel 2024 ha sanzionato un'azienda con 120.000 euro per averlo fatto.

La timbratura funziona anche offline (l'app salva le registrazioni e le sincronizza quando torna la rete), e dal cronometro si indica se la giornata è in sede o in smart working, così resta distinto nei report. L'app è nativa per iOS e Android e ha una valutazione di 4,7 su App Store e Google Play.

Sì, è uno degli scenari per cui è pensata. Il totem su tablet, il PIN, il codice QR e il badge NFC permettono di timbrare senza un dispositivo personale, e puoi anche integrare il sistema di controllo accessi che hai già. È quello che usano i nostri clienti del retail, della ristorazione e della logistica in negozio, in magazzino o in cantiere.

Chi non ha un'email aziendale accede con un identificativo personale (matricola o un altro campo a tua scelta) e un codice di accesso, che si generano in modo massivo e si cambiano al primo accesso. Con questo può timbrare, consultare documenti e rispondere ai sondaggi. Per ora funziona nella versione web e si attiva tramite il tuo CSM.

Lo smartphone personale può essere un'opzione in più, mai l'unica: imporre l'installazione di un'app su un dispositivo personale è difficile da giustificare secondo i principi di necessità e proporzionalità del GDPR. Prevedi sempre un'alternativa, come il badge NFC, il totem o il PIN. Se adotti una politica BYOD, la base giuridica è il legittimo interesse, non il consenso.

Non c'è alcun tracciamento continuo. La geolocalizzazione si applica solo nel momento della timbratura, associando ogni sede a una posizione GPS o a un IP autorizzato per verificare il luogo di lavoro, e non genera uno storico degli spostamenti del dipendente durante la giornata.

Puoi scegliere tra due modalità. La modalità permissiva consente sempre di timbrare e, se il dipendente è fuori dal perimetro autorizzato, genera un'anomalia da controllare dopo; è quella che consigliamo, perché non impedisce mai la registrazione della presenza. La modalità restrittiva blocca la timbratura fuori dal luogo previsto e ha senso solo quando la presenza fisica è un requisito indispensabile del ruolo.

In Italia il riferimento è l'articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori: gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze non richiedono l'accordo sindacale, ma qualsiasi uso che permetta un controllo a distanza dell'attività richiede l'accordo con le rappresentanze sindacali o l'autorizzazione dell'Ispettorato del Lavoro. Per questo la geolocalizzazione deve servire solo a verificare il luogo della timbratura. La base giuridica è il legittimo interesse del datore di lavoro, e devi informare prima il personale.

Sì. Il sistema si basa su tre elementi: il turno (entrata, uscita e pause), l'orario (la combinazione di turni che copre la settimana o il ciclo) e l'assegnazione a ogni dipendente. Se qualcuno non ha un orario assegnato, tutto ciò che registra conta come straordinario, quindi conviene verificarlo prima di convalidare un'anomalia di questo tipo.

I limiti per tipo di assenza e le regole di maturazione, compresa l'anzianità, si adattano al CCNL, con saldi proporzionali che si ricalcolano da soli se il contratto cambia. Per organizzazioni complesse hai più turni per sede, cicli a rotazione e copertura per postazione; nei cicli a rotazione, il ciclo avanza dalla data di inizio che definisci, che è il dato chiave da configurare.

I calendari non dipendono dalla sede né dal contratto: due dipendenti con lo stesso CCNL possono avere uno il calendario di Milano e l'altro quello di Roma, ognuno con la festa del proprio santo patrono (7 dicembre e 29 giugno), mentre le festività nazionali si caricano in modo massivo. Per i casi più frequenti parti da modelli di contratto già configurati: alberghiero e commercio con maggiorazioni nei weekend e nei festivi, industria e logistica con ore distribuite nell'arco dell'anno e straordinari compensati con riposi, oppure sanità e sicurezza con turni a rotazione e lavoro notturno. E una società di consulenza con orario flessibile e banca ore si configura allo stesso modo.

Il sistema avvisa prima che diventi un problema: un primo promemoria al dipendente dopo pochi minuti, un secondo se continua a non timbrare e, se non risponde, un avviso al responsabile.

Il dipendente può chiedere la correzione di una timbratura dal proprio profilo, e il responsabile la approva o la rifiuta. Per individuare l'anomalia, la chiave è distinguere la causa: se l'orario è corretto ma la timbratura è sbagliata, è un errore di timbratura e si risolve con quella richiesta; se la timbratura è corretta ma l'orario assegnato non corrisponde alla giornata reale, è un errore di assegnazione, ed è quello che va corretto.

Se una timbratura resta aperta, si applicano chiusure automatiche contrassegnate come «da confermare», che il dipendente convalida o corregge al successivo accesso, oltre ad aggiustamenti automatici per le assenze parziali, come una visita medica, che si adattano alla timbratura reale invece di scalare l'assenza intera. Le correzioni non sovrascrivono mai l'originale: ogni modifica resta registrata con autore, data e motivo, e puoi vedere chi sbaglia più spesso.

È un margine configurabile di minuti prima e dopo l'orario previsto che non si conta come orario di lavoro, pensato per l'accesso ai locali o per l'attesa volontaria prima dell'inizio del turno.

La registrazione conserva sempre la timbratura reale: la tolleranza incide sul calcolo, non sul dato registrato. Il criterio da rispettare è la definizione di orario di lavoro del D.Lgs. 66/2003: qualsiasi periodo in cui il lavoratore è al lavoro, a disposizione del datore di lavoro e nell'esercizio della sua attività. Se durante quel margine il dipendente lavora davvero, quel tempo va conteggiato.

Molti CCNL disciplinano già la tolleranza in entrata e in uscita: quanti minuti applicare e in quali casi disattivarla va definito nel regolamento aziendale, nel rispetto del contratto collettivo applicato.

Ogni responsabile vede la dashboard del proprio team: chi ha timbrato, chi ha anomalie aperte e com'è il saldo ore. Approva richieste di timbratura, correzioni e straordinari dall'app o dal computer, con avvisi in tempo reale.

Decidi tu chi gestisce i turni: una sola persona per tutti, ogni responsabile in modo autonomo nel proprio team, o un modello misto in cui l'HR definisce la struttura di base e ogni responsabile gestisce il quotidiano. Quest'ultimo è il più diffuso. I permessi si configurano per team, quindi un responsabile di area non accede ai dati dei dipendenti che non gestisce.

Registro di entrate e uscite con anomalie, differenze tra orario previsto e reale, report per persona e per reparto, controllo della puntualità, saldo ore e un report sullo smart working che separa le ore in sede da quelle da remoto. Tutto è esportabile in PDF, e puoi inviare i riepiloghi mensili al dipendente perché li firmi digitalmente.

Sul calcolo: definisci i tipi di straordinario e la soglia oltre la quale vengono retribuiti, e decidi se si riconoscono automaticamente quando c'è una timbratura senza turno assegnato o se si programmano in anticipo segnando un tipo di ora aggiuntivo nel turno. Configuri le maggiorazioni per straordinario, lavoro notturno e festivo previste dal tuo CCNL, e il sistema le applica da solo.

Le ore accumulate si compensano con riposi, sommandole alla banca ore del dipendente, oppure in busta paga, come voce retributiva del mese.

Analizza i dati di timbratura che già raccogli per obbligo di legge e individua ciò che a occhio nudo non si vede: schemi di ritardo per giorno, fascia oraria o tipo di giornata, confronti tra reparti e l'impatto reale dei ritardi sull'operatività.

Non introduce nuova sorveglianza. Legge più velocemente dati che esistono già, e chi interpreta e decide resta il responsabile. È supportata dalla nostra certificazione ISO/IEC 42001 per la gestione dell'intelligenza artificiale.

Per i team piccoli lavoriamo con pacchetti chiusi fino a 20 dipendenti, da 400 € all'anno per 5 dipendenti, pari a 6,67 € per dipendente al mese. Il pacchetto include il modulo completo senza funzionalità limitate.

Negli organici più grandi il prezzo si calcola per dipendente al mese e migliora man mano che il team cresce, e anche se lo combini con altri strumenti della suite.

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