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Feedback : comment donner un bon retour à vos collaborateurs ?

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Le feedback entre un manager et un collaborateur garantit la réalisation des tâches et l’atteinte des objectifs. Cependant, un retour négatif peut conduire à l’échec d’un projet, ce qui peut entraîner des pertes financières. Alors, comment l’éviter ?

Si l’évaluation des performances des salariés est essentielle pour toute entreprise, il en va de même pour le feedback du résultat de cette évaluation. En effet, cette étape est essentielle pour créer un climat de coopération optimal entre le manager et le collaborateur. Cela facilite l’acceptation des mesures à prendre et la correction des erreurs.

Mais savez-vous vraiment ce qu’est le retour d’information, quels en sont les types et comment le donner au mieux ?

Qu’est-ce que le feedback ?

Le feedback est l’action qui consiste à fournir des informations sur le résultat d’un processus ou d’une tâche spécifique aux personnes qui l’ont exécutée. Ce processus peut se faire suite à une évaluation des performances.  Il inclut généralement des conseils, des commentaires et d’autres mesures à prendre.

Son objectif sera toujours de proposer des informations permettant de renforcer la relation entre le salarié et l’entreprise.

Découvrez notre guide sur la meilleure façon de communiquer un feedback lors des évaluations de compétences. La manière dont les points forts et les points faibles sont annoncés est essentielle pour aider à optimiser le talent de vos salariés.

L’évaluation des performances, la clé d’un bon feedback

Mesurer les données est primordiale pour assurer un feedback en entreprise adéquat. Ces informations peuvent être obtenues via des évaluations dites de performance, qui fournissent des chiffres précis.

Les outils HR de Bizneo permettent de suivre toutes ces informations et aussi de réaliser des analyses, de générer des rapports et de détecter les situations critiques qui seront discutées et comparées avec le salarié par la suite.

Le logiciel de Gestion des Compétences est également utile pour motiver vos collaborateurs et tirez le meilleur de vos équipes grâce à des évaluations basées sur l’analyse de données.

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Comment le feedback est utilisé dans le milieu professionnel

Conscients de l’utilité pour les salariés d’obtenir un feedback de la part de leurs supérieurs, les départements RH se sont professionnalisés et ont intégré de meilleures méthodes. Ces techniques sont utilisées de la façon suivante :

Formation

Pour Indiquer une série de comportements considérés comme corrects.  Comme pour toute formation, il est nécessaire de les récompenser et de les valoriser lorsqu’ils agissent de la bonne manière. 

Primes et reconnaissance

En lien avec ce qui précède, comme dans toute formation, il est nécessaire de récompenser et de valoriser les personnes qui atteignent leurs performances. Ainsi, en quête de cette reconnaissance en retour, le collaborateur travaillera davantage et verra comment ses compétences sont utilisées et valorisées.

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Mentoring

Cet accompagnement aide au développement personnel et professionnel et il est réalisé par un professionnel, le mentor.  Ce dernier s’appuie sur son expérience et ses compétences pour réaliser sa mission. L’objectif étant d’amener le mentoré à avancer par lui-même. Le feedback peut venir précisément de ce mentor.

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Exemple de feedback collaborateur

Sans ce feedback management, les collaborateurs peuvent perdre leur motivation, stagner ou perdre en productivité. Pour éviter cela, il existe différents types de feedback.

Feedback du recadrage

Lorsque l’attention est attirée sur un mauvais traitement des clients ou sur des plaintes reçues de la part de collègues, nous parlons de feedback comportemental. C’est souvent contre-productif, car la personne peut ne pas être d’accord ou mal le prendre selon la façon dont on le lui a communiqué. Malgré cela, certaines personnes en prennent conscience et change de comportement négatif.

Feedback de développement

Il s’agit là d’un retour d’information sur un aspect qui peut être amélioré. C’est-à-dire lorsqu’une action ou un comportement négatif s’est produit. Ce type de feedback est le plus courants, car la plupart des entreprises ne disposent pas encore des logiciels nécessaires pour obtenir des mesures et des données précises. 

Les freins du feedback en entreprise

Faire du feedback peut résulter difficile parce qu’en faire demande du courage et en recevoir demande une remise en question et plus particulièrement lorsqu’il s’agit de feedbacks de développement ou de recadrage.

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Différence entre un feedback positif et négatif

Feedback positif

On parle de retour positif lorsque l’échange entre le manager et le collaborateur permet d‘atteindre les objectifs ou lorsque l’effort ou le succès est récompensé.

Dans une entreprise, l’outil de feedback est étroitement lié à l’évaluation de la réussite des objectifs. Aussi, la communication de ces données et de ces rapports doit être suffisamment claire pour que la personne puisse être en mesure de résoudre un problème. Il ne s’agit pas d’exiger des changements, mais plutôt d’offrir les outils pour parvenir à une solution.

Réactions négatives

On considère qu’un feedback est négatif lorsqu’une des parties impliquées n’est pas d’accord et le rejette. C’est-à-dire lorsqu’il n’y a pas de volonté de résoudre un conflit en travaillant en équipe. Un feedback négatif compromet à la fois la position du collaborateur,  la fiabilité du feedback lui-même et la manière dont il a été communiqué.

Le feedback négatif englobe également les remarques stéréotypées ou même les critiques qui ne cherchent pas à améliorer le processus ou la personne. De ce fait, un mauvais feedback peut entraîner la non-réalisation de projets ou de tâches, ce qui fait perdre du temps et de l’argent à l’entreprise.

Fondamentalement, le retour d’information sera toujours positif lorsque la relation entre les deux sujets est fluide. Autrement dit, lorsque les rôles peuvent être échangés sans problème et que l’émetteur devient le récepteur d’idées, de conseils et de changements, et vice versa. 

Dans le feedback positif, les critiques, les demandes ou les ordres de quelque nature que ce soit sont exclus.

Au contraire, dans le feedback négatif, des réactions négatives apparaissent. Cela peut être l’une des raisons pour lesquelles l’une des parties refuse de trouver un terrain d’entente.

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Les problèmes du feedback

Actuellement, nous rencontrons plusieurs problèmes lorsque nous donnons un feedback : la fréquence à laquelle il doit être donné, la comparaison possible avec d’autres personnes, le manque de feedback en réunion et en général, le collaborateur qui n’est pas d’accord avec le feedback, etc.

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 La fréquence du feedback

Nous trouvons différents feedbacks en fonction de leur fréquence : 

  • Le feedback continu

Il permet de prendre le pouls régulièrement des collaborateurs. L’idéal est un feedback constant, quelques minutes par jour. Un échange entre le manager et le collaborateur pour voir le suivi de ses tâches.

La force du feedback continu réside dans sa flexibilité. Avec plus de communication, le collaborateur est plus à même de savoir ce qu’il doit faire.

  • Feedback annuel

À l’opposé, ces feedbacks sont épuisants et contre productifs, car elle n’aide pas à résoudre les problèmes au quotidien.

Ne pas être comparé aux autres

Une enquête du CEB (Corporate Executive Board) portant sur plus de 1 000 entreprises du classement Fortune a révélé que 66 % des salariés n’aiment pas les évaluations de performance.

Les collaborateurs ne veulent pas être comparés aux autres membres de l’équipe.  Avec ce modèle, ils ont l’impression de ne pas être respectés puisque le contexte n’est pas pris en compte. 

Évaluation des performances par objectifs

Cependant, lorsque les rapports ou les évaluations se situent entre différentes phases de travail d’une même personne, ils sont très appréciés. Dans ce cas-ci, les données recueillies sont plus précises et le feedback est plus utile, car chaque partie peut expliquer les différences entre les différentes phases.

Les milléniaux et le feedback

Les millennials ont besoin de plus de feedback pour se sentir engagés. Selon une étudee menée par PwC, seul 1 % des milléniaux dans le monde pense que le retour d’information n’est pas important. 

Cette génération a grandi à l’ère de la connectivité et ils sont habitués aux stimuli constants, sans jamais rien demandé.

Un rapport de Gallup intitulé « How millennials want to work and live » le confirme : seuls 19 % d’entre eux admettent qu’ils reçoivent un feedback constant sur leur travail quotidien.  

Mais la faute ne doit pas non plus être imputée uniquement aux entreprises car seuls 15 % d’entre eux admettent demander un feedback à leurs responsables et seul un sur trois déclare dire à son manager ce dont il a besoin pour accomplir son travail.

Nous nous trouvons alors face à un dilemme : qui doit réunir les deux parties ? Les managers peuvent reprocher à leurs jeunes employés de ne pas demander de feedback, alors que ces jeunes en veulent, mais sont réticents à le demander.

L’initiative doit venir du manager, renforcer le feedback sera très bénéfique pour son organisation. En même temps, le collaborateur verra qu’il peut compter sur ce feedback avec son supérieur et il commencera donc à le demander régulièrement, cela deviendra plus naturel.

Et nous ne parlons pas d’actions insignifiantes, les milléniaux qui se réunissent régulièrement avec leur manager ont deux fois plus de chances d’être impliqués dans leur travail, ce qui sera déterminant pour la productivité dans l’entreprise.

Comment donner un bon feedback

Quelles sont les étapes pour obtenir un retour d’information positif ? 

1. Identifier un problème, être clair sur la question à traiter.

2. Faire une analyse exhaustive afin de pouvoir le communiquer ultérieuremen à la personne avec des données objectives. Pour cela, le logiciel d’évaluation GPEC de Bizneo HR permet d’élaborer un modèle de gestion des compétences de manière entièrement personnalisable.

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3. L’idéal est un processus dans lequel le manager donne au salarié les outils nécessaires pour être son propre évaluateur et trouver ses propres solutions.

4.      Discuter des idées proposées et créer une atmosphère confortable pour que le manager puisse proposer des solutions. Aussi, il faut toujours garder en tête que l’opinion de l’autre partie compte énormément dans tout le processus.

5.      Une fois le plan d’action organisé, les objectifs de l’évaluation ultérieure seront définis.

6.      Suivi et fin du rapport sur la réalisation du plan.

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Le feedback bi-directionnel

Le feedback doit être bi-directionnel pour que chacun y trouve son compte.  Examinons les principaux avantages d’un retour d’information correcte.

Le sentiment d’appartenance et d’identification augmente

Lorsqu’un manager écoute les opinions de ses collaborateurs et qu’il les utilise pour améliorer l’entreprise, les salariés se sentent plus égaux et plus intégrés.

Amélioration de la productivité

Un collaborateur plus valorisé se sentira plus responsable envers l’entreprise et augmentera ses performances

Nouvelles opportunités

Un feedback constant permet de découvrir les points forts des employés, de nouveaux atouts qui permettront de mener à bien des projets originaux, ce qui est un très bénéfique  pour l’entreprise.

Vision globale de l’entreprise

Un entrepreneur qui ne s’appuie pas sur ses salariés et n’interagit pas avec eux aura une fausse version de ce qui se passe dans son entreprise. En revanche, en s’appuyant sur son personnel, il pourra prendre des décisions précises sans craindre de se tromper.

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