L’évolution technologique dans le domaine RH a conduit à la naissance des ERP RH, très similaires aux logiciels RH qui facilitent la gestion du capital humain. Étant donné que la principale fonction de ce département consiste à gérer efficacement tous les acteurs de l’entreprise, ces outils sont devenus indispensables.
Via ces logiciels, plusieurs options sont proposées et adaptées aux multiples responsabilités. Ils incluent toutes les étapes du processus de gestion RH: publication des offres d’emploi, recrutement des candidats, processus de sélection, évaluation et formation.
Tabla de contenidos
Qu’est-ce qu’un ERP RH ?
Un logiciel ERP RH est un système informatique qui fournit divers outils pour faciliter la gestion du capital humain.
En résumé, il permet de simplifier les différents processus.
Tout cela a un impact positif sur l’efficacité de la gestion du département RH, mais aussi cela contribue à un meilleur fonctionnement des différents départements.
Quels sont les atouts d’un SIRH ?
Avantages de l’ERP ressources humaines
L’utilisation d’un ERP RH présente un avantage immédiat : un gain de temps considérable qui permet de réduire les coûts de gestion.
On peut prendre comme cas pratique, la société espagnole Yelmo Cines qui a opté pour ces nouvelles technologies avec le logiciel de recrutement ATS. Grâce à l’aide de Bizneo HR, cette entreprise a réussi en seulement 12 mois à économiser plus de 10 000 heures pour la sélection des candidats.
On vous explique à continuation quelques-uns des avantages de ces outils ERP RH.
1. Une meilleure productivité
Avec l’aide des meilleurs outils RH, d’un bon capital humain et d’une solidité financière, les organisations peuvent disposer des meilleurs moyens pour accomplir diverses tâches. L’ERP RH offre différentes options d’évaluation ce qui permet d’améliorer la performance et la productivité au travail.
2. Sécurité du traitement des données
Les entreprises traitent généralement un grand volume de données. L’ERP RH facilite l’enregistrement, l’interprétation et la gestion de ces données. Là-dessus, les entreprises garantissent une gestion de la documentation appropriée et conforme au règlement général sur la protection des données.
Ce type de logiciel SIRH assure un traitement rigoureux des données et il permet d’établir des différents niveaux d’accès, etc.
3. Une prise de décision efficace
Si les informations sont bien organisées, il est beaucoup plus facile de les interpréter et, par conséquent, de prendre des décisions. C’est pourquoi cette section se distingue dans le logiciel ERP RH, car elle a un impact à la fois sur la gestion actuelle de l’organisation et sur les décisions futures.
4. Contrôle exhaustif
Il est possible de connaître les points forts et les points faibles à améliorer d’un collaborateur ou d’un groupe de travail spécifique.
Cela peut se faire par le biais d’un ERP RH, à la fois avec son système d’enquête et d’évaluation, avec lequel les informations sur les salariés peuvent être extraites de manière efficace et simple.
5. Maîtrise de la communication
L’enregistrement efficace des informations facilite également la communication interne entre les différents départements et projets.
Ces derniers pourront s’adresser au département RH pour obtenir des informations spécifiques, puisqu’il existe une organisation et une gestion appropriées qui en facilitent l’interprétation.
Les différents types d’ERP RH
La sélection d’un ERP ressources humaines doit se faire en fonction des besoins de l’entreprise. Cela permettra de disposer du système adéquat pour répondre aux divers besoins de l’organisation. Nous vous proposons à continuation une liste exhaustive des plus courants.
Recrutement et sélection ERP
Tout processus de recrutement nécessite un ordre et des critères pour une gestion efficace de l’information. Grâce à un bon ERP RH, les meilleurs candidats peuvent être évalués et filtrés selon des critères spécifiques, des killers questions, etc.
Outre cet avantage, un logiciel de recrutement ATS fonctionne avec plus de 85 canaux de recrutement et permet de centraliser leur gestion, y compris les réseaux sociaux.
De cette manière, il est en mesure de créer sa propre base de données de profils, de réduire la perte d’informations, d’éviter les candidats doublons et d’automatiser les communications avec les candidats.
ERP pour la formation
Les programmes de formation comportent différentes étapes, stratégies et objectifs qui, grâce à un ERP RH spécifique pour la formation, peuvent être gérés de manière appropriée pour promouvoir ce domaine au sein de l’organisation.
Un logiciel de gestion de la formation facilite le suivi des plans de formation, il aide à détecter les points faibles du personnel, il simplifie leur supervision et il permet de les évaluer.
En outre, il est compatible avec différents formats (vidéos, ebooks, pdfs, docs…) et il vous permet même de mesurer l’efficacité de la formation elle-même, la satisfaction des salariés à son égard, leur progression et bien plus encore.
Portails RH
Ce type d’ERP de RH est un espace permettant d’administrer toutes les interactions entre les deux parties, de gérer les tâches, la documentation etc.
Le portail RH offre, entre autres, les fonctionnalités suivantes :
- Le suivi des paramètres définis dans la stratégie d’entreprise.
- D’accéder à tout moment et en tout lieu aux informations des personnes dont nous avons la charge.
- De contrôler les congés de maladie, bsences, des plans de formation, etc.
Évaluation des performances ERP
Cet outil est l’un des plus importants en matière d’ERP RH, car il influence les décisions que l’organisation peut prendre pour améliorer sa performance dans un domaine concret ou pour un poste.
Il est essentiel de disposer d’un logiciel tel que le logiciel de gestion des compétences, grâce auquel cette analyse peut être effectuée de manière complète et rigoureuse.
Il aide à détecter les forces et les faiblesses de l’équipe afin de prendre des décisions à leur sujet, d’identifier les talents clés au sein de l’organisation, de fournir un feedback plus efficace, etc.
Concrètement, l’outil d’évaluation comprend plusieurs types d’évaluation en fonction de la personne qui effectue l’évaluation (360, 180, évaluation linéaire…), des formats de réponse multiples, des segmentations rapides et la possibilité d’attribuer rapidement les évaluations (en fonction des profils de poste ou des compétences, par exemple).
Contrôle des absences
Les imprévus, les absences et les congés peuvent être gérés correctement grâce à des outils tels que le logiciel de congés et d’absences. En effet, il est possible d’évaluer le respect des horaires de travail, des pauses, et autres réglementations de l’organisation.
De cette façon, il enregistre les horaires d’entrée, la gestion des vacances ou les absences,etc. L’outil comprend un système de notification qui permet de s’assurer que deux personnes occupant le même poste, par exemple, ne s’absentent pas pendant le même nombre de jours.
Analyse des données
Il ne s’agit plus seulement de les classer et de les organiser, il faut aussi être en mesure de les interpréter afin de reconnaître les désavantages, les atouts et de prévoir des scénarios. C’est pourquoi il est important de disposer d’un bon logiciel ERP RH spécialisé dans le reporting comme les tableaux de bord RH.
Ce logiciel vous permet de générer des rapports actualisés en temps réel sur les effectifs, d’identifier les besoins et les points forts, de générer des graphiques facilement et rapidement, et d’accéder aux données visuellement et rapidement. Cela vous aidera ensuite à analyser l’impact des actions RH sur le personnel, ainsi qu’à établir des prévisions.
ERP pour la gestion des temps de travail
Cet outil de gestion du suivi du temps de travail vous permet de saisir les temps de chaque employé, d’examiner les heures supplémentaires, de mieux gérer les postes et de vous conformer à la législation.
Parmi les fonctions d’un logiciel gestion des temps, on peut citer:
- Le système vous permet de suivre les heures travaillées, les congés maladie et les vacances de tout le personnel.
- Générer des rapports juridiquement valables, au cas où il serait nécessaire, par exemple, de justifier un licenciement pour des retards répétés ou des fautes similaires.
- Abandonner les formulaires Excel pour le temps et les présences, ainsi que toutes les erreurs liées à la saisie manuelle des données.
- Optimisez le temps des équipes grâce à des flux d’approbation et de demande agiles.
- Recevoir des alertes et des notifications lorsque des anomalies se produisent.
- Le système vous permet de suivre les heures travaillées, les congés maladie et les vacances de tout le personnel.
- Générer des rapports juridiquement valables, au cas où il serait nécessaire, par exemple, de justifier un licenciement pour des retards répétés ou des fautes similaires.
- Abandonner les formulaires Excel pour le temps et les présences, ainsi que toutes les erreurs liées à la saisie manuelle des données.
- Optimisez le temps des équipes grâce à des flux d’approbation et de demande agiles.
- Recevoir des alertes et des notifications lorsque des anomalies se produisent.
- Le logiciel envoie également à chaque salarié son relevé d’heures correspondant à la fin du mois, il répertorie les heures supplémentaires, les heures compensables, etc. en fonction des politiques de l’entreprise.
ERP RH pour la gestion des documents
La gestion des dossiers peut s’avérer compliquée en fonction du volume, tant pour le service RH que pour le collaborateur, selon sa profession. Disposer d’un outil qui facilite cette tâche permettra de libérer du temps qui pourra être utilisé pour d’autres tâches. C’est le cas avec un logiciel de signature électronique et gestion documentaire (GED).
Ce programme permet une gestion centralisée de toute la documentation et, par conséquent :
- Améliorez la productivité de votre entreprise de manière efficace.
- Accès depuis n’importe où via le cloud, et depuis n’importe quel appareil spécifique pour ce type de gestion.
- D’accélérer la recherche de documentation.
- Télécharger tout type de document, quel que soit son format, grâce à son système de glisser-déposer.
- Réalisez une gestion collaborative des documents, adaptée à la structure de l’entreprise.
- Économiser du temps et de l’argent (notamment les coûts opérationnels)
- Rationaliser les procédures : il est facile à utiliser et très intuitif.
- Le tout en garantissant le respect de la réglementation relative au GDPR.
- Le système évite également la perte d’informations et réduit le risque d’erreur humaine (dans la saisie des données, par exemple).
Organigramme
Bien que cela puisse sembler mineur, ce n’est pas le cas. Avoir une idée claire de la structure de l’organisation vous permet de gérer efficacement ses points forts, de remarquer, de renforcer et de reconnaître les possibilités d’amélioration qui peuvent être développées. Pour cela, il existe aussi des logiciels d’organigramme.
Parmi ses autres atouts, la plateforme vous permet de créer l’organigramme de l’entreprise ou de votre équipe en quelques étapes seulement. Le tout avec une présentation professionnelle et attrayante.
Cela nous permet ensuite de mieux dimensionner la société, de mieux structurer la répartition des fonctions des départements, de réduire les risques de double emploi, etc.
Mais en quoi cela constitue-t-il un avantage concurrentiel par rapport à la méthode traditionnelle ? Tout simplement parce que ses fonctionnalités réduisent le temps de travail pour son élaboration.
Il offre, entre autres, la possibilité d’effectuer une maintenance automatisée, de mettre à jour facilement les informations (des modifications massives peuvent être effectuées en quelques clics) et comprend la possibilité d’effectuer des recherches avec des menus déroulants.
ERP RH de questionnaires QVT
L’établissement d’une relation constante entre les différentes composantes de l’organisation est essentiel pour favoriser l’intégration entre les groupes et démontrer l’estime pour les opinions des employés sur diverses questions.
De cette façon, l’opinion des salariés a également du poids au sein de l’organisation et un meilleur QVT peut être généré et évalué à tout moment.
Ces questionnaires QVT peuvent être réalisées de manière personnalisée ou anonyme, afin de susciter la confiance du collaborateur. Parmi ses principaux avantages, on peut citer :
- Connaître toutes les possibilités de croissance et d’amélioration.
- Anticipez les problèmes avant qu’il ne soit trop tard.
- Obtenir des informations clés pour prendre des décisions stratégiques.
- Aider les managers et les cadres à mesurer l’impact de leurs actions et de leurs décisions.
- Générer de véritables conversations, plutôt que des formulaires.
- Recueillir les informations en toute sécurité.
Un bon logiciel de questionnaires QVT vous permettra d’accélérer les temps de saisie des informations, d’identifier rapidement les besoins de formation, de renforcer les processus de gestion du changement.
Mais elle permet également d’éviter les risques liés à la réalisation d’enquêtes sur le climat de travail sur place. Grâce à ce logiciel, les employés peuvent y accéder depuis leur domicile et depuis n’importe quel appareil (cloud et web responsive).
