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Evaluación del desempeño

Cómo delegar tareas de forma eficaz

Delegación de funciones

Saber delegar es un parte fundamental del liderazgo, dado que evita que los managers se sobrecarguen de trabajo, previene disfunciones y motiva a los mejores empleados.

Es mucho lo que se ha escrito sobre los distintos perfiles de los grandes líderes empresariales y las características básicas del liderazgo empresarial. Sin embargo, muchas veces se obvia una de las partes esenciales del trabajo de todo líder o responsable de un equipo, esta es, la capacidad de delegar tareas de manera eficaz.

La delegación es casi un tema tabú para muchos líderes porque sienten que, de algún modo, están fallando a sus responsabilidades si solicitan a otros empleados que se ocupen de algunas de ellas. La realidad es que delegar puede generar notables beneficios tanto para la empresa como para la plantilla.

Aprender a delegar tareas y desarrollar personas puede ser, incluso, una buena estrategia para reforzar el liderazgo, siempre y cuando este proceso se lleve a cabo de manera ordenada y coherente. Las nuevas tecnologías lo facilitan considerablemente.

Qué es y por qué delegar tareas en una empresa

La delegación de funciones consiste en asignar a los trabajadores una parte de las tareas que tradicionalmente corresponden a la dirección de los equipos o de los departamentos. Estas asignaciones pueden ser temporales o indefinidas y permiten aligerar la carga de trabajo de los mánagers.

Delegar implica reconocer la valía profesional de los empleados en los que se depositan nuevas responsabilidades, que ven reconocido de este modo su compromiso con la empresa. Es por ello que la delegación puede ser un poderoso estímulo para los trabajadores, como una forma de favorecer la promoción interna.

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El sentido de delegar tareas viene dado muchas veces por factores circunstanciales, como un aumento repentino del trabajo de dirección, una sustitución o la necesidad de que el mánager dedique más tiempo a otras cuestiones.

Retrasar la delegación de tareas únicamente sirve para provocar un mayor estrés en los líderes y generar frustración en algunos trabajadores. Todo ello acaba impactando negativamente en los resultados.

Cómo saber si necesitas delegar tareas y desarrollar personas

Una de las primeras preguntas que se plantean a la hora de plantearse la delegación de funciones es sobre el momento apropiado para hacerlo. No existe una respuesta universal a esta cuestión pero sí que pueden observarse distintos indicios de que conviene delegar.

Recordemos que la necesidad de delegar tareas y desarrollar personas no se explica únicamente por la excesiva acumulación de funciones por parte de los mánagers. En ocasiones, la delegación está más relacionada con el reconocimiento de los buenos empleados que con las dificultades de los líderes para gestionar sus responsabilidades.

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Las empresas pueden descubrir si necesitan dar los pasos para delegar tareas de manera muy sencilla. La siguiente tabla incluye una lista de preguntas cuyas respuestas ayudarán a determinar si ha llegado el momento de delegar. Si se responde “Sí” a las cinco primeras cuestiones, se sumará un punto en cada caso, lo mismo que si se contesta “No” a las preguntas restantes.

Aunque no se trata de un método científico, si la puntuación total es igual o superior a 5, es muy posible que ese líder o mánager haya cruzado ya la línea más allá de la cual resulta muy recomendable comenzar a delegar tareas.

Tabla para saber si hay que delegar tareas en tu empresa

Delegación de tareas vs Asignación de tareas

Uno de los problemas más comunes a la hora de plantear la delegación de funciones en ámbitos donde esta no existía, es que muchos managers confunden delegar con repartir tareas en un equipo. Asignar más trabajo a un empleado no significa necesariamente que se haya delegado en él.

La delegación implica la recepción de nuevas responsabilidades, lo cual supone elevar al empleado en cuestión sobre el resto de compañeros. En consecuencia, este trabajador deberá tomar decisiones de manera autónoma y, si procede, dirigir o supervisar las tareas del resto del equipo.

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La distinción resulta pertinente porque muchos líderes confunden delegar con incrementar la carga de trabajo ordinario de los empleados. Esto no puede verse como una delegación –aunque pueda motivar a los trabajadores si lleva aparejada alguna compensación- porque las tareas de supervisión y dirección siguen recayendo en una sola persona.

En relación con lo anterior, sugerimos leer: ¿Cómo organizar fácilmente a tu plantilla?

Razones por las que delegar funciones en el trabajo

Más allá de los indicadores que pueden hacernos pensar en delegar, existen interesantes razones para hacerlo. Delegar puede traducirse en ventajas para la empresa, mientras que rechazar esta posibilidad puede generar múltiples inconvenientes.

Facilita las sucesiones

Muchos negocios consolidados experimentan problemas a la hora de gestionar las sucesiones por no haber sabido delegar en sus empleados.

Retiene el talento

Los empleados más ambiciosos valorarán la posibilidad de asumir nuevas responsabilidades, por lo que estarán menos abiertos a cambiar de empresa.

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Fomenta el compromiso corporativo

Los trabajadores en los que se delega ven reforzado su compromiso corporativo, dado que valoran las posibilidades de promoción interna y el reconocimiento de su esfuerzo.

Libera recursos

Cuando el líder delega parte de sus tareas, puede dedicar más tiempo y recursos a funciones que aporten más valor.

Gestión del personal más eficiente

La delegación de funciones crea una nueva filosofía corporativa en la que la gestión del personal resulta mucho más eficiente, gracias a la mayor implicación de parte de los trabajadores y a la menor atención directa por parte del mánager.

Aumenta la productividad

Tanto los mánagers como los empleados están más motivados para ejercer sus funciones, lo cual podría redundar en una mejora de la productividad.

Reduce el estrés

Los líderes están menos expuestos a sufrir episodios de estrés o ansiedad por la acumulación de tareas y responsabilidades.

Mejora el ambiente de trabajo

Al involucrarse en mayor medida en los proyectos de la empresa, los empleados tienden a generar menos conflictos laborales. La mejora de esta variable puede comprobarse fácilmente con la implementación de un software de clima laboral.

Un sistema que consulta la relación entre los integrantes de un equipo, sus preocupaciones y necesidades. Conoce mejor a tus empleados.

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Pasos para delegar funciones de manera eficaz

Uno de los principales problemas que pueden experimentar las empresas a cuenta de la delegación de funciones es la falta de cultura sobre cómo delegar efectivamente. Lo más recomendable es seguir una serie de pasos que garanticen que este proceso se lleve a cabo de manera lógica y fluida.

1. Definir el objetivo de la delegación

El primero de los pasos para delegar es comprobar si, efectivamente, resulta preceptivo conceder nuevas responsabilidades a un empleado. Ya hemos visto que la delegación no puede evitarse a toda costa pero tampoco conviene tomar esta decisión a la ligera. El mánager debe especificar cuáles son las áreas en las que delega y por qué.

2. Escoger a los profesionales más apropiados

Es el paso más importante por cuanto de la elección de los empleados en los que se va a delegar dependerá el éxito de esta medida. Generalmente, los líderes se apoyan en trabajadores que han probado con anterioridad su eficacia, responsabilidad y compromiso.

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No obstante, hay ocasiones en las que los mánagers no acaban de ver clara esta decisión o no saben a qué empleado conviene promocionar. En estos casos, puede ser de utilidad aplicar la lógica de la siguiente tabla sobre las acciones más recomendables dependiendo de las aptitudes de los trabajadores.

Tabla para delegar tareas y funciones en una empresa

3. Concretar las condiciones de la delegación

En línea con lo expuesto en el primer paso, el mánager debe ser lo más preciso posible a la hora de acotar las tareas y responsabilidades que va a ejercer el trabajador. Es muy importante que queden bien definidos los límites de sus acciones, a fin de evitar que el profesional se exceda en sus funciones o no las ejecute en su totalidad.

4. Estar a disposición de los empleados

Delegar no es sinónimo de perder de vista el trabajo de los empleados en los que se han depositado nuevas responsabilidades. Sin llegar a entrometerse en sus tareas, el líder debe mostrarse dispuesto a apoyar a los profesionales en los que ha confiado si estos lo requieren. La comunicación interna es clave.

5. Medir el rendimiento

Como último paso, los mánagers tienen que confirmar que han tomado la decisión apropiada al delegar en ese trabajador en concreto. Para ello, conviene proceder a su evaluación de acuerdo con unos criterios objetivos previamente definidos y que permitan valorar los aspectos esenciales de la delegación.

El software de evaluación del desempeño es un recurso muy útil para los líderes y responsables de RR. HH. porque facilita la supervisión del trabajo de los empleados en los que se ha delegado y permite crear feedbacks muy efectivos para que crezcan profesionalmente.

Software evaluacion del desempeño

1 comentario

  • José Antonio Ramírez dice:

    Excelente artículo de como tener una guía para delegar eficazmente o bien si ya se hace, corroborar si se esta llevando bien o hacer correcciones al respecto.

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