Por qué implementar un software de control horario en tu empresa

El pasado 12 de mayo 2019 entró en vigor el Real Decreto-Ley 8/2019 de medidas contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. La medida obliga a las empresas a registrar la jornada de trabajo y a implantar mecanismos (manuales, analógicos o digitales) para controlar los horarios de entrada y salida. Un punto en el que contar con un software de control horario o software de control de presencia resulta de gran ayuda.

¿En qué consiste la nueva ley de control horario?

En concreto, el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo obliga a las empresas a establecer un mecanismo que permita:

• Registrar el horario de inicio y fin de la jornada laboral de todos los trabajadores.
• Guardar este registro durante cuatro años.
• Poner estos datos a disposición de los trabajadores, sus representantes e inspectores laborales.
• Registrar y pagar las horas extra realizadas por los trabajadores.

Todo sobre la ley de control de presencia
Te ayudamos a entender la normativa de control horario

Qué es un software de control horario y cómo te ayuda

Un software de control horario es un programa informático  que precisamente facilita todas las obligaciones referidas al control horario de los empleados. Un sistema que sustituye a las antiguas tarjetas y Excel para fichar en el trabajo e incrementa la flexibilidad en la gestión de tiempos.

En concreto, permite controlar los horarios de entrada y salida de nuestros empleados, así como sus vacaciones y ausencias.

Tipos de software para control de presencia

Existen dos tipos de software para llevar a cabo el registro de jornada laboral o control horario a empleados:

• Sistemas integrados con terminales de fichaje (relojes para fichar con tarjeta o pin, lectores de huella digital, reconocimiento facial, etc.): estos sistemas destacan por su alto nivel de seguridad, ya que evitan que unos empleados fichen por otros. Sin embargo, estos sistemas pueden generar cierto rechazo entre los trabajadores.
• Sistemas de fichaje 100% digitales, accesibles a través de la web: estos sistemas destacan por la facilidad de uso que ofrecen al empleado. Su implantación es rápida y no requieren de mucho mantenimiento. Facilitan la implementación de formas de trabajo innovadoras (horario flexible y teletrabajo).

Hemos elaborado una guía muy completa sobre la transformación del modelo laboral que ha provocado el home office, un sistema que bien implementado ayuda a mejorar la productividad.

Te animamos a descargarla para que puedas comprobar todas sus ventajas y las herramientas necesarias para medir el rendimiento de la plantilla:

9 ventajas de implementar un software de control horario

Teletrabajar varios días a la semana es una opción que ofrecen cada vez más empresas. Esta tendencia hace que la oficina no sea el único lugar en el que los empleados desempeñen su actividad y, por lo tanto, que sea necesario un sistema de control horario.

Este tipo de programa no sirve, únicamente, para controlar el cumplimiento de los horarios, sino que sus ventajas son notables:

Optimiza el tiempo y mejora la toma de decisiones

Puesto que un software de control horario de trabajadores digitaliza todos los datos, hace posible que podamos conocer en tiempo real qué trabajadores están de vacaciones, cuáles tienen menos carga de trabajo, qué horario tiene cada uno y muchos otros asuntos de interés que permiten gestionar de una manera más rápida cualquier incidencia.

Y, consecuentemente, tomar mejores decisiones y más rápido, con conocimiento de causa. Lo que supone un ahorro en costes operativos significativo. Es decir, permite al departamento de RR. HH. dedicarse a acciones más complejas.

Evita las obligaciones físicas para el control horario de trabajadores

Acaba con la obligación de acudir a la empresa físicamente para fichar en el trabajo. Con ella basta con conectarse desde un dispositivo electrónico para hacerlo. Algo que permite a los empleados disponer de una gran flexibilidad laboral.

La nueva normativa de control horario contempla la posibilidad de realizar el control horario laboral en papel, en plantillas de Excel, en máquinas de fichar o en software para fichar en el trabajo automatizado y digital.

3 opciones, sin embargo, no todas ellas son igual de eficaces.

Control horario a trabajadores en papel

Es una práctica obsoleta y poco práctica tanto para los trabajadores como para la empresa. ¿Por qué? Los empleados pueden sentirse presionados para no dejar reflejadas las horas que han realizado de más.

Además, resulta más sencillo falsear los datos, pues se trata de una hoja pública, común, a la que demasiadas personas tienen acceso. Por no hablar de que pueden producirse errores fruto de la introducción manual de datos.

Control de horarios con Excel

Lo mismo ocurre con los Excel que, además, son difíciles de manejar cuando trabajamos con grandes cantidades de información. Tardan en cargarse, no acaban con el problema de los accesos, ni tampoco con los errores manuales.

Tampoco generan informes a largo plazo ni permiten detectar anomalías si, por ejemplo, un trabajador está faltando al trabajo o no está fichando de la forma adecuada.

Plantillas de Horarios de Trabajo: ¿merecen la pena?
11 razones para dejar las plantillas de horarios de trabajo

Control horario con un sistema automatizado

Esto no sucede con los procesos que registran la jornada de manera automática u online. El software de control horario trata de evitar estos problemas. De hecho, integra un control de accesos, obliga a responsables y trabajadores a confirmar los fichajes, y guarda los datos correctamente, respetando la Ley Orgánica de Protección de Datos.

Permite cumplir con la legislación sobre el registro de control horario

Desde la implantación de la nueva ley de control horario contar con un software de gestión de tiempo es fundamental. ¿Por qué? Porque facilita muchos procesos que con los métodos tradicionales de fichaje de empleados no es posible realizar. 

Además, desde la entrada en vigor del control de presencia a empleados obligatorio hay que presentar el registro de horas trabajadas diariamente por cada miembro del equipo, conservarlo durante 4 años y que sea accesible para trabajadores y sindicatos. El incumplimiento de esta ley es una infracción grave. La empresa puede recibir una multa que va desde los 600 a los 6.250 euros. 

Por tanto, contar un sistema de almacenamientos de datos potente es clave y más si te asegura cumplir la RGPD y la privacidad de los empleados respecto a su control horario.

Permite adoptar estrategias específicas

Si somos conscientes de en qué emplean los trabajadores su tiempo y cómo llevan a cabo sus tareas podremos mejorar los procesos y flujos de trabajo interno, cambiar aquellos que sean inapropiados o no se ajusten a nuestras necesidades para ser más eficaces y alcanzar los objetivos.

Un software de control horario sale a cuenta

Más allá del ahorro en costes operativos que logramos al fichar en el trabajo con un sistema de control horario a empleados, hay que tener en cuenta que implementación no requiere de un proceso largo ni de cambios estructurales.

Simplemente es necesario escoger el software del mercado que reúna los requisitos que buscamos e instalarlo en los dispositivos de los trabajadores.

Además, algunos son muy flexibles y pueden integrarse fácilmente con otros sistemas informáticos presentes ya en la compañía, personalizarse según las necesidades del cliente, etcétera.

Un software de control horario a empleados favorece la flexibilidad

Implementar un control horario a empleados repercute positivamente en la flexibilidad horaria. El registro de jornada laboral garantiza el cumplimiento de la misma independientemente del horario. Esto repercute directamente en el clima laboral de la empresa porque el empleado se siente feliz, motivado y es más productivo.

Además, esta facilidad de organización permite la conciliación de la vida profesional y familiar e, indirectamente, aumenta el grado de compromiso de los trabajadores.

Permite un mejor reparto de la carga de trabajo

La asignación de tareas y turnos rotativos se realiza en base a datos concretos como los que permite recabar un sistema de control horario a trabajadores–este tipo de herramientas incluso generan informes–.

De esta manera, el jefe de equipo sabe a ciencia cierta tanto el horario como el volumen de trabajo que tiene cada persona y puede gestionar mejor los proyectos entrantes. Esto favorece el buen clima entre los empleados y la equidad.

Un software de control horario garantiza la transparencia

Para acabar, implementar un sistema de control horario aumenta la transparencia y la comunicación con los empleados. Tanto la del trabajador con la compañía como a la inversa. Es decir, es una manera de poner de forma clara el trabajo, las horas que se están realizando, y de controlar que eso se está gestionando y remunerando correctamente.

Es una manera objetiva de declarar las horas que se están realizando y de controlar cómo está rindiendo y si se están remunerando correctamente. Todos ganan.

Aunque es una normativa obligatoria es mejor que te refieras a ella como una manera de proteger sus derechos laborales. Incide en las ventajas y en el aumento de productividad que genera al trabajador y, por tanto, la posibilidad de procesos de promoción interna si se cumplen los objetivos.

Facilita la transición para cumplir el control horario a trabajadores

Los responsables de cada área deben aprender y controlar el nuevo sistema de control horario de trabajadores antes de imponerlo. De esta manera podrán resolver cualquier tipo de duda, ya que hay empleados que pueden estar reticentes a registrar su horario.

Es interesante, además, que se forme a los trabajadores en la nueva metodología de control horario. Se puede establecer una primera semana de prueba en la que los trabajadores reciban ayuda en el manejo de la herramienta, hay que ponerse en el lugar de los empleados, escuchar sus opiniones y formarles para evitar los nervios y el rechazo al nuevo método.

Es imprescindible mantener una comunicación efectiva para transmitirles las virtudes de fichar en el trabajo. Por último, hay empresas que optan por instaurar recompensas y reconocimientos a los empleados que comienzan a rendir al máximo justo al implementar el control horario.

El control horario motiva a los trabajadores

Lo cierto es que el control de la jornada laboral es una medida que busca proteger al trabajador y que, si se emplea bien, la acción de fichar en el trabajo puede convertirse en una herramienta de motivación laboral con gran poder.

5 características de un buen software de control horario

Permite gestionar horarios, vacaciones y ausencias desde un único lugar

Un software de control horario a empleados debería ir mucho más allá del simple control de los horarios de entrada y salida de los trabajadores de una empresa. Una plataforma para el horario de los trabajadores realmente completa debería posibilitar una gestión integral de control horario, turnos, permisos y vacaciones.

También es importante que resulte visualmente intuitivo. Es decir, que de un solo vistazo observemos el horario de los trabajadores, las asignaciones de tareas, el estado de cada una de ellas y todos aquellos datos de interés de los empleados.

Es precisamente lo que ofrece el software de control horario, una de las mejores opciones de gestión de tiempo del mercado. La plataforma permite:

• Acceder a toda la información en un mismo lugar de forma organizada.
• Conocer a diario las horas realizadas por cada trabajador, las vacaciones disfrutadas y pendientes y las ausencias o bajas en cada área de la empresa.
• Visualizar y descargar informes de control de presencia laboral con tiempos teóricos, ausencias y tiempos reales en distintos formatos.
• Volcar los datos de manera clara y rápida para elaborar estadísticas o para presentarlas en una posible inspección de trabajo.

Un software de control de horarios se instala rápidamente y es personalizable

Un buen software de control horario no requiere de costosas inversiones en infraestructuras y se configura en cuestión de minutos. Para que tus empleados empiecen a fichar solo necesitarás contar con un dispositivo conectado a Internet que tenga la capacidad para acceder a un navegador web.

Además, permite la automatización en la interfaz de turnos rotativos según roles o contrato. Todo de manera sencilla. Con el consiguiente ahorro en costes operativos que eso implica.

¿Cómo se adapta a tus exigencias?

Un sistema para controlar el horario de tus trabajadores debe adaptarse a las políticas de tu empresa y permitirte configurar:

• Distintos tipos de horas extra (comunes, por fuerza mayor, en día laboral o festivo, etc.), con sus reglas de compensación.
• Turnos rotativos automatizados, según roles o tipos de contrato.
• Festivos locales, nacionales y días relevantes para el equipo o la compañía.
• Distintos días de vacaciones en función del contrato.

Un buen software de control horario es accesible

Un software de control de horas debe ser accesible para todos los empleados. Además, si nos decantamos por una herramienta en la nube, deberá contar con una interfaz responsive, es decir, que se visualice correctamente en cualquier dispositivo.

Nuestro sistema de control horario es una plataforma alojada en la nube que garantiza el registro de jornada 100% online y que ofrece la posibilidad de fichar en el trabajo desde cualquier dispositivo: móvil, ordenador o tablet.

Lo más importante es que se integra con la totalidad de sistemas de control de presencia existentes como kioscos con tablet, dispositivos de reconocimiento biométrico, tarjetas de empresa… Con una única plataforma podrás registrar el tiempo y la calidad del trabajo.

Un software de control de presencia genera informes

Un software de control horario permite generar informes. Algo que nos ofrece la posibilidad de mantener bajo control tanto la productividad como los índices de absentismo de tus empleados. Podrás así potenciar al máximo el rendimiento de tu fuerza laboral, repartir equitativamente la carga laboral y reducir los tiempos de inactividad.

Un software de control horario ahorra tiempo

No solo nos estamos refiriendo a la revisión de los fichajes de empleados y al correcto almacenaje, dos cualidades muy valoradas por los departamentos de Recursos Humanos.

Estamos hablando de que un buen sistema permite realizar búsquedas rápidas de los registros por empleado o por rango de fechas. Es decir, cuenta con su propio buscador interno.

Otra de las grandes virtudes de la plataforma, es que permite subir justificantes médicos rápidamente, certificados y otra información. También dejar comentarios que justifiquen el rechazo de peticiones de días, por ejemplo.