Inicio  ›  Gestión del Tiempo  ›  Control Horario  ›  En qué consiste la ley de control de presencia
Control Horario Gestión del Tiempo

En qué consiste la ley de control de presencia

ley de control de presencia

El pasado 12 de mayo entró en vigor la nueva ley de control de presencia. Aquí encontrarás todo lo que necesitas saber.

Esta reforma está pensada para acabar con el problema de las horas extraordinarias no pagadas. También tiene el objetivo de combatir aquellas jornadas parciales que no son más que jornadas completas encubiertas.

Esta ley de control de horario implica que, a partir del día 12 de mayo 2019, las empresas españolas están obligadas a registrar la jornada diaria de sus trabajadores.

Pero, ¿cómo funciona exactamente la normativa sobre control de horario de empleados?
¡En este post te contamos todo lo que debes saber sobre esta ley y lo que implica!

Registro de control de presencia: obligaciones para las empresas

Veamos ahora qué cambios supone la nueva propuesta para el control horario.

  1. Las empresas tienen la obligación de llevar un registro de jornada laboral para cada trabajador. El registro de jornada es diario e incluye el horario concreto de inicio y finalización de la jornada.
  2. Los empleados deben tener conocimiento de la duración de su jornada de trabajo, así como de los horarios de entrada y salida.
  3. El registro de jornada tiene que implantarse sin perjuicio de la flexibilidad horaria. Por tanto, la jornada laboral puede ajustarse a las necesidades de cada empresa. Sin embargo, estos ajustes no deben en ningún caso violar ni convenios ni acuerdos sindicales preexistentes.
  4. Los trabajadores deben registrar las horas extraordinarias realizadas. En todo caso no se puede superar el límite de 80 horas extras anuales, establecido como máximo en el Estatuto de los Trabajadores. Ya que en caso de no registrarlas podrías enfrentarte a una sanción de entre 626 y 6.250 euros
  5. Las empresas deben guardar el registro de control de presencia durante 4 años. Durante este tiempo, los registros quedan a disposición de los trabajadores, de los sindicatos, de la Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social.
Guía Teletrabajo

Consecuencias del incumplimiento de la ley de control de presencia

El único elemento que nuestros registros de jornada deberán incluir sí o sí, según ha detallado el Ministerio de Trabajo, es "el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora".

Para los empresarios que no cumplan el control de presencia tal y como indicado por el nuevo Decreto, se prevén sanciones que van de los 60 a los 187.515 euros. Las multas dependen tanto de la gravedad de la infracción cometida como del número de trabajadores de cada empresa. Cuantos más trabajadores tenga una organización, mayor va a ser la cuantía de la multa.

Ausencia de registro de control de presencia laboral

Esta infracción tiene dos vertientes con dos distintos niveles de gravedad. Por un lado, no informar de las principales condiciones de ejecución de la prestación laboral o caer en inclumplimientos que afecten a obligaciones de tipo formal o documental se considera infracción leve y puede costar a las empresas una multa de entre 60 y 625 euros.

El otro, transgredir los límites legales o pactados en materia de tiempo de trabajo se considera infracción grave. A esta transgresión puede corresponder una sanción de entre 625 y 6.250 euros.

¿Hay excepciones en la aplicación de la normativa de control de presencia?

En principio, la normativa de control de presencia debería aplicarse a todos los trabajadores, con independencia del tipo de contrato que tengan.

Sin embargo, existen tres categorías profesionales que sí están exentas del control horario:

  • Relaciones de carácter especial. Este grupo incluye, entre otros, a: personal de alta dirección, empleados domésticos, deportistas profesionales, penados en cárceles e instituciones, artistas de espectáculos públicos, trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo y abogados que trabajan en despachos.
  • Trabajadores sujetos a normativa específica. Este grupo incluye, entre otros, a: aquellos trabajadores cuya función es el transporte por carretera, miembros de la marina mercante y trabajadores que realizan servicios transfronterizos por tren.
  • Trabajadores autónomos o asociados a cooperativas.

7 conflictos que genera la nueva normativa de control de presencia

Pausas y descansos en la normativa de control de presencia

Una de las dudas más frecuentes sobre la nueva normativa de control de presencia es si hay que registrar las pausas o no.

El problema es que el texto del Real Decreto Ley 8/2019 hace referencia al registro de entrada y salida, pero no establece con total claridad y precisión cómo gestionar pausas y tiempos de descanso.  

La importancia del descanso para mejorar la productividad
Descubre por qué los empleados descansados rinden mejor y cooperan más entre ellos.

Nuestra recomendación es registrar todas las pausas no laborales. Si no tienes claro qué tipología de pausas son o no laborales, te recomendamos que eches un vistazo a lo pactado en la negociación inicial colectiva.

También puede interesarte:  9 tipos de jornada laboral

¿Qué medios son válidos según la normativa de control de presencia?

La normativa de control de presencia no especifica cómo se debe llevar el registro horario de los empleados, por tanto, las empresas tienen libertad para elegir el sistema que prefieran. Dependiendo de las necesidades de tu empresa, tendrás a tu disposición soluciones más rápidas o más complejas.

Te detallamos los métodos más utilizados:

  • Libros de registros en papel: el método más clásico. Se cumplimentan a mano, no permiten ningún tipo de automatización y suponen por tanto mayores gastos de gestión.
  • Hojas de cálculo en Excel: la evolución digital de los registros en papel. Son fáciles de implementar pero tienen muchos inconvenientes, sobre todo si tenemos que trabajar con plantillas de grandes dimensiones.
  • Plataformas digitales integradas con sistemas de control de presencia o máquinas para fichar en el trabajo (control de presencia con huella dactilar, fichaje con tarjeta o pin, lectores de huella digital, reconocimiento biométrico, etc.): son sistemas de fichaje muy seguros, pero pueden suponer unos costes de mantenimiento muy elevados y generar cierto rechazo entre los trabajadores de nuestra empresa.
  • Software de control horario 100% digitales, accesibles a través de la web: estos sistemas son rápidos de implementar, fáciles de mantener, flexibles y muy user friendly.
software de control horario

Desplazamientos y teletrabajo en la normativa

Algo conflictiva puede ser también la situación de los trabajadores "móviles", es decir todos aquellos trabajadores cuya jornada laboral se desenvuelve, total o parcialmente, en un lugar diferente a la sede de la empresa (p.ej. equipos comerciales, empleados al trabajar a distancia, etc.).

Sin embargo, es necesario recordar que la nueva normativa de control presencial aplica a la totalidad de los trabajadores españoles, con independencia del lugar donde estos desarrollen su actividad laboral:

  • En los desplazamientos laborales de tipo comercial, por ejemplo, se considerará tiempo de trabajo todo el tiempo invertido entre la visita al primer y último cliente del día.
  • En el caso de desplazamientos que requieran pernocta, se considerará tiempo de trabajo todo el tiempo invertido entre el desplazamiento desde el domicilio particular del trabajador hasta el lugar de destino y viceversa.
GUÍA DESCARGABLE: TODO SOBRE EL TELETRABAJO O HOME OFFICEDatos clave para implantar y perfeccionar el home office en tu empresa.

Cargos con especial responsabilidad y puestos de confianza

La normativa de control presencial ha creado una nueva categoría profesional, es decir, los llamados “cargos con especial responsabilidad y puestos de confianza".

Su gestión puede resultar algo problemática ya que estos trabajadores se encuentran bajo un régimen de libre disponibilidad de tiempo de trabajo, puesto que la naturaleza propia de sus cargos podrían conllevar ciertos excesos de trabajo. No obstante, estos trabajadores no están exentos de registrar su jornada laboral.

Normativa de control de presencia para trabajadores a tiempo parcial

Una de las dudas más frecuentes sobre la nueva normativa de control de presencia es si esta aplica también a los contratos a tiempo parcial.

La respuesta es afirmativa. En caso de los trabajadores a tiempo parcial, el control horario se regula en el artículo 12.4 c) del Estatuto de los Trabajadores, el cual establece que:

la jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias a que se refiere el apartado 5”.

Presuponer que los contratos a tiempo parcial son a tiempo completo

Ante la ausencia de un registro de jornada se puede presuponer que los contratos a tiempo parcial son a tiempo completo (presunción iuris tantum). En este caso las empresas podrían verse obligadas a realizar una conversión contractual.

Control presencial de la ley para trabajadores subcontratados

Otra duda muy común sobre la normativa de control de presencia atañe a las responsabilidades empresariales del trabajo en régimen de contratación.  

En este caso, corresponderá a la empresa contratista o subcontratista el cumplimiento de las obligaciones laborales, incluidas las relativas a registro diario de jornada.

Sin embargo, cuando los trabajadores de la empresa contratista prestarán actividad en la empresa principal, ambas empresas podrán acordar que el fichaje se realice directamente en la principal. En todo caso, será obligación de la empresa contratista conservar los registros diarios realizados durante el plazo de 4 años que marca la normativa de control de presencia.

Incumplimientos referidos a las horas extra

No comunicar a la Representación Legal de los Trabajadores (RLT) las horas extras realizadas se considera infracción grave y puede atraer una sanción de entre 625 y 6.250 euros.

Remunerar las horas extraordinarias bajo otros conceptos salariales puede llegar a considerarse infracción muy grave, especialmente en caso de aumento infundado de las prestaciones laborales. Las multas para este incumplimiento son de entre 6.251 y 187.515 euros.

No declarar las horas extraordinarias también puede dar lugar a multas muy costosas. Las empresas que no apuntan correctamente las cantidades realmente abonadas al trabajador y/o establecen condiciones de trabajo inferiores a las establecidas legalmente pueden recibir multas de entre 625 y 6.250 euros.

Superar el límite legal previsto de horas extraordinarias se considera infracción grave y puede atraer una sanción de entre 625 y 6.250 euros. Se computan en el cálculo los límites en jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones y permisos.

Cómo solucionar el control de presencia laboral

Registrar la jornada laboral de los trabajadores y cumplir con la normativa de control de presencia puede suponer una complicación para muchas empresas. Por fortuna, existen programas que agilizan esta gestión.

¿Cuáles son las cualidades principales de un software de control horario?

Software de control horario
  • Plataforma automatizada y de rápida implantación, cloud 100% online
  • Gestiona horarios, turnos rotativos, vacaciones y ausencias… desde un único lugar
  • Permite asignar tipos de horas extras y reglas de compensación
Software de Horas Extras
  • Ahorras tiempo y ganas seguridad con el sistema de doble validación de registros (por parte del empleado y de su responsable directo)
  • Envía a cada empleado su respectivo registro de horas al final de mes, tal y como indica la Ley. También recordatorios y alertas.
  • Genera y almacena informes con completa validez jurídica (cumple la RGPD)
  • Permite incluir justificantes médicos, certificados u otra información requerida
Software Control Horario

8 comentarios

  • Buenos días, necesitamos una máquina de fichar para cumplir la ley?

    • Buenos días Francisco, gracias por tu pregunta. Para cumplir la nueva ley no vas a necesitar máquinas de fichar. Dependiendo de la empresa tendrás soluciones más rápidas o más complejas. Puedes registrar las horas trabajadas a través de un software como el nuestro, que es 100% online, flexible y de rápida implantación. Si necesitas más asesoría ponte en contacto con nosotros, estaremos encantados de atenderte.

  • Buenas, mi nombre es francisco Gómez, soy bombero del consorcio de Córdoba y me gustaría saber si es legal o no lo q voy a exponer, siempre tengo entendido que hay que fomentar el empleo, en mi empresa de sobra se rebasa las horas extraordinarias segun la ley (80 horas ), somos una plantilla de más de 200 bomberos y se generan muchísimas horas durante el año, que estas horas traducidas en personal nuevo hablamos de unos 35 bomberos por año. Estas horas son generadas entre horas extras, servicios especiales y bajas producidas.¿ Mi pregunta es? ¿Estamos obligados a fichar en el trabajo? Y ¿es legal que los bomberos hagan tantas horas extras? Muchas gracias

    • Buenos días Francisco, gracias por tu pregunta. El registro de la jornada laboral es obligatorio para todos los trabajadores y el número máximo de horas extraordinarias al año a realizar por un trabajador es de 80. Sólo las “horas extraordinarias por fuerza mayor” no computan para el límite anual de 80 horas y son obligadas. Sin embargo, todas las “horas extraordinarias por fuerza mayor” realizadas deberán pagarse o compensarse con permisos retribuidos.

  • José Ramón Pin Arboledas dice:

    ¿puede un trabajador negarse al control horario, aunque la empresa lo tenga previsto? ¿Qué le puede suponer? ¿Es falta grave y le podría suponer un despido procedente su reiterada negación a registrarse?

    • Buenos días José Ramón, gracias por tu pregunta. El registro de la jornada laboral es obligatorio para todos los trabajadores. Si te niegas a fichar podrían llegar a despedirte pues estás obligando a la compañía a no cumplir con la ley. Eso sí, todas las empresas deberán informar claramente de cómo va a funcionar el sistema de fichaje que hayan elegido.

  • buenos días:
    ¿Me podéis aclarar como un comercial puede fichar respecto a la ley nueva?

    • Buenos días Borja, gracias por tu pregunta. El tiempo de trabajo de un comercial cuenta desde que éste sale de casa para visitar al primer cliente hasta que regresa de ver al último. La manera más sencilla para registrar la jornada de un comercial es a través de una aplicación que permita fichar desde el móvil.

Dejar un comentario.

[1 vez al mes]
[1 vez al mes]