Ponto eletrônico: o que é, como funciona e o que a Portaria 671 exige da sua empresa

O ponto eletrônico é um sistema digital usado pelas empresas para registro de ponto, controle dos horários de entrada, saída e pausas dos funcionários, e a Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Emprego estabelece as regras e os requisitos técnicos obrigatórios para a sua validade jurídica no Brasil

O que é o ponto eletrônico

O ponto eletrônico é um sistema digital que registra os horários de entrada, saída e intervalos de trabalho de um funcionário.

Ele substitui os antigos livros de ponto de papel e os relógios cartográficos mecânicos.

Existem várias formas de controlar a jornada de trabalho dos colaboradores. Felizmente, com a evolução da tecnologia, existem atualmente formas bastante eficientes e rápidas de o fazer. Através de softwares e aplicativos acessíveis a todos, o ponto eletrônico digital é agora algo bastante comum.

Durante todo o dia de trabalho, um funcionário registra as horas de entrada e saída, assim como os intervalos, descansos e as horas extras. Quando o controle de jornada dos colaboradores é feito por um software ou aplicativo móvel é denominado ponto eletrônico digital.

O sistema ou solução responsável pela coleta e gestão destes dados é chamado sistema de registro de ponto ou software de registro de ponto, e que pode ser conectado ao software mais completo mencionado acima.

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Como funciona o ponto eletrônico?

O ponto eletrônico registra as marcações feitas pelo funcionário ao longo da jornada de trabalho. Na prática, o processo funciona em quatro etapas:

• O funcionário registra a entrada no início da jornada;
• Saídas, pausas e retornos também são registrados ao longo do dia;
• O sistema armazena as marcações e organiza as horas trabalhadas;
• O RH acompanha os registros para controlar jornada, horas extras, atrasos e banco de horas.

Dependendo do sistema utilizado, a marcação pode ser feita por relógio de ponto, computador, tablet ou aplicativo.

Vantagens do ponto eletrônico para empresas

Essa é a solução mais recomendada e eficaz para registro de ponto eletrônico. Por quê? Porque ele pode ser conectado a software de registro e controle de ponto. Ela não requer nenhum tipo de instalação, é acessada através da internet, são totalmente personalizáveis, fáceis de manter, flexíveis e amigáveis ao usuário.

Informações em tempo real

Nem sempre controlar os horários de entrada e saída dos funcionários pode ser bem recebido. No entanto, as informações recolhidas neste registro são essenciais para que a gerência consiga perceber se os funcionários estão trabalhando, em qual período e se estão fazendo horas extras além de sua jornada de trabalho diária. 

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Redução de ausências

Cada vez que um colaborador falta ou se ausenta do seu local de trabalho, isto pode refletir perdas para a empresa, ao mesmo tempo que atrasa as tarefas. Ao existir o controle de ponto, é possível reduzir o impacto destas ausências no ambiente de trabalho.

Adaptação aos postos de trabalho

Os diferentes cargos e tarefas existentes numa empresa exigem condições e, por exemplo, horários diferentes.

O registro de ponto com Bizneo HR é adaptado a estas necessidades e permite a configuração de horários pré-definidos de acordo com a posição de cada trabalhador.

Mais precisão na folha de pagamento

O controle de ponto eletrônico permite às empresas terem uma noção exata da quantidade de horas trabalhadas por cada colaborador. Logo, quer este trabalhe horas a mais ou a menos, as folhas de pagamento vão refletir exatamente isso.

Outras vantagens da utilização de ponto eletrônico digital

Este tipo de sistema é uma alternativa a todos os outros e, de um modo, geral, traz uma série de vantagens quer à empresa, como ao usuário ou colaborador.

• Possibilidade de acessar através de um dispositivo móvel ou computador;
• Sistema muito prático;
• Descentralizado;
• Sistema completo que apenas precisa de um meio físico para poder ser usado;
• Permite o controle de ponto mesmo em regime de home office;
• Eliminação de erros, maior segurança na gestão;
• Otimização de procedimentos relativos a férias e turnos ou escalas de trabalho.

Como escolher um bom sistema de ponto eletrônico online

Escolher um sistema de ponto eletrônico exige avaliar fatores como integração, facilidade de uso, escalabilidade e acesso aos dados. A seguir, veja os principais critérios que devem ser considerados.

Adaptável

Um bom sistema de controle de ponto deve poder ser integrado com outros sistemas de controle de presença como tótens, dispositivos de reconhecimento biométrico (impressões digitais), QR, PIN, cartões, entre outros. Com um único aplicativo você poderá registrar as horas trabalhadas.

No caso do software de registro de ponto esta integração é bastante simples e funcional.

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Escalável

É muito importante que as empresas escolham sistemas que lhes permitam acompanhar o seu próprio crescimento. É importante escolher um software de RH adaptável a qualquer necessidade e tamanho.

Nuvem

A tecnologia cloud computing permite que a informação seja acessada em qualquer lugar e em qualquer altura. A ligação deste sistema à nuvem é crucial.

Exportação de dados

É fundamental que o sistema escolhido permita gerar informações e estatísticas sobre seu quadro de funcionários e que estes possam ser exportados para qualquer plataforma, como por exemplo, Excel, PDF, etc.

Intuitivo e responsivo

Um sistema de controle de ponto deve ter uma interface intuitiva e altamente responsiva. Isto é, deve poder ser vista de forma correta em qualquer dispositivo eletrônico.

Ponto eletrônico e legislação (portaria 671)

De acordo com as regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o controle de ponto é obrigatório para empresas com mais de 20 colaboradores. A empresa pode escolher o tipo de sistema que achar mais adequado. No entanto a legislação em vigor exige o cumprimento de algumas diretrizes.

De acordo com a Portaria 671, os sistemas eletrônicos de registro de ponto devem atender a requisitos que garantam a integridade e a confiabilidade das marcações.

Entre as principais regras, o sistema:

• Não pode restringir a marcação de ponto pelo funcionário;
• Não pode realizar marcações automáticas usando apenas o horário contratual;
• Não pode exigir autorização prévia para registrar horas extras;
• Não pode excluir ou alterar livremente as marcações realizadas.

Quais são os tipos de ponto eletrônico?

A Portaria 671 prevê três tipos de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto:

• REP-C: registrador eletrônico de ponto convencional, normalmente associado ao relógio de ponto físico;
• REP-A: sistema de registro alternativo, cuja utilização depende de autorização por acordo ou convenção coletiva;
• REP-P: sistema de registro eletrônico via programa, que permite utilizar softwares e soluções digitais para realizar as marcações.

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Um software de ponto eletrônico para todas as empresas

É unânime que todos queremos que as tarefas cotidianas sejam facilitadas, para que todos os fluxos de trabalho aconteçam de forma natural e também eficiente. Por isso, desenvolvemos soluções tecnológicas que se adaptem o mais possível às necessidades concretas de cada caso.

No caso específico de controle de frequência de trabalho, o nosso software para registro e controle de ponto permite uma integração bastante simples com outros sistemas ponto eletrônico (dispositivos físicos ou presenciais) e a nossa app de ponto eletrônico é uma solução altamente intuitiva e funcional para toda a equipe.