Manter o controle de horas extras pode parecer simples se você tiver apenas dois trabalhadores. Mas, se você tiver 50 ou 100, a tarefa de manter tudo sob controle se torna mais complicada. Além disso, devido ao controle de entrada e saída de pessoas, isto se tornou praticamente obrigatório para todas as empresas.
Os melhores aliados para resolver esta situação são sem dúvida a organização e o uso das ferramentas mais apropriadas para controlar as horas extras de uma maneira simples.
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O que são horas extras?
Por definição, hora extra são todas aquelas horas que os funcionários trabalham fora de seu horário de trabalho e que não são cobertas por seu contrato ou acordo.
Como fazer el controle de horas extras
Conforme exigido por lei, o tempo de trabalho do colaborador deve ser registrado em algum lugar, seja manualmente, com uma planilha ou com um programa de controle de ponto de tempo do funcionário. Vamos explicar-lhe como calcular hora extra de uma forma simples e sem margem de erro.
Este registro de horas extra deve ser preenchido da seguinte forma (se a empresa não quiser ter nenhum problema no caso de uma inspeção do trabalho):
- Dentro do registro de ponto, o horário de cada trabalhador deve ser claramente indicado. Seus turnos de trabalho, intervalos semanais e horários de trabalho devem ser incluídos;
- Os contratos dos trabalhadores também devem ser registrados, para que seu horário de trabalho e as horas estipuladas em seu contrato possam ser conhecidas. Se houver acordos especiais, estes também devem ser registrados;
- É claro que deve haver um registro preciso do horário de entrada e saída dos trabalhadores durante seu dia de trabalho;
- Também deve haver um registro de horas extraordinárias, que pode ser facilmente calculado a partir de todos os dados acima. Idealmente deva haver um programa para calcular horas extras que mantenha o controle automaticamente;
- Deve indicar como as horas extras devem ser compensadas, seja financeiramente ou com dias de folga, o cálculo de hora extra nas férias e as datas estimadas em que tais pagamentos ou pausas devem ser feitos.
Melhor método para controle de horas extras
Há vários métodos para acompanhar as horas extras de forma organizada e sem erros que podem ser prejudiciais para a empresa ou para os funcionários. As diferenças na contabilidade das horas extras podem levar as empresas a situações difíceis de controlar.
O funcionário diz uma coisa, a empresa diz outra, e no final, esta diferença de opinião pode até acabar em tribunal, no pior dos casos. Para evitar que isto aconteça, o ideal seria usar um método de controle de horas extras confiável e o mais automático possível para evitar este tipo de problema. Idealmente, deveria ser integrado com diferentes métodos para garantir a coleta de dados em diferentes situações.
Registro manual
O registro manual de horas extras está muito desatualizado. É um método muito pouco fiável, pois é muito fácil cair em erro humano. Além disso, se tivermos um certo volume de trabalhadores, qualquer incoerência nos números pode ser uma enorme perda de tempo.
Se este é o método que você utiliza, aconselhamos que você o mude imediatamente, mais cedo ou mais tarde isso lhe trará problemas.
A melhor coisa a fazer é usar um programa para calcular horas extras de seus funcionários. A automatização do registro de horas e a conexão com os diferentes métodos de relógios facilitam todas as tarefas associadas a este assunto.
Folhas de cálculo
Este sistema é um pouco melhor e pode ser suficiente se não existir um grande número de funcionários. Na Internet há muitos modelos de controle de horas extras no Excel que você pode usar.
Mesmo assim, não é um método infalível, pois estamos de volta ao mesmo problema, o funcionário pode apresentar algumas contas e a empresa outras. Com este método, ainda é fácil cometer erros que atrapalham o cálculo das horas extras.
Software de controle de horas extras
Este é sem dúvida o melhor método que existe atualmente. Esta tecnologia é capaz de se conectar a máquinas de controle de ponto de qualquer tipo. Assim, tudo será salvo automaticamente e sem erros, evitando-se qualquer tipo de erro ou situações difíceis de resolver.
Como funciona o programa para calcular horas extras
Os departamentos de Recursos Humanos têm um painel de controle muito intuitivo e de fácil utilização. Aqui podem inserir ou consultar todos os dados relacionados aos horários dos trabalhadores. Inclui um contador de horas extras por funcionário, que é automaticamente preenchido de acordo com os horários estabelecidos.
Se um funcionário ficar mais do que as horas previstas em seu horário, estas serão contadas como hora extra automaticamente e acrescentadas ao seu balcão pessoal.
Posteriormente, o pessoal de RH pode designar como e quando as horas extras acumuladas serão devolvidas, de acordo com o acordo estabelecido com o funcionário (como distribua-as em um banco de horas). Além disso, diferentes tipos de horas extras podem ser contabilizadas e seu custo: fim de semana, viagens, carga de trabalho, etc.
Automatização do cálculo de hora extra
A Bizneo HR apresenta a mais inovadora e flexível das opções. Um software para controle de ponto (e turnos) que responde à legislação em vigor e que se caracteriza por ser rápido de implementar, 100% online e fácil de usar.
De entre as principais funcionalidades, destacamos:
- Dupla validação dos registros pelo funcionário e seu gerente direto, tanto na entrada quanto na saída;
- Sistemas de lembrete e alertas através de e-mails automatizados que podem ser parametrizados;
- Configuração de escalas de trabalho de acordo com os papéis ou tipos de contrato;
- Configurador de tipos de horas extras e regras de compensação;
- Plataforma web responsiva;
- Geração de relatórios para download com validade legal (formatos .xml ou .pdf);
- Implementação rápida e fácil;
- Serviço de suporte disponível para o cliente;
- Plataforma multilíngue;
- Incorporado a um sistema de controle de ponto com gestão integral de horas extras, feriados e ausências.
