Uma boa descrição de cargo apresenta as responsabilidades, os requisitos e os resultados esperados de uma função. Além de orientar o recrutamento, ela ajuda gestores e colaboradores a entender o papel de cada profissional na empresa.
Para elaborar esse documento, é preciso conhecer a rotina da função e definir quais competências são realmente necessárias.
O que é a descrição de cargo?
A descrição de cargo é um documento que reúne o objetivo, as atividades, as responsabilidades e os requisitos de uma função na empresa. Também pode informar o departamento, o nível hierárquico, a quem o profissional se reporta e as condições de trabalho.
Conhecida também como job description, ela serve de referência para o recrutamento, a integração de novos colaboradores, a avaliação de desempenho e os planos de carreira. Por isso, deve representar as necessidades da função e ser atualizada quando suas atribuições mudarem.
Na prática, o documento deve responder:
- Por que esse cargo existe?
- Quais atividades e entregas fazem parte da função?
- A quem o profissional se reporta?
- Quais conhecimentos e competências são necessários?
- Em quais condições o trabalho será realizado?
Qual a diferença entre descrição de cargo e descrição de vaga?
A descrição de cargo registra o papel de uma função dentro da empresa e serve como referência para diferentes processos de RH. Já a descrição de vaga adapta essas informações para divulgar uma oportunidade de emprego.
O anúncio deve apresentar as principais responsabilidades, os requisitos, a modalidade de trabalho e as condições da oportunidade. Essa adaptação faz parte do recrutamento e seleção de pessoas: o documento interno orienta quais informações comunicar aos candidatos, sem precisar ser reproduzido integralmente.
Por que a descrição de cargo é tão importante?
Uma descrição de cargo bem elaborada cria uma referência comum para o RH, os gestores e os colaboradores. Entre seus principais usos estão:
- Recrutamento e seleção: orientar a divulgação da vaga, a triagem e as entrevistas com base nas necessidades da função.
- Onboarding de funcionários: apresentar ao novo colaborador suas responsabilidades e os resultados esperados desde a integração.
- Avaliação de desempenho: ajudar a definir critérios relacionados às atribuições do cargo.
- Treinamento: identificar conhecimentos e competências que precisam ser desenvolvidos.
- Remuneração: apoiar a comparação entre funções, considerando responsabilidades, complexidade e requisitos.
- Plano de carreira: esclarecer as diferenças de escopo e competências entre os níveis profissionais.
O que deve conter uma descrição de cargo?
A estrutura pode variar conforme a empresa e a função, mas deve permitir que o leitor compreenda o papel do cargo, suas responsabilidades e os requisitos necessários para exercê-lo.
| Campo | O que informar | Exemplo |
|---|---|---|
| Identificação | Nome, departamento e nível do cargo | Auxiliar administrativo – Administrativo |
| Missão | Finalidade principal da função | Apoiar a organização de documentos e das rotinas administrativas |
| Responsabilidades | Atividades e entregas sob responsabilidade do profissional | Conferir documentos e atualizar controles internos |
| Hierarquia e relações | Liderança, equipe e áreas com as quais interage | Reporta-se à coordenação administrativa e atende demandas do financeiro |
| Requisitos obrigatórios | Conhecimentos, formação e experiência indispensáveis | Ensino médio completo e conhecimentos básicos de planilhas |
| Requisitos desejáveis | Diferenciais que podem contribuir para a função | Experiência com sistemas de gestão |
| Competências | Habilidades relacionadas às atividades | Organização para acompanhar documentos e prazos |
| Condições de trabalho | Local, modalidade, jornada e particularidades da função | Trabalho presencial, com horário definido pela empresa |
| Remuneração e benefícios | Faixa e benefícios, conforme o padrão interno | Preenchimento de acordo com a política da empresa |
| Controle de revisão | Data de atualização e responsável pela validação | Revisado pelo RH e pelo gestor da área |
Como fazer uma descrição de cargo?
Para fazer uma descrição de cargo, reúna informações sobre a função, organize suas responsabilidades e defina os requisitos necessários. Depois, valide o documento com o gestor da área para garantir que ele represente o trabalho realizado.
1. Levante informações com o gestor e a equipe
Comece pela análise de cargos: converse com a liderança e, quando possível, com profissionais que já exercem a função. Pergunte quais atividades realizam, quais decisões tomam, com quem trabalham e quais dificuldades encontram.
Use essas respostas para registrar a rotina real do cargo. Isso ajuda a evitar descrições baseadas apenas em modelos genéricos ou em expectativas que não correspondem às necessidades da área.
2. Defina a identificação e o objetivo do cargo
Informe o nome da função, o departamento, o nível de senioridade e a liderança responsável. Consulte o organograma da empresa para confirmar a posição do cargo e suas relações de supervisão.
Escolha uma nomenclatura que seja compreensível para a equipe e para os candidatos. Em seguida, escreva a missão do cargo em uma ou duas frases, explicando por que a função existe e como contribui para o trabalho da área.
3. Descreva as atividades e responsabilidades
Organize as principais atribuições em tópicos, começando por verbos de ação, como “elaborar”, “conferir”, “acompanhar” ou “atender”. Sempre que necessário, informe a frequência, o contexto ou a entrega esperada.
Por exemplo, substitua “ajudar nas rotinas administrativas” por “conferir documentos de fornecedores e encaminhar as informações ao financeiro”. A segunda redação permite entender melhor a responsabilidade do profissional.
4. Separe os requisitos obrigatórios dos desejáveis
Liste a formação, os conhecimentos técnicos e a experiência necessários para desempenhar as atividades. Depois, diferencie o que é indispensável do que pode ser aprendido durante o trabalho.
Ao definir as competências técnicas e comportamentais, explique como serão aplicadas na rotina. Se a função exige organização, por exemplo, indique que o profissional precisará acompanhar prazos e manter documentos atualizados.
5. Registre as condições de trabalho
Informe o local, a modalidade de trabalho, a jornada e a necessidade de viagens ou deslocamentos, quando houver. Acrescente as condições específicas que sejam relevantes para compreender a função.
Defina também onde ficarão registradas a faixa salarial e os benefícios, conforme o padrão adotado pela empresa.
6. Valide e mantenha o documento atualizado
Compartilhe a descrição com o gestor para confirmar responsabilidades, requisitos e nível de autonomia. O RH deve revisar a clareza do texto e a consistência com os demais cargos da empresa.
Registre a data da revisão e o responsável pela aprovação. Atualize o documento quando houver mudanças relevantes nas atividades, nas ferramentas ou na estrutura da equipe.
Exemplo de descrição de cargo: auxiliar administrativo
O exemplo abaixo mostra como organizar as informações de uma função administrativa. As atividades e os requisitos são ilustrativos e devem ser ajustados à realidade de cada empresa.
| Campo | Exemplo preenchido |
|---|---|
| Cargo | Auxiliar administrativo |
| Departamento | Administrativo |
| Reporta-se a | Coordenação administrativa |
| Missão | Apoiar as rotinas administrativas, mantendo documentos e controles organizados para facilitar o trabalho das áreas atendidas. |
| Principais atividades | Organizar documentos; atualizar planilhas de controle; conferir informações cadastrais; acompanhar solicitações internas; encaminhar documentos ao setor responsável. |
| Requisitos obrigatórios | Ensino médio completo, conhecimentos básicos de planilhas e capacidade de organizar documentos e informações. |
| Requisitos desejáveis | Experiência em rotinas administrativas e familiaridade com sistemas de gestão. |
| Competências | Atenção aos detalhes na conferência de dados, organização para acompanhar prazos e comunicação clara com outras áreas. |
| Condições de trabalho | Preencher com local, modalidade e jornada definidos para a função. |
| Remuneração e benefícios | Preencher conforme a faixa e os benefícios adotados pela empresa. |
Ao adaptar esse exemplo de descrição de cargo, confirme se cada atividade faz parte da função e se os requisitos são necessários para executá-la. Evite acrescentar exigências apenas porque aparecem em outros anúncios.
Modelo de descrição de cargo grátis
Use o modelo de descrição de cargo grátis para organizar as informações da função em um formato padronizado. Preencha os campos com base nas atividades da sua empresa e valide o conteúdo com o gestor responsável.
Antes de utilizar o documento no recrutamento ou na gestão da equipe, confira se ele apresenta a missão do cargo, as responsabilidades e os requisitos obrigatórios e desejáveis. Registre também a data da revisão para facilitar futuras atualizações.
Como usar a descrição de cargo no recrutamento e seleção?
Depois de validar a descrição com o gestor, utilize suas informações para preparar o anúncio e definir os critérios de avaliação. Cada requisito obrigatório deve ter uma forma de verificação, como uma pergunta na candidatura, uma atividade prática ou uma questão de entrevista.
Esses critérios ajudam a estruturar o filtro de candidatos, distinguindo os requisitos indispensáveis dos diferenciais que serão considerados ao longo do processo.
O software de recrutamento e seleção permite configurar perguntas eliminatórias e scorecards com competências definidas previamente. Assim, o RH pode utilizar os requisitos da função para orientar a avaliação e registrar os resultados dos candidatos.
Por exemplo, se a função exige elaboração de relatórios em planilhas, uma atividade prática pode verificar esse conhecimento. O resultado deve ser analisado junto aos demais critérios da seleção, conforme as responsabilidades e o nível do cargo.
