Um banco de talentos é uma base de dados digital que reúne currículos e informações de profissionais interessados em trabalhar em uma empresa, funcionando com foco em agilidade, redução de custos e assertividade no processo de recrutamento.
Para explorar suas capacidades, é necessário saber o que é um banco de talentos e como gerenciá-lo. Ao mesmo tempo, é essencial ter um software de recrutamento e seleção que se integre a este banco de dados de candidatos para garantir uma otimização perfeita para o recrutamento.
O que é um banco de talentos?
Um banco de talentos é uma ferramenta estratégica de recursos humanos usada para armazenar perfis de candidatos qualificados.
Esses dados vêm de inscrições espontâneas ou de processos seletivos anteriores, permitindo que a empresa consulte novos profissionais antes mesmo de abrir uma vaga oficia
Isto simplifica a gestão de pessoas, os processos de seleção e avaliação de candidatos de uma empresa. Informações completas sobre os participantes estão disponíveis. Eles participaram previamente de um procedimento, foram recomendados ou foram aplicados espontaneamente.
Veja o guia completo do processo, do planejamento da vaga à contratação.
Características de um banco de candidatos
Cada banco de candidatos tem uma série de características chave para avaliação de candidatos de RH. Estas moldam sua natureza e a tornam uma das grandes ferramentas de recrutamento. De entre as várias qualidades, estas são as mais interessantes:
- Dados unificados. Ele armazena todas as informações sobre os candidatos em um único lugar. Indexa-os a partir de qualquer portal de trabalho ou agregador ao qual esteja conectado. Também recebe currículos de outros meios de comunicação. Independentemente da origem, os dados são centralizados, algo que ocorre automaticamente.
- Fácil acessibilidade. As versões mais modernas, como as utilizadas no software de recrutamento e seleção, são acessíveis a partir de qualquer dispositivo. Isto é possível mantendo o banco de talentos na nuvem, o que simplifica a disponibilidade das informações.
- Atualização automática. Os dados que são armazenados são atualizados quando um candidato os modifica, o que economiza trabalho para a equipe de RH. Também, caso um candidato se candidate a vários processos de recrutamento e envie seu currículo, o mais recente e completo será sempre selecionado.
- Ações em massa. É possível realizar ações em massa, tais como o upload de CV. Desta forma, a digitalização destes documentos se torna mais eficiente. O banco de candidatos os organizará de acordo com critérios pré-estabelecidos.
- Deteção de duplicados. Os candidatos podem se candidatar a uma oferta de trabalho em vários canais. Também é possível que eles o façam mais de uma vez. O banco de currículos deteta essas entradas e elimina as informações duplicadas, enquanto adiciona as informações que faltam para completar o perfil.
- Permite a filtragem. Revisar centenas de perfis à mão é impensável. Em resposta a este problema, os bancos de talentos têm um mecanismo de busca integrado. Permite filtrar de acordo com o que é necessário e de forma personalizada.
- Comunicação com os candidatos. Quando um candidato passa por um processo de recrutamento, o banco de dados de candidatos permite que você entre em contato com ele. Mas não somente isto: é possível enviar mensagens em massa. Desta forma, a marca da empresa pode ser impulsionada e o tratamento personalizado pode ser oferecido.
- Geração de relatórios. Esta é outra forma de processar dados para obter informações sobre diferentes aspetos.
Quer seja o número de finalistas em um processo, descartados ou duplicados, os relatórios coletarão esses dados e os mostrarão de forma abrangente.
4 passos essenciais.
Quais são os tipos de banco de talentos?
Os bancos de talentos podem ser organizados conforme a origem dos profissionais ou as necessidades de contratação da empresa. Os principais tipos são o interno, o externo e o direcionado a vagas ou perfis específicos.
Banco de talentos interno
O banco de talentos interno reúne colaboradores preparados ou interessados em assumir novas responsabilidades. Ele apoia promoções, planos de sucessão e mobilidade entre áreas, além de permitir que o RH identifique competências já disponíveis na empresa antes de buscar profissionais no mercado.
Banco de talentos externo
O banco externo reúne profissionais que ainda não trabalham na organização. A base pode incluir candidatos de processos seletivos anteriores, inscrições espontâneas, indicações e perfis encontrados por busca ativa. Seu objetivo é facilitar o acesso a candidatos qualificados quando surgem novas vagas.
Banco para vagas ou perfis específicos
Esse banco é criado para funções recorrentes ou difíceis de preencher, como cargos técnicos, posições de liderança e programas de estágio. Os candidatos são segmentados por competências, experiência ou área de interesse, o que torna a pesquisa mais rápida e direcionada.
Para que serve um banco de talentos
O banco de candidatos atende a uma série de diferentes propósitos. Sua razão de ser é o armazenamento e manuseio de grandes volumes de informações, que podem ser processados de acordo com as necessidades da equipe de RH, o que será feito em pouco tempo. Graças às ações e filtros em massa, entre outras funções, é muito fácil de gerenciar.
Além disso, ela garante a segurança dos dados, aos quais apenas alguns profissionais têm acesso. Os limites de sua posse são estabelecidos por lei, o que impede o uso fraudulento, manipulação ou alteração. O software de recrutamento e seleção ajuda a cumprir os regulamentos, como as leis de proteção de dados. Além disso, a criptografia das informações torna difícil ou impossível o seu roubo.
É uma ferramenta útil para a gestão de talentos. Ao ser capaz de filtrar as informações, é possível encontrar os perfis mais destacados. Também enriquece os dados ao incluir os resultados dos testes passados pelo candidato ou suas respostas às killer questions. Isto facilita o processo de encontrar o profissional certo.
No final, a análise e o processamento de dados é a utilidade mais valiosa. Simplesmente armazená-lo seria inútil, mas o estudo do conteúdo e a elaboração de relatórios sobre ele permite tomar melhores decisões.
As informações coletadas são convertidas em conhecimento, que é utilizado na avaliação dos candidatos de RH.
Passos para gerenciar seu banco de talentos
Acessibilidade para toda a equipe
O banco de dados de currículos deve ser acessível a todos os membros da equipe de recrutamento. Todos devem conhecer os códigos de acesso, os critérios de seleção de perfis e o uso do sistema. Isto permitirá uma melhor coordenação e uma maior rapidez de trabalho.
O acesso deve ser permitido a partir de qualquer dispositivo e local, para o qual é recomendado o uso de bancos de talentos na nuvem. Qualquer pessoa envolvida no processo de recrutamento será capaz de verificar seu status sempre que precisar e onde quer que esteja.
Monitoramento de perfis e tarefas de triagem
Perfis precisam ser definidos, filtros precisam ser criados e processos de controle precisam ser estabelecidos. É uma questão de definir critérios de qualidade que facilitem a recuperação e análise de dados. É importante lembrar que este último aspeto é de grande valor, pois é a chave para encontrar os profissionais mais talentosos.
A eficiência de um banco de talentos depende, em grande parte, da rapidez com que ele recupera informações. Para conseguir isso, é importante desenvolver critérios apropriados. É necessário descrever as habilidades que são de interesse para a empresa, estabelecer categorias que mostrem o progresso do candidato nos testes de recrutamento ou se ele foi ou não entrevistado, entre outros.
A escolha dos critérios dependerá da empresa e da forma como ela aborda o recrutamento.
Manutenção do banco de candidatos
A manutenção é essencial para manter o banco de talentos eficiente e útil. As ações de limpeza e organização devem ser realizadas a cada poucos meses. Isto eliminará possíveis duplicados que tenham persistido ou candidatos inativos. O espaço de armazenamento não é ilimitado, por isso é importante cuidar e fazer bom uso dele.
Sem a manutenção adequada, o banco de currículos conteria muito ruído. Em outras palavras, muitas das informações não seriam úteis, seja porque estariam desatualizadas, demasiado abundantes, ou por causa de outros problemas.
Banco de talentos e LGPD: quais cuidados tomar?
A LGPD permite armazenar dados de candidatos em um banco de talentos, desde que a empresa defina uma finalidade legítima e uma hipótese legal adequada para o tratamento.
O consentimento não é necessariamente a única opção: a base legal aplicável depende de como os dados foram coletados e de como serão utilizados.
O candidato deve saber quais informações serão armazenadas, para qual finalidade, quem poderá acessá-las e por quanto tempo serão mantidas. A empresa também deve:
- limitar o acesso aos profissionais envolvidos no recrutamento;
- proteger os dados contra acessos indevidos e vazamentos;
- definir e informar um prazo de retenção;
- permitir atualização, correção ou exclusão quando aplicável;
- eliminar informações que perderam sua finalidade;
- adotar cuidados adicionais com dados sensíveis.
A Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) também aplica esses princípios em seus processos seletivos, restringindo o acesso aos currículos e assegurando os direitos dos titulares. A política do banco de talentos deve ser documentada e revisada com as áreas jurídica e de proteção de dados.
O poder de um ATS com um banco de dados de candidatos
Para obter o máximo rendimento de um banco de dados de currículos, um ATS (Applicant Tracking System) é a solução mais apropriada. É um programa projetado para a seleção de pessoal, entre outras funcionalidades. Possui um conjunto de ferramentas voltadas para a gestão do capital humano de uma empresa.
Ela é capaz de gerar um banco de talentos automaticamente e adaptado à empresa. Ele permite segmentar, organizar, gerenciar milhões de currículos, exibi-los de acordo com vários parâmetros (data, pontuação, idade, geolocalização, etc.) ou pode ser estruturado de acordo com as fases do processo de seleção.
Ele também ajuda os recrutadores a fazer uma melhor avaliação dos candidatos. Eles têm todas as ferramentas necessárias: testes de todos os tipos (testes psicotécnicos, testes de inteligência, seleção baseada em competência, etc.), triagem de currículos com killer questions ou resultados de entrevistas com scorecards.
Também está conectado aos principais portais de trabalho (mais de 200). Desta forma, há um controle total sobre as fontes de recrutamento, o que acelera a publicação das ofertas e a recepção das candidaturas.
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