Cómo elaborar un plan de acogida para nuevos empleados

Saber cómo elaborar un plan de acogida para nuevos empleados es clave. Se trata de un documento o estrategia que deberá adaptarse a las necesidades del trabajador, pero también de la empresa. No es lo mismo elaborar un plan de acogida para una pyme que para una multinacional.

Por eso es fundamental, antes de redactarlo, estudiar las necesidades reales de la compañía para un puesto en concreto y la forma de integrar rápidamente a ese empleado para que su efectividad se plasme a corto plazo, y para que el nuevo talento se sienta cómodo y respaldado.

El proceso de selección de personal termina cuando el trabajador está plenamente adaptado, no cuando firma el contrato. El primer día, de hecho, puede ser complicado. Si la empresa consigue que ese primer día sea positivo para el nuevo empleado, está de enhorabuena. Eso indica que la gestión del departamento de RR. HH. también está siendo efectiva.

La acogida de los empleados, el último paso del proceso de selección

En proceso de selección está compuesto por tres fases. La primera es el reclutamiento –en el que la empresa debe analizar cuáles son las necesidades del puesto y los requisitos que debe reunir el nuevo empleado y lanzar la oferta–. También incluye la criba curricular.

Le sigue la fase específica de selección en la que se conciertan entrevistas con los aspirantes, se les somete a dinámicas de grupo, etcétera, para elegir al candidato ideal. Una vez que la compañía elige a la persona que ocupará el puesto ofertado, no termina el trabajo del departamento de RR. HH.

Ahí se inicia la tercera y última fase que es la acogida de las nuevas incorporaciones. Y es que el proceso de selección acabará cuando el empleado se haya establecido correctamente en la entidad.

Qué es un plan de acogida para nuevos empleados

El plan de acogida es un documento, muy completo, elaborado por la empresa, que recoge información fundamental sobre la entidad y sobre el puesto de trabajo concreto para el que ha sido contratado el nuevo empleado. Sirve para crear un buen clima de trabajo desde el inicio de la relación laboral, aumentando así la productividad y la contratación de profesionales talentosos.

Los objetivos del plan de acogida son:

• Facilitar a la persona su adaptación para que, desde el primer momento, se sienta acogido, motivado, útil y parte imprescindible del proyecto.
• Identificar qué espera de él la empresa y cuáles son sus objetivos.
• Aumentar el grado de implicación desde el primer minuto de pertenencia a la empresa.
• Mejorar la imagen que la empresa proyecta hacia el exterior.

Aspectos clave del plan de acogida

Los aspectos clave para elaborar un buen plan de acogida por parte de una empresa son:

• Entregárselo al nuevo empleado tanto en papel como de manera digital.
• Los apartados esenciales que tiene que tener este documento son un índice, información general de la empresa, objetivos de la compañía, detalle de los valores empresariales y una sección con datos relevantes para desempeñar el puesto de trabajo que va a ocupar.

Ventajas del plan de acogida para nuevos empleados

Las empresas deben proyectar una buena imagen, pero no solo de cara a sus potenciales clientes sino también a sus empleados. Ellos serán los mejores embajadores de la marca. Además, beneficiará a la empresa porque, al contar con trabajadores entregados al proyecto empresarial, los procesos de producción serán más eficaces. El plan de acogida contribuye a lograr todos estos objetivos pero, además, tiene otras ventajas:

• El proceso de adaptación está organizado porque la compañía controla en todo momento la información que recibe el nuevo empleado.
• El tiempo de adaptación por parte del trabajador es menor.
• El empleado es productivo más rápidamente.
• Crece la implicación en el proyecto empresarial.
• Mejora la comunicación interna, entre los miembros del mismo departamento y con los de otras secciones de la entidad.
• El gasto que supone la realización del plan de acogida es una inversión porque aumenta la eficiencia de la organización y disminuye el porcentaje de abandono del empleado en los primeros meses, por una falta de adaptación.

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Fases del plan de acogida para nuevos empleados

¿Cómo se realiza este paso final de acogida? En tres partes:

• Cuando el trabajador recibe los conocimientos necesarios sobre la cultura organizacional,
• Cuando conoce a sus compañeros y
• Cuando sus responsables le ayudan con sus primeros trabajos dentro de la empresa a través de un seguimiento inicial.

Es de gran utilidad, en esta fase de acogida de los empleados, entregar un manual con información relevante como el organigrama de la compañía, preguntas frecuentes, procedimientos, etcétera.

En esta etapa, un buen employer branding, permitirá a la empresa diferenciarse de otras de la competencia y contar con los mejores profesionales. ¿Por qué? Porque a través de esta técnica de marketing, los nuevos empleados conocerán los valores y características que hacen de la empresa lo que es.

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Por lo tanto, el trabajador tendrá un mayor sentimiento de pertenencia a la misma y el employer branding será eficaz si la empresa utiliza adecuadamente su marca empleadora. 

3 elementos del plan de acogida

El plan de acogida debe preocuparse por los siguientes elementos:

• Preparar el puesto del nuevo profesional, es decir, asegurarse de que tiene el material necesario para trabajar: ordenador, claves de acceso, etcétera.
• Realizar una visita por toda la oficina para que la persona sepa dónde está su responsable, RR. HH, el baño o los lugares restringidos.
• Resumen de las tareas semanales que realizará para que pueda planificarse e ir comprobando los procesos y los tiempos que marca la compañía.

Estructura del plan de acogida para nuevos empleados

Todo plan de acogida para nuevos empleados debe estructurarse en tres partes:

General: es la que sirve para todos los trabajadores que se incorporan a la empresa independientemente del departamento en el que lo hagan. En esta parte se incluirán:

• Datos generales de la historia de la empresa como la fecha de su creación, el nombre de sus fundadores, la facturación, etcétera.
• La actividad a la que se dedica la entidad.
• Los valores en los que se rige.
• Su estructura u organigrama.
• Las normas internas y los procedimientos de actuación en casos concretos.
• Número de teléfono o direcciones de correos electrónicos de interés
• Intranet, programas informáticos utilizados o redes sociales corporativas.
• Políticas de atención al cliente.

Específica: es la dedicada al desarrollo de la actividad en sí, es decir, cada departamento tendrá una adecuada a sus necesidades. En esta segunda parte se incluye:

• El organigrama del departamento.
• La descripción de las tareas a realizar en ese puesto.
• La manera de trabajar para alcanzar los objetivos marcados.
• Contenido informático como disponer de un usuario, de contraseñas creadas y de un correo electrónico corporativo.

Plan de formación inicial constituido por:

• Definición de objetivos empresariales.
• Presentación del nuevo trabajador al resto de empleados y recorrido por las instalaciones.
• Evaluación de la formación recibida por parte de la empresa.

Ejemplo de carta de bienvenida

A continuación puedes descargar un modelo de carta de onboarding, que aunque parezca un pequeño detalle, su impacto es grande a la hora de integrar a un nuevo miembro al equipo.

Ejemplo de un plan de acogida para nuevos empleados

Laura ha sido la escogida en el proceso de selección para ocupar el nuevo puesto de administrativa en una multinacional dedicada al sector de los seguros. Esta empresa realizó un plan de acogida que consistió en:

• Recepción y bienvenida: su jefe la recibió el primer día de trabajo y fue el encargado de presentarle a sus compañeros, así como de hacer junto a Laura un recorrido por todas las instalaciones de la compañía.
• Entrega de documentación: Le entregaron un dossier con toda la información de interés sobre la empresa, redactada de una manera sencilla, amena y cercana. Además, le explicaron cada uno de los puntos que aparecía en ese manual y le solucionaron las dudas que le surgieron. La información recogía datos sobre la actividad empresarial pero también narraba los valores de la empresa, su historia, las políticas de actuación y el organigrama de la compañía.
• Material corporativo: la entidad le presentó un vídeo corporativo para tratar de llegar a Laura de una manera más emocional. Además, le facilitó un vídeo obligatorio sobre riesgos laborales.
• Información específica sobre el puesto de trabajo: Laura recibió el material necesario para desarrollar sus tareas, es decir, un ordenador, su usuario, la contraseña y material de oficina, entre otros.  Obtuvo también toda la información relativa a su puesto como, por ejemplo, sus objetivos y sus responsabilidades.
• Acceso a los canales de comunicación empresariales: le demostraron cómo funciona la intranet, cuáles son las redes sociales corporativas, qué canales de comunicación interna existen y dónde está ubicado el tablón de anuncios.

¿Ayudó a Laura este plan de acogida? Sí, al terminar su primer día de trabajo estaba muy motivada porque se sentía integrada y conocía toda la información relevante para no sentirse perdida en su nueva andadura profesional.