Outre les réunions conventionnelles, les entreprises doivent prévoir des réunions one to one dans leurs calendriers afin d’améliorer le fonctionnement de l’organisation. Grâce aux réunions individuelles, les employés ont la possibilité de présenter leurs problèmes et leurs objectifs directement à leur supérieur.
De même, lors des réunions 1 to 1, les responsables ont la possibilité de s’attaquer aux problèmes qui commencent à se poser dans l’entreprise avant qu’ils ne s’étendent et qu’il ne soit trop tard pour trouver une solution.
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Qu’est-ce qu’une réunion one to one ?
L’objectif des entretiens one to one est de créer, par le biais d’une réunion brève et détendue, un espace où le manager et l’employé peuvent établir un dialogue sans aucune pression extérieure. Le manager aura l’occasion de connaître les priorités et les objectifs de l’employé interrogé, ainsi que d’expliquer les objectifs à long terme de l’entreprise.
Ce type d’entretien personnel permet d’obtenir des informations très précieuses qui permettront d’anticiper les éventuels problèmes de l’entreprise afin de résoudre progressivement les premiers problèmes avant qu’ils ne prennent de l’ampleur et ne créent un malaise général dans l’entreprise.
Quand programmer une réunion one to one ?
Pour s’assurer que l’équipe reste motivée et productive, l’idéal est de programmer un entretien 1 to 1 au moins une fois par semaine.
Le principal avantage est qu’en laissant de très petits intervalles entre les réunions, nous serons au courant de l’actualité. Il est donc normal que le temps total consacré à ces réunions ne dépasse pas 2 heures par mois.
Avantages des entretiens one to one
Pour comprendre les avantages que ce type de réunions 1 to 1 peut avoir pour une entreprise, il faut partir du principe que le succès d’une entreprise dépend, dans une large mesure, de sa capacité à communiquer avec ses employés.
Ainsi, une organisation où la communication fait partie de son ADN et où les entretiens one to one sont intégrés dans le quotidien, peut se doter d’une équipe très productive.
Les réunions individuelles sont conçues pour introduire de l’empathie sur le lieu de travail et nous mettre à la place de nos subordonnés afin de comprendre leur vie quotidienne et les difficultés potentielles qui peuvent survenir avant même qu’elles ne se présentent.
Si cette dynamique s’impose de plus en plus dans les grandes entreprises, on ne la retrouve guère dans les PME. Il en résulte souvent de gros problèmes de cohabitation entre les employés, faute d’une prise de conscience des inconvénients possibles.
C’est pourquoi toutes les entreprises, indépendamment de leur taille ou de leur secteur, devraient adopter les réunions one to one comme un élément important de leur activité.
Nos consultants ont mis au point un modèle qui vous permet d’évaluer les performances de votre équipe à l’aide de huit critères d’évaluation différents. De cette manière, vous pouvez identifier les points forts et les besoins de formation à aborder lors de la réunion one to one.
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Comment mener un entretien individuel ?
La préparation est essentielle
Bien que les réunions one to one doivent être aussi informelles que possible, il est bon de consacrer quelques minutes à la préparation de la structure de la réunion afin de s’assurer que les principaux sujets sont abordés. Vous devez également laisser une place à l’improvisation, car vous ne savez pas quels sujets peuvent être abordés au cours de la conversation.
Optez pour la transparence
Une fois que l’employé a expliqué les difficultés qu’il rencontre au travail, vous devez être 100 % honnête et lui permettre de s’exprimer librement afin de mieux le comprendre. Créer un environnement sûr et parler ouvertement est le meilleur moyen d’obtenir des informations de qualité.
Passez à l’action
Au cours de l’entretien individuel, certaines questions complexes seront soulevées et vous devrez intervenir pour résoudre les difficultés qui pourraient en découler. Par conséquent, avant de mettre fin à la conversation, il convient d’indiquer clairement les prochaines mesures à prendre par l’employé ainsi que les actions à entreprendre par l’entreprise.
La gentillesse et l’empathie doivent dominer la conversation
Aborder la conversation avec respect et tact est le meilleur moyen pour l’employé de gagner en confiance lors de l’entretien individuel. La création d’un environnement sûr permettra au salarié de s’exprimer sincèrement et ouvertement, évitant ainsi une conversation superficielle qui ne mène à rien.
Envoyer un compte rendu écrit
Après la réunion, on peut avoir l’impression que certains problèmes et solutions restent en suspens. L’employé appréciera donc de recevoir un e-mail résumant la réunion et exposant les objectifs qui en ont découlé.
Ne reportez pas l’entretien one to one
Une fois la date fixée, il est important de ne pas annuler pour régler d’autres questions professionnelles. Il faut toujours comprendre que l’employé est le principal atout de l’entreprise, et que connaître ses préoccupations doit être une priorité.
Revoir les objectifs fixés lors des réunions précédentes
Afin de vérifier que les réunions individuelles ont un effet, nous pouvons inclure dans l’ordre du jour de la conversation un moment pour parler des objectifs fixés précédemment.
Nous pourrons ainsi constater les progrès réalisés et vérifier les tâches qui restent à accomplir.
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Comment ne pas mener un entretien individuel
Oublier l’horaire
Pour que la réunion soit efficace, il faut garder à l’esprit le temps que l’on s’est fixé pour la réunion. Il doit être compris entre 15 et 20 minutes, afin qu’il ne soit ni trop court, ni trop long.
Ne pas fixer d’objectifs
Une autre erreur fréquente dans les réunions one to one est de terminer la conversation sans fixer d’objectifs à atteindre lors de la prochaine réunion.
Limiter la conversation à des sujets liés au travail
L’idéal, lors de ces entretiens individuels, est de connaître tous les facteurs susceptibles d’empêcher l’employé d’atteindre son potentiel maximal au sein de l’entreprise. C’est pourquoi il faut également passer en revue les problèmes personnels qui peuvent influencer l’activité professionnelle.
Ne pas exiger de feedback
Dans les entretiens one to one, le salarié est le protagoniste, et nous devons donc l’inviter à nous donner son avis sur les actions de l’entreprise.
Plateformes pour les réunions one to one
Pour préparer les entretiens individuels, il est important de disposer de certaines données objectives. Elles nous aident à voir, en un coup d’œil, vers quels sujets orienter la conversation avec l’employé.
Une bonne solution pour disposer de toutes ces informations de manière simple est d’utiliser un logiciel de gestion des ressources humaines. Ceux proposés par Bizneo HR facilitent la collecte, le stockage et la compréhension des données.
Évaluation des performances
Avec un logiciel de ressources humaines tel que le logiciel d’évaluation des performances de Bizneo HR, vous pouvez favoriser une culture participative qui stimule la croissance de l’entreprise, identifier les talents dans votre organisation et, bien sûr, évaluer l’attitude des employés.
Ces informations vous permettront d’aborder, lors de l’entretien individuel, les questions liées aux performances et au talent de la personne interviewée.
Enquêtes de satisfaction
Disposer du logiciel de questionnaires QVT de Bizneo HR est une excellente occasion de collecter périodiquement toutes les informations nécessaires pour savoir comment les changements ont affecté les employés. De cette manière, il est plus facile de prendre des décisions stratégiques.
En outre, le fait de connaître les questions stratégiques qui préoccupent le personnel est un bon point de départ pour structurer les réunions.
Dans les enquêtes de satisfaction, on peut également inclure des questions relatives à la qualité de vie au travail. Grâce à l’anonymat que le logiciel Bizneo HR offre aux employés, vous pouvez découvrir des problèmes que les employés n’ont pas forcément envie d’évoquer lors des réunions one to one.
