Quais são os custos do processo de recrutamento e seleção? Números!

Toda vez que surge a necessidade de incorporar um novo funcionário, as empresas costumam se perguntar quanto custa um processo de recrutamento e seleção ou quais pontos devem ser considerados ao calculá-lo. E, às vezes, não é tão simples encontrar a resposta e determinar um valor exato devido a grande quantidade de variáveis envolvidas.

Desde que o processo começa com a detecção da necessidade, até que termine com a incorporação do candidato mais adequado, intervêm muitos fatores e etapas que podem gerar custos. Medi-los e analisá-los é fundamental se desejamos criar uma estratégia de recrutamento otimizada que permita manter um equilíbrio entre custo e aquisição de talento.

Importância de entender os custos do recrutamento e seleção

Quanto custa um processo de recrutamento e seleção? Algumas empresas não têm consciência dos custos que podem ser gerados por um processo de seleção de pessoal. Em alguns casos, considera-se que se investe apenas o tempo de funcionários que você já tem ou em ferramentas que já foram pagas. Mas na realidade, cada passo e cada ação realizada dentro do contexto tem um custo que deve ser levado em conta.

Entender e gerenciar eficientemente os custos dos recursos de uma empresa é fundamental para seu bom desenvolvimento e crescimento a longo prazo. A contratação de pessoal é mais um fator dentro de qualquer estratégia empresarial, por isso é importante que seja feita de maneira eficiente e rentável.

Buscar o talento mais adequado é apenas a meta, mas é indispensável gerenciar de maneira eficaz o tempo, os recursos e o dinheiro que se investe nisso. No final, o objetivo é conseguir que o retorno do investimento seja positivo, então é necessário medir e analisar os custos para otimizar os processos e colher benefícios, não apenas econômicos, mas também na produtividade e competitividade da empresa.

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Quais fatores influenciam o custo do recrutamento?

Para responder à pergunta de quanto custa um processo de recrutamento e seleção é necessário fazer uma lista de todos os fatores envolvidos, normalmente bastante variados e diversos. Alguns dos mais destacados são:

• Tempo investido na identificação das necessidades de contratação.
• Publicação de anúncios de emprego em diferentes meios: jornais, portais de emprego, redes sociais, entre outros.
• Custo das ferramentas de recrutamento, desde uma simples planilha Excel até um software de recrutamento e seleção.
• O tempo investido pela equipe de recursos humanos na gestão do recrutamento e seleção.
• O método de recrutamento utilizado também pode fazer com que o custo aumente ou diminua
• Despesas relacionadas com entrevistas, como deslocamentos, testes ou hospedagem no caso de candidatos que moram longe.
• Em algumas ocasiões é necessário recorrer a serviços externos de headhunting ou agências de recrutamento.
• Custos indiretos como a perda de produtividade durante o período da vaga em aberto, o tempo de adaptação do novo funcionário, a escassez de talentos, as habilidades requeridas…
• O custo da contratação em si, ou seja, as despesas administrativas associadas à elaboração de contratos, registro na previdência social e outros trâmites burocráticos.
• O custo do treinamento inicial necessário para que o novo funcionário possa desempenhar seu trabalho de maneira efetiva.

Finalmente, também é importante ressaltar que além de tudo isso, poderiam ser somados gastos indiretos provocados por uma má contratação.

Custos diretos de recrutamento e seleção

Os custos diretos de recrutamento se referem às despesas tangíveis e facilmente quantificáveis associadas ao processo de contratar um novo funcionário. Estes custos podem variar dependendo da estratégia de recrutamento, do tipo de cargo e da empresa, por isso falar de valores exatos é complicado. Alguns dos mais destacados são:

• Visibilidade da vaga: publicar anúncios de emprego em portais de emprego, redes sociais, jornais e outros meios geralmente tem um custo. Também se poderia incluir o tempo que se investe para publicar esses anúncios.
• Ferramentas de recrutamento: mais que um custo, utilizar um software de recrutamento é um investimento que mais tarde iremos recuperando. No entanto, neste contexto, é um fator determinante a ser considerado. Será necessário calcular a porcentagem do custo da assinatura ou compra do software ATS, assim como de qualquer outra ferramenta utilizada.
• Testes de avaliação: também será necessário calcular o custo de realizar os testes psicométricos, de habilidades e competências, testes técnicos, etc. Será preciso avaliar tanto o tempo investido em sua elaboração e correção quanto possíveis custos associados. Um software ATS pode otimizar muito a tarefa.
• Custos de eventos: participar de feiras de emprego, realizar eventos de recrutamento ou participar de eventos de networking e similares também implica um custo que teremos que considerar. Isso inclui tanto o custo de inscrição ou participação quanto o tempo e os recursos investidos.
• Custos adicionais: diárias, hospedagem e deslocamento para as entrevistas, especialmente no caso de candidatos que moram longe. Também deve-se levar em conta os próprios custos burocráticos da contratação.
• Serviços de headhunting ou agências de recrutamento: às vezes, para cargos muito específicos ou de alta direção, recorre-se a serviços externos de recrutamento, que costumam ter um custo elevado.

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Custos indiretos do recrutamento

Por outro lado, os custos indiretos de recrutamento são aqueles que não estão diretamente associados à contratação de um novo funcionário, mas que são consequência do processo de recrutamento e seleção. Embora possam ser menos evidentes que os custos diretos, são igualmente importantes para entender o impacto financeiro total do recrutamento. Incluem:

1. Tempo investido pela equipe de recursos humanos: será necessário levar em conta o tempo que os profissionais de recursos humanos dedicam à gestão de cada processo de recrutamento e seleção, desde a definição do perfil até a incorporação do candidato. Você pode utilizar um custo por hora do salário deles ou fazer uma média anual de contratações.
2. Produtividade perdida: enquanto a posição está sem ser preenchida, a empresa dispõe de menos recursos humanos para enfrentar suas tarefas diárias, o que pode resultar em uma perda importante de produtividade e rendimento. Isso prejudica a capacidade de lidar com a carga de trabalho, atrasos, diminuição da qualidade do serviço… Tudo isso tem um custo que precisa ser considerado.
3. Custos de treinamento: embora às vezes seja negligenciado, o treinamento inicial de um novo funcionário também tem um custo. Isso inclui tanto o tempo que os instrutores dedicam a ensinar o novo funcionário quanto o tempo que este necessita para aprender e se adaptar ao seu novo papel.
4. Duração da contratação: quando as contratações, especialmente de perfis-chave, se prolongam, isso prejudica a motivação, energia e desempenho da equipe atual. Quanto mais se prolongar a falta dessa vaga, maior será o custo nesses termos.
5. Rotatividade: a rotatividade de pessoal, contratação temporária ou recontratação, demissões ou abandonos são custos indiretos que têm um grande impacto quando falamos de quanto custa um processo de recrutamento e seleção.
6. Marca empregadora: muitas empresas desenvolvem estratégias de marca empregadora para melhorar sua reputação no mercado e atrair talentos qualificados.
7. Custos de adaptação: durante o período inicial, o novo funcionário pode não ser tão produtivo quanto os membros da equipe mais estabelecidos. Este período de adaptação, durante o qual o desempenho pode ser inferior ao esperado, também tem um custo.
8. Custos de oportunidade: quando o pessoal de recursos humanos dedica tempo ao recrutamento, não está trabalhando em outras áreas-chave da empresa. Este é um custo indireto que pode ter um impacto significativo, especialmente em empresas menores.
9. Custos de inação: não contratar um perfil necessário pode ocasionar uma perda de oportunidades para a empresa, como, por exemplo, a incapacidade de atender mais clientes ou expandir-se para novos mercados.

Etapas do processo de seleção e seu impacto no custo total

Como você já deve saber, o processo de recrutamento e seleção de pessoal é dividido em diferentes etapas bem definidas. Cada fase representa um custo para a empresa, e embora possa variar de acordo com as necessidades, existem certas etapas que costumam ter um maior impacto no custo total.

Definição das necessidades da vaga

A fase inicial representa um custo de tempo para a equipe de recrutamento e gestores encarregados de identificar as necessidades da vaga, definir o perfil do candidato ideal e estabelecer os critérios de seleção. Uma descrição detalhada da vaga, baseada em dados e respaldada por processos anteriores ou perfis disponíveis na equipe, pode reduzir o tempo investido, os custos associados e a filtragem de candidatos inadequados.

Publicação da vaga de emprego

Com a descrição da vaga bem definida, será o momento de iniciar o processo de publicação da vaga. Será necessário selecionar quais portais ou plataformas podem oferecer melhor retorno e maior visibilidade. Dispersar a vaga em excesso, em portais que não oferecem bons resultados, pode aumentar os custos.

Se dispomos de uma ferramenta de multiposting, o tempo investido na publicação será reduzido notavelmente. Além disso, a comunicação interna das vagas poderia reduzir muito o custo total do processo, já que os próprios funcionários podem recomendar perfis conhecidos que poderiam se encaixar bem na empresa.

Recebimento e análise de candidaturas

Uma vez publicada a vaga, logo começarão a chegar as candidaturas e CVs. O impacto no custo desta etapa pode ser alto se não dispomos das ferramentas adequadas, as quais nos permitam filtrar candidatos e automatizar o processo.

Caso contrário, o tempo investido em revisar cada um dos CVs e gerenciar as candidaturas pode ser muito elevado. Além disso, caso receba um alto volume de candidaturas não qualificadas, o custo desta etapa disparará.

Testes de pré-seleção e avaliação

Os testes de pré-seleção e avaliação são uma boa forma de reduzir custos do posterior processo de entrevistas. Por exemplo, as videoentrevistas assíncronas, em combinação com as famosas killer questions, são uma boa forma de reduzir o tempo investido, filtrar candidatos e automatizar o processo.

Também podemos realizar testes psicométricos ou de habilidades, os quais nos ajudarão a descartar candidatos que não se encaixam. Este tipo de teste, embora possa ter um custo associado, permite economizar custos superiores nas etapas seguintes.

Entrevistas

As entrevistas podem representar um alto impacto no orçamento total, especialmente quando realizadas presencialmente. As videoentrevistas podem ajudar a reduzir estes custos, já que eliminam a necessidade de deslocamento e permitem um processo de entrevista mais flexível. No entanto, em algumas ocasiões, as entrevistas presenciais são necessárias, especialmente para cargos de alta responsabilidade ou para aquelas funções que requerem uma interação pessoal intensiva.

Além das entrevistas, nesta etapa também podem ser incluídos testes técnicos ou de habilidades práticas, os quais também podem ter um custo associado. A automatização destes testes e a implementação de ferramentas de avaliação efetivas podem ajudar a reduzir estes custos.

Contratação

O processo de contratação é uma etapa que também pode representar um custo importante. Este inclui os custos administrativos associados à elaboração de contratos, registro na previdência social e outros trâmites burocráticos. Uma gestão eficiente e a automatização destas tarefas podem ajudar a otimizar os custos.

Onboarding e treinamento inicial

Finalmente, a etapa de onboarding e treinamento inicial pode representar um custo importante. No entanto, uma boa estratégia de onboarding pode ajudar a reduzir estes custos e acelerar o tempo que o novo funcionário leva para alcançar seu pleno rendimento. Você pode utilizar uma ferramenta para facilitar a comunicação interna e facilitar o acesso à documentação e treinamento necessário.

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Como calcular os custos do recrutamento

Calcular, medir e analisar os custos de recrutamento é fundamental para qualquer empresa. A aquisição de talentos é um investimento importante, que, a longo prazo, pode ser fundamental no desempenho, produtividade, qualidade e reputação da organização. A única forma de melhorar a estratégia é reavaliá-la constantemente, com o objetivo de identificar oportunidades de melhoria.

Como vimos, os fatores que podem intervir no custo total de um processo de recrutamento e seleção são numerosos. Portanto, calcular o custo exato pode ser complicado, mas não impossível. É necessário levar em conta todas as variáveis e custos, tanto diretos quanto indiretos, e medi-los de maneira eficiente.

No entanto, também existem fórmulas mais simples de realizar um cálculo aproximado e que podem nos ajudar a ter uma visão global dos custos. Empregar este tipo de fórmulas pode ser adequado em processos que não são muito complexos, em pequenas empresas ou quando se necessita uma estimativa rápida.

Custo de contratação média anual

Calcular o custo dos processos de recrutamento de uma empresa é simples se for realizada uma média anual. Para obtê-lo, você só precisa somar todos os custos diretos e indiretos e dividir o resultado pelo número total de contratações efetuadas em um ano.

Custo médio anual = Custos diretos + custos indiretos / número de contratações em um ano

Exemplo prático para calcular o custo de contratação média anual

Suponhamos que uma empresa conta com dois recrutadores, cujo salário anual é de R$30.000 cada um. Durante esse ano, a equipe realizou 50 contratações. Além disso:

• Os custos diretos (como anúncios de emprego ou ferramentas de seleção) somam R$500 por processo de seleção.
• Os custos indiretos específicos por contratação (como recursos de escritório ou software de gestão) são de R$200 em média por processo.

Vejamos o detalhamento:

• Custo dos recrutadores: R$30.000 x 2 = R$60.000.
• Custos diretos totais: R$500 x 50 = R$25.000.
• Custos indiretos específicos: R$200 x 50 = R$10.000.

Portanto, o custo total é: R$60.000+R$25.000+R$10.000=R$95.000

E o custo médio de contratação anual será: R$95.000/R$50=R$1.900

Custos de contratação por processo

Outra forma de saber quanto custa um processo de recrutamento e seleção é calculando-o individualmente. Trata-se de um método mais preciso e detalhado, mas também mais complexo, já que requer um acompanhamento detalhado de cada processo de seleção e um registro exato de todos os custos associados. Para fazê-lo, é tão simples quanto somar todos os custos diretos e indiretos associados com um processo de recrutamento e seleção em particular.

Custo por processo = Custos diretos + custos indiretos

Aqui se adiciona a dificuldade de ter que calcular que parte do salário de seus funcionários é investida em cada processo, o investimento nas ferramentas e software utilizados, os custos de publicidade da vaga, e qualquer outro gasto adicional. Embora requeira um acompanhamento mais detalhado, também permite encontrar mais áreas de melhoria.

Imagine que, para um processo em particular, o custo da publicidade em portais de emprego foi de 600 €, foram investidos 200 € em redes sociais, o software de recrutamento representou um custo de 100 €, foram investidas 20 horas de trabalho na seleção (com um custo de 30 € a hora), e foram gastos 200 € em testes de avaliação e entrevistas e 2000 € em um headhunter externo. O custo total do processo de recrutamento e seleção neste caso seria de 3700 €.

Estratégias para otimizar os custos de seleção e recrutamento

Ao medir e calcular os custos de seleção e recrutamento de pessoal, teremos a informação necessária para aplicar diferentes técnicas e estratégias que permitam reduzir custos e aumentar o retorno. O objetivo será fazer sem necessidade de sacrificar a qualidade, e para isso é imprescindível implementar e investir em estratégias que nos ajudem a conseguir isso a médio/longo prazo.

Software de recrutamento e seleção que otimize o custo do processo

Um software de recrutamento de candidatos ou ATS pode ser de grande ajuda para otimizar os custos do processo de recrutamento.

Estes sistemas permitem automatizar muitos dos processos de seleção, o que pode economizar tempo e dinheiro. Incluem ferramentas para publicar vagas de emprego em vários portais simultaneamente, filtros avançados para currículos, videoentrevistas, testes, scorecards, comunicação com candidatos, recrutamento colaborativo e muito mais.

Recrutamento interno

O recrutamento interno pode ser uma forma efetiva de reduzir os custos de contratação. Trata-se de promover ou realocar os funcionários atuais para preencher as vagas. Esta estratégia pode reduzir os custos com anúncios de emprego, entrevistas e treinamento, entre outros. A avaliação de desempenho da equipe facilitará este procedimento.

Programa de indicação

Os programas de indicação, também conhecidos como programas de referência de funcionários, podem ser uma forma muito efetiva de reduzir os custos de contratação. Este tipo de programa incentiva os funcionários a indicarem pessoas de sua rede de contatos para preencher vagas na empresa, o que pode reduzir o tempo e dinheiro investidos na busca por candidatos.

Tomada de decisão baseada em dados

Selecionar os KPIs mais adequados e medi-los constantemente permitirá tomar decisões baseadas em dados. Esta abordagem pode ajudar a identificar áreas de melhoria no processo de recrutamento e seleção e otimizar os custos. Você pode se apoiar em ferramentas que permitam elaborar facilmente relatórios gráficos a partir dos dados coletados, facilitando assim sua interpretação e análise.

Recrutamento passivo

Manter um banco de talentos de potenciais candidatos que possam ser adequados para os perfis normalmente buscados é uma ótima ideia. Isso é conhecido como recrutamento passivo e pode ser de grande ajuda para acelerar os processos de seleção e reduzir os custos associados à publicação de vagas e busca de candidatos.

Marca empregadora

Trabalhar sua marca empregadora de forma constante e regular fará com que você atraia candidatos naturalmente, reduzindo os custos com publicidade e busca de candidatos.

Os programas de bem-estar para funcionários, as políticas de horário flexível, a promoção de um ambiente de trabalho positivo e uma maior visibilidade em redes sociais e comunidades especializadas são apenas algumas das estratégias que você pode utilizar para melhorar sua marca empregadora.

Automatização e eficiência

A automatização de certos processos de recrutamento e seleção pode economizar muito tempo e recursos.

As ferramentas modernas de recrutamento permitem automatizar tarefas como a publicação de vagas de emprego, a seleção de currículos ou o agendamento de entrevistas. Além disso, a eficiência em cada etapa do processo de recrutamento e seleção pode reduzir significativamente os custos, bem como agilizar a contratação.

O que você pode esperar pagar? Exemplos e estimativas

Chegou o momento de falar de preços e números mais concretos.

Habitualmente, toma-se como referência que o custo do processo de seleção de pessoal é entre 10 e 25% do salário anual do cargo a ser preenchido.

No entanto, esta porcentagem pode variar dependendo da complexidade do cargo, do setor e da localização geográfica.

Por exemplo, para um cargo base com um salário anual de R$30.000, o custo do processo de seleção poderia variar entre R$3.000 e R$7.500. Para um cargo executivo com um salário anual de R$100.000, o custo poderia oscilar entre R$10.000 e R$25.000. Estes custos incluem todas as etapas do processo de seleção, desde a definição do perfil até a contratação e treinamento inicial do funcionário.

Cada processo de seleção é único e nem sempre é simples estimar seu custo. No entanto, conhecer os custos associados pode ajudá-lo a otimizar seu processo de recrutamento e seleção, escolhendo as estratégias e ferramentas mais rentáveis e eficientes para sua empresa.

Dispor de um software de recrutamento e seleção completo é sem dúvida um investimento inteligente que permite otimizar todas as áreas mencionadas ao longo do artigo. Afinal, um processo de recrutamento e seleção eficiente, que atraia talento de alta qualidade sem gastar demais, pode se tornar um dos melhores ativos de uma empresa.