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Para qué sirve la inducción de personal en las empresas

Proceso de Inducción de personal

Facilitar la incorporación de un nuevo empleado puede condicionar positivamente toda su carrera en la empresa, de ahí el interés por promover la inducción de personal en tu compañía.

La llegada de un nuevo trabajador a la empresa suele ser el resultado de un largo proceso de selección de personal en el que se ha optado por las candidaturas más idóneas para cubrir los diferentes puestos vacantes. Sin embargo, muchas empresas apenas conceden importancia a la inducción de personal, es decir, a facilitar su incorporación a la empresa.

La inducción de personal es el proceso por el cual un empleado adquiere los conocimientos necesarios para manejarse dentro de la empresa e integrarse plenamente en su funcionamiento. Esta fase inicial está detrás del éxito o del fracaso de muchas carreras profesionales. Y es que, un mal inicio puede condicionarlo todo.

De acuerdo con los datos del Center for American Progress, el coste medio de reemplazar a un empleado suele oscilar entre el 10% y el 30% de su salario bruto anual. Una factura muy elevada y que las empresas podrían ahorrarse si mejoran su capacidad de retención de personal con un buen proceso de inducción.

Qué es la inducción de personal | 2 tipos

En el proceso de inducción de personal se facilita la incorporación de un empleado a su nuevo puesto de trabajo. El objetivo es conseguir que el trabajador se adapte lo más rápidamente posible a su nuevo entorno laboral.

La inducción a los empleados no tiene por qué suponer un trastorno adicional para la empresas, siempre y cuando exista un protocolo previamente definido y se facilite al nuevo trabajador toda la información que puede necesitar en sus primeros días. En líneas generales, existen dos tipos de procesos de inducción.

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Por un lado, la inducción informal, la más habitual en cualquier empresa, pasa por el primer contacto entre el empleado y sus nuevos compañeros y la atención a cualquier duda que pueda surgirle. La inducción formal, en cambio, es la que requiere de indicaciones por escrito y puede recaer en trabajadores específicamente seleccionados para tal cometido.

Beneficios e importancia de la inducción de personal

Orientar al nuevo trabajador en sus primeros días en la empresa es uno de los pilares en cualquier estrategia de inducción general. Este proceso de inducción de personal ayuda tanto al empleado, que se siente respaldado desde el primer momento, como a la empresa, que experimenta menos trastornos operativos.

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Cabe destacar que la inducción de personal no es una tarea que interese solamente a las empresas de mayor tamaño. También las pymes deberían realizar un esfuerzo para integrar a sus nuevas incorporaciones con la mayor rapidez posible. Descuidar esta cuestión puede afectar negativamente a la imagen que el trabajador se forma de la marca.

Paralelamente, un proceso de inducción de personal efectivo puede traducirse en beneficios:

  • Mayores niveles de motivación y productividad: el empleado que se siente acompañado a su llegada a la empresa afronta los nuevos retos con una mayor motivación, lo cual le hace ser más productivo.
  • Reducción de los periodos de adaptación: todos los trabajadores necesitan superar una fase de adaptación a su nuevo puesto de trabajo pero esta puede reducirse si se le facilitan las cosas desde el primer minuto.
  • Mayor capacidad de retención del talento: los nuevos empleados se forman una imagen más positiva de la empresa y, consecuentemente, desarrollan un mayor grado de compromiso corporativo, pudiendo permanecer más tiempo en la compañía.
  • Evita malentendidos y confusiones: la desinformación o la falta de indicaciones sobre cómo proceder a la llegada a la empresa puede generar constantes malentendidos, con la consiguiente frustración y ansiedad para el empleado.
  • Mejora del clima laboral: ligado con el punto anterior, cuando el trabajador se siente cómodo en la empresa desde sus comienzos en la misma, tienden a reducirse los conflictos laborales.

Proceso de inducción de personal

La inducción al puesto de trabajo suele llevarse a cabo con dos grandes enfoques. En primer lugar, destaca la inducción de personal general, en virtud de la cual la empresa facilita al nuevo empleado toda la información que, presumiblemente, este podría necesitar para adaptarse al puesto.

A esta primera fase le seguiría una inducción de personal mucho más específica, que puede estar coordinada por el departamento de RR. HH. pero que debe contar con la participación de los superiores jerárquicos más inmediatos del nuevo trabajador. Aquí se le ayudaría a asumir las funciones más concretas de su trabajo.

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En cualquier caso, el empleado debería superar una serie de etapas dentro del proceso de inducción al puesto (que podrían acelerarse si demuestra que se está adaptando más rápido de lo previsto).

Recibimiento y firma del contrato

El primer día en la empresa suele dedicarse a los aspectos burocráticos y legales pero la empresa puede aprovechar para dispensar una buena bienvenida al trabajador.

Las empresas que más cuidan la comunicación interna entregan una carta de presentación o recibimiento para adaptar el onboarding a cada empleado.

Descarga un modelo de carta de bienvenida, que aunque parezca un pequeño detalle, su impacto es grande a la hora de integrar a un nuevo miembro al equipo.

Formato plantilla carta de bienvenida empleado

Información general y dudas básicas en la inducción de personal

Dentro de la inducción general, conviene facilitar al empleado la información más relevante sobre la empresa (horarios, vías de contacto…) y atender las primeras dudas que le surjan.

Una adecuada gestión documental puede servir para que el empleado tenga siempre a su alcance la documentación básica sobre la empresa y también la información más sensible.

gestion documental

Presentación de la empresa y del departamento o área

Pasando a la inducción de personal más específica, un responsable de la empresa guiará al trabajador por las instalaciones y le presentará el funcionamiento de la compañía y de su departamento o área de trabajo.

Integración en equipos

Es un momento decisivo porque una mala integración en los equipos de trabajo puede costar mucho tiempo en términos de adaptación. La buena predisposición de los compañeros será clave en este sentido.

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Formación en la inducción de personal

Es posible que las nuevas responsabilidades del trabajador requieran de una formación más concreta o que este demuestre ciertas carencias en materia de conocimientos o habilidades profesionales.

En ambos casos, un software de formación puede ayudar a cubrir el déficit formativo y facilitar la adaptación del nuevo trabajador.

Seguimiento del plan de inducción de personal

Aun cuando el empleado parece estar plenamente integrado en la empresa, conviene prestar atención a sus opiniones y a las de los managers, que podrían sugerir que se reactive alguna de las fases teóricamente superadas.

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Qué es un programa de inducción al empleado: las herramientas digitales

Como ya hemos visto, disponer de un programa o plan de inducción de personal puede traducirse en interesantes ventajas competitivas para las empresas.

Resulta comprensible, sin embargo, que muchas de ellas se pregunten cómo pueden gestionar este proceso sin destinar recursos que son necesarios para otros fines, especialmente en las pymes. Las herramientas digitales pueden ser las mejores aliadas para lograrlo.

El software de evaluación del desempeño, por ejemplo, permite detectar posibles aspectos de mejora en los primeros meses de trabajo de un nuevo empleado. De este modo, los mánagers pueden anticiparse a problemas más graves y elaborar recomendaciones para los integrantes de sus equipos. El programa permite la creación de Feedbacks muy completos para los trabajadores.

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Otro aspecto muy sensible para la integración exitosa de un empleado en la empresa es el ambiente de trabajo. El software de encuestas de clima laboral ayuda a los nuevos trabajadores a expresar sus opiniones sobre diferentes aspectos de su día a día.

El sistema también permite a otros empleados mostrar sus impresiones sobre los compañeros recién llegados. Una información muy valiosa para mejorar la gestión de personal.

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Ejemplos de inducción de personal

Las pautas generales para la elaboración de un buen plan de inducción de personal no son incompatibles con la acuñación de un estilo particular por parte de la empresa. De hecho, determinadas marcas conectan este proceso con su visión y misión corporativas.

Twitter

La compañía del jilguero azul es toda una referencia en materia de innovación en la gestión de los Recursos Humanos y el proceso de inducción al puesto de trabajo no es ninguna excepción. Twitter cuenta con un equipo específico para gestionar el plan de acogida, esto es, la integración de los nuevos empleados.

La red social ha acuñado el lema From yes to desk (del sí al escritorio) para describir la inducción del empleado desde la firma del contrato hasta su plena integración en la empresa.

Lever

La marca norteamericana concede una gran importancia a la conocida como inducción general, facilitando a todos sus nuevos empleados una amplia información sobre el funcionamiento de la empresa y cualquier otro aspecto de interés para su día a día.

Paralelamente, se sigue siempre un calendario de actuaciones para la inducción del personal durante su primera semana en la compañía.

MailChimp

La empresa especializada en el marketing online sigue una línea similar a la de Lever e incluso va un poco más allá, al priorizar la integración en la empresa al inicio de la actividad laboral propiamente dicha.

Cuando un nuevo empleado se incorpora a la empresa, la primera semana tras la firma del contrato está íntegramente dedicada a las tareas de inducción. Dentro de estas, se pone especial atención en favorecer el contacto entre los mánagers y los nuevos trabajadores.

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