La carta de vacaciones es el documento corporativo en el que el departamento de Recursos Humanos comunica los días de descanso que corresponden por derecho al trabajador.
Sirve para organizar y asegurar la producción, evitar la acumulación de ausencias o, incluso, avisar a trabajadores que no han comunicado sus vacaciones. Además, con la carta de vacaciones la empresa deja constancia de que ha cumplido con la ley y ha avisado al empleado del derecho a sus vacaciones.
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Qué es una carta de vacaciones
La carta de vacaciones laborales es un documento escrito que el departamento de Recursos Humanos envía al trabajador para comunicar el derecho a un periodo de vacaciones, siempre acorde a los días que le corresponden por ley.
Actualmente en España, los trabajadores disponen de 22 días laborables al año de vacaciones, lo que se traduce en 30 días hábiles por cada año trabajado.
Lo habitual es que el trabajador decida cuándo disfrutar de los días de vacaciones que por ley le pertenecen. Aun así, las empresas pueden tener convenios colectivos o políticas de empresa para organizar las vacaciones y no parar el ciclo productivo.
Por otro lado, existen ocasiones en las que un trabajador no ha solicitado las vacaciones y la empresa al ser conocedora de la ley y para evitar concentración de vacaciones y conflictos notifica a los trabajadores con una carta o documento en el que informa de su derecho a solicitar vacaciones, las fechas en las que puede descansar y cuántas le corresponden.
El departamento de Recursos Humanos tiene una importante tarea a la hora de organizar las vacaciones de los empleados de la compañía, ya que cada uno de ellos tiene sus propias preferencias, y puede que varios trabajadores soliciten los mismos días.
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Por este motivo es fundamental que se produzca una negociación empresario-plantilla, que permita al departamento de RR. HH. organizar el calendario anual de manera adecuada.
¿Es necesario presentarla por escrito?
Según la legislación actual, no resulta preceptivo que la empresa comunique por escrito al trabajador el inicio de su periodo de vacaciones, exceptuando los casos en los que el convenio colectivo lo indique expresamente. Ello se debe a que la comunicación del inicio de las vacaciones, que sí que es obligatoria, puede realizarse de manera verbal.
Sin embargo, sí que resulta recomendable que se presente la carta de vacaciones, dado que así quedará constancia de que la empresa ha cumplido con sus obligaciones de cara al disfrute de las vacaciones por parte del empleado. También resulta de utilidad para el empleado, puesto que le permite disponer de justificación documental ante cualquier conflicto que pueda surgir.
Según el Convenio Colectivo, la empresa debe enviarle al trabajador una carta de notificación con un plazo mínimo de dos meses antes del comienzo de las vacaciones solicitadas por el trabajador, con la finalidad de informar a este último de la resolución de su petición (es decir, si se las han concedido en esas fechas).
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Pese a ello, es habitual que empresario y empleado lleguen a un acuerdo previo en el que se preestablezcan las fechas de las vacaciones, por lo que no son necesarios estos avisos previos.
Modelo de carta de vacaciones para empleados y cómo rellenarlo
Al no ser algo obligatorio, no existe un modelo de carta de vacaciones para empleados que sea general y se solicite expresamente por parte de todas las empresas. En Internet podemos encontrar múltiples modelos sencillos para utilizar, donde aparecen los siguientes datos fundamentales que todo trabajador debe incluir a la hora de referirse al departamento de Recursos Humanos de su compañía:
- Fecha y lugar donde se realice la notificación.
- Nombre, DNI y dirección postal (a ser posible, la misma que aparece en la nómina) del trabajador.
- Periodo de vacaciones, desde el primer día hasta el último, incluyendo el día en el que se reincorpore al trabajo.
- En caso de que el convenio colectivo solicite un plazo de preaviso por parte de la empresa, incluirlo en la carta.
- Firma de la empresa y trabajador.
Claves para elaborar la carta de vacaciones
Además, a la hora de redactar el mensaje, es habitual añadir alguna frase como “Quedo a la espera de recibir una respuesta positiva, quedando a vuestra disposición para llegar a un acuerdo sobre el periodo de disfrute de las vacaciones”.
En casos de trabajadores con puestos importantes (jefes de departamento, encargados, supervisores, managers, reclutadores…), estos pueden responder a la carta de vacaciones con una recomendación para escoger al trabajador más cualificado para sustituirlo durante el periodo de vacaciones. La empresa también puede interesarse directamente por este particular.
De cara a la toma de estas decisiones, cada vez más empresas se sirven de un software de vacaciones de empleados, un programa de fácil manejo que aporta una visión amplia de los efectivos disponibles en cada momento.
Así, es mucho más sencillo reemplazar a los profesionales, sea cual sea su rol en el equipo o el departamento. Y en definitiva, evitar errores habituales en la gestión y comunicación de las vacaciones.
Redacción del formato de vacaciones
Por lo que respecta a la redacción del formato de vacaciones por parte de la empresa, bastaría con cumplir las condiciones del convenio colectivo (en caso de que exista), informando con un preaviso en el tiempo estipulado. En caso de que esto no sea necesario, lo habitual es llegar a un acuerdo directo con el trabajador para evitar inconvenientes y agilizar el proceso.
Modelo de carta notificando vacaciones
Para comunicar a los empleados el inicio de su tiempo de descanso, Bizneo HR dispone de un modelo de carta de vacaciones para empleados que facilita el trabajo del departamento de Recursos Humanos. Pese a que es una gran opción que ahorra mucho tiempo, solo se trata de un recurso inicial, ya que la opción más productiva y eficiente consiste en utilizar una solución tecnológica de vacaciones completa.
Otras alternativas de notificación más eficaces
Las vacaciones son un derecho que, por ley, disfrutan todos los trabajadores asalariados de nuestro país, por lo que la empresa debe esforzarse por gestionar de la mejor manera posible el calendario laboral de sus empleados.
Existen ciertos periodos donde muchas personas quieren disfrutar de las vacaciones laborales (verano, navidades, semana santa), por lo que es fundamental sentarse a negociar con los trabajadores y organizarse de manera que ambas partes se vean beneficiadas. Esto también facilitará la redacción de la carta de notificación de vacaciones.
Por ejemplo, si ponemos el ejemplo de una pequeña empresa con 10 trabajadores, donde seis de ellos quieren coger vacaciones durante la segunda quincena de agosto, se produciría un solapamiento bastante perjudicial para el negocio, ya que no podría seguir con su actividad de manera adecuada durante estos 15 días.
Por este motivo, es conveniente contar con un sistema de gestión de vacaciones de empleados específico que no solo facilite la elaboración de carta comunicación vacaciones para remitírsela a los empleados sino que también automatice otras funciones.
Y no vale un bloc de notas, ni un calendario donde solo apuntar las fechas o ni siquiera un excel que no permite detectar solapamientos y conlleva errores.
Las ventajas de la transformación digital en la gestión de las vacaciones
Para optimizar la actividad de organización y distribución de las vacaciones laborales de los empleados, la opción más eficiente consiste en utilizar un software de control de vacaciones gracias a sus interesantes funcionalidades y su interfaz clara, sencilla y eficaz.
Sistemas automatizados que realizan el cálculo y el balance de días libres usados y restantes.
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Esta herramienta va mucho más allá de la carta de vacaciones o de cualquier otro modelo de notificación de vacaciones. Los empleados pueden comprobar rápidamente cuándo es posible disfrutar de las vacaciones, independientemente de si han recibido o no la carta, y los managers mantienen un control más efectivo del descanso de la plantilla.
De este modo, se evitan trastornos en la actividad de la empresa. El cuadrante de vacaciones del software facilita la planificación del equipo y evita el tan temido solapamiento de ausencias.
Nos encontramos en un momento en el que los mercados son extremadamente competitivos y volátiles, por lo que las empresas deben maximizar su productividad en todas las tareas. La gestión de las vacaciones no es ajena a esta tendencia y la digitalización es clave para dotarla de mayores niveles de eficiencia.
