Analyse des écarts de compétences | GAP analysis

L’analyse des écarts de compétences, ou GAP analyses, vise à déterminer les éventuels manques au sein du personnel d’une entreprise, lesquels peuvent nuire à l’activité. Elle fournit des informations importantes sur la qualité de vie au travail et la situation des employés, et permet de découvrir les connaissances, compétences ou aptitudes manquantes dans l’équipe.

La mise en pratique de cette analyse est essentielle pour comprendre la situation interne de l’organisation face à un projet. En mesurant les écarts entre les attentes et les résultats obtenus, il devient possible de prendre de meilleures décisions pour l’avenir. De cette manière, l’entreprise améliore en continu son atout le plus important : ses employés.

Qu’est-ce qu’une analyse des écarts de compétences ?

La GAP analysis est une méthode permettant d’évaluer l’écart entre la performance réelle des employés et celle attendue. Elle permet de comprendre les écarts par rapport aux objectifs fixés et aux résultats obtenus. Une fois cet écart identifié, il devient possible de déterminer les causes des échecs et d’élaborer les solutions appropriées.

Elle peut également servir d’évaluation préliminaire de la situation actuelle des équipes, de leur formation du personnel ou de l’état général de l’entreprise, en vue de détecter des manques en amont d’un projet et de prendre des mesures dès le départ.

En fin de compte, l’objectif d’une analyse GAP est d’affiner les prévisions et de les rendre de plus en plus réalistes. Cela implique une projection comprenant les objectifs visés, un ou plusieurs scénarios potentiels généralement développés dans des conditions optimales, ainsi qu’une prévision basée sur les conditions actuelles. Les écarts GAP identifiés révèleront les lacunes de l’entreprise dans la réalisation de ses perspectives.

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L’importance de l’analyse des écarts de compétences GAP

Réaliser une analyse des écarts de ressources humaines est essentiel pour évaluer leur ampleur et leur raison d’être. En disposant de ces informations, l’entreprise connaît l’état de son personnel, les projets auxquels ils peuvent facilement faire face et, en identifiant leurs manques, elle peut mettre en place un plan de formation spécialisé ou toute autre mesure nécessaire.

Un manque de compétences particulières, en lien avec le secteur d’activité de l’entreprise, freine le développement des projets. Par exemple, une entreprise de marketing digital qui manquerait de créativité aurait de sérieux problèmes pour survivre dans son secteur. Cela contribue ainsi à renforcer la compétitivité et l’adaptation de l’organisation aux exigences du marché.

Cela améliore également le développement des projets et des stratégies. L’écart peut aussi provenir d’un manque de perspective de la part de la direction : si les objectifs fixés sont inatteignables, les responsables pourront difficilement les atteindre. 

Un logiciel d’évaluation (GPEC) des compétences et performance est très utile pour appliquer une GAP analysis de la performance. Il permet d’identifier les écarts de compétences nécessaires pour un poste donné ou de déterminer les aspects pour lesquels un professionnel a besoin de davantage de formation, grâce à une base de données complète sur le personnel. Les résultats sont présentés sous forme de graphiques faciles à interpréter, permettant ainsi de voir d’un coup d’œil les aspects à améliorer.

De plus, cela permet de développer les plans d’action adéquats pour combler les écarts GAP identifiés. Ainsi, la gestion des analyses d’écarts devient optimisée, rapide et centralisée dans un logiciel unique.

Étapes d’une analyse GAP

Pour réaliser une GAP analysis en matière de ressources humaines, il est important de suivre une série d’étapes, permettant d’agir de manière ordonnée et systématique. Cela garantit des résultats utiles qui se traduiront par des actions efficaces pour corriger les écarts GAP identifiés.

Définir les objectifs de l’analyse des écarts de compétences 

Les objectifs doivent être liés aux besoins de l’entreprise, être réalistes et atteignables. Ils détermineront en grande partie ce que l’on souhaite obtenir de l’analyse des écarts GAP, afin de ne pas agir au hasard et de suivre un cap durant tout le processus.

Un exemple d’objectif, pour une entreprise de marketing, pourrait être de déterminer combien d’employés avec des compétences créatives sont présents dans l’organisation. Cela permet de savoir si l’équipe est adaptée pour mener un projet spécifique. Une évaluation des objectifs permet d’ajuster les buts de l’analyse d’écarts.

Déterminer les compétences nécessaires pour atteindre les objectifs

Cette étape consiste à identifier les compétences et aptitudes professionnelles requises chez les employés, en lien avec les besoins de l’entreprise. Cela évite de concevoir des plans de formation inappropriés. Pour simplifier, il est conseillé de regrouper les compétences par poste.

Il est également important de prioriser les compétences les plus importantes. Au final, une liste détaillée et argumentée sera établie, facilitant ainsi la création de meilleurs plans de formation ou de recrutement.

Afin d’optimiser l’attraction des talents, un logiciel de recrutement peut être utilisé pour aider à recruter des talents différenciés qui possèdent les compétences que nous avons identifiées dans l’analyse des lacunes et qui font défaut dans l’entreprise ou qui doivent être renforcées.

Il est important d’informer le personnel impliqué dans le plan de formation ou les recruteurs de la liste. Ils seront chargés de trouver des personnes pour combler les lacunes identifiées dans l’organisation.

Identifier les compétences et les écarts au sein de l’entreprise 

Outre le recrutement de talents avec les compétences requises pour combler les écarts, cette étape se concentre sur la mesure des compétences présentes au sein du personnel.

L’objectif ici est de déterminer si l’équipe actuelle répond aux besoins de l’entreprise et de chaque poste. Dans le cas contraire, un écart nécessitant une correction aura été identifié. Il est également important de distinguer compétences, aptitudes et savoir-faire et de savoir quelle est la plus précieuse pour l’entreprise.

Différents outils peuvent être utilisés, comme un SIRH qui propose des enquêtes, des modèles d’évaluation de la performance, des entretiens, des feedbacks clients ou des évaluations des compétences.

Analyse GAP des données recueillies 

Après avoir suivi les étapes précédentes, suffisamment de données sont recueillies pour identifier les écarts présents dans l’entreprise. Connaître les compétences requises et celles déjà présentes permet de calculer la différence, qui devra être comblée.

Aujourd’hui, la technologie rend cela plus clair, notamment avec une matrice de talents 9 box pour analyser les écarts entre la performance actuelle et le potentiel futur de chaque employé.

Ce calcul GAP est un grand pas en avant, fournissant des informations précises sur l’état actuel de l’entreprise et les écarts l’empêchant d’atteindre ses attentes.

Plan d’action suite à l’analyse des écarts de compétences

En fonction des résultats de l’analyse GAP, diverses décisions devront être prises : peut-être faudra-t-il recruter un profil spécifique (pour cela, rien de mieux que des outils de recrutement)

former l’équipe existante ou actualiser leurs connaissances. Il est recommandé d’agir méthodiquement en commençant par combler les écarts les plus urgents.

La rapidité dans la mise en œuvre des actions est cruciale, qu’il s’agisse de formation ou de recrutement des profils nécessaires, surtout si les écarts sont significatifs. Si la situation ne s’améliore pas, l’entreprise perdra en compétitivité et son équipe ne sera pas prête à répondre aux exigences du marché.

En somme, l’analyse des écarts GAP montre l’importance de disposer de véritables talents différenciants dans l’entreprise. Elle aide à identifier les profils dont chaque département a besoin pour assurer la réussite de l’organisation.