El pasado 12 de mayo 2019 entró en vigor la Ley de Control Horario en las empresas. La normativa obliga a las compañías a registrar la entrada y salida diaria de sus trabajadores. Una tarea que se complica cuando hablamos de turnos partidos, horarios flexibles y similares. Por fortuna, el software de gestión de turnos nos lo pone un poco más fácil.
La idea es automatizar la gestión de turnos y dotar esta obligación de las virtudes de la tecnología. Pero, ¿qué características tiene un software de gestión de turnos?, ¿cómo nos permite cumplir la ley?, ¿qué ventajas implica respecto de otras herramientas manuales?, ¿y de los Excel?
Tabla de contenidos
- 1 Regulación de la gestión de turnos
- 2 Un software de gestión de turnos de trabajo se adapta a nuestras necesidades
- 3 Un programa de gestión de turnos guarda automáticamente los datos
- 4 Un software de gestión de turnos de trabajo abarata costes
- 5 Un sistema de gestión de turnos es accesible
- 6 Un software de gestión de turnos evita los errores manuales
- 7 Un sistema de gestión de turnos permite detectar anomalías
- 8 Un programa para hacer turnos de trabajo admite verificaciones masivas
- 9 Un software de gestión de turnos es compatible con otras plataformas
- 10 Un software de gestión de turnos guarda a buen recaudo la información
- 11 Un programa de gestión de turnos aumenta la transparencia
Regulación de la gestión de turnos
Antes de entrar en más detalles, no obstante, conviene saber qué dice exactamente la ley sobre los turnos.
- Han de transcurrir al menos 12 horas entre el final y el principio de una jornada laboral.
- Si esta excede las 6 horas, el empleado tiene derecho a un tiempo de descanso.
- El trabajo en el turno de noche no puede exceder las dos semanas consecutivas, salvo que el trabajador lo pida voluntariamente.
- El número de empleados debe coincidir en cada turno y puesto.
- El calendario de turnos se debe publicar con suficiente antelación.
Ante dicha regulación tenemos tres opciones: crear un calendario manual, recabar los datos en un Excel masivo u optar por un software específico para el calendario de turnos.
Un software de gestión de turnos de trabajo se adapta a nuestras necesidades
La tecnología se adapta a las necesidades de los Recursos Humanos. Esto quiere decir que permite configurar diferentes tipos de fichajes en función del rol o trabajo que desempeña el empleado en nuestra compañía.
Por ejemplo, no será igual la configuración que tenga el director de marketing que un trabajador a media jornada, o que otro que tiene turnos rotativos. El sistema se adapta según las indicaciones que configuremos.
Con él podrás determinar turnos, horas de trabajo diarias, descansos, y tener un cálculo automático de vacaciones y bajas de cada uno de los trabajadores. Desde un único lugar.
Un programa de gestión de turnos guarda automáticamente los datos
La principal y también la más obvia virtud de un software de gestión de turnos es que permite registrar las entradas y salidas diarias de los trabajadores de manera sencilla, casi automática. Bastará con que el empleado introduzca los datos. El software de gestión de turnos automatiza el resto de cuestiones.
Inclusive la planificación de los turnos de trabajo y el guardado de los datos, en los que ahondaremos más adelante.
Un software de gestión de turnos de trabajo abarata costes
Esto, a su vez, optimiza el tiempo del departamento, que no deberá revisar manualmente los datos introducidos, comprobar si se ha producido alguna anomalía en los registros, etcétera. En definitiva: abarata costes operativos.
Además, un software de gestión de turnos implica un desembolso menor, al menos si lo comparamos con implementar un sistema con máquinas de fichar que, de hecho, podría acabar resultando intrusivo para los empleados –sobre todo si hablamos de sistemas biométricos o similares–.
Un software de gestión de turnos tampoco necesita de una instalación complicada. Es fácil de implementar y se encuentra en la nube.
Un sistema de gestión de turnos es accesible
Precisamente por esto último, el software de gestión de turnos es accesible desde cualquier lugar que cuente con conexión a Internet. Algo ideal si la empresa cuenta con teletrabajo u otras modalidades de trabajo flexible.
Otra de las grandes virtudes de este tipo de programas es que son compatibles con cualquier dispositivo. Es decir, son web responsive y su diseño es capaz de adaptarse a móviles, ordenadores, tablets, etcétera.
Su interfaz también es sencilla de utilizar y muy intuitiva, de manera que los trabajadores no necesitarán formación adicional para utilizarlo. Además, es muy fácil de implementar.
Un software de gestión de turnos evita los errores manuales
Otra de las grandes ventajas de los softwares de este tipo es que acaban con los tradicionales cuadrantes de turnos en Excel y con las hojas en papel. Las segundas resultan difíciles de almacenar y dan lugar a toda clase de errores manuales, pero las primeras también.
- Los Excel no garantizan un control de accesos minucioso, pueden tardar en cargarse si manejamos una ingente cantidad de datos, etcétera. Entre otros errores graves, encontramos:
- El Excel no favorece la comunicación entre los trabajadores y la empresa: sobre todo cuando hablamos de enviar notificaciones automáticas.
- El Excel no puede automatizarse, ni tampoco un calendario de turnos tradicional.
- Los Excel no se integran con otras plataformas.
- Los cuadrantes de turnos en hojas de cálculo no son escalables. De hecho, se cargan lentamente y resulta difícil manejarlas cuando tenemos muchos datos.
Un sistema de gestión de turnos permite detectar anomalías
Un software de gestión de turnos además, manda recordatorios y alertas automáticamente cuando detecta alguna anomalía. Por ejemplo, envía un correo electrónico si no se ha registrado el horario de ese día.
También resulta de gran ayuda si debemos justificar un despido por faltas reiteradas, detectar si se está produciendo un absentismo injustificado en nuestra plantilla, etcétera. Además, hay que tener en cuenta que los informes que genera el software tienen validez jurídica.
Un programa para hacer turnos de trabajo admite verificaciones masivas
Además, el fichaje debe ser aceptado tanto por el trabajador como por su responsable. Se trata de una verificación «en dos pasos o verificación doble» que evita errores y garantiza el correcto cumplimiento de la normativa. Por ejemplo, si solo lo aceptara el responsable de equipo, quizás los datos podrían manipularse.
Este programa de gestión de turnos también incluye un código de colores que permiten conocer de un solo vistazo en qué punto se encuentran los fichajes. También permite la introducción de comentarios y la edición del horario a posteriori, en caso de que se haya producido algún error.
Un software de gestión de turnos es compatible con otras plataformas
Una parte muy interesante del software de gestión de turnos es que es capaz de sincronizarse con otras herramientas. Por ejemplo, en nuestro caso, el módulo de gestión de turnos se sincroniza a la perfección con el software de control de vacaciones. Pero, ¿cómo funciona? Pongamos un ejemplo.
Imaginemos que un trabajador falta un día al trabajo porque debe realizar una mudanza. Este empleado solicitará la jornada libre a través del módulo de vacaciones (que posteriormente aceptará el correspondiente responsable.
Automáticamente, el software de gestión de turnos sabrá que esa ausencia está justificada y no la «marcará» ni registrará como anomalía.
Un software de gestión de turnos guarda a buen recaudo la información
Además de lo comentado, la ley también establece que se guarden todos los datos durante cuatro años para que queden a disposición de empleados, sindicatos, de la Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social.
Para aquellos que incumplan dichos preceptos se prevén sanciones que irán de los 60 euros a los 187.515 euros, dependiendo tanto del grado de incumplimiento como del tamaño de la empresa.
Nuestro software cumple con la normativa laboral, guarda los registros con validez legal y garantiza turnos y horarios seguros y digitalizados. Auditorías de inspección con un solo click.
Un programa de gestión de turnos aumenta la transparencia
Para terminar, implantar un software de gestión de turnos incrementa la transparencia. La del empleado con la empresa y viceversa. Es decir, es una manera de ser claros con las horas que se están realizando, y de controlar que eso se está gestionando y remunerando adecuadamente.
Se trata de «dejar de dar por hecho» todas estas cuestiones. Algo que, de hecho, incide directamente sobre el clima laboral de la organización y en cómo el empleado la percibe y «se siente» en ella.
