As ferramentas para automatizar processos relacionados a RH têm se tornado cada vez mais populares nos últimos anos. O uso de um sistema de workflow é essencial para projetar, automatizar e otimizar novos fluxos de trabalho, aumentando a eficiência durante a execução de tarefas rotineiras de RH.
Além disso, aplicar o conceito de workflow e incorporá-lo com soluções BPM (Business Process Management), aumenta a produtividade das equipes de RH. Isto terá um impacto positivo em toda a organização, proporcionando uma gestão mais ágil e uma maior satisfação dos funcionários.
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O que é um workflow e para que serve
Um workflow é um modelo ou sistema de fluxo de trabalho que organiza as pequenas etapas que compõem uma atividade, a fim de reduzir o tempo necessário para completá-la ou executá-la com mais precisão. Cada etapa do fluxo de trabalho está associada a uma tarefa específica, e é atribuída a uma pessoa ou grupo de pessoas específico. Desta forma, o sistema de workflow serve para otimizar processos da gestão de pessoas e tarefas, assim como para delegar claramente responsabilidades.
As ferramentas de workflow permitem o projeto e a gestão dos fluxos de trabalho com o objetivo de automatizá-los. Esta é uma grande vantagem para a organização, pois lhe permite alcançar maior eficiência nas tarefas diárias, bem como responder de forma rápida e eficiente às mudanças no ambiente de trabalho.
Aplicados à área de Recursos Humanos, os sistemas de workflow permitem a automatização das diferentes tarefas e ações realizadas nesta área da empresa, desde o registro de um funcionário, à gestão de feriados ou controle de tempo, até ao recrutamento de pessoal ou à gestão da avaliação de desempenho.
Graças a tais ferramentas, os processos de RH podem ser facilmente digitalizados e sincronizados, alcançando maior controle e eficiência no trabalho diário.
Automatize e simplifique as tarefas de RH.
O que é o Business Process Management (BPM)
Por outro lado, o Business Process Management é uma metodologia que é responsável pela gestão, medição e melhoria dos processos de produção e negócios de uma empresa. O principal objetivo de um sistema BPM é simplificar e otimizar os processos a fim de alcançar maior eficiência na organização.
Em resumo, poderíamos dizer que um sistema BPM permite transformar a maneira como você trabalha a fim de alcançar uma melhoria contínua e aumentar a resiliência para se adaptar mais facilmente à mudança.
O uso de sistemas BPM permite aos responsáveis pela organização identificar e analisar os detalhes de cada processo a fim de detectar pontos fracos ou áreas a serem melhoradas. O objetivo final disto é aumentar a competitividade da empresa e facilitar a tomada de decisões.
Com o software de workflows para RH, é possível padronizar os processos e facilitar seu monitoramento, bem como projetar novos fluxos e automatizá-los. Estes incluem ferramentas de modelagem de fluxo de trabalho, mecanismos de regras comerciais, monitoramento de atividades, sistemas de relatórios, etc.
Entenda o impacto dos diferentes tipos de relatório na sua empresa.
Diferença entre um sistema de workflow e um sistema BPM
Embora um sistema de fluxo de trabalho e um sistema BPM possam parecer similares, a realidade é que eles são duas ferramentas diferentes, mas complementares.
Enquanto o workflow se concentra na otimização e automatização de tarefas mais específicas, os sistemas de gerenciamento de processos (BPM) são soluções mais globais que visam melhorar os processos de produção de uma empresa em uma escala maior.
Portanto, se quisermos obter uma gestão de processo otimizada, é aconselhável utilizar as duas ferramentas em conjunto. Desta forma, obtém-se um sistema mais completo e eficiente que permite obter melhores resultados a longo prazo.
O BPM e o software de workflows podem ser definidos como duas ferramentas complementares que automatizam e otimizam processos em diferentes áreas da empresa. No caso dos Recursos Humanos, eles podem ser utilizados em uma infinidade de tarefas e com um grande número de vantagens.
7 benefícios de usar os sistemas de workflow e BPM em Recursos Humanos
No caso de Recursos Humanos, o uso de um programa para fluxo de trabalho está se tornando cada vez mais comum. A simplicidade proporcionada pelas ferramentas de workflow, ou a tecnologia BPM, significa que cada vez mais empresas estão optando por integrar a automação de processos e fluxo de trabalho em seu dia-a-dia de trabalho.
Existem uma série de razões pelas quais a implementação de sistemas de workflow pode ser uma excelente ideia:
- Maior produtividade dos colaboradores. Os processos repetitivos são automatizados, proporcionando mais tempo para focar em tarefas mais complexas. O erro humano também é reduzido.
- Melhoria da satisfação dos funcionários. A automação de certos processos proporciona mais informações e independência aos funcionários, que podem tratar seus pedidos e consultas mais rapidamente.
- Comunicação interna mais eficiente: um sistema de fluxo de trabalho melhora a comunicação interna ao automatizar o envio de alertas, notificações ou lembretes.
- Maior controle: um sistema de fluxo de trabalho fornece ferramentas que aumentam o controle e o monitoramento dos processos, assim como a conformidade com as políticas internas.
- Economia de custos e tempo. Além de reduzir o uso de material, também reduz o tempo gasto em certas tarefas improdutivas, aumentando a eficiência.
- Aumento do conhecimento. O uso de workflows e sistemas BPM aumenta o conhecimento dos processos de uma empresa com o objetivo de melhorá-los continuamente.
- Auditoria e rastreabilidade. O software BPM oferece funcionalidades de relatório e rastreabilidade que permitem a detecção de oportunidades de melhoria e formas de melhorar o design dos fluxos de trabalho.
Tipos de workflow em Recursos Humanos
Como já mencionamos, é possível utilizar um sistema de workflow para um grande número de tarefas relacionadas aos RH. Há exemplos quase infinitos, já que os fluxos de trabalho são totalmente personalizáveis e flexíveis. Além disso, o processo de preenchimento de condições, ativação, notificações ou pessoas associadas é extremamente simples e intuitivo.
Workflow no controle de ponto
A utilização de um sistema workflow para automatizar certas notificações ou tarefas relacionadas com o controle de ponto é certamente muito prático. Por exemplo, podemos notificar automaticamente os funcionários que não entraram ou saíram, mesmo em uma sequência de vários minutos. Também podemos associar este fluxo de trabalho com o atraso de um funcionário, enviando um alerta ao gerente responsável.
Além disso, podemos também gerenciar workflows que notificam um funcionário sobre uma mudança de horário específica, tanto no momento em que a mudança é aplicada como quando o dia em questão está se aproximando, a fim de evitar excessos que afetam a produtividade.
Tudo o que precisa de saber
Workflow no planejamento de férias e ausências
Também é possível aplicar um programa de fluxo de trabalho ao planejamento de férias e ausências. A automação deste fluxo de trabalho poupará muito tempo para todas as partes, tornando mais fácil e seguro o gerenciamento de solicitações ou o envio de notificações aos gerentes associados.
Também permitirá a automatização de lembretes para envio e recebimento da documentação necessária para os diferentes tipos de ausência ou licença médica, de acordo com as políticas internas de cada empresa ou área de trabalho em todos os momentos.
Sistema de workflow para processos de seleção
Também é possível aplicar uma ferramenta de fluxo de trabalho aos processos de recrutamento e seleção. Isto economiza muito tempo na gestão e comunicação das diferentes aplicações, melhorando assim a experiência dos candidatos. É possível personalizar o processo de seleção utilizado em cada organização.
Por exemplo, quando um candidato passa por uma das fases de seleção, é possível comunicá-lo automaticamente a todas as partes interessadas. Isto torna possível tomar medidas apropriadas em cada caso mais rápida e facilmente.
Sistema de workflow ou BPM para onboarding
O onboarding de funcionários é outra área onde podem ser utilizados sistemas de workflow. Podemos gerar não só o recebimento da documentação, mas também podemos enviar pesquisas de satisfação profissional após os primeiros 30 dias ou automatizar um fluxo de e-mails que serão enviados progressivamente durante seus primeiros dias de incorporação.
Por exemplo, a funcionalidade “pendente” do software de RH da Bizneo HR permite que você revise em um instante tarefas e procedimentos que já foram concluídos pelo funcionário ou que ainda precisam ser concluídos.
Desta forma, as tarefas podem ser gerenciadas e supervisionadas e as pendentes podem ser facilmente notificadas, a entrega de materiais, equipamentos ou qualquer outra necessidade de rotina pode ser organizada. As possibilidades são muito amplas, desde a abertura das contas necessárias, coleta e confirmação da entrega de EPIs, envio de manuais e um longo etc.
Workflow para avaliação de desempenho
Se você olhar para o desenvolvimento e treinamento do pessoal, você também pode automatizar processos com sistemas de workflow. Rever o fluxo de seu treinamento e notificá-los de erros ou avisos chave: início do treinamento, cancelamento de um curso, listas de espera, resultados de programas de treinamento…
Por sua vez, e sempre relacionados, os workflows permitem que o controle das avaliações de desempenho seja automatizado. Notificações de funcionários que cumpriram ou não as metas, notificações de acompanhamento ou reuniões… Em suma, mapeamento de processos do departamento de pessoal permitem garantir que as avaliações de desempenho sigam o caminho certo.
Workflow para alertar os funcionários sobre ações de alto valor
Assim como é possível automatizar os processos de onboarding, também é possível projetar um workflow de fim de contrato para notificar de uma renovação ou uma revisão ou aumento salarial. Por exemplo, podemos enviar um alerta com 30 dias de antecedência para a pessoa encarregada de rever esta situação. Se não for encontrada uma solução, o funcionário será notificado com 15 dias de antecedência.
Por sua vez, o programa para fluxo de trabalho permite automatizar mais tarefas rotineiras de gerenciamento de pessoal, tais como mudanças nos dados dos funcionários (dados pessoais, conta bancária, situações contratuais), bem como automatizar os processos de contratação, demissão e reintegração.
Seja a decisão de rescindir ou renovar um funcionário, o sistema de workflow pode ser adaptado para automatizar as tarefas associadas à situação, desde o envio, recebimento e assinatura digital do novo contrato até o envio da documentação necessária em caso de rescisão.
