À medida que as equipas crescem, a tarefa de manter um cadastro de funcionários torna-se cada vez mais complicada. Por vezes, torna-se quase impossível fazer esta gestão de forma correta. Assim, uma ficha de cadastro de funcionários é um elemento suficientemente sensível para que a empresa consiga otimizar os seus recursos.
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O que é o cadastro de funcionários?
Tal como o seu nome indica, o cadastro de funcionários compreende todo um conjunto de documentos e dados relevantes sobre o colaborador.
Esta informação não só é importante durante o período de relacionamento do funcionário com a empresa, mas também amplia seu propósito de aplicação mesmo quando o funcionário não faz mais parte da organização.
Como tal, uma ficha de funcionario serve para manter um registro adequado e atualizações subsequentes dos dados dos colaboradores.
Além disso, é conveniente armazenar esses dados em um banco de dados de Recursos Humanos centralizado e facilmente acessível, de forma a acomodar campos de informação de diferentes formatos.
Qual é a finalidade do cadastro de funcionários?
O principal objetivo da ficha de funcionario é criar um banco de dados com todas as referências do pessoal. Este banco de dados é utilizado para facilitar consultas futuras a fim de preencher documentos. É também útil para envio a instituições oficiais ou, até mesmo, reagir rapidamente em casos de emergência (tais como acidentes de trabalho).
Por outro lado, o gerenciamento eficiente destes arquivos envolve necessariamente a centralização dos dados de contato dos funcionários. Desta forma, o registo dos funcionários pode ser vinculado a outros documentos (folha de pagamento, contratos, registros e cancelamentos) e a informações relacionadas a controle de ponto (como por exemplo, comprovante de ausências, horários e férias).
Por fim, uma ficha de cadastro de funcionário apoia o processo de produção e tomada de decisões da empresa. Assim, o tempo é muito melhor otimizado, nenhum procedimento programado permanece pendente e quaisquer dados ou informações podem ser consultados instantaneamente.
O que contém o cadastro de funcionários
Dados pessoais e profissionais da ficha de funcionario
Por um lado, a ficha do funcionário deve conter os seus dados pessoais e as informações relacionadas à posição que ele ocupa na organização, nomeadamente:
- Nome do empregado, filiação, data de nascimento, naturalidade e nacionalidade;
- Data de admissão;
- Jornada de trabalho;
- Número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS;
- Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público – PASEP ou no Número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social – PIS;
- Cargo e função;
- Férias;
- Acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver;
- Remuneração.
- CPF;
- RG;
- Estado civil;
- Espaço para fotografia;
- Encargos sociais;
- Plano de carreira.
A partir de nosso software de cadastro de colaboradores você pode configurar quais campos você precisa para aparecer no cadastro do pessoal, você também pode criar alertas e lembretes com nossos fluxos de trabalho para que a pessoa encarregada de gerenciá-lo seja notificada de qualquer alteração ou data chave (renovação ou término do contrato, revisão salarial…).
Automatização de fluxos de trabalho
Dados acadêmicos incluidos no cadastro de funcionários
Por outro lado, a ficha do colaborador inclui todo o trabalho e informações acadêmicas do funcionário.
Estes dados podem ser atualizados à medida que o funcionário acrescenta habilidades a seu perfil, na forma de certificações, cursos ou workshops para garantir a capacitação profissional.
Por exemplo:
- Treinamento formal: registro acadêmico com a lista de qualificações obtidas.
- Treinamento complementar: cursos realizados por conta própria ou por iniciativa da empresa.
Informações de contato de emergência
É também recomendável que na ficha do funcionário a empresa tenha um contato de emergência, para o caso de ele sofrer algum tipo de acidente de trabalho, ou se por alguma razão a sua integridade estiver comprometida.
Registros de funcionários no Excel: por que não usá-los?
Atualmente, manter um cadastro de funcionários no excel é a escolha mais imediata para o departamento de RH, dado que é um programa amplamente utilizado e que suporta muitas possibilidades.
No entanto, não é aconselhável usar a planilha popular pelas seguintes razões:
- No Excel, nada é realmente automatizado, pois a entrada manual de dados é sempre necessária (exceto no processamento em lote, destinado aos cálculos) e a sincronização tem sempre que ser acionada pelo usuário;
- Ao mesmo tempo, é bastante complexo manter a integridade dos dados em diferentes livros de registro de funcionários, especialmente se houver conexões entre eles;
- Geralmente, não é nada intuitivo anexar documentação às guias: o Excel funciona com links externos que são editados à mão;
- É também necessária uma estrutura de arquivo bem organizada, na qual os objetos não podem se mover livremente sem quebrar elos.
Em vez disso, é recomendado o uso de um software de RH com uma ficha de funcionários embutido, capaz de fornecer uma interface muito mais intuitiva, e que foi especificamente projetado para a tarefa de manter esses dados seguros. Gestão de documentos + software de assinatura digital para garantir o controle, distribuição, segurança e autenticidade de todos os documentos corporativos.
Naturalmente, e dado que os funcionários estão sempre no centro das tarefas de RH, é muito importante manter o cadastro de funcionários com seus dados organizados, estruturados e acessíveis a partir de um único repositório.
