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Cuadrante de vacaciones para empleados: 7 razones de peso para dejarlo

cuadrante de vacaciones para empleados

Desde que la tecnología llegase a las empresas, Excel nos había parecido ese elemento recurrente y esencial en cualquier despacho. Su utilidad para realizar presupuestos, almacenar informes, calcular todo tipo de operación o incluso planificar las vacaciones del personal se ha convertido, sin quererlo, en todo un must dentro de la organización interna de una empresa. Pero, ¿y si estuviésemos equivocados?

Si bien muchas empresas siguen apostando por el típico cuadrante de vacaciones para empleados en Excel, este sistema puede conllevar múltiples fallos. ¿Lo peor? Que estamos hablando de potenciales errores de privacidad de datos y de fallos importantes de seguridad. Con todos los problemas, incluso legales, que eso acarrea a corto y largo plazo a la compañía.

Cuadrante de vacaciones para empleados: qué es

Básicamente, un cuadrante de vacaciones para empleados en Excel se compone de una tabla formada, a su vez, por diferentes filas y columnas en las que introducimos datos que posteriormente calculamos en función de un algoritmo manual.

Hasta ahí bien pero, ¿qué ocurre si se produce un fallo? ¿Y si alguien introduce un dato erróneo que condiciona el resto del resultado? En definitiva un problema típico de la introducción manual de datos, pero no el más grave que puede acarrear utilizar este sistema para gestionar las vacaciones en una empresa.

1. Fallos de carga y lentitud

Si bien Excel puede parecernos de lo más dinámico a la hora de realizar el cuadrante de vacaciones para empleados, lo cierto es que su funcionamiento es tremendamente lento en comparación con, por ejemplo, un software de Recursos Humanos o programa específico de gestión de vacaciones.

Esto ocurre, sobre todo, cuando se manejan grandes cantidades de información, que obligan al Excel o al cuadrante a "pensar" y a procesar unas cifras a las que no está acostumbrado. Esto puede hacernos perder mucho tiempo, por no hablar de qué ocurre cuando se descuadran las filas o el programa se cuelga.

2. Falta de especialización del cuadrante de vacaciones para empleados

Si bien Excel y el cuadrante de vacaciones para empleados tenía cierto sentido en la antigüedad, no podemos negar que Excel es una herramienta muy amplia, es decir, que no sirve únicamente para gestionar las vacaciones. O sea, que incluye otras funcionalidades que pueden acabar entorpeciendo nuestra labor.

Y, por supuesto, carece de lo contrario: de las herramientas que necesitaríamos para gestionar bien las ausencias y vacaciones de nuestra plantilla.

3. No se adapta a los smartphones

Durante los últimos años, muchas de las tareas y gestiones en torno a la planificación de una empresa se realizan a través de un smartphone. Un teléfono inteligente adaptado a las nuevas tecnologías sin embargo, no suele llevarse bien con un cuadrante de vacaciones, ni en Excel ni en cualquier otra tabla de datos masificada. Básicamente porque ver la información de la manera adecuada es casi imposible.

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En un mundo en el que  las web responsive se adaptan por completo a la pantalla de tu smartphone, optar por un software en vez de una hoja de Excel o cuadrante de vacaciones para empleados se convierte en una opción de lo más razonable y práctica.

4. Falta de privacidad de los datos

Cuando utilizamos un cuadrante de vacaciones para empleados y lo compartimos manualmente con otros empleados acabamos por no saber quién tiene acceso a ese documento e incluso, a veces resulta determinar cuál ha sido la última edición del documento.

La cuestión se agrava si nuestra empresa tiene una rotación de personal amplia. No sabemos en qué manos puede acabar toda la información.

5. Falta de seguridad del cuadrante de vacaciones para empleados

Cuando un documento en Excel permanece en tu equipo, cualquier persona puede acceder a él, modificarlo y, por ende, cometer un error. Cuando contamos con el software apropiado esto no sucede, ya que se mantiene un control exhausto respecto a los participantes, los cambios y la correcta planificación de la herramienta. Opta por un software y olvida la plantilla de Excel para las vacaciones de los empleados.

¿Seguro que quieres seguir utilizando un cuadrante de vacaciones para empleados en Excel en tu área de Recursos Humanos?

6. El cuadrante de vacaciones para empleados no es dinámico

Un cuadrante de vacaciones para empleados en Excel nos permite almacenar numerosos datos que podremos utilizar, sí. Pero, ¿nos avisa cuando un empleado va a irse de vacaciones? ¿Nos alerta de la posibilidad de que ese día elegido por una persona esté ocupado? La respuesta es clara: no.

Mediante un software que permita cuadrar las vacaciones de los empleados, las acciones se multiplican por doquier, lo cual permite acelerar las gestionas, potenciar las precauciones y tenerlo todo bajo control.

7. No es accesible desde cualquier lugar

La falta de accesibilidad del cuadrante de vacaciones para empleados es otro problema, pues no permite acceder desde cualquier lugar y momento. Lo ideal será optar por una herramienta en la nube que sí lo haga.

El software de gestión de vacaciones, la mejor alternativa al cuadrante de vacaciones para empleados

Si estás pensando en utilizar el programa de Office o un cuadrante de vacaciones para empleados para controlar las vacaciones de los mismos, te sugerimos que le eches un vistazo a nuestro software vacaciones de empleados, el mejor aliado a la hora de cuadrar las ausencias del equipo de una forma rápida y segura.

Una solución que te permitirá acabar con los fallos anteriormente comentados: desde aquellos relacionados con la seguridad y privacidad, hasta los que tienen que ver con la propia gestión de personal.

 

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