Reporting RH : Automatisez 9 types de rapports RH

Un reporting RH ou rapport de Ressources Humaines est un outil analytique essentiel pour le suivi de l’évolution de l’entreprise.

Il est composé de graphiques et de pages qui contiennent des informations clés pour faire évoluer la structure de l’entreprise. Ces informations se réfèrent à la réalité de l’entreprise et de ses activités, ce qui permet de mieux la comprendre. Cela permet d’optimiser la prise de décisions.

En outre, il existe différents types de rapports RH en fonction du domaine à gérer. Qu’il s’agisse de l’état des effectifs ou de leur performance, les données peuvent être condensées dans un seul rapport. Le niveau d’approfondissement que vous souhaitez atteindre dépend de votre objectif.

Qu’est-ce qu’un reporting RH ?

Un reporting RH ou rapport des ressources humaines est un document qui analyse des variables, des métriques, des indicateurs (KPI’s RH) ou des fonctions du département RH.

Les rapports RH collectent tout un ensemble de données tirées de sources diverses, telles que les rapports de recrutement ou la satisfaction des employés. En les rassemblant dans un rapport, il est possible de les comprendre et de transformer les informations recueillies en connaissances.

Il est de plus en plus courant de remplacer les rapports papier anciens et complexes par des outils technologiques qui automatisent la production et le traitement de toutes les données relatives aux ressources humaines. D’où l’importance notamment de l’IA en RH.

9 types de rapports RH

Quelles sont les caractéristiques de chaque rapport RH ? Nous les expliquons en détail ci-dessous, ainsi que l’importance d’automatiser leur préparation.

Rapport de gestion RH sur les salariés

Ce rapport fournit des informations complètes sur l’état des effectifs et leur composition. Il est possible de connaître l’âge moyen du personnel, le sexe, le taux de croissance ou le taux de rotation, entre autres données.

Ces données permettent de comprendre l’état du capital humain de l’entreprise. C’est sur cette base que l’on peut développer de nouveaux processus de recrutement et de sélection, par exemple. Elle permet de connaître les besoins éventuels de l’entreprise en termes de recrutement de personnel. En outre, il est possible de le recouper avec d’autres rapports.

Ils regroupent les travailleurs selon différents segments : qui fait du télétravail, dans quels sites ou départements il y a le plus d’employés, qui a un permis de conduire, le niveau de langue, les types d’horaires et plannings de travail…

Il est important de disposer d’un bon logiciel de reporting RH pour créer les meilleurs documents. Bizneo HR, par exemple, vous permet de personnaliser les KPI RH qui servent de base. De cette manière, il n’y a aucun problème pour s’adapter à la réalité de l’entreprise.

Rapport de gestion des ressources humaines pour le recrutement et la sélection

À l’issue du processus de recrutement et de sélection, un rapport de recrutement et de sélection vous permet d’évaluer sa réussite ou son échec. C’est l’un des plus importants, car il permet d’améliorer les pratiques et les stratégies de recrutement. Il recueille différentes variables clés pour le recrutement de talents différenciés.

Ce document permet de répondre à des questions telles que : l’entreprise est-elle attractive, les postes proposés ont-ils été pourvus, les compétences et les aptitudes recherchées ont-elles été couvertes ? Il montre également les performances et l’efficacité des recruteurs eux-mêmes.

Ne pas utiliser ce reporting RH est une erreur, car cela affecte directement le département des ressources hmaines. Ses composantes comprendront en profondeur les processus qu’elles développent, mais aussi leur propre participation à ces processus.

Rapport sur le recrutement et la sélection du personnel
6 formats essentiels pour trouver du talent.

Rapport RH sur les coûts du personnel

Les entreprises doivent avoir une compréhension détaillée des coûts de leur activité, y compris le coût du personnel ou le budget de chaque département. Si les dépenses sont élevées, la situation financière s’en ressentira. Ce rapport de ressources humaines indique le coût de chaque employé et détermine s’il se situe dans des paramètres adéquats, ce qui est lié à la productivité.

Il vous permet de comprendre quels employés ou quelles équipes n’atteignent pas un certain seuil de rentabilité. Comment réagissez-vous à cette situation ? Une fois le rapport établi, il est possible de chercher des réponses. Peut-être que l’employé n’était pas motivé, que le climat de travail était inadéquat, que les outils nécessaires n’étaient pas disponibles ou qu’il y avait des frictions au sein de l’équipe.

Dans tous les cas, ce rapport sur le coût des employés ne se concentre pas uniquement sur le salaire ou le coût de l’employé. Il existe également des entreprises qui analysent l’impact d’une mauvaise embauche, d’un licenciement ou d’un départ à la retraite.

Rapport de gestion des ressources humaines sur les performances

Il s’agit d’un rapport de gestion des ressources humaines qui permet d’analyser les performances professionnelles d’un employé ou d’une équipe de travail. La performance est un autre facteur clé pour le succès de l’entreprise dans la mesure où elle est liée à la productivité.

Ce rapport permet d’élaborer des plans d’action plus efficaces en identifiant les erreurs dans les plans d’action déjà mis en place. Il aide à connaître le comportement, les compétences, les forces et les faiblesses des employés à leur poste. Toutes ces informations doivent être prises en compte, par exemple, pour accorder des promotions ou ajuster la rémunération de chaque employé.

Il existe également des rapports plus avancés, comme la matrice 9 box, qui permettent d’analyser les performances actuelles par rapport au potentiel futur :

Avec le logiciel RH Bizneo, vous disposez d’un tableau de bord RH complet. Les techniciens du département pourront examiner l’évolution des performances du personnel sur place.

Ceci est rendu possible par la présence des diagrammes araignée indispensables à cette tâche, qui disposent de données en temps réel et qui peuvent être configurés et créés pour s’adapter complètement aux besoins de chaque superviseur.

TABLEAU DE BORD AVEC RAPPORTS RHTous les rapports nécessaires pour les Ressources Humaines.

Reporting RH sur la formation et le développement

La formation des salariés contribue au maintien de la compétitivité de l’entreprise. Celle-ci peut devenir obsolète si elle ne dispose pas des compétences exigées par le marché. La formation du capital humain est un autre facteur à prendre en compte, surtout à long terme.

Par exemple, ce type de reporting RH peut être utilisé pour répondre à des questions telles que : les employés montrent-ils une bonne assimilation des compétences requises par le marché ?

• Les employés assimilent-ils bien les connaissances acquises ?
• Le coût du plan se situe-t-il dans une fourchette acceptable ?
• Combien de personnes ont été promues à la suite de la formation ?

Il permet également de faire le point sur les performances du dernier plan de formation. Comme pour les processus de recrutement, il est important de s’assurer de leur efficacité.

Le rapport de gestion RH axé sur la formation permet de comprendre plus facilement si le personnel formé a atteint un statut d’emploi différent et peut être comparé au rapport du département RH plus axé sur la performance pour valider si l’apprentissage a conduit à une augmentation de la performance et de la productivité.

Rapports sur la rotation du personnel et la rétention des talents

La rotation du personnel se produit lorsqu’il n’y a pas de continuité entre les employés. Ils sont embauchés, mais finissent par être licenciés après peu de temps ou partent parce qu’ils ne sont pas satisfaits de l’organisation. Si elle est trop élevée, l’entreprise a du mal à retenir les talents. Il existe des raisons sous-jacentes pour lesquelles les employés quittent l’entreprise, soit de leur plein gré, soit pour d’autres raisons.

Ce type de reporting des ressources humaines permet de savoir si le taux de rétention de l’entreprise est adéquat. Les talents peuvent partir pour diverses raisons. Il se peut qu’ils ne partagent pas les valeurs de l’entreprise, que la rémunération ne soit pas adéquate ou que les conditions de travail soient inacceptables. Ces problèmes, ainsi que d’autres, constituent un handicap, car l’entreprise n’est pas en mesure de maintenir une main-d’œuvre stable.

Le présent rapport sur les ressources humaines met fortement l’accent sur le maintien en poste du personnel, ce qui permet de mettre en œuvre des mesures appropriées pour réduire le taux de rotation. Par exemple, le développement d’une culture d’entreprise forte et solide qui aide à intégrer les nouveaux employés (onboarding). Peut-être ne leur accordait-on pas assez d’attention, ce qui entraînait des conflits ou des malentendus.

Rapport des ressources humaines sur la rémunération

Une rémunération adéquate améliore la motivation des travailleurs. Ils ont le sentiment que leur activité est utile et qu’elle est bien rémunérée. Ce reporting RH donne un aperçu de l’évolution de la rémunération dans le temps. Il inclut le plan d’incitation, le salaire de base ou le salaire par convention et d’autres données clés.

Comme dans d’autres cas, le rapport contribue à l’élaboration de meilleures politiques de rémunération et de retour d’information. Celles-ci sont à la base de la satisfaction du capital humain. Ils sont plus conscients de leur position dans l’entreprise et du fait que leur impact est récompensé de manière adéquate.

Toutes ces informations peuvent être contenues dans une feuille Excel, mais il sera difficile de les tenir à jour. En revanche, grâce à un système centralisé et automatisé, toute modification est effectuée immédiatement. De plus, les données sont accessibles aux membres du département RH.

Il est également simplifié de tenir à jour la rémunération en cas de modification de la convention collective ou du salaire minimum. En cas d’inspection du travail, des rapports précis et actualisés peuvent être présentés dans le format requis. Tout cela grâce à un SIRH simple et complet.

Rapport de gestion RH sur le climat de travail

Le reporting de ressources humaines sur le climat de travail montre l’état des relations entre les salariés et avec l’entreprise. S’il est positif, la productivité restera élevée. Il n’y aura pas de conflits susceptibles d’éclater à tout moment. C’est l’un des facteurs qui a le plus d’impact sur le développement de l’entreprise. Il affecte la motivation, la performance ou l’efficacité de la main-d’œuvre.

Un bon rapport de gestion RH de ce type montre de manière claire, ordonnée et simple l’état du climat de travail. Il est basé sur des enquêtes (questionnaires QVT) et des entretiens avec les employés eux-mêmes. Il utilise donc des données de première main, qu’il convient de traiter pour en tirer le meilleur parti. Les conclusions permettront d’élaborer des plans d’amélioration plus efficaces.

Reporting RH de gestion du temps de travail

Le dernier type de rapport des ressources humaines est chargé de collecter diverses informations sur la gestion du temps dans les entreprises. La durée de la journée de travail, les pointages, les périodes de vacances, les pointages, le taux d’absentéisme ou la productivité en fonction de la répartition des équipes. Il permet d’améliorer la planification de tous ces aspects.

Une gestion optimale du temps favorise l’accomplissement des tâches assignées et garantit le respect de la loi (en cas d’éventuelles inspections).

Lorsqu’il s’agit de générer tous ces types de reporting RH, il est fortement recommandé de disposer d’un logiciel de rapports RH approprié. Avec Bizneo HR, vous centralisez la collecte des données et leur traitement dans des graphiques faciles à comprendre.

De plus, vous pouvez facilement les adapter aux besoins de votre entreprise. Vous économisez une bonne partie du travail, mais vous gagnez en qualité des résultats.