Comment mesurer et améliorer la productivité du travail

Mesurer la productivité du travail permet aux entreprises de détecter des domaines à améliorer, d’élaborer de nouvelles stratégies ou de prendre des décisions sans improvisation.

En fait, selon une étude de l’Université de Warwick au Royaume-Uni, les employés heureux dans leur travail sont 12 % plus productifs. Qu’est-ce que cela signifie ? Ils augmentent la productivité totale de l’entreprise de 31 % et les ventes jusqu’à 37 %.

L’importance de la productivité du travail

Lorsque nous parlons de productivité du travail, nous faisons référence à l’efficacité des processus de production d’une entreprise. C’est un facteur clé pour les résultats commerciaux.

La mesurer permet d’optimiser les ressources de l’entreprise, de détecter des anomalies – présentéisme, absentéisme, employés n’exécutant pas correctement leurs tâches – et de prendre de meilleures décisions commerciales.

De plus, la productivité du travail est conditionnée par une série de facteurs tels que :

• Le climat de travail.
• La flexibilité offerte par l’entreprise.
• Les conditions mêmes du travail.
• Le manager ou responsable d’équipe, etc.

Par exemple, selon la 5e Enquête Adecco sur le bonheur au travail, 97 % des employés déclarent que le bonheur au travail influence leur productivité. Profiter d’un bon environnement de travail joue également un rôle important.

Attraction, recrutement et sélection, intégration, développement, rétention, départ et marque employeur… Chaque phase est tout aussi importante dans le parcours d’un collaborateur au sein de l’entreprise et, par conséquent, pour la productivité et la rentabilité de celle-ci.

Dans notre guide, nous vous montrons comment tirer parti de la technologie pour améliorer les performances de vos équipes et optimiser chaque phase.

7 avantages de mesurer la productivité du travail

En termes globaux, utiliser des outils pour mesurer la productivité du travail nous offre l’opportunité de :

• Anticiper les résultats et savoir quelle rentabilité nous pouvons attendre à la fin de l’année.
• Identifier facilement les circonstances qui empêchent l’entreprise de croître.
• Obtenir des résultats réels à court et moyen terme.
• Vérifier quelles actions produisent les résultats attendus.
• Ajuster correctement les journées de travail et le volume de production. En connaissant précisément le nombre d’unités produites, le nombre d’employés impliqués dans le processus et le nombre d’heures travaillées par chacun, cela simplifie le processus d’analyse et de prise de décisions.
• Renforcer les points forts de l’entreprise et réduire ses faiblesses.
• Rendre l’entreprise plus compétitive par rapport aux autres du secteur.

Les entreprises peuvent utiliser de nombreux outils pour mesurer la productivité et maximiser les performances au travail de leurs employés. En outre, elles peuvent analyser leurs compétences et estimer jusqu’où leur talent peut être exploité à l’avenir, en termes d’adaptation au poste, de potentiel et de projection de carrière.

Nous avons regroupé ces modèles dans une guide téléchargeable gratuitement via le formulaire suivant :

Comment mesurer la productivité du travail

Les meilleures décisions sont celles qui s’appuient sur des données préalablement analysées. Sans données correctement vérifiées, il est impossible d’améliorer la productivité, ce qui évite de commettre des erreurs susceptibles d’aggraver la situation de l’entreprise. L’objectif n’est pas de contrôler les employés, mais d’identifier ce qui peut être corrigé, quels sont leurs besoins, et de contribuer à leur développement personnel, ce qui, par conséquent, bénéficie également à l’organisation.

Utiliser un logiciel d’évaluation GPEC des performances est une méthode rapide et efficace pour analyser et améliorer les performances de chaque employé sur la base de critères objectifs préalablement définis.

Les rapports générés permettent d’analyser les compétences et qualités de chaque collaborateur, puis de les comparer avec les exigences des compétences clés requises pour le poste.

Pour calculer la productivité du travail, plusieurs étapes doivent être suivies :

Déterminer le critère numérique pour la mesure

Mesurer la productivité avec des unités comparables. Il est essentiel de mesurer la productivité en utilisant les mêmes unités. Comparer une période de travail avec une autre où l’employé a été plus productif grâce à un nombre accru d’heures supplémentaires en raison d’un pic de demande, par exemple, serait inefficace.

Identifier des indicateurs clairs et pertinents 

La mesure de la productivité doit s’appuyer sur des données quantitatives, comme cela se fait traditionnellement, mais il ne faut pas négliger les aspects qualitatifs. Que signifie cela ?

Il s’agit d’analyser les résultats obtenus grâce à des actions spécifiques, telles que les formations proposées aux employés, les stratégies de motivation ou l’état de l’environnement de travail. Une méthode pour évaluer ces aspects consiste à attribuer une note à chaque tâche réalisée par chaque collaborateur.

Définir les bases temporelles de l’évaluation

L’analyse de ces calculs doit être clairement définie sur une base temporelle : faut-il les réaliser quotidiennement, mensuellement ou annuellement ? Les analyses les plus utiles sont celles effectuées sur des périodes courtes, même si elles rendent l’interprétation des données plus complexe.

Formule pour calculer la productivité du travail

Ainsi, la formule pour calculer la productivité est :

Productivité du travail = (Produits ou Services Produits) / (Ressources Utilisées)

Pour mieux comprendre ces concepts théoriques, nous vous présentons des exemples :

Exemples de mesure de la productivité du travail

• EXEMPLE 1. Usine de parfums

Une entreprise produit 200 000 parfums par jour, chacun ayant une valeur individuelle de 50 euros. Les coûts liés aux matériaux, à la location de l’usine et aux machines s’élèvent à 100 000 euros. Le total des heures travaillées par les 10 employés, chacun effectuant une journée de 8 heures, est de 80 heures.

Avec ces données, la productivité est calculée ainsi :

(200 000 x 50) / (8 x 10 + 100 000) = 10 000 000 / 100 080 = 99,92 euros.

La productivité est donc de 99,92 euros.

• EXEMPLE 2. Usine de canapés

Une usine produit 30 canapés par jour. Le prix de vente unitaire est de 300 euros. L’entreprise emploie 12 travailleurs effectuant chacun une journée de 8 heures et rémunérés à hauteur de 10 euros de l’heure.

Les matériaux nécessaires pour fabriquer ces canapés coûtent 2 000 euros. Les frais de location de l’atelier et des machines s’élèvent à 200 euros par jour.

La productivité est calculée ainsi :

Productivité = (30 x 300) / (12 x 8 x 10 + 2 000 + 200) = 9 000 / 3 160 = 5,84 euros.

La productivité est donc de 5,84 euros.

De la même manière, il est possible de calculer la productivité d’un employé spécifique ou d’un département entier. Par exemple, pour un employé rémunéré 10 euros de l’heure, qui fabrique 8 canapés, voici comment procéder :

Productivité de l’employé = (8 x 300) / (8 x 10) = 2 400 / 80 = 30 euros.

La productivité individuelle de cet employé est donc de 30 euros.

7 conseils pour mesurer la productivité du travail

Plus les employés parviennent à accomplir leur travail dans un temps réduit, plus leur productivité est élevée. Cependant, au-delà de cette équation simple, il existe d’autres facteurs et considérations à prendre en compte :

• Comparez les résultats avec ceux obtenus les jours, mois ou années précédents.
• Surveillez la quantité de matériaux gaspillés durant le processus de production.
• Évaluez le nombre d’employés et d’heures nécessaires pour produire une quantité déterminée de produits.
• Analysez les coûts liés à l’électricité, au gaz et à l’eau utilisés pour fabriquer les unités concernées.
• Réutilisez les outils de mesure de la productivité à chaque changement. Par exemple, évaluez l’impact des nouvelles stratégies ou équipements mis en place.
• Identifiez les produits non conformes qui ne peuvent être vendus en raison de leur non-respect des standards de qualité.
• Automatisez la mesure des performances des employés grâce à des évaluations régulières. Pour ce faire, utilisez un logiciel d’évaluation des performances.

Une plateforme dédiée permet de mettre en place différents types d’évaluations (évaluation 360, 180, etc.), d’identifier les besoins en formation, de fournir un feedback efficace et documenté, ou encore de repérer les talents clés de l’organisation.

Pour une première évaluation pilote, vous pouvez télécharger et utiliser le modèle développé par nos consultants. Celui-ci permet d’évaluer jusqu’à 8 critères différents.

Comment améliorer la productivité du travail : 7 stratégies + outils

1. Développez un bon climat de travail

Un employé motivé est un employé plus productif. Pour instaurer un bon environnement de travail, les entreprises adoptent souvent des mesures telles que :

• Offrir une plus grande flexibilité horaire.
• Proposer des incitations salariales.
• Encourager les promotions internes.
• Permettre le télétravail pour concilier vie professionnelle et personnelle.

GRH ou gestion des ressources humainesToutes les stratégies et bonnes pratiques

Cependant, chaque employé peut avoir des besoins ou des préoccupations spécifiques. Pour identifier ce qui les motive, il existe des outils comme les logiciels de questionnaires RH, qui permettent de recueillir les opinions des employés et d’analyser les données à l’aide de rapports graphiques.

Pour évaluer le climat de travail, commencez par définir l’objectif de l’analyse. Cela orientera les questions du logiciel pour obtenir les informations nécessaires. Les aspects couramment évalués incluent :

• La qualité du travail en équipe.
• La satisfaction des employés vis-à-vis de leurs conditions de travail.
• Leur sentiment d’appartenance à l’entreprise.
• Leur satisfaction à l’égard des politiques de rémunération.
• Les opportunités d’évolution dans l’entreprise.

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2. Encouragez la flexibilité horaire

La flexibilité horaire est un levier essentiel pour améliorer la productivité.en France. L’utilisation d’un logiciel de gestion des horaires facilite la gestion pour l’entreprise et permet aux employés de travailler à domicile en toute simplicité.

Les avantages incluent :

• Collecte des données sur les entrées et sorties du personnel, ainsi que sur les congés.
• Organisation plus efficace des horaires, ce qui permet de prendre des décisions adaptées (remplacements, gestion des absences, etc.).
• Optimisation du temps des responsables RH grâce à une configuration personnalisée.

Par exemple, un outil de gestion du temps comme celui de Bizneo HR permet :

• De gérer automatiquement les rotations des équipes.
• De définir des jours fériés locaux ou des compensations pour les heures supplémentaires.
• De générer des rapports détaillés sur l’absentéisme et la productivité.

3. Priorisez les tâches importantes

Aidez vos employés à identifier les projets les plus critiques. Divisez les objectifs en petites tâches pour leur permettre de se concentrer sur les priorités et éviter de perdre du temps sur des tâches moins urgentes ou moins pertinentes.

4. Promouvez une communication bidirectionnelle

Favorisez un environnement où l’employé n’est pas simplement un exécutant, mais contribue également par ses connaissances et idées. Cela enrichira l’ensemble de l’équipe et pourrait ouvrir de nouvelles opportunités d’affaires.

5. Offrez un feedback constant

Rencontrez régulièrement vos employés pour faire le point sur l’avancement des tâches, identifier les obstacles et trouver des solutions. Cela permet également de suivre leur évolution en termes de productivité.

6. Facilitez la formation des employés

Proposez des formations dans des domaines qui les intéressent et qui contribuent à améliorer la productivité de l’entreprise. Les employés doivent se tenir à jour sur les avancées technologiques pour s’adapter aux changements.

Un logiciel de gestion de la formation, ou LMS (Learning Management System), sont idéaux pour :

• Accéder à des cours et programmes en ligne.
• Partager des fichiers, résoudre des questions et évaluer les connaissances acquises.

Avantages pour l’entreprise :

• Augmentation de la motivation et de la productivité.
• Réduction de l’absentéisme et du turnover, car les employés se sentent valorisés et impliqués.

7. Identifiez les points forts et faibles de chaque employé

Attribuez des tâches adaptées aux compétences de chaque employé pour maximiser leur productivité.

Pour cela, un logiciel d’évaluation des performances peut fournir des données pertinentes sur leur manière de travailler, aidant à prendre des décisions plus éclairées.