Cuando hablamos de calcular horas de trabajo nos referimos al tiempo que comprende la jornada laboral acordada entre la empresa y el trabajador.
El ejercicio de estas horas se contabilizará al final de mes y, según el tiempo de horas de trabajo y horas extraordinarias que se hayan realizado, se traducirán en más o menos dinero dentro de la nómina.
Sin embargo, muchas empresas aún utilizan métodos manuales o anticuados para calcular las horas de trabajo de sus empleados. Para optimizar este proceso, Bizneo HR ofrece su módulo de control horario, un programa para calcular las horas trabajadas de forma automática y sin errores.
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Cómo calcular las horas trabajadas de un empleado | Fórmulas
En el momento de la contratación de un empleado, los responsables de esta incorporación deben tener en mente el horario que va a realizar el trabajador recién contratado y saber gestionar esta métrica para calcular cuál es el sueldo que va a percibir.
El cálculo de las horas trabajadas se regula a nivel internacional y, por regla general, lo habitual es encontrarse con una jornada de 40 horas semanales. Todo lo que queda fuera de lo contratado pasaría a ser horas extraordinarias.
Cómo calcular las horas laborales y las horas trabajadas de un año
Para saber cómo calcular las horas de trabajo que debe realizar cada empleado basta con multiplicar las horas de trabajo correspondientes a la jornada diaria por el total de días laborables del año. De esta forma, el resultado será el cómputo de las horas efectivas de trabajo sin contabilizar los días de vacaciones.
Horas laborales de un año = días laborales (365 días del año – fines de semana – días festivos) * horas diarias de trabajo
Después, el cálculo de las horas trabajadas en un año es sencillo: se multiplica el número de horas de trabajo diario por la cantidad de días laborales al año. A continuación, para completar el cálculo total se le añadirían las horas extraordinarias que se hayan trabajado a lo largo del año.
Horas trabajadas en un año = horas laborales de un año * días laborales + horas extraordiarias de trabajo
Cómo calcular las horas trabajadas de un mes
Por otro lado, si queremos tener el cómputo de las horas que se han trabajado durante un mes debemos multiplicar las horas laborales de un mes por los días laborales de un mes y, a este resultado, sumarle las horas extra mensuales que se hayan registrado.
Horas trabajadas en un mes = horas laborales del mes * días laborales del mes + horas extraordiarias del mes
Sin embargo, es importante tener en cuenta las condiciones laborales de cada persona, incluyendo las vacaciones (no en todos los contratos o jornadas se pagan), horas extras y los días festivos no legales. Además, no es lo mismo calcular las horas de una jornada laboral completa que de otro profesional que tenga un contrato de media jornada o de otro tipo de horario.
¿Conoces el sistema de control horario digital?
Horas extraordinarias: cómo calcularlas
Las horas extraordinarias son las horas que realiza un trabajador fuera de su horario laboral estipulado. De acuerdo a la normativa vigente, deben incluirse dentro del salario del profesional.
Resta entre la jornada total y la esperada. Número de horas de trabajo adicionales que realiza un empleado tras haber superado la duración máxima de su jornada, previamente pactada en su contrato.
El problema está cuando el registro se realiza de forma manual o con métodos inexactos o anticuados que mencionaremos a continuación. ¿Por qué? Porque de esa manera la empresa, trabajador o el gobierno no tendrían garantías de que esos datos son fiables o correctos.
- ¿Quién asegura que un trabajador no ha incluido más horas extra en el excel o papel en el que firma las horas trabajadas para recibir más dinero?
- O, todo lo contrario. ¿Quién asegura que el dueño de la empresa está contando adecuadamente las horas trabajadas y horas extra para pagar de forma objetiva a su empleado?
- ¿Cómo vigila el gobierno – organismo encargado que se esté cumpliendo la ley si los datos pueden tener errores o estar sesgados?
Para que no existan problemas y se abone la cifra correcta… conviene contar con soluciones tecnológicas que automaticen el cálculo de las horas trabajadas para todas las partes involucradas. El propio método de fichaje ya registra la entrada y salida del empleado + calcula el tiempo extra trabajado.
Por ejemplo, con la solución para calcular las horas trabajadas de Bizneo HR, se pueden incluir límites para fijar a partir de qué hora se considera hora extra, cuando se remunera o cuando se compensa el tiempo extra almacenándolo en una bolsa de horas para devolverlo con horas libres o vacaciones.
Métodos para calcular las horas de trabajo: de lo manual a lo automático
Cómo calcular las horas de trabajo de forma manual
Se pueden diferenciar en el cálculo de las horas por métodos tradicionales varias formas:
- Tarjetas de tiempo.
- Con lápiz y papel aplicando la fórmula para sacar el resultado total.
- Reloj de tiempo mecánico.
- Registro de horas con un dispositivo electrónico.
- Con una tabla de excel.
Estas herramientas manuales o con tecnología obsoleta se siguen usando en la actualidad y pueden resultar funcionales, sin embargo, registrar la jornada laboral de forma rudimentaria se hace cada vez más laboriosa y puede resultar agobiante si se trata del cálculo de las horas trabajadas de una plantilla extensa.
Los encargados de este esfuerzo (probablemente, el departamento de Recursos Humanos) acabarían acusándolo y cometiendo errores humanos propios del desgaste. Las equivocaciones provocarían que los informes recogidos resultasen defectuosos y les restarían rigor y precisión en el cómputo total del cálculo de horas trabajo.
Estos sistemas manuales o tradicionales no pueden vincularse a dispositivos electrónicos que puedan gestionar las entradas y salidas u ofrecer funcionalidades de gestión de valor. Incluso, en relación a su gestión documental, estos métodos no cuentan con una base de datos eficiente y la problemática de almacenar informes de control horario, fichas, datos y querer revisarlos y/o modificarlos se hace una tarea complicada.
Además, la obsolescencia de este sistema es un lastre grande, ya que al estar tan anticuado queda desfasado ante la transformación digital y no se puede adaptar a nuevas fórmulas laborales como el teletrabajo.
Calcular las horas de trabajo con tecnología
Hemos visto que calcular las horas trabajadas de forma manual necesitaría de un registro diario no automático de forma permanente y el gasto de recursos para poder tener todo este sistema en orden y registrado… sería enorme para cualquier empresa, sea cual sea su tamaño (en coste o tiempo utilizado).
Por estos motivos, cualquier empresa avanzada necesita dar un paso más y contar con tecnología que realice el registro de jornada laboral de forma automática y precisa.
El programa para calcular las horas trabajadas cuenta con métodos tanto para empresas con políticas flexibles y equipos en remoto:
- entrada y salida flexible, fichajes esperados, fichajes masivos, cronómetro con descansos incluidos
como da opción de incorporar sistemas de control de presencia y acceso para geolocalizar al trabajador:
- registrar la jornada mediante la lectura de un código QR; entrar con un pin o contraseña o fichar por reconocimiento facial.
A su vez, existe una extensión APP de control horario para contar con sus funcionalidades y características para móvil y tablet.
Con ella, podrás fichar y registrar tu jornada laboral sin importar dónde estés. Solo para clientes del software de control horario.
¿Por qué es tan importante calcular las horas trabajadas con tecnología? 7 motivos
Siempre que se cuente con una tecnología avanzada, calcular las horas trabajadas ofrece grandes motivos a tener en cuenta / beneficios para una empresa, aparte de los ya mencionados, 1. Calcular adecuadamente el salario según la jornada trabajada» y… 2. Cumplir con la ley de control horario al cuantificar las horas entre la entrada y salida; encontramos:
- 3. Anticipación de necesidades de contratación y resolución en gestión de equipos: si se observa que un trabajador está realizando muchas horas extra para cumplir con las tareas/objetivos marcados… quizá se necesite más personal.
A su vez, hay equipos que tienen un presupuesto muy marcado y los empleados no pueden realizar más horas de las previstas (por ejemplo cuando se contrata a un freelance o personal externo). Al calcular las horas trabajadas de los trabajadores ayudaremos a controlar las finanzas de la empresa.
- 4. Recopilación de información para la nómina: al calcular las horas trabajadas se registran datos clave para las incidencias de nómina (¿se ha cumplido la jornada?, ¿hay horas extra?, ¿ausencias no justificadas?, ¿ha trabajado los suficientes días para disfrutar de vacaciones?).
- 5. Control de la jornada y su desempeño: Si se relaciona con la evaluación del desempeño y las tareas o funciones previamente marcadas, podemos calcular las horas trabajadas y analizar si ha realizado a tiempo su cometido/carga de trabajo/competencias relacionadas con la gestión del tiempo y el cumplimiento de objetivos.
Veremos si un trabajador que por ejemplo teletrabaja es responsable y está rindiendo cómo debe o, en cambio, realiza menos tareas por día o semana que las que debería.
- 6. Planificación de turnos y horarios: para cuadrar las diferentes jornadas, se debe calcular cuántas horas de trabajo debe hacer cada empleado y en qué turno/horario para que siempre haya un miembro del equipo y no haya falta de personal o solapamientos por vacaciones o ausencias.
Además, se pueden configurar workflows para gestionar el horario y automatizar los avisos y recordatorios de que tienen que fichar, que no han registrado la salida o cualquier incidencia relacionada.
- 7. Registros y cálculos precisos de horas trabajadas: si se apuesta por la tecnología, se garantiza precisión en la recopilación y almacenaje de los datos necesarios para cumplir la ley. Informes de control horario que nos permitirán localizar y organizar mejor la jornada laboral, facilitando cualquier modificación o gestión de los datos.
En definitiva, gracias a un programa para calcular las horas trabajadas, se contará con información objetiva sobre el horario laboral y, no menos importante, se podrá cumplir con la normativa vigente, evitando el fraude y la falta de rigor al calcular las horas trabajadas. Y tú, ¿aún no sabes cómo calcular las horas de trabajo?
