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Balanced Scorecard en Recursos Humanos: qué es y para qué sirve

Balanced scorecard

El Balanced Scorecard o cuadro de mando integral es un sistema que permite analizar las actividades de una empresa en base a su visión y estrategia.

Por Balanced Scorecard o cuadro de mando integral entendemos aquella metodología que permite analizar la estrategia de la empresa. El objetivo de este sistema administrativo es plantear nuevos planes e implantarlos para la mejora de la eficiencia. Algo que también puede aplicarse a los Recursos Humanos.

Perspectivas y objetivos del Balanced Scorecard

El Balanced Scorecard cuenta con varios objetivos –describir y comunicar una estrategia, medirla y hacer un seguimiento de tareas...– y puede ser visto desde diferentes perspectivas:

  1. Perspectiva financiera: relativa a gastos y ganancias.
  2. Perspectiva del cliente: sobre la relación con el cliente, la venta y el valor añadido del producto.
  3. Perspectiva de procesos: atañe a los procesos de trabajo dentro de la empresa.
  4. Perspectiva de desarrollo y aprendizaje: es a largo plazo y trata sobre cómo mejorar el aspecto humano de la organización.

Cada una de ellas se compone de objetivos e indicadores para medirlos.

El Balanced Scorecard, como su propio nombre indica, propone un balance entre los indicadores de cada una de estas perspectivas mencionadas. Estas deben estar alineadas y trabajar como un mismo ente. Esto acaba con priorizar una perspectiva sobre la otra y permite controlar en qué estado se encuentra la organización.

El último punto del Balanced Scorecard

Un último punto de la Balanced Scorecard lo constituyen la misión y visión, es decir, la estrategia general de la empresa que guía la dirección que debe seguir en sus acciones.

Con esto se crea un mapa estratégico, es decir, se fija cómo cada perspectiva afecta a otra. Generalmente la de desarrollo afecta a la de procesos, la de procesos afecta a la del cliente, y esta influye sobre la financiera.

Balanced Scorecard en Recursos Humanos

En cualquier caso, lo que más interesa en Recursos Humanos sobre el Balanced Scorecard es la perspectiva del aprendizaje y desarrollo. Pero vamos un paso más allá a usar una Balanced Scorecard para implantar una estrategia en el departamento.

Aplicado al departamento de Recursos Humanos la definición varía un poco. En este caso cambian ciertos elementos de las perspectivas que lo componen y también cambia el mapa estratégico.

Balanced Scorecard y RR. HH. : mapa estratégico

El orden del mapa estratégico cambia, ya que lo más importante no es lo financiero, sino los “clientes” que en este caso son los empleados. Es decir, que el orden del mapa sería el siguiente:

  1. Cliente, que en este caso son empleados.
  2. Perspectiva financiera.
  3. Procesos.
  4. Aprendizaje y desarrollo.

Por tanto, la formación del departamento y los cambios contribuyen a la mejora de los procesos, que afectan a los gastos al ser más eficientes y, a su vez, afectan a la mejora de los empleados. Es cierto que esto es relativo, ya que los procesos afectan directamente a los empleados, sin mediación de la perspectiva financiera.

Por tanto la auténtica relación causa-efecto sería:

  1. Empleados y perspectiva financiera.
  2. Procesos.
  3. Aprendizaje y desarrollo.

Por último, las empresas no suelen crear misiones formales para departamentos concretos, pero si estableces una informal o adoptan alguno de los valores de la empresa te ayudará mucho para establecer tu estrategia.

Balanced Scorecard: el empleado es el cliente

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Vamos por cada una de sus partes. Empezamos por la más importante, el empleado. Depende de qué área del departamento se esté tratando se representan unas variables u otras. En este sentido hay que distinguir entre el reclutamiento y selección y los empleados ya contratados.

Así, te puedes plantear, por un lado, reducir los tiempos de contratación y mejorar la experiencia de los candidatos. Y por otro, mejorar la satisfacción laboral, aumentar la productividad -con la formación- y establecer un sistema de compensación que sea percibido como justo. Esto va a depender de la estrategia general que quieras implantar.

A cada uno de ellos les asocias unas métricas. Para conseguir los objetivos se necesitan del resto de perspectivas.

Balanced Scorecard: la perspectiva financiera y compensación a empleados

Desde el punto de vista de la empresa en su totalidad, esta es la perspectiva más importante. En el terreno de los Recursos Humanos hay que tenerlo en cuenta, no puedes gastar de más, pero no es tan fundamental. No obstante, hay áreas en las que sí es fundamental, como en la retribución de empleados.

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En este terreno te puedes plantear objetivos como ajustar el presupuesto destinado a los beneficios sociales o reducir los costes de contratación. Los KPIs en este caso son económicos, pero también hay algunos más propios del departamento como el cálculo de costos de contratación.

Balanced Scorecard: procesos

Se trata de algo más interno y cualitativo con respecto a las anteriores perspectivas. Desde este punto de vista destacan las estrategias de comunicación interna, los procesos de reclutamiento y selección o la identificación de brechas en la formación de empleados para determinar qué habilidades necesitan aprender.

También hay métodos para conocerlo como la creación de organigramas, el embudo de reclutamiento para el proceso de selección o la creación de mapas de la experiencia del candidato. Estas herramientas te ayudarán a determinar qué elementos de tu departamento quieres enfatizar y necesitan ser optimizados.

En este punto, contar con una suite de herramientas como la de Bizneo HR puede resultar de gran ayuda. La compañía cuenta con soluciones específicas para crear organigramas y medir el impacto de la formación, entre otras.

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Balanced Scorecard: aprendizaje y desarrollo

No tienes que centrarte en toda la empresa, sólo en tu departamento. Este es el primer error que se comete al crear este modelo, pues una de las áreas del departamento se encarga de la formación de toda la empresa.

Pero aquí debes tratar de observar las necesidades de formación del personal de tu departamento. Poco hay que decir, ha de ser igual que con el resto de la empresa, observa tus objetivos y las necesidades formativas de tu personal y trata de crear una formación acorde a ello.

Balanced Scorecard: ejemplo para el departamento de Recursos Humanos

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Vamos ahora con un ejemplo de Balanced Scorecard. Hablemos desde el punto de vista del reclutamiento y selección. En este ejemplo su misión y objetivo general pueden ir encaminados a conseguir mejores candidatos, pero esto lo va a realizar por medio de la mejora de la reputación de la empresa. Es decir, mejorando el employer branding a través de la percepción que los candidatos tienen del proceso.

Como ves, hay que especificar la estrategia, porque conseguir candidatos cualificados sería un objetivo demasiado amplio. Con ello se elabora el resto de objetivos en cada una de sus perspectivas con las métricas asociadas que sean necesarias:

  1. CLIENTE: se trata de mejorar la experiencia del candidato, eso se conseguirá con el resto de perspectivas, pero hay que medirlo. Así que se decide utilizar la métrica del mapa de experiencia del candidato para conocer cómo es. Este mapa tendría dos momento de medición, uno antes de la nueva estrategia y otro después.
  2. FINANCIERO: desde el punto de vista financiero se trataría de medir el costo de contratación antes y después de la estrategia. La nueva estrategia debería ser más eficiente para conseguir candidatos por menor coste.
  3. PROCESO: en este caso se utiliza la misma métrica de mapa de experiencia del candidato para observar en qué puntos del proceso hay que mejorar. Quizá el career site no sea amigable o un técnico de selección en concreto necesita de formación específica. Con estos datos se crea una estrategia de mejora del proceso.
  4. FORMACIÓN: se debe formar en dos aspectos fundamentales, por un lado, enseñar sobre qué es el mapa de experiencia y, por otro, sobre cómo cuidar la experiencia del candidato. Hay otros aspectos formativos concretos que dependen de la medición, como por ejemplo si algún técnico necesita formación concreta.

El proceso de causa-efecto

  • La formación permite crear un mapa que data en qué elementos del proceso se falla y así mejorarlo. Por otro lado, al formarse en cómo cuidar la experiencia de los candidatos, los técnicos de selección mejoran estos elementos durante el proceso de reclutamiento y selección.
  • Las mejoras en el proceso de reclutamiento y selección dan una mejor visión de la empresa a los candidatos que están más dispuestos a trabajar para ella y a recomendarla a otros candidatos.
  • El aumento de la base de datos por las recomendaciones y la imagen positiva que la empresa crea reduce los costos de contratación y búsqueda de candidatos.

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