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Matriz de polivalencia en Recursos Humanos | Cómo retener talento

Matriz de polivalencia

Una matriz de polivalencia ayuda a conocer la flexibilidad de una empresa. Esta característica es crucial para adaptarse a crisis y cambios del mercado.

La gestión del talento y su desarrollo es crucial para cualquier empresa. Una forma de conseguirlo es utilizando una matriz de polivalencia. Hay que tener en cuenta que los individuos sobresalientes no solo destacan en un campo, sino que tienen un buen desempeño en varios.

Una de las claves para la supervivencia de las compañías es, precisamente, conocer cómo se distribuye la polivalencia en la organización. Con esta información se podrán tomar decisiones que potencien los procesos de producción a medio y largo plazo.

¿Qué es un matriz de polivalencia? 

La matriz de polivalencia en Recursos Humanos es una herramienta diseñada con el fin de medir, evaluar y tomar decisiones relacionadas con la versatilidad de un equipo. Se averigua cómo se desenvuelve cada trabajador en diferentes labores. Para esto, se analizan las competencias de los empleados con una evaluación del desempeño.

Habilidades Evaluación del Desempeño

Con los resultados se conforma la matriz de polivalencia. En ella se muestra una relación entre los requisitos para un puesto de trabajo y las capacidades actuales de un grupo de empleados. Así, se conoce cuáles de ellos estarían preparados a la hora de cubrir otro ajeno al suyo y quiénes necesitan formación específica.

El objetivo es determinar qué personas estarían en condiciones de realizar una labor diferente a la habitual en caso de necesidad. Por ejemplo, si un empleado está de baja, otro podría llevar a cabo sus tareas. De esta forma, el ritmo de trabajo no se frenaría. Una empresa con una plantilla versátil es más flexible. Esto tiene repercusiones importantes a la hora de enfrentar una crisis, un cambio en la demanda o una variación en el mercado.

Matriz de talento

La matriz de polivalencia está integrada en las herramientas de evaluación del desempeño que determinarán quiénes necesitan mejorar sus habilidades, como es el caso de la transmisión de conocimiento. Sin embargo, hay que tener en cuenta que cargar demasiadas responsabilidades sobre un trabajador es contraproducente. Podría acabar sufriendo estrés o desarrollando un burnout.

¿Qué es una persona polivalente exactamente?

Una persona polivalente es capaz de realizar diferentes trabajos, funciones o poner en práctica varios tipos de conocimiento en áreas similares. Además, la calidad de sus resultados y productividad se mantiene por encima de unos mínimos aceptables, los cuales definirá cada empresa en función de su situación concreta.

El beneficio principal para una compañía es que no se concentran conocimientos o habilidades cruciales en un individuo. Si bien no se logrará el mismo rendimiento, en caso de baja, por ejemplo, podrá cubrirse el puesto con rapidez. Por tanto, la dependencia del buen funcionamiento de la organización en uno o varios individuos disminuye.

Asimismo, las personas polivalentes o con capacidad de multitasking brillan tanto en pequeñas empresas como en puestos intermedios o de dirección. Al poder realizar múltiples tareas, aumentan la eficiencia en el uso de recursos y pueden prestar atención a diferentes situaciones con solvencia.

¿Cómo hacer una matriz de polivalencia?

Elaborar una matriz de polivalencia es sencillo, aunque requiere de información sobre el rendimiento. Una base de datos de empleados es muy útil en este aspecto.

fichas de tus empleados

Se dispondrá de material suficiente sobre el comportamiento del personal en su área de trabajo y en otras, lo que servirá de punto de inicio para tomar diferentes decisiones, como la mejora de su formación o si puede rendir de forma adecuada en otro puesto.

Esto es lo que hay que tener en cuenta a la hora de conformar la matriz:

  • Análisis y descripción puestos de trabajo que se incluyen. Se detallarán las funciones y tareas de cada uno, así como la formación necesaria para llevarlas a cabo con éxito.
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  • Creación de los niveles de polivalencia que requiere cada tarea. Es frecuente que sean cuatro, pero es posible adaptar esto a la realidad de la empresa. Ejemplos:
    • Nivel 1. Se poseen los conocimientos y se aplican.
    • Nivel 2. Se poseen los conocimientos y se aplican de forma satisfactoria.
    • Nivel 3. Se poseen los conocimientos, se aplican de forma satisfactoria y las tareas se realizan en un tiempo aceptable.
    • Nivel 4. Todo lo anterior se mantiene y se añade la capacidad de transmitir conocimientos y formas de actuar a otras personas.
  • Cada empleado participante se colocará en un nivel que se ajuste a sus capacidades como polivalente. Esto permitirá mostrar su desempeño en este área en especial y se podrá relacionar con los diferentes puestos de trabajo.

Y… ¿una matriz de formación?

  • Determinar cómo afrontar los déficits de cada trabajador es el paso final. Habrá quienes destaquen por su polivalencia, otros necesitarán formarse para consolidar su capacidad y algunos requerirán de acciones de formación específicas para desarrollarla. Útil para gestión de equipos.

Un software de formación facilitará la capacitación de cada trabajador. Primero, como hemos dicho, se comprueba con el matriz de polivalencia las habilidades/competencias que puede llegar a desempeñar un trabajador.

La clave de esta matriz de formación será que, cuando el rendimiento no es el adecuado o aunque lo sea se desee desarrollar más al empleado, se le integra en un plan de formación especial para alcanzar su máximo potencial.

Control de un plan de capacitación de personal

El objetivo esencial es desarrollar al máximo el talento y cuadrar los datos de rendimiento con el futuro potencial. El software de formación permite evaluar los cursos, la asistencia y comprobar si gracias a ellos hay una mejora de rendimiento.

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Evaluación de la polivalencia 

El Indicador de Polivalencias del Personal (IPP) arroja luz sobre la flexibilidad de los trabajadores y los cambios a lo largo del tiempo. Es uno de los indicadores de evaluación del desempeño con un valor numérico de la situación de la plantilla y es otra matriz de polivalencia de Recursos Humanos con las que evaluar este parámetro, la cual complementa a la matriz de formación.

indicadores de desempeño

Se tienen en cuenta los puestos de trabajo y los trabajadores. Según van enfrentándose a las diferentes labores, aumenta su conocimiento y habilidad para desempeñarlas con éxito. A los operarios se les plantea un cuestionario en el que expresarán, de forma numérica, el desempeño que creen que tuvieron en cada puesto.

Los datos expuestos se cruzan entre los empleados y los cargos, por lo que el resultado es la polivalencia total del equipo evaluado. Además, se establecen unas puntuaciones mínimas para determinar la adecuación a la labor solicitada. De esta forma, se tiene una aproximación de las aptitudes de la plantilla y de su flexibilidad a la hora de desempeñar otros puestos.

Con este indicador se puede planificar a largo plazo el desarrollo de la polivalencia estableciendo metas anuales y acciones de corrección. Es recomendable, para obtener más datos y que estos sean fiables, disponer de un software de evaluación de desempeño adecuado.

Se tendrá la opción de aplicar diferentes modelos en función de las necesidades, se elimina la presencia de sesgos en los análisis y se ofrecerán mejores feedbacks, entre otras ventajas.

Software de evaluación del desempeño

Ejemplo de un matriz de polivalencia 

Para hacerse una idea de cómo funciona una matriz de polivalencia, nada mejor que tener presente un ejemplo sencillo:

EquipoPuesto 1Puesto 2Puesto 3Puesto 4
María2153
Juan2544
Pedro5212
Laura3435

La puntuación sigue este criterio:

  • Uno: sin habilidad o conocimientos para el puesto.
  • Dos: entrenamiento básico.
  • Tres: puede realizar las tareas, pero con supervisión.
  • Cuatro: ejecuta la labor de forma autónoma y no necesita supervisor.
  • Cinco: tiene capacidad suficiente como para enseñar a los demás y hace las tareas en un tiempo razonable.
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