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Programa de firma digital de contratos

Firma digital de contratos

El uso de software de firma digital de contratos y documentos sigue aumentando año tras año, dejando la firma tradicional con papel y bolígrafo cada vez más obsoleta en el mundo laboral

El Reglamento de la Unión Europea sobre la Firma Electrónica (eIDAS), la LSEC (Ley de Servicios Electrónicos de Confianza) o la Ley de Firma Electrónica Avanzada de México son solo algunos ejemplos que demuestran que el uso de la firma digital de contratos está cada vez más asentado en todo el mundo. 

Las empresas de todo el mundo se están sumando a la transformación digital y con ello se está generalizando el uso de software o programas de firma digital de contratos que se ajustan a las necesidades de estas, y  que además, cumplen con las distintas normativas que regulan su uso, aplicación y validez legal. 

¿Es válida legalmente la firma digital de contratos de trabajo?

En la actualidad, la mayoría de países disponen de una Ley de Firma Electrónica que establece que la firma digital de contratos de trabajo, así como la firma digital de documentos laborales de otro tipo, es totalmente legal y tiene validez jurídica de la misma forma que una firma manuscrita. 

Por ejemplo, la LSEC es la ley española complementaria a la ley europea, y entre ambas. establecen la normativa para que la firma digital de contratos tenga validez legal total y puedan ser utilizadas como pruebas válidas en un proceso judicial. Al igual que estas dos leyes, existen otras tantas en Sudamérica y el resto del mundo que regulan el uso de la firma digital de documentos en el ámbito laboral.

Ley de Firma Electrónica
Todo lo que debes saber sobre su normativa en España y América Latina

Cómo firmar contratos digitalmente

Los servicios y programas para firma digital son bastante variados en estos momentos, ya que existe una gran demanda por parte de los departamentos de Recursos Humanos de casi todas las empresas, debido a las amplias ventajas que ofrecen. Para que una firma digital de contrato tenga validez total, debe cumplir con los siguientes requisitos.

  • Firma digital única: la identidad del firmante debe poder comprobarse de forma inequívoca, para lo que su utiliza códigos criptográficos de alta seguridad que permiten asociar los datos de una persona o empresa de tal forma que sea imposible de falsificar. 
  • Auditoría de registro de la firma: también se debe hacer un registro de seguridad que permita comprobar la fecha y hora de la firma, el lugar, y cualquier otro dato interesante que pueda aportar información sobre el momento exacto de esta. 
  • Integridad documental: además, el documento firmado digitalmente debe permanecer en el estado original, manteniendo su integridad a lo largo del tiempo. El objetivo es poder certificar que un contrato o documento no ha sufrido cambios. 

Estos son los criterios principales que debe tener un buen software de firma digital de contratos, puesto que sin ellos no se puede afirmar que una firma digital sea verdadera, algo que puede provocar problemas legales muy serios.

Por ello es tan importante utilizar un prestador de servicios electrónicos de confianza cualificado, tal y como sucede con el software para digitalizar firmas integrado en el gestor documental de Bizneo HR.

Firma digital de contratos

Una de sus principales funcionalidades es su modo de solicitud de firma: masiva, paralela y secuencial. Un sistema que asegurará que todos los documentos y contratos estén firmados y sean totalmente legales.

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¿Cuáles son las soluciones de firma electrónica más utilizadas para la firma de contratos?

Tras la aprobación de LSEC los tipos de firmas electrónicas prestadas y aceptadas por los servicios electrónicos de confianza han aumentado, pero principalmente son cuatro las soluciones más utilizadas por los departamentos de RR. HH. Algunos de los programas de firma para firma digital online, tal y como sucede con el de Bizneo HR, integran las siguientes soluciones. 

Firma simple

Se trata de una firma rápida y fácil que permite que un documento no pueda ser modificado a posteriori. Puede utilizarse para firmar documentos de bajo riesgo legal, como por ejemplo entrega de material o la validación de vacaciones, pero no es aconsejable utilizarla en contratos importantes, ya que no se puede asegurar fehacientemente la identidad del firmante. Se firma marcando una casilla o pulsando un botón. 

Firma avanzada biométrica

Es una excelente forma de firmar contratos laborales, acuerdos de confidencialidad, contratos de protección de datos personales, etc. Es una forma muy rápida, fácil y totalmente segura de firmar documentos, ya que permite identificar a quién pertenece una firma gracias al registro de los puntos que la integran, la velocidad a la que se hace, la aceleración, la posición e inclusa la presión que se ejerce, ya que se utiliza una pantalla o tableta digital para firmar con el dedo o un bolígrafo táctil.

Firma avanzada con certificado

Permite identificar al firmante de forma única y protege la modificación de los documentos. Se necesita un certificado digital emitido por un organismo autorizado. Se utiliza, por ejemplo, para la firma masiva de documentos de RRHH.

Firma cualificada

El firmante utiliza un certificado digital cualificado único expedido por un prestador de servicios electrónicos cualificados, que ha sido previamente autorizado por un organismo con autoridad nacional. Un gran ejemplo de esto es el certificado integrado en el DNI electrónico. Esto permite garantizar tanto técnicamente como legalmente la identidad de una persona.

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firma digital de contratos y documentos

Firma digital vs Firma electrónica. ¿Cuál es la diferencia?

Antes de continuar hablando de programas de firma digital, es necesario diferenciar los términos de firma digital y firma electrónica, ya que a pesar de ser similares, se tratan de soluciones distintas que hay que distinguir.

Por un lado, la firma digital es una implementación técnica de algunas firmas electrónicas, es decir, que se trata de la propia tecnología de cifrado y descifrado en la que se basa por ejemplo la firma electrónica avanzada. Se trata de un conjunto de algoritmos criptográficos que permiten dar validez y seguridad a la firma de una persona o empresa, y que certifica su identidad de manera inequívoca.

Por otro lado, la firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan a un contrato o documento y que representan la conformidad de una persona física o jurídica con el contenido de dicho documento. Es decir, la firma electrónica, que está vinculada de forma totalmente certera a una persona física o jurídica, confirma que el documento ha sido leído y que se está de acuerdo con lo que expresa, tal y como sucede con la firma manuscrita. 

Software con firma digital

En resumen, podemos decir que la firma digital es la tecnología utilizada por la firma electrónica para identificar a personas que quieren firmar un documento de forma inequívoca, veraz y legal. 

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Uso de la firma digital o electrónica en RR. HH.

Sin duda, la firma digital/electrónica facilita las tareas de los departamentos de los Recursos Humanos, ya que los programas de firma digital de contratos incluyen funciones específicas que aumentan la productividad de los empleados y agilizan los trámites gracias a la automatización y el uso de medios electrónicos.

Desplazarse para hacer una firma ya no es necesario, como tampoco imprimir el documento, firmarlo y volver a escanear, algo inviable cuando se tiene una gran cantidad de documentos. Las soluciones que ofrecen los programas o apps de firma de contratos son realmente útiles en varias áreas de trabajo de los departamentos de Recursos Humanos.

Reclutamiento

Manejar las ofertas de trabajo, los contratos laborales o los acuerdos de confidencialidad utilizando un programa de firma digital online permite mejorar la experiencia de los candidatos o de los futuros empleados durante un proceso de reclutamiento. No solo se facilita la firma de este tipo de documentos, sino que además se hace de una forma totalmente legal y válida gracias al uso de la firma electrónica avanzada. 

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Onboarding

Recibos de entrega de equipo y material, contratos de protección de datos personales, documentos de prevención de riesgos laborales… Existen decenas de documentos que los empleados deben firmar de vez en cuando, que aunque se tratan de puros trámites burocráticos, son  muy importantes.

Gracias a la firma digital de documentos todo es mucho más sencillo y rápido, además de que se pueden ahorrar toneladas de papel al cabo del año, algo que permitirá reducir costes y cuidar el medioambiente. 

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Vida laboral

El registro de la jornada laboral obligatoria, la entrega de nóminas, las comunicaciones a empleados o las extensiones de contrato son solo algunas de las tareas que los departamentos de RRHH deben hacer una y otra vez. Gracias a la automatización y el uso de plantillas predefinidas, se puede ahorrar una gran cantidad de tiempo que puede ser utilizado en otras tareas más productivas. 

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Offboarding

Cuando un empleado deja la empresa es muy importante dejar todo bien atado para evitar problemas legales futuros. La entrega del finiquito, el certificado de empresa o la comunicación de despido o fin de contrato son solo algunas de las tareas que se pueden realizar utilizando programas o apps para firmar documentos de una forma totalmente válida y con el mismo valor legal que una firma manuscrita.

Preguntas frecuentes sobre la firma digital de contratos

Tanto empresas como empleados o postulantes se encuentran en ocasiones con las mismas dudas una y otra vez. Estas son algunas de las preguntas más frecuentes sobre el uso y la legalidad de la firma digital de contratos online. 

1. ¿Es necesario firmar en todas las hojas, ya sea las iniciales o con la propia firma, para que se considere que todo el contenido de un contrato está firmado digitalmente?

No, con la firma electrónica de contratos esto no es necesario. Esto es algo común en la firma manuscrita para confirmar que se han leído todas las páginas de un contrato, así como marcarlas para que no sean modificadas.

En la firma digital de contratos todo el documento se encapsula junto a la firma en un mismo fichero y se marca con un sello de tiempo, que es el encargado de cifrar toda la información y “marcarlo” para mantener su integridad. 

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2. ¿Rellenar un formulario con tus datos y darle clic al botón de “Enviar” es una firma con validez legal?

Si, rellenar un formulario con tus datos, aceptar las condiciones y confirmar el envío dándole a un botón o cualquier otro elemento es una forma de firma electrónica simple.

Esto quiere decir que aunque puede servir como comprobante legal, no existe una forma irrefutable que permita comprobar que la persona que ha rellenado el formulario sea la misma que figura en los datos de este.

Por lo tanto, a no ser que se pudiese demostrar, no sería una prueba válida en un proceso judicial. La solución es utilizar una firma avanzada electrónica, ya que esta sí que es vinculante a la identidad de una persona o empresa. 

3. ¿Cuál es la diferencia entre una firma manuscrita y una firma electrónica?

La firma manuscrita es la de toda la vida, la que se escribe en un papel utilizando un bolígrafo. La firma electrónica de documentos es el equivalente digital de este acto, pero en lugar de utilizar papel y boli, se utilizan datos en formato electrónicos asociados inequívocamente a una persona. Legalmente ambos actos tienen el mismo valor. 

4. ¿La firma electrónica de documentos debe ser igual que la firma manuscrita?

No, no es necesario siempre que se capturen los datos biométricos del firmante, tal y como sucede en el programa de gestión documental y firma digital de contratos de Bizneo HR.

Cada vez que alguien utiliza un dispositivo de firma electrónica, este puede capturar información sobre el grafo caligráfico (siempre que el dispositivo lo permita). Esto, junto a una firma electrónica avanzada, se convierte en una prueba legal de que una persona ha firmado digitalmente un documento.

5. ¿Es posible almacenar una firma digital para reutilizarla en varios documentos?

Sí, es posible hacerlo, pero se trata de un riesgo innecesario, ya que una tercera persona podría robar la imagen o foto de tu firma y utilizarla sin tu consentimiento. Lo mejor es utilizar un programa o app para firmar documentos que utilicen firmas electrónicas avanzadas y de un solo uso

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