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Reuniones Kick Off: qué son y para qué sirven

Reunión Kick Off

Como en el fútbol, un buen inicio puede ser determinante para el éxito de cualquier equipo. Este es el sentido de las reuniones Kick Off.

¿Qué es un Kick Off? Estrictamente, es un término propio del mundo del deporte: en fútbol, el "kick off" hace referencia al saque inicial que da comienzo a un partido.

Heredado de la tradición empresarial americana de los últimos años, el Kick Off es un formato de evento / reunión que ha ganado terreno poco a poco, y se ha instalado como un modelo efectivo de presentación de proyectos e involucración del personal en la empresa o en los equipos de trabajo, a modo de punto de arranque en una relación profesional.

Este símil, llevado al entorno de los negocios, se entiende como una primera reunión ("Kick Off Meeting") destinada a funcionar como toma de contacto. Puede llegar a ser un recurso de gran valor para una compañía, ya que, si se planifica y ejecuta correctamente, esta podría salir reforzada tanto a corto como a largo plazo.

Qué es un Kick Off

El término Kick Off tiene un significado muy claro en el mundo de la empresa: es el punto de partida de un proyecto que compromete a varias personas o diferentes departamentos, y que se acomete convocando a todas ellas para que participen en una reunión simultánea con un formato muy cuidado.

Por ejemplo, un fabricante puede convocar a su red de distribuidores a una reunión Kick Off anual para presentar las novedades de su catálogo de productos, y una organización puede organizar un Kick Off interno para dar a conocer a la plantilla la posición estratégica y los nuevos objetivos.

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También se adopta este formato para abordar la planificación de proyectos complejos, o compartir la propia planificación corporativa con la participación de los clientes.

Para qué sirve un KickOff

El propósito de una reunión Kick Off es abrir un espacio para discutir los requerimientos y detalles de un nuevo proyecto en profundidad, con la presencia de todos los efectivos humanos involucrados (expositores, colaboradores y receptores).

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De esta forma, se puede conseguir una alineación transversal entre los departamentos, donde cada elemento involucrado sea partícipe, y no solo conocedor, de las tareas que le correspondan. Asimismo, constituye una herramienta eficaz para fomentar la unidad y el espíritu de equipo entre los empleados: el departamento de RR. HH. puede contribuir a su organización mediante un portal de Recursos Humanos.

Esta herramienta digital facilita el trabajo de recopilación de datos e información por parte de los managers, a fin de concretar la estructura de la reunión. De este modo, los encuentros, virtuales o presenciales, son mucho más dinámicos y fluidos. Es así como se consigue que la filosofía Kick Off tenga pleno sentido.

Portal de recursos humanos

Beneficios de una reunión Kick Off

  • Promueve la confianza mutua en las relaciones profesionales.
  • Refuerza el liderazgo de los responsables del proyecto.
  • Permite alinear la relación y las sinergias entre una organización y sus clientes.
  • Motiva al equipo, porque sus miembros están involucrados directamente, y no se están limitando a "cumplir órdenes".
  • En el caso de reuniones Kick Off para clientes, les permite conocer a los miembros del equipo que trabajarán en el proyecto, y la organización lo puede aprovechar como credenciales que garanticen un resultado satisfactorio. Así también se conocen los diferentes roles del equipo.
  • Asegura un proyecto más controlado y con menor aparición de errores o situaciones imprevistas, debido a que se han delimitado claramente las tareas y las responsabilidades.
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Pasos para implementar un Kick Off

  • 1. En primer lugar, será preciso que los responsables del proyecto hagan un sondeo (por ejemplo, valiéndose de un software de encuestas) para fijar la naturaleza de la audiencia, así como la mejor localización (fecha y lugar) para que el evento resulte efectivo.
Encuestas recursos humanos
  • 2. La reunión deberá resultar atractiva para la audiencia, esto es, que los asistentes puedan participar activamente; será conveniente prepararse para responder a las posibles preguntas que se planteen durante el Kick Off.
  • 3. Un Kick Off tiene (o ha de tener) motivos justificados para celebrarse; por lo tanto, será importante recabar la información relevante que lo contextualice, como datos y cifras propias (y, por qué no, de la competencia).
  • 4. Es necesario definir los objetivos estratégicos, así como el detalle de las operaciones y estrategias a seguir.
GUÍA SOBRE OKR's (objetivos y resultados clave de una empresa)Cómo establecer metas medibles que involucren a toda la plantilla.
  • 5. Si la reunión inicial se celebra en torno a un proyecto cuantificable, será conveniente definir tanto sus costes como una previsión de los beneficios que reportará.
  • 6. Es posible que surjan situaciones imprevistas y problemas sobre la marcha: es necesario tratar de tenerlas en cuenta y, para ello, será fundamental escuchar lo que tengan que decir al respecto las partes implicadas que vayan a trabajar en el día a día del proyecto. Cuidar la comunicación interna es fundamental en este sentido.
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  • 7. Es muy importante definir una serie de herramientas de seguimiento del proyecto que motive el Kick Off, como un protocolo de control del flujo de trabajo.
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  • 8. Por último, se recomienda confeccionar un extracto del Kick Off en un acta a la que puedan acceder todos los asistentes.

Un Kick Off puede constituir un punto de partida realmente útil y valioso para el devenir de una relación profesional con clientes o colaboradores. Además, un buen Kick Off interno (orientado a la plantilla) conseguirá motivar e involucrar a los trabajadores en los diferentes proyectos que requieran de su trabajo, así como fomentar una mayor unión entre los empleados y los jefes.

La elaboración de encuestas internas permitirá recabar información sobre las impresiones de los empleados respecto al desarrollo de las reuniones Kick Off. Al expresarse de manera individual y confidencial, las valoraciones que recibirán los responsables de RR. HH. serán muy valiosas para planificarlas futuras reuniones.

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