Automação de RH: torne a sua empresa mais ágil e competitiva

A automação de RH e a digitalização das empresas é uma das melhores formas de aumentar a sua competitividade sem descurar a gestão de algumas das variáveis mais sensíveis do negócio. É por isso que cada vez mais empresas têm um Plano de Transformação Digital para enfrentar esta transição inevitável.

Os processos de RH podem ser automatizados com bastante facilidade, desde que estejam disponíveis as ferramentas mais adequadas para gerir cada uma das áreas da sua atividade. O software de Recursos Humanos responde a todas estas necessidades de uma forma ágil e abrangente.

O que são processos de RH?

Os processos de RH são as áreas em que os RH estão ativamente envolvidos e estão geralmente relacionados com a situação do empregado na empresa. É por esta razão que os processos de RH estão frequentemente associados às fases do ciclo de vida do trabalhador.

Englobam todas as atividades e práticas relacionadas à gestão de pessoas dentro de uma empresa. Eles são fundamentais para garantir a atração, retenção, desenvolvimento e bem-estar dos colaboradores, além de assegurar que a organização opere de maneira eficiente e alinhada aos seus objetivos estratégicos.

Esses processos podem ser divididos em diversas áreas, como recrutamento e seleção, gestão de desempenho, administração de benefícios, folha de pagamento, treinamento e desenvolvimento, entre outros. Cada um deles desempenha um papel essencial no funcionamento da empresa, impactando diretamente a produtividade e o engajamento dos funcionários.

Com a evolução da tecnologia, muitas dessas atividades passaram por transformações, permitindo que sejam automatizadas para reduzir erros, otimizar tempo e melhorar a tomada de decisões. Dessa forma, os processos de RH não apenas sustentam a estrutura organizacional, mas também impulsionam a inovação e a competitividade no mercado.

Quais as vantagens da automação de processos RH?

Como já referimos, os processos de RH não só são perfeitamente compatíveis com qualquer estratégia de transformação digital, como também o seu desempenho pode ser maximizado através da automação dos RH.

Além disso, as empresas que conseguem digitalizar os processos de RH podem beneficiar de vantagens competitivas, tais como:

• Melhoria do desempenho e da produtividade: os empregados quase não precisam de perder tempo com aspectos puramente administrativos e o seu trabalho é monitorizado de forma mais eficaz. O seu desempenho pode ser significativamente melhorado;
• Níveis mais elevados de eficiência: a digitalização e a automação dos processos de RH permitem avançar para um modelo de gestão interna mais eficiente e, por conseguinte, com melhores margens de rentabilidade;
• Avaliação mais rigorosa: existem múltiplos modelos de avaliação do desempenho profissional, mas todos partilham a mesma necessidade de analisar os resultados com o maior rigor possível. Com a ferramenta certa, esta exigência é um dado adquirido;
• Objetividade e transparência: quer seja o aspeto crucial da avaliação ou a implementação de um sistema de incentivos, a objetividade é sempre valorizada positivamente pelos colaboradores;
• Manutenção de um bom ambiente de trabalho: ligado ao benefício anterior, o ambiente de trabalho tende a ser mais positivo quando os critérios seguidos pelo departamento de RH em todos os processos são compreendidos e partilhados, o que é mais fácil de conseguir com as ferramentas digitais.

O software de recursos humanos facilita a gestão quotidiana de todas as funções de uma empresa. Quer saber como o consegue e quais são as suas vantagens?

Processos de RH: que etapas podem ser automatizadas?

A automação dos processos de RH permite otimizar diversas etapas, tornando a gestão de pessoas mais ágil, estratégica e eficiente.

Automação de processos de RH: planeamento

O planeamento das estratégias a adotar ao longo do ciclo de vida do trabalhador é o primeiro dos processos de RH a ter em conta. É o roteiro que lhe permitirá responder às diferentes circunstâncias que surgem e otimizar ao máximo os recursos disponíveis.

Automação de RH: atração, recrutamento e seleção

Trata-se de um dos capítulos mais importantes de qualquer estratégia de gestão de RH e compreende três áreas de atividade estreitamente relacionadas. O primeiro passo é a atração, ou seja, a capacidade da empresa de se ligar aos melhores candidatos possíveis e de se posicionar como uma marca empregadora.

O recrutamento e a seleção são as outras secções deste bloco de acções, culminando, naturalmente, na contratação do candidato mais adequado. A automação das tarefas de triagem de CV, recolha de dados sobre os candidatos ou gestão dos resultados das avaliações pode acelerar consideravelmente o processo.

O software de recrutamento e seleção permite trabalhar com dezenas de bases de dados de candidatos em simultâneo e facilita o trabalho das equipas de recrutamento ao permitir a troca de informações e a automatização da agenda de processos. Os candidatos, por exemplo, recebem alertas sobre as diferentes fases do processo de recrutamento.

Automação de RH: onboarding

Uma vez que o trabalhador tenha passado o processo de seleção e entrado no mercado de trabalho, a empresa deve facilitar a sua adaptação ao novo ambiente de trabalho. Isto inclui tanto o acompanhamento físico (com possível tutoria ou supervisão mais próxima durante as primeiras semanas) como a disponibilização de todos os documentos relevantes para o seu trabalho quotidiano.

O software de gestão documental permite aos empregados aceder a toda a informação que a empresa considere de interesse para eles, com a possibilidade de a empresa restringir o acesso de acordo com cada posto de trabalho. O programa de Recursos Humanos permite ainda a assinatura digital de documentos, um aspeto muito útil em ambientes de teletrabalho total ou parcial.

Automação de RH: desenvolvimento profissional

O crescimento profissional dos trabalhadores não só os beneficia, como também tem um impacto positivo na empresa. Além disso, se os empregados perceberem que a empresa está empenhada no seu desenvolvimento no âmbito da empresa, isso também melhora a capacidade de retenção de talentos.

Entre os programas que mais podem contribuir para o desenvolvimento profissional dos colaboradores, destaca-se o software de formação. Este recurso ajuda a colmatar as lacunas de formação da força de trabalho e facilita a formação dos empregados para novas funções. É também um instrumento que pode ser utilizado para a promoção interna.

Automação de RH: retenção

Diz-se frequentemente que reter os melhores talentos é tão difícil, se não mais difícil, do que atraí-los. Por isso, as empresas não devem negligenciar os seus empregados mais valiosos, oferecendo-lhes a possibilidade real de crescer na empresa com planos de carreira ou recompensando o seu desempenho com programas de incentivo.

O software de avaliação do desempenho é particularmente útil para este efeito, uma vez que permite ajustar ao máximo os critérios de cada processo de avaliação do desempenho. O software dá a opção de seguir diferentes modelos de avaliação (como a avaliação 360°, a avaliação baseada em competências…) e fornece relatórios de trabalho muito pormenorizados que se traduzem num bom feedback para o empregado.

Automação de processos de RH: saída

O momento final do ciclo de vida de qualquer trabalhador é a saída da empresa. Muitas empresas prestam pouca ou nenhuma atenção a este facto, mas a verdade é que a organização de uma boa saída pode ajudar a preparar a transição dentro da própria empresa. Estas práticas são conhecidas como offboarding e evitam perturbações operacionais.

O software de organização empresarial ajuda na tarefa de redistribuir as funções do funcionário que sai durante os intervalos de transição, até que um novo funcionário assuma o seu lugar ou as suas responsabilidades sejam reatribuídas de forma definitiva. Desta forma, a operacionalidade da empresa é muito menos afetada pela saída de um trabalhador valioso.

Processos de RH: employer branding

A saída de um trabalhador não significa necessariamente a rutura total dos seus laços com a empresa. De facto, um antigo trabalhador pode tornar-se o melhor “embaixador da marca”, uma vez que conhece as vantagens de trabalhar para a empresa.

Por outro lado, não devemos perder de vista o facto de que, a menos que a saída do trabalhador se deva à sua reforma, nada o impede de regressar à empresa, trazendo consigo a bagagem profissional acumulada noutros ambientes de trabalho. É o chamado reemprego, que pode ser uma das tendências de emprego do futuro.